Концепция ОАО РЖД от 05.09.2008 N 37

ОАО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

УТВЕРЖДАЮ

Президент ОАО «РЖД»

В.И.Якунин

5 сентября 2008 г. N 37

КОНЦЕПЦИЯ



ФОРМИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ В ОАО «РЖД»

Введение

Настоящая Концепция (далее «Концепция») разработана с целью формирования системы бухгалтерского внутреннего контроля (далее «СБВК») как комплексной системы мероприятий по идентификации и управлению рисками искажения бухгалтерской (финансовой) отчетности и налоговыми рисками Общества, направленной на обеспечение достоверности бухгалтерской (финансовой) и налоговой отчетности.

Концепция разработана на основе методологии COSO (1) «Внутренний контроль. Интегрированная модель», определяющей основные понятия, компоненты и инструменты оценки системы внутреннего контроля. Также Концепция включает в себя отдельные положения стандарта «Управление рисками организаций. Интегрированная модель», разработанного COSO.

Концепция предусматривает основные преобразования в области бухгалтерского внутреннего контроля, требующиеся в соответствии с Концепцией «Формирование системы бухгалтерского и налогового учета ОАО «РЖД» на принципах организационной и функциональной централизации (Общие центры обслуживания)».

Концепция разработана с учетом опыта формирования систем внутреннего бухгалтерского контроля российскими и иностранными компаниями холдингового типа.

В Концепции предусмотрено формирование СБВК в ОАО «РЖД» на базе риск-ориентированного подхода — на основе оценки существенности рисков — для того, чтобы СБВК обеспечивала руководству ОАО «РЖД» достаточную (но не избыточную) степень уверенности в достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности. Акценты в построении СБВК должны быть сделаны на создание эффективной контрольной среды и постоянного мониторинга эффективности системы, на автоматизацию контролей и внедрение предотвращающих контролей.

_______________________________

(1) COSO — Комитет спонсорских организаций Комиссии Тредуэя — см. раздел «Основные термины и определения, применяемые в Концепции».

Концепция предусматривает формирование СБВК в тесной связи с оптимизацией бизнес-процессов Общества для целей ускорения документооборота, в том числе: стандартизацией первичного документооборота, исключением дублирования операций, максимальной автоматизацией бизнес-процессов с обязательным соблюдением требований СБВК.

Ответственность за формирование, осуществление, поддержание в актуальном состоянии и постоянное совершенствование СБВК несут подразделения ОАО «РЖД», ведущие бухгалтерский и налоговый учет. При этом Концепция не предусматривает формирование внутри данных подразделений специальных отделов, ответственных за осуществление БВК, — контрольные функции осуществляются сотрудниками вместе с выполнением ими учетных и методологических функций.

Для обеспечения эффективного построения СБВК обязанности по осуществлению контрольных функций должны быть закреплены в должностных инструкциях сотрудников, участвующих в первичном учетном документообороте Общества. Также должна быть разработана и внедрена система повышения квалификации сотрудников, участвующих в СБВК.

Одной из основных задач построения эффективной СБВК в Обществе является организация взаимодействия подразделений, ведущих учет, с «техническими» службами и другими департаментами, участвующими в бизнес-процессах по подготовке бухгалтерской (финансовой) отчетности, а также с подразделениями, осуществляющими функции внутреннего аудита.

Концепция закрепляет основные направления взаимодействия подразделений, участвующих в осуществлении СБВК. Концепция, в том числе, предусматривает участие подразделений, ответственных за выполнение функций внутреннего аудита , в осуществлении деятельности по анализу бизнес-процессов и изменений в них, оценке эффективности существующих контролей, проверке полноты и своевременности мониторинга СБВК, проводимого подразделениями, ведущими учет, предоставлению рекомендаций по оптимизации и совершенствованию СБВК.

Концепция также определяет перечень и последовательность основных мероприятий, которые должны быть осуществлены для формирования СБВК.

Описание основных терминов и определений, применяемых в Концепции, содержится в Разделе 4 Концепции. Применяемые термины и определения разработаны на основе или не противоречат понятиям и определениям, используемым COSO.

1. Предпосылки, цели и особенности формирования СБВК в ОАО «РЖД»

1.1. Предпосылки формирования СБВК в ОАО «РЖД»

Актуальность системного подхода к формированию СБВК для ОАО «РЖД» обусловлена следующими факторами:

1. Сложная многоуровневая структура ОАО «РЖД», реформирование Общества.

Выполнение возложенной на Бухгалтерскую службу задачи обеспечения достоверности бухгалтерской (финансовой) и налоговой отчетности в ОАО «РЖД» осложняется рядом факторов, связанных с индивидуальными особенностями Общества, как-то:

— большое количество филиалов и других обособленных подразделений, расположенных практически во всех субъектах Российской Федерации, а также в иностранных государствах;

— реформа внутренней структуры Общества, выделение из территориальных филиалов вертикально-интегрированных функциональных филиалов, необходимость организации достоверного бухгалтерского и налогового учета во вновь созданных филиалах;

— осуществление Обществом большого количества принципиально разных видов деятельности;

— наличие у Общества обязанности по уплате почти всех основных налогов, предусмотренных налоговым законодательством;

— необходимость формирования сводной бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций по отдельным налогам в целом по Обществу;

— необходимость, начиная с 2008 года, централизованно представлять все налоговые декларации Общества в МРИ ФНС России N 6 по крупнейшим налогоплательщикам;

— отсутствие единообразия бизнес-процессов в разных подразделениях ОАО «РЖД», значительно затрудняющее методологическое сопровождение учетного процесса;

— растущее количество дочерних компаний Общества при наличии необходимости составления сводной бухгалтерской и консолидированной финансовой отчетности ОАО «РЖД».

При этом риски ошибок в бухгалтерском и налоговом учете и искажений в отчетности, возникновению которых способствуют перечисленные факторы, многократно увеличиваются в связи с постоянными изменениями в бухгалтерском и налоговом законодательстве Российской Федерации, требующими от сотрудников Общества:

— постоянного пересмотра внутренних документов ОАО «РЖД» по вопросам бухгалтерского и налогового учета с учетом изменения требований законодательства,

— актуализации требований к автоматизированным системам, в которых формируется бухгалтерская и налоговая отчетность либо первичные данные, необходимые для бухгалтерского и налогового учета,

— обеспечения своевременного и правильного применения норм измененных внутренних документов, версий программного обеспечения всеми подразделениями ОАО «РЖД».

2. Формирование системы управления рисками ОАО «РЖД».

В настоящее время значительная часть рисков в ОАО «РЖД» управляется департаментами и филиалами Общества в процессе их обычной деятельности. Соответственно, в Обществе проводится работа по выстраиванию систем управления рисками в рамках решения функциональных задач. Распоряжением Президента ОАО «РЖД» от 11.01.2007 г. N 13р утверждена Функциональная стратегия управления рисками ОАО «РЖД», в рамках которой выделены отдельные функциональные стратегии, включая инвестиционную, финансовую и другие стратегии.

