Положение ОАО РЖД от 04.03.2006 N 320
ОАО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
УТВЕРЖДАЮ
Президент открытого
акционерного общества
«Российские железные дороги»
В.И.Якунин
4 марта 2006 г. N 320
ПОЛОЖЕНИЕ
О ДЕПАРТАМЕНТЕ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
(С изменениями, утв. ОАО «РЖД» от 05.05.2006 N 595, от 11.07.2008 N 1483р)
1. Общие положения
1.1. Департамент управления делами открытого акционерного общества «Российские железные дороги» (далее — Департамент) является подразделением аппарата управления открытого акционерного общества «Российские железные дороги» (далее — ОАО «РЖД»).
1.2. В своей деятельности Департамент руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, иными правовыми актами Российской Федерации, уставом ОАО «РЖД», решениями органов управления ОАО «РЖД», приказами и другими нормативными документами ОАО «РЖД». а также настоящим Положением.
1.3. Департамент имеет в своем непосредственном ведении Административно-хозяйственное управление — филиал ОАО «РЖД».
(Введен Распоряжением ОАО «РЖД» от 11.07.2008 N 1483р)
1.4. Департамент имеет печать, штампы, бланки и другие реквизиты со своим наименованием.
(В ред. Распоряжения ОАО «РЖД» от 11.07.2008 N 1483р)
2. Основные задачи и функции
2.1. Основными задачами Департамента являются:
2.1.1. Организационно-техническое обеспечение деятельности совета директоров ОАО «РЖД», правления ОАО «РЖД», президента, первого вице-президента, старших вице-президентов и вице-президентов ОАО «РЖД» (далее — вице-президенты) в целях эффективного решения задач, определенных уставом открытого акционерного общества «Российские железные дороги».
2.1.2. Организация ведения корпоративного делопроизводства в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в аппарате управления ОАО «РЖД», совершенствование форм и методов работы с документами в ОАО «РЖД».
2.1.3. Обеспечение должного уровня исполнительской дисциплины, осуществление контроля за выполнением аппаратом управления ОАО «РЖД», филиалами, представительствами и другими подразделениями ОАО «РЖД» решений и поручений органов государственной власти Российской Федерации, поручений совета директоров ОАО «РЖД», правления ОАО «РЖД», президента и вице-президентов ОАО «РЖД».
2.1.4. Методическое руководство и координация деятельности подразделений аппарата управления ОАО «РЖД», его филиалов, других структурных подразделений, учреждений, дочерних и зависимых обществ по вопросам документационного обеспечения и архивного дела.
2.1.5. Организация работы с обращениями граждан и личного приема граждан руководством ОАО «РЖД».
2.2. Департамент в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
2.2.1. Организация проработки аппаратом управления ОАО «РЖД» документов, поступающих из органов государственного управления Российской Федерации, других государственных органов, предприятий, учреждений и организаций, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, а также подготовка по этим документам совместно с причастными подразделениями аппарата управления ОАО «РЖД», его филиалов и структурных подразделений необходимых материалов и предложений, включая проекты поручений президента и вице-президентов ОАО «РЖД».
2.2.2. Обеспечение надлежащего качества документов, представляемых на подпись руководству ОАО «РЖД», и соблюдения исполнителями документов установленных правил и требований по их подготовке и оформлению.
(С изменениями от 05.05.2006 N 595)
2.2.3. Подготовка и организация проведения заседаний правления ОАО «РЖД» и совещаний с участием президента и вице-президентов ОАО «РЖД», оформление принятых на этих заседаниях и совещаниях решений.
2.2.4. Организация совместно с причастными подразделениями ОАО «РЖД» выездных мероприятий и деловых встреч президента ОАО «РЖД», обеспечение проведения протокольных мероприятий.
2.2.5. Организация централизованного документационного обеспечения ОАО «РЖД» в соответствии с инструкцией по делопроизводству в аппарате управления ОАО «РЖД» и другими нормативными документами ОАО «РЖД».
2.2.6. Организация ведения единой системы делопроизводства в аппарате управления ОАО «РЖД» и контроль за ее ведением в филиалах и структурных подразделениях.
2.2.7. Прием, учет, регистрация, отправка, доставка служебных документов ОАО «РЖД».
2.2.8. Регистрация документов, подписанных (утвержденных) президентом, вице-президентами ОАО «РЖД», их тиражирование и рассылка, в т.ч. в электронном виде.
2.2.9. Организация проведения печатных, стенографических и копировально-множительных работ в аппарате управления ОАО «РЖД».
2.2.10. Ежеквартальный анализ документооборота и представление предложений руководству ОАО «РЖД» по его оптимизации.
2.2.11. Осуществление контроля за выполнением аппаратом управления, филиалами и структурными подразделениями ОАО «РЖД» решений и поручений органов управления ОАО «РЖД», а также органов государственной власти и управления, других государственных органов, предприятий, учреждений и организаций, органов власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления в части, касающейся ОАО «РЖД», и проведение соответствующего анализа.
