Распоряжение ОАО РЖД от 21.11.2013 N 2557р

ОАО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ



от 21 ноября 2013 г. N 2557р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ПОДГОТОВКЕ И ПРОВЕДЕНИЮ СЕЛЕКТОРНЫХ СОВЕЩАНИЙ, ВИДЕОКОНФЕРЕНЦИЙ И КОНФЕРЕНЦИЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ТЕЛЕФОННОЙ СВЯЗИ ОАО «РЖД»

В целях повышения качества и оптимизации количества селекторных совещаний, видеоконференций и конференций с использованием телефонной связи ОАО «РЖД»:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по подготовке и проведению селекторных совещаний, видеоконференций и конференций с использованием телефонной связи ОАО «РЖД» (далее — Инструкция).

2. Вице-президентам, руководителям департаментов и управлений, начальникам железных дорог, других филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД» организовать изучение работниками подведомственных подразделений Инструкции, утвержденной настоящим распоряжением, и обеспечить в установленном порядке взаимодействие с Центральной станцией связи по вопросам подготовки и проведению сетевых и дорожных селекторных совещаний, видеоконференций и конференций с использованием телефонной связи ОАО «РЖД».

Первый вице-президент ОАО «РЖД»

В.Н.Морозов

УТВЕРЖДЕНА

распоряжением ОАО «РЖД»

от 21.11.2013 г. N 2557р

ИНСТРУКЦИЯ



ПО ПОДГОТОВКЕ И ПРОВЕДЕНИЮ СЕЛЕКТОРНЫХ СОВЕЩАНИЙ, ВИДЕОКОНФЕРЕНЦИЙ И КОНФЕРЕНЦИЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ТЕЛЕФОННОЙ СВЯЗИ ОАО «РЖД»

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок подготовки и проведения сетевых и дорожных селекторных совещаний, видеоконференций, конференций с использованием телефонной связи ОАО «РЖД», а также порядок взаимодействия подразделений аппарата управления, филиалов и других структурных подразделений ОАО «РЖД».

1.2. В настоящей Инструкции используются следующие сокращения и определения:

Термин/ Сокращение	Определение
Администратор СТВКС региона	Инженер (электромеханик) от регионального центра связи, на которого возложены обязанности по технической подготовке и обеспечению видеоконференции в студии региона железной дороги.
Администратор ТС СТВКС	Инженер от ЦССТР, на которого возложены обязанности по технической подготовке и мониторингу сетевого оборудования ТС СТВКС.
Аудиоконференция	Сеанс телефонной связи, предназначенный для проведения совещаний и организуемый на сервере ВКС.
Видеоселектор	Видеоконференция с подключением селекторной связи совещаний.
ВКС	Видеоконференцсвязь.
Главный администратор СТВКС ЦСС	Инженер, на которого возложены обязанности по технической подготовке и обеспечению видеоконференции в целом.
Дежурный работник связи совещаний	Инженер (электромеханик), на которого возложены обязанности по технической подготовке и обеспечению связи селекторных совещаний.
Дорожный администратор СТВКС	Инженер (электромеханик) от дирекции связи, на которого возложены обязанности по технической подготовке и обеспечению видеоконференции в студиях Управления и регионах железной дороги.
Инициатор	Ответственный за организационные вопросы проведения селекторных совещаний, аудио и видеоконференции.
Командная студия СТВКС	Студия СТВКС, в которой находится ведущий видеоконференции (председатель).
НС	Начальник дирекции связи
Ответственный дежурный	Ответственный работник из состава руководства Центральной станции связи — филиала ОАО «РЖД», назначенный для обеспечения контроля подготовки и проведения селекторных совещаний, аудио и видеоконференций.
Ответственный администратор	Ответственный сотрудник от подразделения организатора аудиоконференции, на которого возложены обязанности по технической подготовке и обеспечению аудиоконференции в студии департамента или структурного подразделения ОАО «РЖД».
Председатель	Руководитель, проводящий совещание.
Распорядительная студия	Студия связи совещаний, с которой проводится селекторное совещание.
РКЦУ	Региональный корпоративный центр управления.
РЦС	Начальник регионального центра связи.
Сеанс ВКС	Сеанс видеоконференцсвязи.
Сервер ВКС	Сервер многоточечных видео и телефонных аудио- конференций (эквивалентный термин в англоязычной литературе — MCU, Multipoint Control Unit).
СТВКС	Система технологической видеоконференц-связи ОАО «РЖД».
Студия связи совещаний	Выделенное технологическое помещение с размещением в нем оборудования селекторной связи совещаний.
Видеостудия	Выделенное технологическое помещение с размещением в нем оборудования ВКС и включением в СТВКС.
ТС	Транспортная сеть.
ЦН	Департамент управления делами ОАО «РЖД».
ЦОАУ	Цех обслуживания аппарата управления.
ЦСС	Центральная станция связи — филиал ОАО «РЖД».
ЦССА	Служба связи аппарата управления ОАО «РЖД».
ЦССТР	Инженерно-техническая служба ЦСС.
ЦУТСС	Центр управления технологической сетью связи ЦСС.

