Распоряжение ОАО РЖД от 21.10.2005 N 1660р
ОАО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 21 октября 2005 г. N 1660р
ОБ ЭКСПЕРТНЫХ КОМИССИЯХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ, ФИЛИАЛОВ, ИНЫХ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ (ИХ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ) И УЧРЕЖДЕНИЙ ОАО «РЖД»
В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности ОАО «РЖД», их отбору на архивное хранение и уничтожение:
1. Утвердить прилагаемое типовое положение об экспертной комиссии подразделения аппарата управления, филиала, иного структурного подразделения (их структурных подразделений) и учреждения ОАО «РЖД».
2. Руководителям подразделений аппарата управления, филиалов, иных структурных подразделений (их структурных подразделений) и учреждений ОАО «РЖД» создать соответствующие экспертные комиссии, а также разработать на основании типового положения, утвержденного настоящим распоряжением, и утвердить положения об этих комиссиях.
Президент ОАО «РЖД»
В.И.Якунин
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением ОАО «РЖД»
от 21.10.2005 г. N 1660р
ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ, ФИЛИАЛА, ИНОГО СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ (ИХ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ) И УЧРЕЖДЕНИЯ ОАО «РЖД»
1. Экспертная комиссия подразделения аппарата управления, филиала, иного структурного подразделения ОАО «РЖД» (их структурных подразделений), а также учреждения ОАО «РЖД» (далее соответственно — экспертная комиссия структурного подразделения (учреждения) является совещательным органом и образуется для организации и проведения в структурном подразделении (учреждении) работы по экспертизе ценности управленческой, научно-технической и другой специальной документации (далее — документы), отбору и подготовке документов постоянного хранения и по личному составу к передаче на архивное хранение, а также документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.
Экспертная комиссия может образовываться в подразделении органа управления филиала и иного структурного подразделения ОАО «РЖД». Такая экспертная комиссия выполняет функции экспертной комиссии с учетом особенностей, предусмотренных- настоящим Положением.
2. Экспертная комиссия руководствуется в своей работе законодательством Российской Федерации, нормативными документами Росархива, уставом ОАО «РЖД», нормативными документами ОАО «РЖД» и положением об экспертной комиссии.
3. Основными задачами экспертной комиссии являются:
1) организация и проведение экспертизы ценности документов при составлении номенклатуры дел и формировании дел, подготовке документов к передаче в установленном порядке на архивное хранение, отборе документов с истекшими сроками хранения к уничтожению;
2) организация и проведение отбора документов при подготовке их к передаче на государственное хранение;
3) методическое руководство и координация деятельности экспертных комиссий структурных подразделений (учреждений), находящихся в непосредственном ведении структурного подразделения, образовавшего эту экспертную комиссию.
4. Экспертная комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами осуществляет следующие функции:
1) организует и проводит по окончании календарного года в структурном подразделении (учреждении) совместно со службой делопроизводства, архивом и специалистами структурного подразделения (учреждения) экспертизу ценности и отбор документов для дальнейшего архивного хранения или уничтожения;
2) участвует в подготовке проектов нормативно-методических документов по вопросам экспертизы ценности и отбора документов на архивное хранение, составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, подготовки документов к передаче в архив;
3) рассматривает и согласовывает следующие документы:
описи дел постоянного хранения, в том числе специальной документации, и описи дел по личному составу;
перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;
акты о выделении к уничтожению документов, имеющих отметку «ЭПК»;
акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу;
акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
нормативно-методические документы (предложения об установлении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов, сводные номенклатуры дел и другие);
4) представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения:
описи дел постоянного хранения, в том числе специальной документации;
перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;
акты о выделении к уничтожению документов, имеющих отметку «ЭПК»;
5) направляет на согласование экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения:
сводные номенклатуры дел;
описи дел по личному составу структурного подразделения (учреждения);
акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;
6) представляет на утверждение руководителя структурного подразделения (учреждения):
акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, кроме актов, указанных в подпункте 4 настоящего пункта;
акты об утрате или неисправимом повреждении документов временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу;
7) представляет на согласование экспертной комиссии структурного подразделения, в непосредственном ведении которого находится образовавшее эту экспертную комиссию структурное подразделение (учреждение):
описи дел по личному составу структурных подразделений (учреждений), не передающих документы на государственное хранение;
предложения об изменении сроков хранения документов, предусмотренных соответствующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями(*);
——————————-
(*) Изменение сроков хранения документов, предусмотренных соответствующими перечнями, и определение сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, производятся на основании решений Центральной экспертно-проверочной комиссии Росархива по представлению Центральной экспертной комиссии ОАО «РЖД».