Вопросы управления налоговыми рисками и рисками искажения финансовой (бухгалтерской) отчетности — объекты СБВК — являются неотъемлемыми элементами каждой из функциональных стратегий. Вместе с тем, ввиду постоянного совершенствования и усложнения налогового законодательства, усложнения хозяйственных операций Общества, повышения требований к достоверности финансовой (бухгалтерской) и налоговой отчетности ОАО «РЖД» вопросы обеспечения достоверности финансовой (бухгалтерской) и налоговой отчетности требуют выделения в отдельную самостоятельную стратегию управления рисками.

3. Трансформация функций внутреннего аудита.

В рамках формирования современных систем корпоративного управления во многих публичных компаниях происходит трансформация функций внутреннего аудита. Принципиальным изменением является расширение задач внутреннего аудита по сравнению с кругом задач, исторически выполнявшихся службами внутреннего аудита (в том числе российских компаний) и более свойственных контрольно-ревизионным службам: в отсутствии эффективных систем внутреннего контроля внутренний аудит занимался не столько оценкой системы внутреннего контроля, сколько вопросами сохранности активов компании и выявлением случаев нарушений законодательства.

Служба внутреннего аудита должна фокусироваться на проведении анализа бизнес-процессов, оценке эффективности систем внутреннего контроля и способствовать совершенствованию процессов корпоративного управления, внутреннего контроля и управления рисками (2), причем как рисками искажения бухгалтерской (финансовой) отчетности, так и — все более активно — бизнес-рисками, в том числе кадровыми, финансовыми, операционными, стратегическими рисками и рисками несоответствия законодательству.

_______________________________

(2) См. Международные профессиональные стандарты внутреннего аудита.

Расширение функций в условиях ограниченных ресурсов и смещение приоритетов в задачах внутреннего аудита вызывают необходимость изменения подходов и инструментов, используемых службами внутреннего аудита, в том числе отказ от преобладания проверок по существу (т.е. проверок отдельных операций), направленных на поиск ошибок, в пользу повышения роли деятельности по анализу причин, систематичности возникновения ошибок, достаточности существующих контрольных процедур и тестированию контролей на основании риск-ориентированного подхода.

Участие службы внутреннего аудита в построении СБВК заключается в предоставлении четких и рациональных рекомендаций по доработке контролей, нацеленных на предупреждение или своевременное выявление ошибок. При этом необходимо обеспечить объективность внутреннего аудита при проведении оценки надежности и эффективности СБВК.

4. Комментарии независимых аудиторов к состоянию контрольной среды.

В рекомендациях по результатам аудиторских проверок консолидированной финансовой отчетности ОАО «РЖД» по МСФО неоднократно отмечалась недостаточность принимаемых мер по своевременному выявлению и предотвращению ошибок в исходных данных филиалов ОАО «РЖД» и необходимость совершенствования существующей контрольной среды.

Также в ходе аудиторских проверок было отмечено, что СБВК, в целом, и контроли над формированием консолидированной финансовой отчетности, в частности, не должны ограничиваться ревизионной работой. Как правило, СБВК имеет сложную структуру, соответствующую задачам управления рисками. В том числе, СБВК должна предусматривать предотвращающий контроль над консолидацией (сводом) отчетности подразделений, что, как правило, находится за рамками ревизионных проверок.

5. Требования бирж и инвесторов к состоянию корпоративного управления и внутренним системам компаний, в том числе к системам контроля, обеспечивающим достоверность бухгалтерской (финансовой) отчетности. Требования кредиторов в отношении сроков предоставления отчетности.

ОАО «РЖД» находится в этапе становления холдинга. В связи с этим повышаются требования к учету и бухгалтерской (финансовой) отчетности ОАО «РЖД» и его дочерних обществ.

В последние годы существенно ужесточились требования инвесторов и органов, осуществляющих регулирование фондовых рынков, в отношении контроля над деятельностью руководства компаний и формализации существующих систем корпоративного управления, в том числе требования к раскрытию существенной информации о деятельности (3) компании, а также требования к полномочиям и функциям Совета директоров, Правления и руководства.

_______________________________

(3) Раскрытие информации и финансовая прозрачность являются важным элементом корпоративного управления компании, обеспечивая возможность акционерам, инвесторам и иным заинтересованным лицам получить объективное представление о результатах деятельности компании, ее планах и направлениях развития. В случаях, когда финансовая прозрачность и практика надлежащего раскрытия информации практически отсутствует в компании, общая оценка системы корпоративного управления существенно снижается.

Требования к наличию в компании системы контроля над финансовой деятельностью (в том числе СБВК) как части системы корпоративного управления установлены всеми торговыми площадками и подавляющим большинством регуляторов, международных институтов и организаций, устанавливающих стандарты корпоративного управления. При этом к финансовой и корпоративной информации российских компаний западные инвесторы исторически предъявляют повышенные требования.

Помимо СВК, в рекомендациях регуляторов по вопросам корпоративного управления отмечается необходимость организации в компании системы управления рисками — стратегическими, операционными и финансовыми. При этом СВК рассматривается как составная часть системы управления рисками.

В России требования к организации системы внутреннего контроля за финансово-хозяйственной деятельностью установлены Кодексом корпоративного поведения, одобренным на заседании Правительства Российской Федерации от 28 ноября 2001 г. (протокол N 49). Однако для российских предприятий данный документ носит рекомендательный характер.

Учитывая ужесточение требований бирж и регулирующих органов в части раскрытия информации, внутреннего контроля и управления рисками, которое, вероятно, затронет ОАО «РЖД» и образуемые в процессе реформирования Общества дочерние компании, Обществу целесообразно заблаговременно проработать вопросы внутреннего контроля в области ведения бухгалтерского и налогового учета и подготовки бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Кроме того, уже сейчас инвесторы ОАО «РЖД» в лице кредиторов по облигационным займам Общества предъявляют требования в отношении сроков предоставления промежуточной и годовой консолидированной отчетности Общества по МСФО. Соблюдение этих сроков с одновременным обеспечением надлежащего качества отчетности возможно при настройке соответствующих контрольных механизмов, позволяющих предотвратить ошибки при ведении учета и подготовке отчетности или своевременно их обнаружить и исправить.

6. Несоответствие существующего БВК ОАО «РЖД» требованиям методологии COSO

В мировой практике принято формирование СБВК на основе общепризнанной методологии COSO. Инвесторы будут ожидать от ОАО «РЖД» следования общепринятой практике. Кроме того, методология COSO предлагает комплексный подход к СБВК, применение которого позволит обеспечить эффективность внутреннего контроля над подготовкой финансовой (бухгалтерской) и налоговой отчетности с учетом описанных в предыдущих пунктах особенностей Общества и предъявляемых к нему требований.

ОАО «РЖД» провело диагностику существующего БВК (на уровне управления железной дороги) с точки зрения его соответствия методологии COSO и выявило потребности в совершенствовании БВК для построении СБВК в соответствии с данной методологией.

Существующий процесс БВК может быть представлен следующим образом:

Сотрудник, принимающий документ от заказчика, осуществляет проверку правильности оформления документа. Затем сотрудник заполняет реквизиты первичных документов, осуществляет ввод информации с первичного документа в бухгалтерские и налоговые регистры учета, проверяет полноту и правильность введенной информации в автоматизированной системе учета. Далее осуществляется обработка информации в системе и формирование бухгалтерской и налоговой отчетности. Сформированная отчетность проверяется на предмет ее соответствия принятым стандартам отчетности и корректность формирования путем сверки (сопоставления) данных регистров бухгалтерского учета с данными бухгалтерской отчетности, сопоставления данных различных форм отчетности, анализа результатов сравнения бухгалтерской отчетности за различные периоды, сопоставления с данными бухгалтерского учета об активах и обязательствах с данными, полученными в результате инвентаризации и т.д.

