Распоряжение ОАО РЖД от 18.02.2015 N 409р

ОАО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ



от 18 февраля 2015 г. N 409р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ПОДГОТОВКИ И ДЕМОНСТРАЦИИ ПРЕЗЕНТАЦИОННЫХ И ВИДЕО — МАТЕРИАЛОВ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ СОВЕЩАНИЙ РУКОВОДИТЕЛЯМИ ОАО «РЖД»

В целях повышения качества технического сопровождения совещаний в ОАО «РЖД»:

1. Утвердить прилагаемый Регламент подготовки и демонстрации презентационных и видео — материалов при проведении совещаний руководителями ОАО «РЖД» (далее — Регламент).

2. Вице-президентам, руководителям департаментов, управлений, филиалов и других структурных подразделений ОАО «РЖД» организовать изучение работниками Регламента, утвержденного распоряжением, и обеспечить в установленном порядке взаимодействие с Центральной станцией связи по вопросу предоставления презентационных и видео — материалов для трансляции на совещаниях ОАО «РЖД».

3. Признать утратившим силу поручение N П-ВМ-25 от 22 февраля 2006 г.

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на вице- президента ОАО «РЖД» Целько А.В.

Первый вице-президент ОАО «РЖД»

В.Н.Морозов

УТВЕРЖДЕН

распоряжением ОАО «РЖД»

от 18.02. 2015 г. N 409р

РЕГЛАМЕНТ



ПОДГОТОВКИ И ДЕМОНСТРАЦИИ ПРЕЗЕНТАЦИОННЫХ И ВИДЕО — МАТЕРИАЛОВ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ СОВЕЩАНИЙ РУКОВОДИТЕЛЯМИ ОАО «РЖД»

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент устанавливает:

порядок организации подготовки и проверки презентационных и видео — материалов при проведении совещаний руководителями ОАО «РЖД»;

порядок взаимодействия Центральной станции связи — филиала ОАО «РЖД», департаментов, филиалов, структурных подразделений, дочерних и зависимых обществ ОАО «РЖД» при подготовке и демонстрации презентационных и видео — материалов на совещаниях, проводимых руководителями ОАО «РЖД»;

ответственность подразделений ОАО «РЖД» при подготовке и демонстрации презентационных и видео — материалов на совещаниях, проводимых руководителями ОАО «РЖД»;

порядок определения ответственных представителей подразделениями ОАО «РЖД»;

требования к формату и оформлению презентационного и видео — материалов.

2. Сокращения и определения

Сокращение, определение	Описание
ОАО «РЖД»	Открытое акционерное общество «Российские железные дороги»
Подразделение ОАО «РЖД»	Департаменты, структурные подразделения, филиалы, дочерние и зависимые общества ОАО «РЖД»
ЦСС	Центральная станция связи — филиал ОАО «РЖД»
Презентационный и видео — материал	Слайды, фотографии, видеоролики, аудиозаписи и т.д.
Компьютер для демонстрации презентационного и видео — материала	Персональный компьютер с установленным на нем программным обеспечением для отображения презентационного и видео — материала, включенный в общую схему видеоотображения зала и размещенный в аппаратной ЦСС
Ответственный подразделения ОАО «РЖД»	Работник департамента, филиала, структурного подразделения, дочернего или зависимого общества ОАО «РЖД», на которого возложены обязанности по подготовке и демонстрации презентационного и видео — материала на совещаниях, в том числе в режиме видеоконференцсвязи, проводимых руководителями ОАО «РЖД»
Технический специалист ЦСС	Работник ЦСС, на которого возложены обязанности по обеспечению бесперебойной работы систем видеоконференцсвязи, видеоотображения и звукоусиления залов

3. Порядок подготовки и демонстрации презентационных и видео — материалов при проведении плановых совещаний руководителями ОАО «РЖД» из студий и залов совещаний ОАО «РЖД»

3.1. Ответственный представитель подразделения ОАО «РЖД»:

не позднее, чем за 24 часа предварительно и не менее чем за 2 часа до начала совещания предоставляет презентационные и видео — материалы техническому специалисту ЦСС на электронном носителе;

не позднее, чем за 24 часа предварительно и не менее чем за 2 часа до начала совещания совместно с техническим специалистом ЦСС проводит проверку правильности визуального отображения и содержания презентационного и видео — материалов с компьютера для демонстрации презентационного и видео — материалов, расположенного в аппаратной ЦСС. Адреса расположения аппаратных и контактные телефоны технических специалистов ЦСС указаны в Приложении;

сопровождает выступление докладчика показом презентационного материала в соответствии с содержанием доклада.