2. Общие требования к помещениям и техническим средствам связи

2.1. Требования к помещениям и техническим средствам связи для проведения селекторных совещаний.

2.1.1. Для проведения селекторных совещаний ОАО «РЖД» используются студии, служебно-технические помещения, залы заседаний и т.п. (далее — Студии), соответствующие требованиям Рекомендаций по оборудованию студий селекторной связи совещаний от 13 апреля 2009 г. N  ЦСС-281.

Перечни студий ежегодно утверждаются: центральных — Департаментом управления делами, дорожных — начальниками железных дорог.

2.1.2. В случаях проведения селекторных совещаний со значительным числом участников, должна быть обеспечена возможность подключения дополнительных пунктов прослушивания селекторных совещаний (далее — дополнительные пункты).

Перечни дополнительных пунктов утверждаются: центральных — Департаментом управления делами, дорожных — начальниками железных дорог.

2.1.3. В студиях и дополнительных пунктах должно использоваться однотипное сертифицированное оборудование связи совещаний, разрешенное для применения ЦСС.

2.1.4. Схемы связи селекторных совещаний утверждаются: сетевых-ЦССА, дорожных — НС.

2.1.5. Для проведения селекторных совещаний должны использоваться проводные каналы связи.

2.1.6. Селекторные совещания проводятся с резервированием каналов связи по всем направлениям.

В случаях повреждений проводных каналов связи, по разрешению распорядительной станции, допускается использование радиорелейных и спутниковых каналов связи.

Для обеспечения режима сохранения коммерческой тайны в ходе селекторных совещаний могут использоваться технические средства защиты информации.

2.1.7. К сети связи селекторных совещаний запрещается подключение устройств, позволяющих прослушивание селекторных совещаний вне студии.

2.1.8. Во время проведения селекторных совещаний не допускаются ремонтные или другие работы на линиях связи, а также оборудовании связи совещаний.

2.2. Требования к помещениям и техническим средствам связи для проведения видеоконференций.

2.2.1. Совещания в режиме видеоконференции проводятся из утвержденных видеостудий Управлений и регионов железных дорог, в соответствии с Рекомендацией по оборудованию помещений студий видеоконференцсвязи от 2 марта 2006 г. N ЦСВТ-29.

2.2.2. Перечень студий, участвующих в сетевых видеоконференциях, ежегодно утверждается распоряжением первого вице-президента ОАО «РЖД», перечень студий, участвующих в дорожных видеоконференциях, утверждается распоряжением начальника соответствующей дороги.

2.2.3. Сеансы ВКС в ОАО «РЖД» организуются по утвержденным ЦСС схемам.

2.2.4. Для проведения видеоконференций должны использоваться проводные каналы связи.

В случаях повреждений проводных каналов связи, по разрешению ЦССА, допускается использование спутниковых каналов связи.

Для обеспечения режима сохранения коммерческой тайны в ходе видеоконференций могут использоваться технические средства защиты информации.

2.2.5. Видеоконференции проводятся с резервированием каналов связи, оконечного сетевого и студийного оборудования.