По результатам диагностики были сделаны следующие основные выводы:

— БВК в настоящее время имеет неформализованный характер: для большинства контролей отсутствуют формализованные процедуры.

— На уровне ОАО «РЖД» собственно и уровне управления железной дороги существуют элементы трех компонентов СБВК по методологии COSO: Контрольной среды, Контрольных действий, Информационных потоков. Элементы системы мониторинга и оценки рисков, связанных с ведением бухгалтерского и налогового учета и подготовкой бухгалтерской и налоговой отчетности, присутствуют, однако они не систематизированы и не формализованы. Некоторые ключевые элементы системы оценки рисков и мониторинга — в соответствии с подходами к построению СБВК. распространенными в мировой практике, — не выявлены в ОАО «РЖД».

— В частности, не разработана методология оценки существенности рисков. Кроме того, осуществление контролей на уровне структурных подразделений не проверяется на систематической основе сотрудниками самих структурных подразделений, а также сотрудниками уровня управления дороги. Также отсутствуют процедуры подготовки и предоставления информации (в виде отчетов, служебных записок и т.п.) по результатам оценки эффективности выполнения контрольных процедур от нижестоящих подразделений Бухгалтерской службы ОАО «РЖД» вышестоящим.

— Не разработаны регламенты взаимодействия Бухгалтерской службы ОАО «РЖД» с другими департаментами, участвующими в подготовке информации, использующейся в процессе ведения бухгалтерского и налогового учета и формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности, по вопросам бухгалтерского внутреннего контроля. Не разработаны процедуры подготовки и предоставления информации Бухгалтерской службе (в виде отчетов, служебных записок и т.п.) по результатам оценки эффективности выполнения контрольных процедур от других департаментов, участвующих в сборе и обработке информации, необходимой для ведения бухгалтерского и налогового учета и подготовки бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Перечисленные обстоятельства:

— снижают прозрачность БВК для руководства Бухгалтерской службы и ОАО «РЖД» в целом,

— могут приводить к неэффективной координации действий участников БВК и отсутствию четкого разделения ответственности за осуществление внутреннего контроля,

— могут приводить к неэффективным трудозатратам при подготовке отчетности и/или осуществлении контрольных мероприятий, а также к замедлению процесса подготовки бухгалтерской (финансовой) отчетности Общества и ошибкам в налоговых декларациях и бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Учитывая вышеперечисленные факторы, для Общества становится необходимостью формирование адекватной СБВК, которая позволит Бухгалтерской службе получать достаточную степень уверенности в достоверности сводной бухгалтерской и консолидированной финансовой отчетности и налоговых деклараций, в том числе в соблюдении единой учетной политики всеми подразделениями Общества и предприятиями холдинга ОАО «РЖД».

Кроме того, совершенствование внутреннего контроля и повышение прозрачности должны способствовать повышению доверия к отчетности, снижению затрат на привлечение капитала, увеличению капитализации Общества и его ДЗО, сокращению сроков подготовки отчетности.

Формирование СБВК будет осуществляться Бухгалтерской службой, что обусловлено не только ответственностью Бухгалтерской службы за ведение учета и представление достоверной отчетности, но и требованиями к наличию компетенции в области бухгалтерского учета, налогообложения и подготовки бухгалтерской (финансовой) и налоговой отчетности для разработки и осуществления эффективных контрольных мероприятий.

В качестве основы формирования СБВК будет использоваться методология COSO. При этом построение СБВК будет осуществляться с учетом ведущегося в Компании процесса по формированию системы управления рисками.

1.2. Цели и задачи формирования СБВК в ОАО «РЖД»

Основной целью формирования СБВК в ОАО «РЖД» является повышение эффективности внутреннего контроля бухгалтерской функции с точки зрения перспективного построения интегрированной системы управления рисками и внутреннего контроля в ОАО «РЖД» с целью снижения налоговых рисков Общества, повышения финансовой прозрачности ОАО «РЖД» и доверия со стороны инвесторов. СБВК должна обеспечивать своевременный и достоверный учет всех хозяйственных операций и событий и подготовку достоверных налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности, отчетности по МСФО.

Формирование СБВК в ОАО «РЖД» осуществляется с применением системного подхода, который предполагает рассмотрение СБВК как совокупности взаимодействующих компонентов, дополняющих и обеспечивающих эффективность друг друга и создающих совместно эффективный механизм своевременного предотвращения и выявления рисков в области ведения бухгалтерского и налогового учета и подготовки бухгалтерской (финансовой) отчетности. Системный подход подразумевает следующие действия по внедрению в ОАО «РЖД» недостающих компонентов СБВК:

— инвентаризацию и актуализацию контрольной среды (в том числе ознакомление сотрудников Общества с целями, задачами, основными принципами и требованиями СБВК, мотивацию персонала), обеспечивающей эффективное выполнение сотрудниками Бухгалтерской службы и других задействованных департаментов мероприятий в области СБВК;

— внедрение систематизированного процесса оценки рисков, обеспечивающего полноту идентификации существенных рисков и оптимизацию затрат на осуществление внутреннего контроля;

— разработку и внедрение недостающих контрольных мероприятий;

— создание системы мониторинга эффективности СБВК, призванной обеспечить эффективное непрерывное функционирование системы, позволяющей своевременно выявлять и корректировать недостатки СБВК, а также предоставляющей руководству Бухгалтерской службы и ОАО «РЖД» в целом информацию о качестве функционирования системы на протяжении отчетного периода.

Учитывая индивидуальные особенности ОАО «РЖД», принцип рационального осуществления инвестиций, а также практику построения систем внутреннего контроля российскими и иностранными холдингами, формирование СБВК в ОАО «РЖД» осуществляется исходя из следующих требований:

— Формирование СБВК на основе оценки и классификации бухгалтерских и налоговых рисков. Нацеленность СБВК на существенные операции (в бухгалтерском и налоговом учете);

— Полнота формирования СБВК: СБВК должна охватывать все типы существенных хозяйственных операций, все существенные показатели (данные), содержащиеся в бухгалтерской (финансовой) и налоговой отчетности;

— Затраты, связанные с осуществлением внутреннего контроля, не должны превышать обоснованного уровня, соответствующего ожидаемым выгодам;

— Акцент в работе по построению СБВК на предотвращающие контроли для достижения сбалансированности системы с точки зрения соотношения предотвращающих и выявляющих контролей (в том числе в целях сокращения сроков подготовки бухгалтерской и финансовой, а также налоговой отчетности);

— Взаимодействие и интеграция СБВК с задачами, выполняемыми внутренним аудитом, и другими элементами систем внутреннего контроля и управления рисками;

— Учет требований международных и российских фондовых бирж, регулирующих органов к системе внутреннего контроля эмитентов, включая требования к документации по вопросам внутреннего контроля, которая должна существовать в компаниях;

— Интеграция проекта по формированию СБВК с другими смежными проектами, осуществляемыми в Бухгалтерской службе (в том числе с формированием ОЦО, автоматизацией формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности, внедрением системы консультационного сопровождения бухгалтерского и налогового учета).

