РЕГЛАМЕНТ ФОРМИРОВАНИЯ, КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ И КОРРЕКТИРОВКИ ПЛАНА ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ПО ОПТИМИЗАЦИИ РАСХОДОВ ОАО «РЖД»

УТВЕРЖДЕН

распоряжением ОАО «РЖД»

06.09.2012 г. N 1778р

РЕГЛАМЕНТ

ФОРМИРОВАНИЯ, КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ И КОРРЕКТИРОВКИ ПЛАНА ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ПО ОПТИМИЗАЦИИ РАСХОДОВ ОАО «РЖД»

1. Общие положения

1.1. Назначение Регламента

1.1.1. Настоящий Регламент определяет порядок действий и ответственность участников формирования, контроля исполнения и корректировки Плана дополнительных мероприятий по оптимизации расходов ОАО «РЖД», направленного на повышение эффективности деятельности ОАО «РЖД» и выявление внутренних резервов экономии расходов.

1.1.2. Основными участниками формирования, контроля исполнения и корректировки Плана дополнительных мероприятий по оптимизации расходов ОАО «РЖД» являются:

Департамент развития системы управления — ответственный за формирование и контроль исполнения Плана дополнительных мероприятий по оптимизации расходов ОАО «РЖД»;

Подразделения аппарата управления и другие структурные подразделения ОАО «РЖД» по компетенциям, ответственные за контроль соблюдения филиалами ОАО «РЖД» при разработке и реализации мероприятий по оптимизации расходов ОАО «РЖД» требований нормативных документов ОАО «РЖД», а также за методическое обеспечение формирования Плана дополнительных мероприятий по оптимизации расходов ОАО «РЖД»:

Департамент экономики;

Департамент технической политики;

Управление планирования и нормирования материально-технических ресурсов;

Департамент по организации, оплате и мотивации труда;

Департамент инвестиционной деятельности;

Департамент управления персоналом;

Департамент информатизации и корпоративных процессов управления;

Департамент корпоративных финансов;

Центр по технологической координации;

Филиалы ОАО «РЖД» — ответственные за подготовку программ инвестиционных и организационно-технологических мероприятий, направленных на снижение производственных издержек и реализацию Плана дополнительных мероприятий по оптимизации расходов ОАО «РЖД»;

рабочие органы ОАО «РЖД»:

Центральная технологическая группа;

Комиссия по оптимизации расходов ОАО «РЖД» — совещательный орган ОАО «РЖД», основной задачей которого является обеспечение формирования Плана дополнительных мероприятий по оптимизации расходов ОАО «РЖД» и поддержания его в актуальном состоянии;

Экспертная группа при Комиссии по оптимизации расходов ОАО «РЖД» — рабочий орган Комиссии по оптимизации расходов ОАО «РЖД», осуществляющий рассмотрение и одобрение программ инвестиционных и организационно-технологических мероприятий, направленных на снижение производственных издержек, подготовленных филиалами ОАО «РЖД».

1.2. Термины, определения и сокращения

1.2.1. В настоящем Регламенте используются следующие термины и определения:

работа — это набор действий, направленных на снижение производственных издержек;

мероприятие — это комплекс взаимосвязанных работ (включая однотипные работы), выполняемых, в том числе в рамках технологических процессов и осуществляемых в различных структурных подразделениях ОАО «РЖД»;

Паспорт мероприятия — это документ, составленный по установленной форме и содержащий информацию о мероприятии (экономия ресурсов, эффект от реализации, методика расчета эффекта, календарный план работ), направленном на снижение производственных издержек.

1.2.2. В Регламенте используются следующие сокращения:

Программа — Программа инвестиционных и организационно-технологических мероприятий, направленных на снижение производственных издержек;

План — План дополнительных мероприятий по оптимизации расходов ОАО «РЖД»;

ЦРСУ — Департамент развития системы управления;

ЦЭУ — Департамент экономики;

Комиссия — Комиссия по оптимизации расходов ОАО «РЖД»;

экспертная группа — экспертная группа при Комиссии по оптимизации расходов ОАО «РЖД».