2.2.6. Во время проведения видеоконференций не допускаются ремонтные или другие работы на линиях связи, а также оборудовании связи совещаний.

2.3. Требования к помещениям и техническим средствам связи для проведения конференций с использованием телефонной связи ОАО «РЖД».

2.3.1. Для проведения аудиоконференций используются студии или кабинеты, имеющие следующее оборудование:

— цифровые телефонные аппараты с функцией «громкой связи» и возможностью отключения микрофона;

— специализированные конференц-телефоны.

Подключение аналоговых и сотовых телефонных аппаратов к аудиоконференции запрещается.

2.3.2. При проведении аудиоконференции, в помещении должны быть выключены источники звуковых помех (кондиционеры, компьютеры, сотовые телефоны и др.).

3. Порядок подготовки и проведения совещаний

3.1. Порядок подготовки и проведения селекторных совещаний.

3.1.1. Для составления ежегодного (годового) графика проведения селекторных совещаний ЦСС направляет запрос в структурные подразделения и департаменты ОАО «РЖД» о потребности в проведении сетевых селекторных совещаний.

3.1.2. Структурные подразделения и департаменты ОАО «РЖД» направляют в ЦСС письменное подтверждение наличия или отсутствия потребности в проведении сетевых селекторных совещаний, согласованное с курирующим вице-президентом.

3.1.3. ЦСС составляет годовой график проведения сетевых селекторных совещаний, утверждает его у первого вице-президента ОАО «РЖД».

3.1.4. Для исключения одновременного проведения сетевых и дорожных селекторных совещаний, в адрес всех НС направляется утвержденный график, на основании которого составляется годовой график проведения селекторных совещаний дорожного уровня, который утверждается начальником дороги.

3.1.5. При назначении селекторных совещаний соблюдается следующий регламент:

— для сетевых совещаний — начало не ранее 7.00 часов, окончание не позднее 15.00 часов московского времени;

— для дорожных совещаний — начало не ранее 7.00 часов, окончание не позднее 18.00 часов местного времени;

— селекторные совещания с участием сменных работников допускается проводить в пределах их рабочей смены;

— продолжительность селекторных совещаний, проводимых старшими вице-президентами и вице-президентами — до 1,5 часов, руководителями департаментов и структурных подразделений ОАО «РЖД» — до 1 часа;

— совещания, связанные со случаями крушений, аварий и другими чрезвычайными ситуациями, произошедшими на объектах ОАО «РЖД», проводятся по мере необходимости и не регламентируются по продолжительности.

3.1.6. Селекторные совещания проводятся в соответствии с планами, утвержденными:

— первым вице-президентом ОАО «РЖД» — сетевые;

— начальниками железных дорог — дорожные.

Проведение внеграфиковых селекторных совещаний для департаментов и филиалов ОАО «РЖД» устанавливается следующим порядком:

— селекторные совещания, с участием одного или нескольких департаментов и филиалов — по поручению и с разрешения первого вице-президента ОАО «РЖД»;

— селекторные совещания, с участием ограниченного числа подразделений департаментов и филиалов решающих задачи целевого характера и проектного управления — по поручению или с разрешения курирующего вице-президента ОАО «РЖД» и с согласованием ЦСС;

— региональных дирекций и аппарата РКЦУ — с разрешения начальника железной дороги и с согласованием НС;

— назначение внеграфиковых селекторных совещаний производится не позднее чем за 3 суток.

Запрещается назначение селекторных совещаний на воскресные дни, а также общегосударственные праздники, за исключением аварийных и связанных с чрезвычайными ситуациями на железнодорожном транспорте.

Исключаются селекторные совещания, не продиктованные конкретными технологическими целями, устанавливаются основные следующие направления проведения совещаний:

— управление перевозочным процессом;

— корпоративное управление;

— задачи и итоги эксплуатационной деятельности;

— управление локальными проектами с участием ограниченной целевой аудитории.

Отмена селекторных совещаний производится не позднее, чем за двое суток с обязательным оповещением ЦСС: сетевых — руководителя службы связи аппарата управления, дорожных — руководителей дирекций связи.