Для повышения эффективности формирования СБВК Обществу необходимо сочетать мероприятия по разработке новых контрольных процедур с анализом существующих и вновь возникающих бизнес-процессов, например:

— с автоматизацией отдельных операций для одновременного отражения хозяйственной операции в бухгалтерском и налоговом учете, автоматизацией формирования налоговых регистров, автоматическим переносом данных между системами или блоками автоматизированных систем;

— со стандартизацией и рационализацией учетных процессов, в частности с разработкой типовых бизнес-процессов, а также процессом формирования учетных принципов для каждой области учета;

— с устранением дублирования шагов по внесению одной и той же информации в различные программы.

2. Целевая модель СБВК ОАО «РЖД»

Целевая модель СБВК в ОАО «РЖД» включает:

— принципы функционирования СБВК в ОАО «РЖД»,

— основные компоненты СБВК,

— модель СБВК ОАО «РЖД» в аспекте функций и обязанностей основных участников СБВК,

— модель межуровнего и кросс-функционального взаимодействия департаментов и подразделений ОАО «РЖД» в рамках СБВК.

2.1. Принципы функционирования СБВК в ОАО «РЖД»

СБВК в ОАО «РЖД» основывается на следующих основных принципах (4):

_______________________________

(4) См.: МФК. Пособие по корпоративному управлению (2004), т.б, стр.311.

1. Ответственность всех участников СБВК за надлежащее выполнение контрольных функций: соблюдение требований, предъявляемых к сотруднику в отношении выполнения им контрольных функций, рассматривается в качестве одного из основных параметров при проведении ежегодной оценки деятельности сотрудника;

2. Постоянное функционирование системы контроля: контрольные мероприятия осуществляются исполнителями с заданной периодичностью в полном объеме на протяжении всего периода осуществления операций, являющихся объектом контроля;

3. Подотчетность всех участников СБВК: качество выполнения контрольных функций каждым лицом контролируется другим участником СБВК (в рамках текущей деятельности и/или при проведении регулярного тестирования);

4. Разделение обязанностей: не допускается выполнение несовместимых функций одним сотрудником. Функции являются несовместимыми, если их сосредоточение у одного сотрудника может способствовать совершению случайных или умышленных ошибок, нарушений и затруднять их обнаружение. Функции распределяются между работниками таким образом, чтобы одно и то же лицо не выполняло следующие обязанности: осуществление и утверждение операций, учет этих операций, обеспечение сохранности активов и проведение контрольных мероприятий (например, инвентаризации активов).

5. Поддержание в актуальном состоянии, постоянное совершенствование СБВК: регулярный анализ изменений в деятельности Общества и внешней среде, адаптация СБВК к измененным приоритетам и новым требованиям и задачам, а также оптимизация СБВК — доработка существующих (разработка новых) контрольных процедур с целью повышения их результативности и снижения затрат, связанных с их выполнением.

2.2. Компоненты СБВК ОАО «РЖД»

СБВК ОАО «РЖД» состоит из пяти основных взаимосвязанных компонентов (5):

_______________________________

(5) Подробное описание состава компонентов и примеры соответствующих контролей приведены в Теоретических основах СБВК ОАО «РЖД», являющихся приложением к настоящей Концепции.

1. Контрольная среда — является основой для всех других компонентов СБВК.

Контрольная среда включает этические ценности, уровень профессионализма и отношение сотрудников к выполняемой работе, а также регламентирующие документы в отношении следующих основных вопросов:

— методологии бухгалтерского и налогового учета, включая вопрос определения уровня существенности, используемого при подготовке отчетности, а также для целей анализа рисков;

— структуры СБВК и процесса наделения сотрудников полномочиями на составление и утверждение первичных документов, осуществление отдельных операций в рамках бухгалтерского и налогового учета, формирования бухгалтерской и налоговой отчетности, осуществление контрольных мероприятий;

— структуры Бухгалтерской службы ОАО «РЖД» и ОЦО;

— регламентации и формализации процедур взаимодействия подразделений ОАО «РЖД» по вопросам ведения бухгалтерского и налогового учета, формирования финансовой (бухгалтерской) и налоговой отчетности, осуществления внутреннего контроля в этих областях;

— регламентации процедур подготовки и повышения квалификации сотрудников Бухгалтерской службы ОАО «РЖД», его филиалов и структурных подразделений.

Процедуры подготовки и повышения квалификации работников являются необходимым элементом контрольной среды, обеспечивающим профессионализм работников и качественное выполнение ими своих должностных обязанностей.

2. Оценка рисков — действия и процедуры по определению и оценке рисков нарушения правил ведения бухгалтерского и налогового учета, формирования недостоверной финансовой (бухгалтерской) и налоговой отчетности. Система оценки рисков формирует основу управления рисками.

Риски невыполнения требований непрерывности, своевременности и полноты учета в филиалах, риски информационных систем учета и консолидации, методологические риски, риски невыполнения правил учета и документооборота, риски формирования недостоверных оценочных значений, налоговые и другие риски возникают на различных этапах ведения учета и составления отчетности. СБВК предусматривает выявление и оценку рисков для формирования стратегии управления каждым выявленным существенным риском. Затраты на управление несущественными рисками, как правило, нецелесообразны.

3. Контрольные действия (контроли) — процессы управления идентифицированными и оцененными рисками, связанными с возможностью возникновения нарушений при ведении бухгалтерского и налогового учета, формировании бухгалтерской и налоговой отчетности.

Контроли включают в себя:

— действия персонала ОАО «РЖД», которые позволяют убедиться, что соблюдаются методологические документы по вопросам бухгалтерского и налогового учета, регламенты взаимодействия Бухгалтерской службы и других подразделений Общества, процедуры разграничения полномочий сотрудников, а также исполняются распоряжения руководства,

— положения, инструкции и иные документы, регламентирующие осуществляемые сотрудниками контроли.

Контроли подразделяются на следующие группы:

— Предотвращающие и выявляющие.

Предотвращающие контроли — это контрольные процедуры, направленные на предотвращение возникновения ошибок или сбоев, которые могут привести к искажению бухгалтерской и налоговой отчетности. Как правило, применяются к отдельной хозяйственной операции.

Выявляющие контроли — это контрольные процедуры, направленные на своевременное обнаружение свершившихся ошибок или сбоев, которые могут привести к искажению бухгалтерской отчетности. Могут применяться к группе хозяйственных операций.

— Ручные, ИТ-зависимые, программные.

Ручные контроли — это контрольные процедуры, совершаемые сотрудниками без применения автоматизированных систем и программных средств.

К ИТ-зависимым контролям относятся контроли, связанные с обработкой, анализом и сопоставлением информации, подготовленной информационной системой. Они представляют собой сочетание человеческого и системного элементов. ИТ-зависимые контроли относятся к выявляющим контролям.

Например, анализ сотрудником сформированных в ЕК АСУФР (СНО) налоговых деклараций (авансовых расчетов) на предмет отклонений в показателях основной и уточненой версий деклараций (авансовых расчетов) с последующим выяснением причин выявленных отклонений является ИТ-зависимым контролем.