1.3. Ссылки на нормативные документы

Настоящий Регламент разработан в соответствии с требованиями следующих нормативных документов:

1.3.1. Поручение президента ОАО «РЖД» от 26.04.2012 г. N ПП-68 «О разработке программы мероприятий по повышению эффективности деятельности ОАО «РЖД» на период 2013 — 2015 гг. «;

1.3.2. Поручение старшего вице-президента ОАО «РЖД» В.А. Гапановича от 02.07.2012 г. П-ВГ-341 «О разработке мероприятий, направленных на повышение эффективности деятельности на период 2013-2015 гг. «;

1.3.3. Распоряжение ОАО «РЖД» от 18.10.2010 г. N 2149р «Об утверждении регламента формирования и контроля исполнения консолидированных бюджетов холдинга «Российские железные дороги»;

1.3.4. Распоряжение ОАО «РЖД» от 11.04.2008 г. N 772р «Об утверждении перечня отдельных видов работ (услуг), которые могут быть переданы филиалами ОАО «РЖД» на аутсорсинг»;

1.3.5. Распоряжение ОАО «РЖД» от 30.06.2011 г. N 1417р «Об утверждении регламента формирования консолидированного финансового плана и инвестиционной программы холдинга «РЖД»;

1.3.6. Положение от 27.04.2006 г. N 530 «Об использовании аутсорсинга филиалами ОАО «РЖД»;

1.3.7. Концепция единой технической политики холдинга «Российские железные дороги» от 18.06.2009 г. N 64.

1.3.8. Распоряжением ОАО «РЖД» от 07.06.2012 г. N 1128р «Об образовании Центральной технологической группы».

1.3.9. Распоряжение ОАО «РЖД» от 31.10.2011 г. N 2338р «Об утверждении Стандарта регламентов ОАО «РЖД».

1.4. Порядок внесения изменений в Регламент

1.4.1. Организацию работ по внесению изменений в Регламент осуществляет ЦРСУ в соответствии с установленным в ОАО «РЖД» порядком.

1.4.2. Изменения, вносимые в Регламент, оформляются в виде дополнений или путем издания новой редакции документа в установленном в ОАО «РЖД» порядке.

Изменения, внесенные в текст Регламента, отражаются в разделе «5. Контроль версий Регламента».

2. Порядок формирования Плана дополнительных мероприятий по оптимизации расходов ОАО «РЖД»

2.1. В месячный срок после утверждения президентом ОАО «РЖД» адресных целевых показателей оптимизации расходов каждый филиал ОАО «РЖД» разрабатывает свою Программу инвестиционных и организационно-технологических мероприятий, направленных на снижение производственных издержек, реализация которых будет иметь подтвержденный соответствующими расчетами эффект в виде сокращения в плановом периоде производственных издержек ОАО «РЖД» на заданную величину.

2.2. На каждое мероприятие Программы составляется Паспорт мероприятия по форме, представленной в Приложении N 1.

Однотипные работы независимо от календарного графика их выполнения оформляются как единое мероприятие с отражением в Паспорте.

Требования к выполнению расчета эффекта по отдельным видам мероприятий определены в соответствующих нормативных документах ОАО «РЖД» ([1.3.3] — [1.3.6]).

При отсутствии утвержденной в ОАО «РЖД» методики расчета, филиал ОАО «РЖД» может использовать соответствующие методики и рекомендации Министерства экономического развития Российской Федерации, других министерств и ведомств Российской Федерации или должно разработать и согласовать с причастными подразделениями аппарата управления ОАО «РЖД» собственный порядок расчета.

При этом реализация мероприятий не должна снижать качественные показатели эксплуатационной работы филиалов ОАО «РЖД», ставить под угрозу выполнение плана перевозок, графика движения и требований безопасности движения поездов.

2.3. На основании паспортизированных мероприятий филиал ОАО «РЖД» формирует Программу по филиалу по форме, представленной в Приложении N 2, которую подписывает руководитель филиала ОАО «РЖД».