3.1.7. Конкретный состав участников совещания определяет телеграфным указанием лицо назначающее данное совещание.

Адресат дорожного уровня несет ответственность за участие в совещании линейных руководителей, и отвлечения их от непосредственной производственной деятельности.

3.1.8. Порядок оповещения участников сетевых селекторных совещаний от железных дорог определяется непосредственно начальниками железных дорог.

3.1.9. Не допускается проведение дорожных селекторных совещаний во время проведения сетевых селекторных совещаний президента и первого вице-президента ОАО «РЖД».

3.1.10. Техническая проверка связи производится до начала селекторного совещания:

— руководства ОАО «РЖД» — за 1 час 30 мин;

— руководства департаментов и управлений ОАО «РЖД», филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД», железных дорог, служб железных дорог и пр. — за 1 час.

3.1.11. Контроль технической подготовки и проведения сетевых селекторных совещаний осуществляется:

— в центральных студиях — руководством ЦСС или ответственным дежурным;

— в студиях управлений дорог — руководством дирекций связи ЦСС или ответственными дежурными;

— в студиях территориальных управлений — руководством региональных центров связи ЦСС или ответственными дежурными.

При проведении сетевых селекторных совещаний президентом или первым вице-президентом ОАО «РЖД» контроль технической подготовки и проведения осуществляется лично генеральным директором ЦСС, начальниками дирекций связи и начальниками региональных центров связи ЦСС.

3.1.12. Техническая проверка связи сетевых селекторных совещаний заканчивается не позднее, чем за 10 минут до их начала, о чем дежурный работник связи совещаний распорядительной станции информирует дежурных работников связи совещаний станций, участвующих в селекторном совещании.

3.1.13. При необходимости, по решению должностного лица, ведущего селекторное совещание, может быть произведена его аудиозапись.

Аудиозапись селекторного совещания подлежит хранению в течение двух месяцев и может быть выдана по разрешению должностного лица, проводившего селекторное совещание или его уполномоченного представителя.

3.1.14. В целях эффективного использования каналов связи, должностное лицо, ведущее селекторное совещание, имеет право давать команду на отключение от сети связи совещаний управлений железных дорог, территориальных управлений железных дорог и железнодорожных станций после завершения рассмотрения вопросов по их кругу ведения.

3.2. Порядок подготовки и проведения видеоконференций.

3.2.1. Для составления ежегодного графика проведения видеоконференций, ЦСС направляет запрос в структурные подразделения и департаменты ОАО «РЖД» о потребности в проведении сетевых совещаний в режиме видеоконференции.

3.2.2. Структурные подразделения ОАО «РЖД» направляют в ЦСС письменное подтверждение наличия или отсутствия потребности в проведении сетевых видеоконференций, согласованное с курирующим вице-президентом.

3.2.3. ЦСС составляет годовой график проведения сетевых видеоконференций, утверждает его у первого вице-президента ОАО «РЖД».

3.2.4. Для исключения одновременного проведения сетевых и дорожных видеоконференций, в адрес всех НС направляется утвержденный график, на его основании составляются и утверждаются начальниками железных дорог годовые графики проведения видеоконференций дорожного уровня.

3.2.5. При назначении видеоконференций соблюдается следующий регламент:

— для сетевых совещаний — начало не ранее 8.00 часов, окончание не позднее 15.00 часов московского времени;

— для дорожных совещаний — начало не ранее 8.00 часов, окончание не позднее 18.00 часов местного времени;

— видеоконференции с участием сменных работников допускается проводить в пределах их рабочей смены;

— продолжительность видеоконференций, проводимых старшими вице-президентами и вице-президентами, — до 1,5 часов, департаментами и структурными подразделениями ОАО «РЖД» и пр. — до 1 часа;

— видеоконференции, связанные со случаями крушений, аварий и других чрезвычайных ситуаций, произошедших на объектах ОАО «РЖД», организуются по мере необходимости и не регламентируются по продолжительности.

3.2.6. Видеоконференции проводятся в соответствии с планами, утвержденными:

— первым вице-президентом ОАО «РЖД» — сетевые;

— начальниками железных дорог — дорожные.