Так как вышеописанный контроль полагается на информацию, источником которой является информационная система, важно, чтобы эта информация была полной и точной. Для этого корректность обработки информации на всех этапах должна быть обеспечена программными контролями. Кроме того, программные контроля обеспечивают полноту и правильность формирования отчетов, используемых при осуществлении ИТ-зависимых контролем.

Информационные системы Общества являются важными компонентами СБВК, так как они создавались, в том числе, для реализации целого ряда контрольных функций.

Программные контроля выполняются исключительно информационной системой без непосредственного вовлечения персонала и, в основном, являются предотвращающими. По своей природе программные контроля исключительно надежны, т.к. они в равной степени применяются к каждой операции.

4. Информационные потоки — процедуры сбора, ввода, обработки, хранения учетной и отчетной информации, формирования отчетности, позволяющие:

— своевременно формировать финансовую (бухгалтерскую) и налоговую отчетность;

— руководству — принимать управленческие решения;

— сотрудникам организации — своевременно выполнять свои обязанности, в том числе в области внутреннего контроля.

Автоматизация информационных потоков и применение программных контролен, как правило, позволяет снижать многочисленные учетные риски (например, на этапах расчета сальдо по счетам, формирования внутренних оборотов и остатков расчетов, консолидации и т.д.). Информационные потоки включают своевременную информацию руководству ОАО «РЖД» о состоянии СБВК, а также информационное взаимодействие Бухгалтерской службы с другими подразделениями по вопросам управления рисками.

5. Мониторинг — процедуры оценки работы системы внутреннего контроля, осуществляемые с целью обнаружения рисков, не покрытых существующими контролями, а также контролей, не функционирующих должным образом.

Мониторинг включает в себя:

— действия сотрудников ОАО «РЖД» по выявлению неэффективных или не функционирующих контролей, а также рисков, не покрытых существующими контролями;

— отчеты руководству соответствующих подразделений и вышестоящим подразделениям о состоянии СБВК в подразделении;

— документы, регламентирующие процедуры мониторинга (какими подразделениями, как и в какие сроки осуществляются процедуры выявления неэффективных или нефункционирующих контролей и рисков, не покрытых существующими контролями; какими подразделениями и как оценивается эффективность существующих контролей; как информация о результатах мониторинга контролей доводится до руководства; каким образом осуществляется принятие мер по результатам мониторинга по: повышению эффективности существующих контролей, замене неэффективных контролей эффективными, введению новых контролей в отношении вновь выявленных рисков).

Каждый из компонентов СБВК ОАО «РЖД» включает в себя контроли как корпоративного, так и транзакционного уровня.

При построении СБВК в ОАО «РЖД» Общество делает акцент на контроли корпоративного уровня, что позволит обеспечить координацию контрольной функции на транзакционном уровне.

2.3. Модель СБВК ОАО «РЖД»: функции, обязанности и взаимодействие участников СБВК

Основные направления взаимодействия участников СБВК по вопросам осуществления внутреннего контроля (Модель кросс-функционального взаимодействия в рамках СБВК) определяются функциями и обязанностями участников, предусмотренными целевой моделью СБВК, и представлены на следующей схеме.

Модель кросс-функционального взаимодействия в рамках СБВК описывает взаимодействие трех основных участников СБВК (Бухгалтерская служба, служба внутреннего аудита и технические департаменты), а также взаимодействие участников СБВК и руководства Общества (Президент, Правление, Совет директоров).

Бухгалтерская служба

Бухгалтерская служба ОАО «РЖД» обеспечивает формирование в рамках СБВК надлежащей контрольной среды: готовит методологические документы по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения, получает разъяснения Минфина России, аудиторских и консультационных организаций и доводит до филиалов и других обособленных подразделений ОАО «РЖД», обеспечивает подготовку планов повышения квалификации работников Бухгалтерской службы ОАО «РЖД», его филиалов и обособленных подразделений.

Для оптимизации внутренних процессов и использования ресурсов ОАО «РЖД» Бухгалтерская служба осуществляет комплексное решение задачи по построению и осуществлению СБВК. В рамках выполнения данной работы Бухгалтерская служба с участием специалистов по информационным технологиям:

— дорабатывает (в том числе в рамках разработки внутренних методических документов по бухгалтерскому и налоговому учету, а также проектов по автоматизации учета) существующие процедуры контроля или разрабатывает новые процедуры контроля над сбором и обработкой информации и подготовкой бухгалтерской (финансовой) и налоговой отчетности для предотвращения, своевременного выявления и исправления существенных искажений в бухгалтерском и налоговом учете и бухгалтерской отчетности — внутри Бухгалтерской службы;

— разрабатывает требования к контрольным процедурам по обеспечению полноты и качества оформления первичных документов для технических служб и департаментов ОАО «РЖД», участвующих в сборе и/или обработке информации, использующейся для ведения бухгалтерского и налогового учета;

— при построении Бухгалтерской службы на основе Общих центров обслуживания (ОЦО) учитывает в документах, регламентирующих деятельность ОЦО, вопросы организации внутреннего контроля, в т.ч. осуществления контрольных процедур и разделения полномочий сотрудников ОЦО и обслуживаемых филиалов (6);

— осуществляет мониторинг СБВК, включая:

* регулярный анализ изменений в деятельности Общества и внешних факторах, оказывающих существенное влияние на бухгалтерскую отчетность и налоговые декларации, и оценку эффективности дизайна контролем с учетом выявленных изменений (осуществляется владельцами процессов и контролей);

* тестирование эффективности выполнения контролей (осуществляется владельцами процессов и сотрудниками, независимыми от исполнителей контролей);

* принятие корректирующих мер в отношении обнаруженных недостатков в дизайне или выполнении контролей (осуществляется владельцами процессов и контролей).

_______________________________

(6) В числе основных контрольных процедур, выполняемых обслуживаемыми филиалами, должно быть обеспечено участие руководителей структурных подразделений ОАО «РЖД» в анализе бухгалтерской информации соответствующего подразделения.

Для повышения объективности мониторинга самооценка СБВК Бухгалтерской службой дополняется оценкой адекватности выполненных Бухгалтерской службой процедур, полученных результатов и сделанных заключений, проводимой подразделениями, ответственными за выполнение функций внутреннего аудита.

Служба внутреннего аудита

Подразделения, выполняющие функции внутреннего аудита, осуществляют независимый мониторинг СБВК (аудит эффективности СБВК), являясь, таким образом, дополнительным «уровнем защиты» для руководства, поддерживающим реализацию стратегии и корпоративное управление в Обществе — в области задач, связанных с формированием достоверной бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Подразделения, выполняющие функции внутреннего аудита, могут выполнять следующие функции, взаимодействуя с Бухгалтерской службой по вопросам СБВК:

— тестирование контролей для наиболее существенных рисков;

— проверка качества (в том числе полноты и своевременности) мониторинга СБВК, проводимого Бухгалтерской службой, — на выборочной основе, максимально используя результаты работы Бухгалтерской службы;

— проверка того, что мероприятия по устранению недостатков в контролях, намеченные руководством Бухгалтерской службы по результатам мониторинга СБВК, были осуществлены;

— предоставление рекомендаций по оптимизации мониторинга СБВК, осуществляемого Бухгалтерской службой,

— формирование отчетов о состоянии СБВК в Обществе — совместно с Бухгалтерской службой.