2.2.12. Анализ исполнительской дисциплины в аппарате управления, филиалах и структурных подразделениях ОАО «РЖД», подготовка и проведение — мероприятий, обеспечивающих должный уровень исполнительской дисциплины.
2.2.13. Обеспечение централизованного учета и организация своевременного рассмотрения устных и письменных обращений граждан соответствующими подразделениями аппарата управления ОАО «РЖД», организация работы с обращениями граждан, размещенными на сайте ОАО «РЖД».
2.2.14. Организация приема граждан президентом ОАО «РЖД». вице-президентами, руководителями департаментов и управлений ОАО «РЖД».
2.2.15. Прием посетителей, обращающихся в приемную ОАО «РЖД» с устными и письменными заявлениями, и организация оперативного рассмотрения этих заявлений.
2.2.16. Анализ и обобщение вопросов, поднимаемых гражданами в своих обращениях, оперативное и регулярное информирование президента и вице-президентов о количестве и тематике обращений граждан и результатах их рассмотрения.
2.2.17. Взаимодействие с контрольными подразделениями и подразделениями по работе с обращениями граждан Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации.
2.2.18. Разработка нормативно-методических рекомендаций (писем, памяток и других документов) по работе с электронными документами и архивному делу для ОАО «РЖД».
2.2.19. Организация использования вычислительной и оргтехники, разработка и внедрение мероприятий, связанных с научной организацией управленческого труда, совершенствованием стиля и методов работы.
2.2.20. Разработка и ведение единой корпоративной автоматизированной системы документационного обеспечения управления ОАО «РЖД».
2.2.21. Организация учебы и консультаций для пользователей автоматизированной системы «Документооборот».
2.2.22. Комплектование и хранение подлинников протоколов заседаний совета директоров и правления ОАО «РЖД», протоколов и заключений ревизионной комиссии ОАО «РЖД», документов постоянного и долговременного хранения, образующихся в деятельности аппарата управления ОАО «РЖД», его филиалов и структурных подразделений, в том числе по личному составу.
2.2.23. Кодификация, систематизация архивных документов с использованием автоматизированной системы. Формирование документационно-справочного массива данных, выдача архивных справок, копий и выписок из документов, хранящихся в архиве ОАО «РЖД».
2.2.24. Методическое руководство, помощь и контроль за постановкой архивного дела в аппарате управления ОАО «РЖД», его филиалах и структурных подразделениях.
2.2.25. Осуществление методического руководства работой подразделений аппарата управления ОАО «РЖД» и соответствующих служб филиалов ОАО «РЖД» по вопросам документационного обеспечения, проведение работы по совершенствованию стиля и структуры нормативных документов ОАО «РЖД», обеспечению их соответствия правилам русского языка.
(С изменениями от 05.05.2006 N 595)
2.2.26. Рассмотрение и экспертная оценка аналитических материалов, представляемых руководству ОАО «РЖД» подразделениями аппарата управления ОАО «РЖД», филиалами, представительствами и структурными подразделениями ОАО «РЖД», доработка с ними указанных материалов исходя из требований, предъявляемых руководством ОАО «РЖД».
2.2.27. Подготовка совместно с подразделениями аппарата управления ОАО «РЖД», филиалами и структурными подразделениями ОАО «РЖД» материалов для руководства ОАО «РЖД», в том числе материалов для выступлений, к совещаниям и иным мероприятиям в органах государственной власти и управления, других государственных органов, предприятий, учреждений и организаций, органов власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, иных организациях, а также к общим собраниям акционеров, заседаниям совета директоров и правления ОАО «РЖД», совещаниям, проводимым руководством ОАО «РЖД».
2.2.28. Подготовка предложений для руководства ОАО «РЖД» по совершенствованию аналитической работы и использованию новых информационных технологий в подразделениях аппарата управления ОАО «РЖД», филиалах и структурных подразделениях ОАО «РЖД».
2.2.29. Участие в экспертизе концепций, программ и иных документов, разрабатываемых подразделениями аппарата управления ОАО «РЖД».
2.2.30. Проведение в Департаменте мероприятий по гражданской обороне и мобилизационной подготовке.
2.2.31. Организация и обеспечение проведения мероприятий по защите государственной тайны, противодействию иностранным техническим разведкам и технической защите информации в Департаменте.
2.2.32. Организация работы в Департаменте по защите конфиденциальной информации ОАО РЖД» и защите информационных ресурсов от несанкционированного доступа.
2.2.33. Согласование вносимых Административно-хозяйственным управлением предложений для включения в план капитальных вложений и капитального ремонта производственных зданий, сооружений и объектов жилищно-коммунального хозяйства, а также предложений по использованию служебных помещений и их перераспределению между подразделениями ОАО «РЖД».