Проведение внеграфиковых видеоконференций для департаментов и филиалов ОАО «РЖД» устанавливается следующим порядком:

— видеоконференции, с участием одного или нескольких департаментов и филиалов — по поручению и с разрешения первого вице-президента ОАО «РЖД»;

— видеоконференции, с участием ограниченного числа подразделений департаментов и филиалов решающих задачи целевого характера и проектного управления — по поручению или с разрешения курирующего вице-президента ОАО «РЖД» и с согласованием ЦСС;

— региональных дирекций и аппарата РКЦУ — с разрешения начальника железной дороги и с согласованием с НС;

— назначение внеграфиковых видеоконференций производится не позднее чем за 5 суток.

Запрещается назначение видеоконференций на воскресные дни, а также общегосударственные праздники, за исключением аварийных и чрезвычайных ситуаций на железнодорожном транспорте.

Исключаются видеоконференции, не продиктованные конкретными технологическими целями, устанавливаются основные следующие направления проведения совещаний:

— управление перевозочным процессом;

— корпоративное управление;

— задачи и итоги эксплуатационной деятельности;

— управление локальными проектами с участием ограниченной целевой аудитории.

Отмена видеоконференций производится не позднее, чем за двое суток с обязательным оповещением ЦСС: сетевых — руководителя службы связи аппарата управления, дорожных — руководителей дирекций связи.

3.2.7. Конкретный состав участников совещания определяет телеграфным указанием лицо назначающее данное совещание.

Адресат дорожного уровня несет ответственность за участие в совещании линейных руководителей, и отвлечения их от непосредственной производственной деятельности.

3.2.8. Порядок оповещения участников видеоконференции определяется непосредственно руководителем назначившим совещание.

3.2.9. Контрольная техническая проверка осуществляется в день проведения видеоконференции не позднее чем за 90 минут до начала совещания и заканчивается не позднее чем за 10 минут до начала совещания.

3.2.10. На контрольных технических проверках и совещаниях в режиме видеоконференции президента ОАО «РЖД» или вице-президентов ОАО «РЖД», обязательно присутствие следующих должностных лиц ЦСС:

— в студии ОАО «РЖД» — генерального директора или заместителя генерального директора ЦСС;

— в студии управления железной дороги — начальника дирекции связи или заместителя начальника дирекции связи.

При контрольной проверке и проведении видеоконференции обязательно присутствие на рабочем месте администратора ТС СТВКС для осуществления мониторинга работоспособности сетевого оборудования и оперативной перенастройки, в соответствии с указаниями главного администратора СТВКС ЦСС.

3.2.11. При необходимости, по решению должностного лица, ведущего видеоконференцию, может быть произведена его аудиозапись.

Аудиозапись видеоконференции подлежит хранению в течение двух месяцев и может быть выдана по разрешению должностного лица, проводившего селекторное совещание или его уполномоченного представителя.

3.2.12. В целях эффективности использования каналов связи, должностное лицо, ведущее видеоконференцию, имеет право отключать от видеоконференции управления железных дорог, территориальные управления железных дорог и железнодорожные станции после завершения рассмотрения вопросов по их кругу ведения.

3.3. Порядок подготовки и проведения аудиоконференций.

3.3.1. Для составления ежегодного графика проведения аудиоконференций ЦСС направляет запрос в структурные подразделения и департаменты ОАО «РЖД» о потребности в проведении сетевых аудиоконференций.

3.3.2. Структурные подразделения ОАО «РЖД» направляют в ЦСС письменное подтверждение наличия или отсутствия потребности в проведении аудиоконференций, согласованное с курирующим вице-президентом.

3.3.3. ЦСС составляет годовой график проведения сетевых аудиоконференций, утверждает его у первого вице-президента ОАО «РЖД».

3.3.4. Для исключения одновременного проведения сетевых и дорожных аудиоконференций, в адрес НС направляется утвержденный график, на основании которого составляются и утверждаются начальниками железных дорог годовые графики проведения аудиоконференций дорожного уровня.