2.4. Программы в установленном в ОАО «РЖД» порядке направляются на согласование причастным подразделениям аппарата управления ОАО «РЖД»:

Департамент по организации, оплате и мотивации труда;

Департамент технической политики;

Департамент экономики;

Департамент финансов (при наличии мероприятий по подсобно-вспомогательной деятельности);

Департамент информатизации и корпоративных процессов управления (при наличии мероприятий, предусматривающих разработку или расширение применения информационных систем и средств автоматизации);

Департамент инвестиционной деятельности (при наличии мероприятий, осуществляемых за счет средств инвестиционной программы ОАО «РЖД»);

Управление планирования и нормирования материально-технических ресурсов (при наличии мероприятий по оптимизации уровня запасов и потребления материально-технических ресурсов, в том числе топливно-энергетических).

В случае если Программа содержит мероприятия, выполнение которых затрагивает деятельность других филиалов ОАО «РЖД», паспорта соответствующих мероприятий предварительно направляются на согласование в установленном в ОАО «РЖД» порядке в Центр по технологической координации и в Центральную технологическую группу. В Паспорте такого мероприятия в разделе «5. Пояснения» в обязательном порядке приводятся информация о филиале, в деятельности которого будет получен экономический эффект от реализации мероприятия: непосредственно филиал — разработчик мероприятия (полный или частичный экономический эффект) или смежный филиал (полный или частичный экономический эффект).

Паспорта мероприятий, вошедших в Программу, направляются в указанные выше подразделения посредством электронной почты.

Адреса электронной почты филиал ОАО «РЖД» получает в отделе управления программами ЦРСУ.

2.5. Поступившие на согласование от филиала ОАО «РЖД» Программа и паспорта мероприятий рассматриваются причастным подразделением аппарата управления ОАО «РЖД» в течение 5 (пяти) рабочих дней.

2.6. При наличии замечаний к составу и формам представленных документов или порядку их подготовки причастное подразделение аппарата управления ОАО «РЖД» направляет их филиалу ОАО «РЖД» на доработку, которая должна быть выполнена в срок не более 5 (пяти) рабочих дней.

2.7. Согласованные или согласованные с замечаниями причастными подразделениями аппарата управления ОАО «РЖД» Программа и паспорта мероприятий филиала ОАО «РЖД» направляются им в установленном в ОАО «РЖД» порядке на имя руководителя экспертной группы, который выносит их на рассмотрение на очередном или внеочередном заседании экспертной группы.

2.8. При наличии замечаний у экспертной группы филиал ОАО «РЖД» в течение 3 (трех) рабочих дней осуществляет доработку Программы и паспортов мероприятий.

2.9. На основании одобренных экспертной группой Программ ЦРСУ готовит План по установленной форме (Приложение N 3), который один раз в квартал представляется на рассмотрение Комиссии.

2.10. Рассмотренный и одобренный Комиссией План один раз в год направляется ЦРСУ в установленном в ОАО «РЖД» порядке на утверждение президенту ОАО «РЖД».

Для учета разработанных мероприятий при формировании бюджетов филиалов на предстоящий период в указатель рассылки в обязательном порядке включается ЦЭУ.

3. Контроль реализации Плана

3.1. Не позднее 10 (десяти) дней после окончания отчетного квартала филиалы ОАО «РЖД» формируют по установленной форме (Приложение N 4) отчет о реализации мероприятий своей Программы и за подписью руководителя филиала ОАО «РЖД» направляет его в ЦРСУ, а также в электронном виде (файл в формате Excel) в отдел управления программами ЦРСУ.

В случае нарушения филиалом ОАО «РЖД» в отчетном периоде календарного плана работ или отклонения от плановых показателей по мероприятиям, филиал ОАО «РЖД» направляет в ЦРСУ в дополнение к отчету пояснительную записку о причинах допущенных нарушений.

3.2. ЦРСУ в течение 3 (трех) рабочих дней рассматривает поступившие отчеты и по результатам при необходимости инициирует рассмотрение Программ, по которым допущены нарушения на заседании экспертной группы в установленном в ОАО «РЖД» порядке.

3.3. ЦРСУ готовит проект отчета о выполнении филиалами ОАО «РЖД» Программ, в том числе с учетом заключений экспертной группы (при наличии) и выносит его на рассмотрение Комиссии.