8) представляет на утверждение руководителя структурного подразделения (учреждения) документы, утвержденные и согласованные соответствующей экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения или экспертной комиссией структурного подразделения, в непосредственном ведении которого находится образовавшее эту экспертную комиссию структурное подразделение (учреждение);
9) осуществляет контроль за работой экспертных комиссий структурных подразделений (учреждений), находящихся в непосредственном ведении структурного подразделения, образовавшего эту экспертную комиссию.
5. Экспертная комиссия подразделения аппарата управления ОАО «РЖД» принимает решение о согласовании описей дел постоянного хранения и по личному составу и направляет их на согласование в Центральную экспертную комиссию ОАО «РЖД», а затем на утверждение руководителя своего подразделения.
6. Экспертная комиссия подразделения органа управления филиала, иного структурного подразделения принимает решение о согласовании описей дел постоянного хранения и по личному составу и направляет их на согласование в соответствующую экспертную комиссию филиала, иного структурного подразделения, а затем на утверждение руководителя своего подразделения.
7. Экспертная комиссия имеет право:
1) запрашивать от руководителей структурных подразделений (учреждений), находящихся в непосредственном ведении структурного подразделения, образовавшего эту экспертную комиссию:
письменные объяснения в случае утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу;
предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;
2) заслушивать на заседаниях экспертной комиссии сообщения руководителей структурных подразделений (учреждений), находящихся в непосредственном ведении структурного подразделения, образовавшего эту экспертную комиссию, о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов;
3) приглашать на заседания экспертной комиссии в качестве консультантов специалистов структурных подразделений (учреждений), а также архивных учреждений;
4) возвращать для доработки ненадлежаще оформленные документы;
5) представлять структурное подразделение (учреждение) по вопросам и в пределах своей компетенции в архивных учреждениях.
8. Экспертная комиссия взаимодействует с Центральной экспертной комиссией ОАО «РЖД» и экспертно-проверочными комиссиями архивных учреждений.
9. Состав экспертной комиссии утверждается руководителем структурного подразделения (учреждения).
Председателем экспертной комиссии является заместитель руководителя структурного подразделения (учреждения).
В состав экспертной комиссии включаются работники архива и службы делопроизводства структурного подразделения (учреждения).
Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило, работник архива или лицо, ответственное за архив структурного подразделения (учреждения).
10. Экспертная комиссия работает по годовому плану, который подготавливается секретарем экспертной комиссии на основании предложений членов комиссии и утверждается на заседании экспертной комиссии.
11. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.
12. Заседание экспертной комиссии считается правомочным, если в нем приняли участие не менее половины ее членов. Решения экспертной комиссии принимаются простым большинством голосов. При равенстве голосов решающим является голос председателя экспертной комиссии. Приглашенные на заседание консультанты имеют право совещательного голоса.
13. Решения экспертной комиссии оформляются протоколом и вступают в силу с даты утверждения протокола заседания экспертной комиссии руководителем структурного подразделения (учреждения) и при необходимости соответствующим архивным учреждением.
14. Ведение делопроизводства экспертной комиссии и контроль за исполнением принятых решений осуществляет секретарь экспертной комиссии.
СОГЛАСОВАНО
Руководитель Федерального
архивного агентства
В.П.Козлов
18 октября 2005 г.