3.3.5. При назначении аудиоконференций соблюдается следующий регламент:

— для сетевых совещаний — начало не ранее 8.00 часов, окончание не позднее 15.00 часов московского времени;

— для дорожных совещаний — начало не ранее 8.00 часов, окончание не позднее 18.00 часов местного времени;

— продолжительность аудиоконференций, проводимых старшими вице-президентами и вице-президентами, — до 1,5 часов, департаментами и структурными подразделениями ОАО «РЖД», — до 1 часа;

— аудиоконференций с участием сменных работников допускается проводить в пределах их рабочей смены;

— аудиоконференций, связанные со случаями крушений, аварий и других чрезвычайных происшествий, произошедших на объектах ОАО «РЖД», производятся по мере необходимости и не регламентируются по продолжительности.

3.3.6. Аудиоконференций проводятся в соответствии с планами, утвержденными:

— первым вице-президентом ОАО «РЖД» — сетевые;

— начальниками железных дорог — дорожные.

Проведение внеграфиковых аудиоконференций для департаментов и филиалов ОАО «РЖД» устанавливается следующим порядком:

— аудиоконференций, с участием одного или нескольких департаментов и филиалов — по поручению и с разрешения первого вице-президента ОАО «РЖД»;

— аудиоконференций, с участием ограниченного числа подразделений департаментов и филиалов решающих задачи целевого характера и проектного управления — по поручению или с разрешения курирующего вице-президента ОАО «РЖД» и с согласованием ЦСС;

— региональных дирекций и аппарата РКЦУ — с разрешения начальника железной дороги;

— назначение внеграфиковых аудиоконференций производится не позднее чем за сутки.

Запрещается назначение аудиоконференций на воскресные дни, а также общегосударственные праздники, за исключением аварийных и чрезвычайных ситуаций на железнодорожном транспорте.

Исключаются аудиоконференций, не продиктованные конкретными технологическими целями, устанавливаются основные следующие направления проведения совещаний:

— управление перевозочным процессом;

— корпоративное управление;

— задачи и итоги эксплуатационной деятельности;

— управление локальными проектами с участием ограниченной целевой аудитории.

Отмена аудиоконференций производится не позднее чем за двое суток с обязательным оповещением ЦСС: сетевых — службы связи аппарата управления, дорожных — дирекций связи.

3.3.7. Конкретный состав участников совещания определяет телеграфным указанием лицо назначающее данное совещание.

Адресат дорожного уровня несет ответственность за участие в совещании линейных руководителей, и отвлечения их от непосредственной производственной деятельности.

3.3.8. При необходимости, по решению должностного лица, ведущего аудиоконференцию, может быть произведена его аудиозапись.

Для организации записи совещания ответственный администратор от структурного подразделения ОАО «РЖД» должен сообщить по телефону главному администратору о необходимости записи мероприятия не позднее чем за 1 час до начала совещания.

Аудиозапись аудиоконференций подлежит хранению в течение двух месяцев и может быть выдана по разрешению должностного лица, проводившего аудиоконференцию или его уполномоченного представителя.

4. Действия работников при подготовке и проведении совещаний

4.1. Действия работников при подготовке и проведении селекторных совещаний.

4.1.1. Дежурный работник связи совещаний распорядительной станции обеспечивает общее техническое руководство при подготовке и проведении селекторных совещаний.

4.1.2. Во время технической подготовки и проведения селекторных совещаний проводится проверка и оценка качества каналов связи от распорядительной студии:

— дежурным работником связи совещаний ЦССА — до управлений железных дорог;

— дежурными работниками связи совещаний НС — до территориальных управлений железных дорог;

— дежурными работниками связи совещаний РЦС — до железнодорожных станций.

4.1.3. Указания дежурного работника связи совещаний распорядительной станции обязательны для исполнения всеми дежурными работниками связи совещаний, участвующими в подготовке и проведении селекторных совещаний.

4.1.4. Дежурный работник связи совещаний распорядительной станции обязан:

— подготовить и передать должностному лицу, ведущему сетевое селекторное совещание, списки его участников;

— вести непрерывный контроль уровня и качества передачи сигнала от студии, из которой ведется передача.