3.4. Комиссия рассматривает и утверждает проект отчета, а также принимает решение о необходимости и возможности корректировки Программ, по которым филиалами ОАО «РЖД» допущены нарушения.

3.5. Утвержденный Комиссией отчет направляется ЦРСУ на ознакомление президенту ОАО «РЖД», а так же причастным подразделениям аппарата управления ОАО «РЖД», указанным в п. 2.4. настоящего Регламента, в установленном ОАО «РЖД» порядке.

4. Порядок корректировки Плана

4.1. Филиал ОАО «РЖД» осуществляет корректировку Программы в соответствии с п. 2 настоящего Регламента, в случае:

— принятия Комиссией решения о необходимости и возможности внесения изменений в Программы (п. 3.4);

— изменения целевых показателей оптимизации расходов ОАО «РЖД»;

— инициативы руководителей ОАО «РЖД», а также филиала ОАО «РЖД».

Не допускается внесение в Программу мероприятий, снижающих показатели сокращения расходов по Программе в разрезе периодов.

4.2. В случае необходимости внесения изменений в целевые показатели оптимизации расходов ОАО «РЖД» филиал ОАО «РЖД» готовит пояснительную записку за подписью курирующего вице-президента ОАО «РЖД» с обоснованием необходимости изменения целевых показателей по филиалу и направляет ее на имя председателя Комиссии.

4.3. На основании рассмотренного и одобренного Комиссией предложения об изменении целевых показателей оптимизации расходов ОАО «РЖД» по филиалу ЦРСУ совместно с ЦЭУ готовит в установленном в ОАО «РЖД» порядке необходимый комплект документов и направляет их на утверждение президенту ОАО «РЖД».

5. Контроль версий Регламента

Таблица 5.1. Контроль версий Регламента

N	Номера листов (страниц)				Всего листов (стр.) в регламенте	N документа	Входящий N сопроводительного документа	Подпись	Дата
	Измененных	Замененных	Новых	Аннулированных

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

ПАСПОРТ МЕРОПРИЯТИЯ

Программы инвестиционных и организационно-технологических мероприятий, направленных на снижение производственных издержек по <название филиала ОАО «РЖД»>

Наименование мероприятия                 Номер паспорта

┌───────────────────────────────────────┬────────────────┐

│                                       │                │

└───────────────────────────────────────┴────────────────┘

1. Краткое описание мероприятия

2. Плановые показатели

2.1. Экономия ресурсов

Для высвобождения численности:

	1 кв.	II кв.	III кв.	Всего по году
Высвобождение численности (чел.) в т.ч.
Приведение численности к нормативному уровню
Перераспределение функций между работниками филиала
Перевод персонала (указать профессии) на ПВД
Передача работ на аутсорсинг
…

Для экономии топлива и электроэнергии

	1 кв.	II кв.	III кв.	Всего по году
Экономия ресурса (ед.)
в т.ч. за счет…

2.2. Экономия в стоимостных показателях (по году, поквартально).

2.3. Объем внедрения в натуральных единицах (по году, поквартально).

2.4. Требуемые ресурсы/затраты (при наличии)

	1 кв.	II кв.	III кв.	Всего по году
Потребность в затратах, млн.руб. (для реализации мероприятия)
из них подтверждено (млн.руб.)

Источник финансирования
Статус	ИНЦ — мероприятие инициировано, но решения о его реализации не принято; ПДГ — подготовлена документация; УТВ — утверждено
Сроки подачи заявки на финансирование
Реквизиты утвержденной программы финансирования (при наличии)

2.5. Эффекты в соотношении с объемом работ и затрат, а также ПВД (при наличии)

3. Методика расчета эффекта

4. Календарный план работ

N п/п	Работы	Результат	Срок выполнения	Ответственный
1	2	3	4	5

5. Пояснения (при необходимости)

6. Ответственные

7. Исполнитель

Паспорт мероприятия заполняется в следующей последовательности.

В графе «Наименование мероприятию) указывается наименование мероприятия из Программы (Приложение N 2).