Взаимодействие Бухгалтерской службы и Службы внутреннего аудита

Взаимодействие Бухгалтерской службы и подразделений, выполняющих функции внутреннего аудита, должно осуществляться на основе методологии СБВК, разработанных процедур и регламента взаимодействия.

На основании анализа отчетов по результатам самооценки СБВК на уровне соответствующего подразделения или филиала, подготовленных руководством различных уровней Бухгалтерской службы, и отчета подразделений, выполняющих функции внутреннего аудита, по результатам оценки мониторинга Бухгалтерской службы совместно двумя службами составляется сводный отчет о состоянии СБВК. На основе этого отчета Бухгалтерская служба осуществляет мероприятия по повышению эффективности процедур СБВК.

Модель СБВК — по уровням Бухгалтерской службы ОАО «РЖД»

На каждом уровне Бухгалтерской службы существуют:

1. Контроли корпоративного уровня, создающие среду для функционирования контролей транзакционного уровня на нижестоящих уровнях, включая процедуры мониторинга, позволяющие убедиться в том, что контроли транзакционного уровня функционируют как требуется (применимо ко всем уровням Бухгалтерской службы, кроме самого нижнего).

2. Контроля корпоративного уровня, действующие на данном уровне Бухгалтерской службы.

3. Контроли транзакционного уровня в отношении собственных операций.

Соотношение контролей корпоративного и транзакционного уровня на различных уровнях Бухгалтерской службы может быть схематично представлено следующим образом:

Уровень Бухгалтерской службы	Контроли корпоративного уровня	Контроли транзакционного уровня
ЦБС (7) (ОАО»РЖД»)	ХХХХ	X
ОЦО — Центр/ОЦО — Регион	XXX	XX
ОЦО — Узел	XX	XXX
ОЦО — СП	X	ХХХХ

_______________________________

(7) Департамент бухгалтерского учета и Департамент налоговой политики и методологии налогового учета Бухгалтерской службы ОАО «РЖД»

Контроли корпоративного уровня для всех уровней Бухгалтерской службы разрабатывает ЦБС при участии нижестоящих подразделений Бухгалтерской службы.

Контроли транзакционного уровня разрабатываются всеми уровнями Бухгалтерской службы с учетом специфики собственных операций. Для реализации основных принципов формирования СБВК ОАО «РЖД» ЦБС осуществляет сопровождение разработки контролей транзакционного уровня в следующих аспектах:

— оценивает уровень существенности для показателей сводной отчетности, отдельных процессов и подразделений;

— определяет перечень существенных процессов;

— определяет объем контрольных мероприятий, которые должны выполняться в подразделениях, — в зависимости от существенности подразделений;

— обеспечивает стандартизацию контрольных мероприятий — для программных контролей, а также при разработке новых ручных и/или ИТ-зависимых контролей (эффективная стандартизация контрольных процедур, с одной стороны, позволит тиражировать контрольные процедуры и применять стандартизированные ИТ-средства, а с другой — учитывать ключевые особенности каждого конкретного подразделения).

Акцент в работе по построению СБВК на программные и ИТ-зависимые контроли позволит минимизировать ошибки за счет «человеческого фактора», возникающие при осуществлении ручных контролей, и максимально использовать возможности ИТ-средств для повышения надежности и простоты осуществления и тестирования СБВК.

Контрольные мероприятия разрабатываются с максимальным использованием существующих в Бухгалтерской службе контрольных процедур (при условии их эффективности и соответствия целям и задачам СБВК).

Концентрация различных подразделений Бухгалтерской службы на отдельных компонентах СБВК представлена следующим образом:

Компонент СБВК	ЦБС	ОЦО Центр/ ОЦО Регион/ ОЦО Узел	ОЦО — СП
Контрольная Среда	XXX	X (ОЦО- Центр/ОЦО- Регион)
Оценка рисков	XXX	XX
Контрольные действия	X*	X*	XXX
Информационные потоки	XXX	XX
Мониторинг	XXX	XX	X

* — контроли транзакционного уровня за собственными операциями

Концепция не предусматривает формирование отдельных подразделений внутри Бухгалтерской службы, ответственных исключительно за осуществление БВК. Контрольные функции осуществляются сотрудниками Бухгалтерской службы вместе с выполнением ими учетных функций.

Распределение обязанностей внутри каждого уровня Бухгалтерской службы представлено следующим образом:

Компонент СБВК	ЦБС
	Отделы — по участкам учета		Отдел методологии
	Сотрудники	Начальники
Контрольная Среда (для всех уровней Бухгалтерской службы ОАО «РЖД»)			Х
Оценка рисков (для всех уровней Бухгалтерской службы ОАО «РЖД»)			Х
Контрольные действия	X
Информационные потоки	X	X
Мониторинг		X	X

Компонент СБВК	ОЦО-Центр/ОЦО-Регион
	Отделы — по участкам учета		Отдел методологии
	Сотрудники	Начальники
Контрольная Среда (по операциям обслуживаемых филиалов)			Х
Оценка рисков (по операциям обслуживаемых филиалов)			Х
Контрольные действия	X
Информационные потоки	X	X
Мониторинг		X	X

Компонент СБВК	ОЦО-Узел
	Отделы — по участкам учета
	Сотрудники	Начальники
Оценка рисков (по операциям обслуживаемых подразделений)		Х
Контрольные действия	X
Информационные потоки	X	X
Мониторинг		X

Компонент СБВК	ОЦО-СП
	Отделы — по участкам учета
	Сотрудники	Начальники
Контрольные действия	X
Мониторинг		X

Модель межуровневого взаимодействия в Бухгалтерской службе

Исходя из распределения функций и обязанностей между разными уровнями Бухгалтерской службы, предусмотренного целевой моделью СБВК, взаимодействие внутри Бухгалтерской службы по вопросам СБВК осуществляется по направлениям, представленным на следующей схеме:

3. Система мероприятий по формированию СБВК ОАО «РЖД»

Для построения СБВК в соответствии с подходом, закрепленным в настоящей Концепции, Бухгалтерская служба планирует осуществить ряд шагов, целью которых является разработка или актуализация основных документов, формирующих организационно-методологическую основу СБВК, обеспечение постоянного поддержания профессионального уровня работников, участвующих в СБВК (организация семинаров и курсов, тестирование работников с целью оценки уровня их компетентности в вопросах СБВК), а также постоянного обследования эффективности функционирования СБВК.

Таким образом, система планируемых мероприятий по формированию СБВК включает мероприятия в следующих областях:

— разработка организационной и методологической базы СБВК;

— мотивация и обучение сотрудников, являющихся участниками СБВК;

— внедрение разработанной модели СБВК.