4.1.5. После окончания технической проверки связи совещаний дежурный работник связи совещаний докладывает ответственному дежурному ЦСС о готовности проведения сетевого селекторного совещания, а также выявленных недостатках.

Аналогично, дежурные работники связи совещаний в управлениях, территориальных управлениях железных дорог докладывают руководству дирекций связи и региональных центров связи о готовности проведения сетевого селекторного совещания.

Все случаи задержки или нарушения связи при проведении селекторных совещаний фиксируются дежурным работником связи совещаний в журнале регистрации селекторных совещаний и Единой системе мониторинга и администрирования ЦСС.

4.1.6. При проведении селекторных совещаний дежурный работник связи совещаний обязан:

— обеспечить контроль качества связи;

— обеспечить контроль уровня передачи от студии (с использованием измерительных приборов);

— докладывать на повторный вызов: — «Я — (название железнодорожной станции) контроль»;

— незамедлительно принимать меры по устранению технических недостатков, препятствующих проведению селекторных совещаний;

— четко и оперативно выполнять указания дежурного работника связи совещаний распорядительной станции по восстановлению связи и в первую очередь, замене основных направлений резервными каналами связи;

— оперативно информировать распорядительную станцию о переходе на резервные каналы связи и наоборот.

4.1.7. После окончания селекторного совещания отключение студий и каналов связи производятся по указанию дежурного работника связи совещаний распорядительной станции.

4.2. Действия работников при подготовке и проведении видеоконференций.

4.2.1. Главный администратор СТВКС ЦСС обеспечивает общее техническое руководство при подготовке и проведении видеоконференций.

4.2.2. В процессе проведения сетевых видеоконференций главный администратор СТВКС ЦСС обеспечивает оперативное управление по телефонной аудиоконференции дорожными администраторами СТВКС с целью решения возможных нештатных ситуаций. Все отмеченные во время проведения видеоконференций замечания фиксируется в ЛР «Инцидент» в модуле ЕСМА TRS Manager в соответствии с «Инструкцией по обработке «Реестра замечаний»».

4.2.3. Главный администратор СТВКС ЦСС после окончания технической проверки докладывает начальнику ЦССА о готовности к проведению видеоконференции, а также обо всех выявленных недостатках.

4.2.4. По окончании видеоконференции отключение студий осуществляется по указанию ответственного от ЦСС.

4.3. Действия работников при подготовке и проведении аудиоконференции.

4.3.1. Руководство проведением аудиоконференции осуществляет главный администратор СТВКС ЦСС. Указания главного администратора СТВКС ЦСС обязательны для исполнения ответственными администраторами от подразделения организатора аудиоконференции.

4.3.2. При проведении аудиоконференции ответственный администратор обязан:

— обеспечить контроль качества связи;

— незамедлительно принимать меры по устранению технических недостатков, возникающих при проведении аудиоконференции.

4.3.3. Ответственный администратор по указанию председателя может отключать участников аудиоконференции после завершения вопросов по кругу их ведения.

4.3.4. По решению председателя может производиться аудиозапись аудиоконференции. Аудиозапись подлежит хранению в течение двух месяцев и предоставляется по разрешению должностного лица, проводившего совещание или его уполномоченного представителя.

4.3.5. Во время аудиоконференции участникам совещания запрещается:

— снимать трубку телефонного аппарата для выступления или других целей;

— включать микрофон телефонного аппарата во время выступления других участников, перебивать докладчика;

— устанавливать соединение с аудиоконференцией на удержание (Hold);

— подключать на телефонный аппарат участника совещания внутреннюю конференцию (Conf), переадресацию (Transfer);

— нажимать служебные клавиши телефонного аппарата;

— подключать к телефонному аппарату участника совещания другой параллельный телефонный аппарат.

Участникам аудиоконференции включение микрофона на телефонном аппарате разрешается только во время выступления. После выступления участники обязаны отключить микрофон.

4.3.6. Обо всех возникающих в период проведения аудиоконференции нештатных ситуациях, ответственный администратор от подразделения организатора информируют главного администратора ЦСС.