В графе «Номер паспорта» указывается уникальный неповторяющийся код мероприятия из Программы. Код формируется по следующим правилам:

Телеграфный код филиала ОАО «РЖД»	Год	Номер раздела Программы	Номер подраздела Программы	уникальный номер мероприятия в Программе	Количество корректировок мероприятия
Например:
ЦМ	2013	1	3	0001	0
ЦМ	2013	2	4	0002	0
ЦМ	2014	1	3	0003	1

Номер Паспорта мероприятия — ЦМ2013.2.3.0001.0

Номер Паспорта мероприятия — ЦМ2013.2.4.0002.0

Номер Паспорта мероприятия — ЦМ2014.1.3.0003.1

Важно: название файла Паспорта мероприятия должно совпадать с номером Паспорта мероприятия.

1. В разделе «Краткое описание мероприятия» должно содержаться краткое описание мероприятия, раскрывающее его суть, в том числе сроки, состав работ, затрагиваемые филиалы, ожидаемые эффекты.

2. В разделе «Плановые показатели» указываются:

2.1. В разделе «Экономия ресурсов» приводится информация об экономии одного или нескольких ресурсов в результате проведения мероприятия (в натуральных единицах):

высвобождении среднесписочной численности персонала;

экономии электроэнергии;

экономии дизельного топлива;

экономии топочного мазута;

экономии угля;

экономии бензина.

Информация приводится по году и поквартально (в дополнение к предыдущему периоду).

2.2. В разделе «Экономия в стоимостных показателях» приводится информация об экономии затрат в результате проведения мероприятия.

2.3. В разделе «Объем внедрения в натуральных единицах» указывается, в том числе количество введенных в эксплуатацию (модернизированных или реконструированных) объектов в соответствующих единицах измерения.

2.4. В разделе «Требуемые ресурсы/затраты» (при наличии) указываются, в том числе источники финансирования:

утвержденный план ОАО «РЖД» (при наличии), в рамках которого реализуется или будет реализовано данное мероприятие: Программа информатизации ОАО «РЖД», Инвестиционная программа ОАО «РЖД», План научно-технического развития ОАО «РЖД», План общехозяйственных расходов ОАО «РЖД» и пр.;

либо информация о сроках подачи заявки в профильные подразделения аппарата управления ОАО «РЖД» на включение в план ОАО «РЖД», в рамках которого данное мероприятие планируется реализовать.

Требуемые ресурсы указываются в целом по году и поквартально (в дополнение к предыдущему периоду).

Также раздел должен содержать описание целей использования ресурсов и методику подсчета необходимых ресурсов.

2.5. В Разделе «Эффекты в соотношении с объемом работ и затрат, а также ПВД (при наличии)» приводится расчет эффектов (сокращения издержек, рост доходов, повышение качества) в соотношении с объемом работ, а также доходов от подсобно-вспомогательной деятельности (при наличии), в результате реализации мероприятия.

3. В разделе «Методика расчета эффекта» указывается реквизиты утвержденной методики ОАО «РЖД» (при наличии), использованной при расчете. При отсутствии утвержденной методики необходимо описать применявшуюся методику, в том числе математическую модель расчета экономического эффекта.

4. В разделе «Календарный план работ» приводится календарный план работ по мероприятию с указанием сроков, не менее чем в поквартальной разбивке (рекомендуется помесячная разбивка работ в первый год реализации мероприятия), а также промежуточных результатов.

5. В разделе «Пояснения», при необходимости приводится важная информация о мероприятии, которая не раскрыта в других разделах Паспорта мероприятия.

6. В разделе «Ответственные» указывается ФИО и должность лица ответственного за выполнение мероприятия.

7. В разделе «Исполнитель» указывается контактная информация лица ответственного за заполнение Паспорта мероприятия.

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

Программа инвестиционных и организационно-технологических мероприятий, направленных на снижение производственных издержек по <название филиала ОАО «РЖД»> на _____ — _____ года

ПРИЛОЖЕНИЕ N 3

План дополнительных мероприятий по оптимизации расходов ОАО «РЖД» на _____ — _____ года

ПРИЛОЖЕНИЕ N 4

Отчет о реализации Программы инвестиционных и организационно-технологических мероприятий, направленных на снижение производственных издержек по <название филиала ОАО «РЖД»> за <период>