3.2. Технический специалист ЦСС:

не позднее, чем за 24 часа до начала совещания, проводит проверку работоспособности оборудования систем видеоотображения и звукоусиления для возможности предварительной проверки и апробации презентационного и видео — материалов;

не позднее, чем за 24 час до начала совещания производит копирование презентационных и видео — материалов на компьютер для демонстрации презентационных и видео — материалов, предоставленных ответственным представителем подразделения ОАО «РЖД» на электронном носителе.

4. Порядок подготовки и демонстрации презентационных и видео — материалов при проведении внеплановых совещаний руководителями ОАО «РЖД» из студий и залов совещаний ОАО «РЖД»

4.1. Ответственный представитель подразделения ОАО «РЖД»:

не позднее, чем за 1 час до начала совещания предоставляет презентационные и видео — материалы техническому специалисту ЦСС на электронном носителе;

не позднее, чем за 1 час до начала совещания совместно с техническим специалистом ЦСС проводит проверку правильности визуального отображения и содержания презентационного и видео — материалов с компьютера для демонстрации презентационного и видео — материалов;

сопровождает выступление докладчика показом презентационного и видео — материалов в соответствии с содержанием доклада.

4.2. Технический специалист ЦСС:

при получении информации о назначении внепланового совещания, проводит проверку работоспособности оборудования систем видеоотображения и звукоусиления для возможности предварительной проверки и апробации презентационного и видео — материалов;

не позднее, чем за 1 час до начала совещания производит копирование презентационных и видео — материалов на компьютер для демонстрации презентационных и видео — материалов, предоставленных ответственным представителем подразделения ОАО «РЖД» на электронном носителе.

5. Порядок подготовки и демонстрации презентационных и видео — материалов при проведении внеплановых совещаний в кабинетах руководителей ОАО «РЖД»

5.1. Ответственный представитель подразделения ОАО «РЖД»:

не позднее, чем за 1 час до начала совещания предоставляет презентационные и видео — материалы техническому специалисту ЦСС на электронном носителе;

не позднее, чем за 1 час до начала совещания совместно с техническим специалистом ЦСС проводит проверку правильности визуального отображения и содержания презентационного и видео — материалов с компьютера для демонстрации презентационного и видео — материалов;

сопровождает выступление докладчика показом презентационного и видео — материалов в соответствии с содержанием доклада.

5.2. Технический специалист ЦСС:

при получении информации о назначении внепланового совещания в кабинете руководителя ОАО «РЖД» подготавливает необходимое оборудования видеоотображения (плазменная панель на кронштейне, экран и проектор, ноутбук для демонстрации презентационного и видео — материалов);

не позднее, чем за 1 час до начала совещания производит копирование презентационных и видео — материалов на компьютер для демонстрации презентационных и видео — материалов, предоставленных ответственным представителем подразделения ОАО «РЖД» на электронном носителе.

6. Порядок подготовки и демонстрации презентационных и видео — материалов при проведении совещаний в режиме видеоконференцсвязи руководителями ОАО «РЖД» из студий и залов совещаний ОАО «РЖД»

6.1. Ответственный представитель подразделения ОАО «РЖД»:

осуществляет обобщение презентационных и видео — материалов, заблаговременно предоставленных докладчиками из студий железных дорог;

не позднее, чем за 24 часа предварительно и не менее чем за 2 часа до начала совещания предоставляет презентационные и видео — материалы техническому специалисту ЦСС на электронном носителе;

не позднее, чем за 24 часа предварительно и не менее чем за 2 часа до начала совещания совместно с техническим специалистом ЦСС проводит проверку правильности визуального отображения и содержания презентационного и видео — материалов с компьютера для демонстрации презентационного и видео — материалов;

сопровождает выступление докладчиков показом презентационного и видео — материалов в соответствии с содержанием доклада.

6.2. Технический специалист ЦСС:

не позднее, чем за 24 часа до начала совещания, проводит проверку работоспособности оборудования систем видеоотображения и звукоусиления для возможности предварительной проверки и апробации презентационного и видео — материалов;

не позднее, чем за 24 час до начала совещания производит копирование презентационных и видео — материалов на компьютер для демонстрации презентационных и видео — материалов, предоставленных ответственным представителем подразделения ОАО «РЖД» на электронном носителе.