2.2.34. Определение совместно с Административно-хозяйственным управлением порядка и времени проведения ремонтных работ в служебных помещениях президента и вице-президентов ОАО «РЖД», оснащения их компьютерной, копировальной, организационной и бытовой техникой, связью и мебелью.
2.2.35. Определение порядка работы Административно-хозяйственного управления при проведении заседаний совета директоров ОАО «РЖД», правления ОАО «РЖД», совещаний и иных мероприятий с участием президента и вице-президентов ОАО «РЖД».
2.2.36. Определение порядка работы дежурного автотранспорта ОАО «РЖД» и осуществление контроля за выделением легкового автотранспорта членам правления, начальникам департаментов и управлений, а также координация использования этого легкового автотранспорта в особых случаях.
2.2.37. Выполнение других функций в соответствии с
поручениями президента ОАО «РЖД».
3. Права
3.1. Департамент имеет право:
3.1.1. Приглашать на совещания по вопросам, входящим в компетенцию Департамента, представителей других подразделений аппарата управления ОАО «РЖД», его филиалов и структурных подразделений.
3.1.2. Проверять деятельность подразделений аппарата управления ОАО «РЖД», филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД» в части выполнения ими решений органов управления ОАО «РЖД».
3.1.3. Пользоваться в установленном порядке бухгалтерской, статистической и иной отчетностью ОАО «РЖД», его филиалов и структурных подразделений, запрашивать и получать от них материалы и информацию, необходимые для выполнения возложенных на Департамент задач и осуществления им своих функций.
3.1.4. Издавать в пределах своей компетенции инструктивные документы (письма, памятки и другие документы), обязательные для исполнения подразделениями аппарата управления ОАО «РЖД», его филиалами и структурными подразделениями.
3.1.5. Осуществлять официальную переписку с организациями и гражданами по вопросам деятельности Департамента.
3.1.6. Требовать от сотрудников Департамента исполнения служебных обязанностей, закрепленных в должностных инструкциях, исполнения приказов, распоряжений и поручений руководства ОАО «РЖД» по вопросам, отнесенным к компетенции Департамента.
3.1.7. Направлять и контролировать работу Административно-хозяйственного управления.
4. Организация работы
4.1. Руководство Департаментом осуществляется начальником Департамента, назначаемым на должность и освобождаемым от должности президентом ОАО «РЖД».
Начальник Департамента находится в непосредственном подчинении президента ОАО «РЖД».
4.2. Начальник Департамента имеет заместителей, назначаемых на должность и освобождаемых от должности президентом ОАО «РЖД».
Обязанности начальника Департамента во время его отсутствия исполняет один из его заместителей в соответствии с распределением обязанностей между начальником Департамента и его заместителями.
4.3. Департамент осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими подразделениями аппарата управления ОАО «РЖД», его филиалами и структурными подразделениями.
4.4. Начальник Департамента:
4.4.1. Организует деятельность Департамента на принципах единоначалия и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Департамент задач.
4.4.2. Планирует работу Департамента в соответствии с планами ОАО «РЖД» и планом работы президента ОАО «РЖД».
4.4.3. Представляет ОАО «РЖД» в федеральных органах исполнительной власти, иных органах государственной власти и организациях по вопросам, отнесенным к компетенции Департамента.
4.4.4. Представляет президенту ОАО «РЖД» предложения о назначении на должность и освобождении от должности заместителей начальника Департамента, помощников президента ОАО «РЖД», директора Административно-хозяйственного управления и его заместителей.
4.4.5. Распределяет обязанности между начальником Департамента, его заместителями, начальниками отделов Департамента и помощниками президента ОАО «РЖД».
4.4.6. Утверждает положения об отделах Департамента, секретариатах президента и вице-президентов ОАО «РЖД», должностные инструкции работников Департамента и вносит в них, при необходимости, изменения и дополнения.
4.4.7. Осуществляет, по согласованию с Департаментом управления персоналом, прием на работу и увольнение с работы, а также перемещение работников Департамента в порядке, установленном в ОАО «РЖД».
4.4.8. Контролирует соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины работниками Департамента.
4.4.9. Применяет к работникам Департамента меры поощрения, налагает на них дисциплинарные взыскания в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.4.10. Обеспечивает профессиональную переподготовку и повышение квалификации работников Департамента.
4.4.11. Пользуется также другими правами, предоставленными ему в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом ОАО «РЖД» и нормативными документами ОАО «РЖД».
4.5. Отделы Департамента осуществляют свои функции в соответствии с настоящим Положением и положениями об отделах.
4.6. Работники отделов Департамента при осуществлении своих функций руководствуются должностными инструкциями.
Положение о Департаменте управления делами открытого акционерного общества «Российские железные дороги», утвержденное ОАО «РЖД» 12 февраля 2004 г. N 95, признать утратившим силу.