Согласно существующим нормативным документам, ещё на стадии подачи заявки для включения в план НТР ОАО «РЖД», должно составляться технико-экономическое обоснование работы и разрабатываться программа её внедрения — комплекс технических, экономических и организационных мероприятий, приводящих к созданию и использованию инновационного продукта. Однако в большинстве заявок на проведение НИОКР требования по разработке программы внедрения по разным причинам вообще не соблюдаются.

В то же время ещё на предпроектной стадии разработок для определения возможностей их использования должно производиться выявление потребностей ОАО «РЖД» в новой технике, технологиях, иных результатах инновационных проектов.

Эти работы должны выполняться потенциальными функциональными заказчиками при участии Совета главных инженеров ОАО «РЖД», Научно – технического совета ОАО «РЖД», Департамента технической политики, Центра инновационного развития, Центра научно – технической информации, дочерних обществ ОАО «РЖД», научных организаций. Функциональные заказчики должны нести ответственность за достоверность технико-экономического обоснования и программы внедрения предлагаемой в план НТР ОАО «РЖД» разработки.

В ТЗ для обоснования необходимости проведения работы должны быть приведены следующие сведения:

• указание причин возникновения необходимости проведения работы, в частности, разрабатывается ли объект впервые, взамен какой либо продукции, или проводится модернизация существующей техники;
• информация о результатах ранее выполненных работ в этой области. Для работ, выполненных в ОАО «РЖД» по данной тематике, в перечне ранее выполненных работ нужно указывать их наименования и шифры.

Техническое задание должно содержать требование о предполагаемом использовании результатов НИОКР. В разделе ТЗ, касающемся использования, должны содержаться рекомендуемые варианты использования ожидаемых результатов. Должны быть приведены сведения о конкретных организациях и структурных подразделениях, в которых предполагается использовать созданные результаты, а также цели возможного использования. Место и объемы предполагаемого использования должны быть согласованы с руководством соответствующих региональных структурных подразделений, с главными инженерами дорог.

Должно быть составлено технико-экономическое обоснование предполагаемого использования.

В прилагаемом к ТЗ технико-экономическом обосновании следует соблюдать все правила расчёта создаваемых экономических преимуществ, руководствуясь Методическими рекомендациями по оценке эффективности инвестиционных проектов: чётко указать объект, для которого проводится оценка преимуществ, указать базу сравнения, объемы и полигон использования. При этом в качестве доказательства обеспечения необходимых технических требований и заявляемых показателей на стадии проектных исследований, разработки технических предложений, эскизного и технического проектов, могут быть использованы технические показатели, создаваемые известными аналогами, выявленными на основе патентных исследований.

Прилагаемое к ТЗ Технико-экономическое обоснование должно учитывать полигон возможного использования. Неоправданное сужение или расширение объема использования приводит к существенным погрешностям при оценке возможного создаваемого эффекта.

Кроме того, при проведении расчётов экономического эффекта следует принимать во внимание все обстоятельства и условия, необходимые для практической реализации разработки.

Так, использование какого-либо новшества, например, предназначенного для инфраструктуры сети железных дорог, в ограниченном количестве экземпляров , не только не позволит получить ожидаемый эффект, но и создаст определённые трудности в работе других объектов сети. Если получение ожидаемого эффекта возможно только на основе тиражирования разработки, эта задача должна указываться в плане использования. Ещё одним примером необходимости всестороннего анализа условий использования технических новшеств является требование разработки конструкторской, эксплуатационной, ремонтной и технологической документации одновременно с инструкцией по эксплуатации и/ или ремонту. Практика показывает, что отсутствие полного комплекта документов неоправданно затягивает процедуру освоения новой техники.

В настоящей Памятке выделены основные обязательные требования технического задания на выполнение НИОКР, которые могут существенным образом повлиять на эффективность получаемых результатов работ и на развитие инновационной системы ОАО «РЖД».

Эти требования сводятся к необходимости обеспечения соответствия разработки достигнутому мировому уровню техники, обеспечению новизны результатов интеллектуальной деятельности, которые должны быть получены в ходе выполнения работы, и их правовой охраны. Очень большое значение имеет технико-экономическое обоснование НИОКР с учётом реальных объемов возможного использования и подготовка полигона внедрения.

Проведение работ, необходимых для включения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ в план НТР ОАО «РЖД» с использованием изложенных в настоящей памятке общих подходов и требований к процедуре оформления технического задания на проведение НИОКР направлено на решение важнейших задач развития научно-технического потенциала компании, рост её конкурентоспособности, повышении доходности и эффективности производственно-хозяйственной деятельности.