7. Порядок оформления проверок презентационных и видео — материалов при подготовке к проведению совещаний руководителями ОАО «РЖД»

По окончании проверки презентационных и видео — материалов технический специалист ЦСС и ответственный представитель подразделения ОАО «РЖД» фиксируют в журнале «Учета проведения проверок презентационных и видео — материалов» дату и время проведения проверки, отметки о качестве предоставленных презентационных и видео — материалов, работоспособности оборудования системы видеоотображения и компьютера для демонстрации презентационных и видео — материалов.

Журнал «Учета проведения проверок презентационных и видео — материалов» хранится в аппаратных ЦСС. Адреса расположения аппаратных и контактные телефоны технических специалистов ЦСС указаны в Приложении.

8. Зоны ответственности подразделений

8.1. Зона ответственности подразделения ОАО «РЖД»:

назначение ответственных представителей подразделения;

оформление презентационного и видео — материала в соответствии требованиями раздела 9 настоящего Регламента;

содержание и длительность демонстрации презентационного и видео — материалов;

обобщение презентационных и видео — материалов, заблаговременно предоставленных докладчиками из студий железных дорог;

сопровождение выступления докладчика показом презентационного и видео — материалов в соответствии с содержанием доклада;

предоставление презентационных и видео — материалов на электронном носителе для копирования на компьютер или ноутбук, предназначенный для трансляции презентационных и видео — материалов.

8.2. Зона ответственности ЦСС:

обеспечение работоспособности оборудования систем видеоконференцсвязи, видеоотображения и звукоусиления, задействованного в трансляции презентационного и видео — материалов на совещаниях руководителей ОАО «РЖД», в том числе в режиме видеоконференцсвязи.

9. Требования к презентационным и видео — материалам

9.1. Оформление презентационных и видео-материалов должно соответствовать требованиям «Руководства по применению фирменного стиля ОАО «РЖД», утвержденного распоряжением ОАО «РЖД» N 2724р от 15.12.2011;

9.2. Презентационный материал должен быть выполнен с использованием программного продукта Microsoft Office PowerPoint 2003/2007 и соотношением сторон слайдов 16:9. Шаблон презентации в фирменном стиле ОАО «РЖД» можно скачать на сайте http://rzd-design.ru, либо получить в Департаменте корпоративных коммуникаций. Регистрационные данные для входа на http://rzd-design.ru можно получить в Департаменте корпоративных коммуникаций по телефону 8(499)260-80-00;

9.3. Фотографии и фотоматериалы предоставляются в форматах jpeg или jpg;

9.4. Видеофайлы предоставляются в форматах avi, mpeg, wmv, mkv, dvd-video (vob), mp4;

9.5. Видеоматериалы предоставляются ответственным представителем подразделения ОАО «РЖД» на CD/DVD-носителе или USB Flash накопителе.

10. Порядок внесения изменений в документ

Изменения в настоящий регламент могут быть внесены на основании распоряжений ОАО «РЖД».

Приложение

к Регламенту подготовки и демонстрации

презентационных и видео — материалов при

проведении совещании руководителями ОАО «РЖД»

Расположение аппаратных ЦСС и контактные телефоны технических специалистов

Адрес	Зал совещаний	Аппаратная ЦСС и контактные телефоны технических специалистов ЦСС
Москва, ул. Новая Басманная, д. 2	Зал заседаний Правления (к. 216) Малый зал (к.211) Зал совещаний (к.215) Зал «Колизей» (к. 0124) Зал научно-технического совета (НТС) (к. 283)	к. 212 т.: (499)262-35-85; т.:(499)260-11-15; т.:(499)262-81-56
	Студия к. 323	к. 337 т.: (499)262-16-60
Москва, ул. Каланчевская, д. 35	Зал совещаний к. 5.19 Зал совещаний к. 10.23 Зал совещаний к. 10.55 Зал совещаний к. 16.5 Зал совещаний к.3.8г Зал совещаний к. 4.60 Зал совещаний к. 15.14.1 Зал совещаний к. 11.41	к. 13.21 т.: (499)262-30-33
Москва, ул. Крылатская, вл. 40, стр. 24, КОЦ	Зал совещаний к. 307	к. 313 т.: (499)262-68-35