3.1. Разработка политик, процедур и регламентов по вопросам СБВК

Для формирования организационной и методологической базы СБВК ОАО «РЖД» необходимо осуществить следующие мероприятия:

— определить и зафиксировать во внутренних документах ОАО «РЖД» функции, полномочия, ответственность, вопросы подчинения и отчетности подразделений Общества по вопросам СБВК;

— разработать организационные регламенты взаимодействия подразделений Бухгалтерской службы между собой и с другими департаментами ОАО «РЖД» в рамках СБВК. При этом организация документооборота должна предусматривать максимальный уровень внутреннего контроля в целях снижения финансовых, налоговых и иных рисков компании;

— разработать методику и процедуры оценки существенности и определения существенных процессов;

— разработать методику и процедуры идентификации и оценки рисков, связанных с ведением бухгалтерского и налогового учета и подготовкой бухгалтерской отчетности;

— создать недостающую документацию по существенным процессам и контролям: документация должна включать в себя описание всех этапов данного процесса — от возникновения основания для отражения хозяйственной операции или события в бухгалтерском и налоговом учете до подготовки бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций, содержащих информацию о данной операции или событии, — в виде блок-схемы и текстового описания;

— разработать контроли транзакционного уровня — для существенных рисков, не покрытых контролями;

— разработать процедуры мониторинга СБВК: регулярное тестирование СБВК, формирование заключений и представление отчетов по результатам тестирования, формирование и выполнение планов корректирующих мероприятий по устранению выявленных недостатков СБВК;

— разработать формат и требования к содержанию отчетов о состоянии СБВК.

Внутренние контроли, имеющие существенное влияние на данные бухгалтерской и/или налоговой отчетности, но выходящие за функции Бухгалтерской службы, определяются совместно Бухгалтерской службой и причастными подразделениями.

3.2. Мероприятия в области персонала

Учитывая важность человеческого фактора для эффективного формирования и функционирования СБВК, мероприятия в области персонала являются существенным условием успешного внедрения Концепции. Обществу необходимо осуществить следующие мероприятия в данной области:

— адаптация системы подготовки сотрудников Бухгалтерской службы, а также сотрудников других департаментов, задействованных в СБВК, к требованиям СБВК;

— проведение обучающих семинаров для сотрудников Бухгалтерской службы и других департаментов (включая ознакомление участников СБВК с основными положениями СБВК и — в дальнейшем — регулярное ознакомление с изменениями в них);

— разработка системы требований к работникам, участвующим в СБВК, с точки зрения выполняемых ими контрольных функций;

— разработка требований к должностным инструкциям бухгалтерских работников в отношении контрольных функций, доработка должностных инструкций работников (владельцев процессов и контролен);

— разработка критериев для оценки результатов выполнения участниками СБВК контрольных функций (например, соблюдение сроков осуществления контрольных мероприятий, количество не выявленных своевременно ошибок и т.п.), системы мотивации, внесение соответствующих изменений в корпоративную систему оплаты труда.

3.3. Внедрение разработанных политик и процедур

По завершении разработки методологической базы СБВК Обществу необходимо осуществить следующие мероприятия:

— определить наиболее эффективный подход к внедрению контролей (параллельное внедрение во всех филиалах или пилотный проект по внедрению в одном или группе подразделений с последующим распространением на остальные);

— осуществить внедрение новых или доработанных контрольных мероприятий (включая подготовку владельцев процессов и контролей в подразделениях, выбранных для внедрения, первичное осуществление и отработку новых или доработанных контрольных процедур, адаптацию плана внедрения в соответствии с выявленными проблемными аспектами;

— провести тестирование внедренной СБВК для получения уверенности в том, что разработанная система соответствует целям и принципам, закрепленным в Концепции.

3.4. Этапы формирования СБВК

Перечисленные мероприятия по формированию СБВК ОАО «РЖД» осуществляются в несколько этапов:

1. Формирование контролей корпоративного уровня — разработка политик, процедур и регламентов СБВК по основным аспектам контрольной среды, оценки рисков, информационных потоков и мониторинга. Разработка детальной организационной и функциональной модели СБВК.

2. Распространение диагностики существующего БВК на все уровни Бухгалтерской службы ОАО «РЖД», разработка документации по существенным процессам учета и рискам. Подготовка и начало выполнения данного этапа осуществляется параллельно с выполнением Этапа 1. Разработка документации совмещается с описанием бизнес-процессов подразделений ОЦО.

3. Разработка недостающих контрольных мероприятий. Уточнение требований к квалификации бухгалтерских работников с точки зрения выполняемых ими контрольных функций, а также требований к должностным инструкциям. Обучение участников СБВК основным принципам и инструментарию СБВК. Уточнение принципов оценки деятельности и мотивации участников СБВК. Выполнение данного этапа осуществляется параллельно с выполнением Этапа 2.

По мере разработки методологической базы СБВК осуществляется внедрение разработанной модели СБВК и проводится тестирование внедренной СБВК.

3.5. Условия успешного формирования СБВК

Для успешного формирования СБВК необходимо выполнение следующих условий:

— Доведение до сотрудников Бухгалтерской службы целей, задач и основных Мероприятий по формированию СБВК и регулярное последующее информирование о статусе и достигнутых результатах;

— Повышение значимости СБВК в сознании сотрудников, участвующих в осуществлении БВК, создание в Обществе корпоративной культуры, поощряющей ответственное отношение сотрудников к выполнению своих контрольных функций;

— Эффективная мотивация сотрудников, участвующих в выполнении контролен;

— Постоянное взаимодействие между сотрудниками Бухгалтерской службы, технических служб или других департаментов, участвующих в подготовке информации для бухгалтерского и налогового учета, а также подразделений, ответственных за выполнение функций внутреннего аудита, в процессе формирования СБВК;

— Детальное планирование проекта, постоянная оценка успешности его осуществления, сравнение с планом, демонстрация достигнутых результатов в согласованные сроки.

4. Основные термины и определения, применяемые в Концепции (8)

ОАО «РЖД» (также «Общество») — Открытое акционерное общество «Российские железные дороги».

Бухгалтерская служба — Бухгалтерская служба ОАО «РЖД».

COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) — Комитет Спонсорских Организаций Комиссии Трэдвэя, международная организация, содействующая компаниям в улучшении качества финансовой отчетности путем развития деловой этики, повышения эффективности системы внутреннего контроля и корпоративного управления. В качестве методологических рекомендаций COSO выпустил стандарты «Управление рисками организации. Интегрированная модель» и «Внутренний контроль. Интегрированная модель», призванные содействовать компаниям в проведении оценки и совершенствовании систем внутреннего контроля.

Внутренний контроль — постоянный процесс, реализуемый Советом директоров, руководством и персоналом, находящимся в их подчинении, для обеспечения достаточных (но не абсолютных) гарантий руководству, Совету директоров и акционерам в отношении достижения целей и решения задач компании в области:

— Эффективности и результативности хозяйственной деятельности

— Достоверности финансовой и бухгалтерской отчетности

— Соответствия применимым законам и нормативным актам.

Система внутреннего контроля (также «СВК») — комплексная система, служит достижению целей компании в различных областях, включая обеспечение достоверности финансовой и бухгалтерской отчетности.

_______________________________

(8) Термины и определения учитывают аналогичные определения в методологии COSO

Бухгалтерский внутренний контроль (также «БВК») — постоянный процесс, реализуемый руководством и персоналом Бухгалтерской службы для обеспечения достаточных (но не абсолютных) гарантий руководству Бухгалтерской службы и руководству Общества в отношении достоверности бухгалтерской и финансовой отчетности.

Система бухгалтерского внутреннего контроля (также «СБВК») — совокупность взаимодействующих элементов в виде организационных мер, методик и процедур, используемых Бухгалтерской службой Общества в качестве средств предотвращения, выявления и исправления ошибок в бухгалтерском и налоговом учете (в том числе, в налоговых декларациях), а также своевременной подготовки достоверной бухгалтерской отчетности. СБВК включает налоговый внутренний контроль — в части достоверного отражения операций в налоговом учете и налоговых декларациях.

СБВК является составной частью СВК Общества. СВК адресует три основные категории целей: соответствия законодательству, повышения эффективности операций, обеспечения достоверности отчетности. СБВК нацелена только на обеспечение достоверности финансовой (бухгалтерской) и налоговой отчетности.

Схематично, СВК в разрезе основных компонентов и целей, а также СБВК в качестве элемента СВК могут быть представлены следующим образом:

Целью СБВК (9) является обеспечение достаточной (10) степени уверенности в том, что:

— все операции и сделки Общества соответствующим образом авторизованы (оформлены первичными учетными документами, заполненными в порядке, предусмотренном законодательством и внутренними документами ОАО «РЖД», и утвержденными уполномоченными на то лицами; регистры бухгалтерского и налогового учета, в которых отражены эти операции и сделки, утверждены в установленном ОАО «РЖД» порядке уполномоченными на это лицами);

— все операции и факты хозяйственной деятельности достоверно отражены в учетных регистрах;

— бухгалтерская и финансовая отчетность составлены в соответствии с применимыми стандартами и налоговая отчетность составлена в соответствии с действующим законодательством.

(9) См.: РСАОВ, Auditing Standard #2 — Комитет по надзору за отчетностью публичных компаний, Аудиторский стандарт #2.

(10) СБВК не обеспечивает абсолютную степень уверенности в связи с присущими ей неотъемлемыми ограничениями, а именно: (1) потенциальная возможность ошибки в функционировании системы вследствие человеческого фактора; (2) пренебрежение процедурами контроля со стороны сотрудников; (3) субъективность оценок руководства и персонала, участвующего в СБВК.

Контроли корпоративного уровня — это контроля в области ведения бухгалтерского и налогового учета и составления отчетности, охватывающие деятельность всей бухгалтерии и других задействованных служб, устанавливаемые высшим руководством компании (например, учетная политика) и руководством бухгалтерии для обеспечения контроля над политиками организации и ее подразделений в отношении дизайна и выполнения внутреннего контроля. Такие контроли обычно включают процедуры и действия, которые руководство внедрило, чтобы удостовериться, что соответствующие контроли транзакционного уровня существуют и эффективно осуществляются во всех подразделениях. Например:

— утвержденная учетная политика компании и регламент внесения изменений в учетную политику;

— должностные инструкции сотрудников, содержащие детальное описание контрольных процедур и требования в отношении опыта и навыков, необходимых для их выполнения;

— формализованное описание основных процессов обработки информации и подготовки бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Контроли транзакционного уровня — это контрольные процедуры, которые действуют для данного конкретного процесса или операции. Например: уникальная индексация, последовательная нумерация и датирование проводок и первичных документов; проверка первичных документов, поступающих в бухгалтерию, на наличие необходимых реквизитов и соответствие договорам; инвентаризация активов и обязательств; периодическое формирование и анализ отчетов по повторяющимся проводкам (проводкам со схожими параметрами).

Существенный счет (или примечание) — статья бухгалтерской (финансовой) отчетности (или примечание к отчетности), данные которой способны повлиять на мнение пользователя бухгалтерской (финансовой) отчетности при принятии решения на основании данной отчетности. Например: Основные средства (остаточная стоимость), Примечание по операциям со связанными компаниями.

Основной класс транзакций — совокупность однородных бухгалтерских операций/проводок за отчетный период, которая оказывает существенное влияние на существенные счета. Например, начисление амортизации основных средств.

Существенный процесс — процесс (совокупность действий по сбору, обработке и отражению информации), в котором основной класс транзакций инициируется, авторизуется, записывается, обрабатывается и впоследствии раскрывается в отчетности. Например: Амортизация основных средств, Выплата денежных средств, Расчет налога на прибыль.

Дизайн контроля — совокупность действий, выполняемых определенными сотрудниками с определенной периодичностью для предотвращения или выявления ошибок.

Владелец процесса — сотрудник Общества, ответственный за управление процессом и определение основных его правил, даже вне своих функциональных обязанностей. Владелец процесса также осуществляет контроль над деятельностью исполнителей (владельцев) контролен и отчитывается главному бухгалтеру соответствующего подразделения или его заместителям. В большинстве случаев владельцами процессов будут выступать начальники отделов соответствующего подразделения Бухгалтерской службы ОАО «РЖД», что должно быть закреплено соответствующими нормативными документами Общества.

Владелец существенного процесса выполняет следующие функции в области формирования и поддержания СБВК:

1. Идентификация ключевых составляющих существенного процесса (входящая/исходящая информация, существенные счета, документы, задействованные в процессе, основные этапы процесса), идентификация присущих процессу рисков, оценка вероятности и существенности рисков, а также определение существующих или необходимых контролей, покрывающих существенные риски;

2. Назначение исполнителей контролей. Контрольные функции в рамках Бухгалтерской службы выполняют сотрудники, отвечающие за соответствующие участки учета, при условии обеспечения надлежащего разделения несовместимых обязанностей (в частности, по выполнению операции и контролю над ней);

3. Обеспечение создания недостающей документации по процессам. По результатам документирования процесса владелец процесса должен убедиться в том, что:

— Все существенные аспекты процесса учтены в его описании (см. также Раздел 3.1 «Разработка политик, процедур и регламентов по вопросам СБВК» Концепции);

— Все существенные требования причастных департаментов Общества к содержанию, формату и уровню детализации подготавливаемых Бухгалтерской службой отчетов учтены в дизайне процессов;

— Все существенные риски и контроли, относящиеся к существенному процессу, обнаружены;

— Недостатки СБВК, присущие данному процессу, четко отслеживаются и оперативно исправляются;

— Внутренняя нормативная документация Общества обеспечивает своевременное и правильное осуществление контролей.

4. Организация регулярного пошагового подтверждения процесса на соответствие существующему описанию;

5. Отслеживание изменений, происходящих в процессах: организационных, операционных, структурных и изменений в области информационных систем, — и обеспечение своевременного соответствующего изменения контролей;

6. Предложение мероприятий по совершенствованию СБВК;

7. Осуществление регулярного тестирования контролей, обеспечение оперативного устранения обнаруженных недостатков в дизайне или выполнении контролей;

8. Представление регулярных отчетов руководству по результатам проверки состояния контролей в существенных процессах, за которые ответственен владелец процесса. В отчетах владелец процесса подтверждает, что:

— Описание процесса соответствуют действительности;

— Существенные риски идентифицированы и покрыты соответствующими эффективными контролями;

— Заявленные в документации контроли были эффективны в течение всего периода;

— Неэффективные контрольные процедуры выявлены, все обнаруженные недостатки исправлены,

а также сообщает свои предложения по изменению и усовершенствованию контрольных процедур.

Владелец контроля — в большинстве случаев сотрудники отделов соответствующего подразделения Бухгалтерской службы ОАО «РЖД», осуществляющие котрольные процедуры.