Приказ ОАО РЖД от 18.08.2005 N 121
ОАО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
ПРИКАЗ
18 августа 2005 г. N 121
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ЗАСЕДАНИЙ ПРАВЛЕНИЯ ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ», ОФОРМЛЕНИЯ ПРИНЯТЫХ РЕШЕНИЙ И КОНТРОЛЯ ЗА ИХ ИСПОЛНЕНИЕМ
В целях упорядочения подготовки материалов к заседаниям правления ОАО «РЖД», проведения заседаний, оформления решений правления ОАО «РЖД» и контроля за их исполнением ПРИКАЗЫВАЮ:
утвердить прилагаемый Регламент подготовки и проведения заседаний правления открытого акционерного общества «Российские железные дороги», оформления принятых решений и контроля за их исполнением.
Президент ОАО «РЖД»
В.И.Якунин
УТВЕРЖДЕН
приказом ОАО «РЖД»
от 18 августа 2005 г. N 121
РЕГЛАМЕНТ
ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ЗАСЕДАНИЙ ПРАВЛЕНИЯ ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ», ОФОРМЛЕНИЯ ПРИНЯТЫХ РЕШЕНИЙ И КОНТРОЛЯ ЗА ИХ ИСПОЛНЕНИЕМ
(В ред. Приказов ОАО «РЖД» от 06.09.2006 г. N 230, от 05.06.2009 N 110)
1. Настоящий Регламент в соответствии с уставом открытого акционерного общества «Российские железные дороги», утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 18 сентября 2003 г. N 585, положением о правлении открытого акционерного общества «Российские железные дороги», утвержденным распоряжением Правительства Российской Федерации от 25 февраля 2004 г. N 265-р, устанавливает основные правила подготовки и проведения заседаний правления открытого акционерного общества «Российские железные дороги» (далее — Правление), оформления принятых им решений и контроля за их исполнением.
2. Рассмотрение Правлением вопросов, относящихся к его компетенции, проводится с участием при необходимости руководителей и специалистов департаментов и управлений, филиалов, структурных подразделений, учреждений ОАО «РЖД», научно-технических и иных организаций.
Рассмотрение отдельных вопросов по решению председателя Правления может проводиться на расширенных, закрытых заседаниях Правления, совместных заседаниях с президиумом Научно-технического совета Общества, а также заочным (опросным) голосованием.
II. Планирование работы Правления
3. Деятельность Правления осуществляется в соответствии с квартальными планами заседаний, утверждаемыми Правлением.
Квартальный план заседаний Правления включает в себя:
помесячный план рассмотрения вопросов на заседаниях Правления;
(Абзац дан в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 05.06.2009 N 110)
перечень вопросов, намечаемых для рассмотрения в следующем за планируемым квартале.
Заседания Правления проводятся не реже одного раза в месяц с проведением очного или заочного голосования.
(Абзац дан в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 05.06.2009 N 110)
4. План работы Правления формируется в соответствии с полномочиями Правления, установленными уставом Общества и положением о Правлении.
5. Руководители подразделений аппарата управления Общества на основе действующих программ и перспективных планов работы представляют первому вице-президенту, старшим вице-президентам, вице-президентам до 1 числа месяца, предшествующего планируемому кварталу, предложения для включения в план работы Правления, содержащие:
наименование и общую характеристику вопроса, а также обоснование необходимости его рассмотрения на заседании Правления;
перечень ответственных исполнителей для подготовки вопроса, сроки подготовки материалов и рассмотрения вопроса на заседании Правления.
Отдельным разделом вносятся предложения по формированию перечня вопросов для рассмотрения в следующем за планируемым квартале, который уточняется при подготовке на этот квартал календарного плана заседаний Правления.
6. Первый вице-президент, старшие вице-президенты, вице-президенты (в соответствии с распределением обязанностей) рассматривают представленные предложения и до 10 числа месяца, предшествующего планируемому кварталу, направляют их ответственному секретарю Правления.
На основе предложений первого вице-президента, старших вице-президентов, вице-президентов и членов Правления, а также исходя из решений общего собрания акционеров, совета директоров, аудитора, ревизионной комиссии, научно-технического совета и предложений председателя Правления, ответственный секретарь Правления формирует проект квартального плана заседаний Правления. Проект плана согласованный со старшим советником президента ОАО «РЖД» направляется председателю Правления и по его решению выносится для рассмотрения и утверждения на заседании Правления или для заочного (опросного) голосования.
(Абзац дан в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 05.06.2009 N 110)
III. Подготовка материалов к заседаниям Правления
7. Подготовку материалов к заседаниям Правления организуют работники, ответственные за подготовку вопроса в соответствии с утвержденным квартальным планом.
В целях обеспечения качественной подготовки материалов к заседаниям Правления президент Общества, первый вице-президент, старшие вице-президенты и вице-президенты, ответственные за подготовку вопроса, своими распоряжениями могут создавать рабочие группы.
Вопросы технического и технологического характера при необходимости принятия по ним решения Правлением предварительно рассматриваются Научно-техническим советом Общества.
8. Материалы, представляемые к заседанию Правления, должны содержать:
общую характеристику и основные положения по рассматриваемому вопросу, включающие историю вопроса, анализ положения дел на момент
рассмотрения вопроса, проекты программ, мероприятии, нормативных и иных документов;
проект протокольного решения Правления, завизированный руководителем подразделения аппарата управления Общества, в компетенции которого находится рассматриваемый вопрос, руководителями других заинтересованных подразделений, вице-президентами, старшим вице-президентом и первым вице-президентом (в соответствии с распределением обязанностей);
пояснительную записку к проекту протокольного решения, завизированную руководителем подразделения аппарата управления Общества, ответственным за подготовку вопроса, старшим вице-президентом и вице-президентом (в соответствии с распределением обязанностей), содержащую краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений и прогноз ожидаемых технических, экономических, социальных и иных последствий их реализации, перечень работников, согласовавших проект решения, а также необходимые пояснения и протокол согласительного совещания при наличии разногласий;
справочные материалы, раскрывающие и обосновывающие предлагаемые решения;
тезисы доклада, завизированные докладчиком.
9. Презентационные материалы (слайды, фотографии, видеоролики, плакаты), представляемые к заседанию Правления, должны отвечать следующим требованиям:
презентационные материалы должны быть четкими, лаконичными и емкими по содержанию, в сочетающейся контрастной цветовой гамме с минимальным использованием текста и формул;
все презентационные материалы должны быть подготовлены без ошибок в тексте, заголовках к графическим материалам, цифрах, единицах измерения и в других исходных материалах слайда;
слайды должны быть подготовлены с использованием программного продукта Microsoft Office PowerPoint;
в слайдах необходимо использовать стандартные шрифты. Для текстовых слайдов применяется шрифт размером от 12 и выше.
(В ред. Приказа ОАО «РЖД» от 06.09.2006 N 230)
10. Причастные департаменты, управления, филиалы и другие структурные подразделения Общества не позднее, чем за сутки до проведения заседания Правления сообщают в Департамент управления делами фамилию, имя, отчество, должность, контактные телефоны своих представителей, которые будут обеспечивать презентационное сопровождение докладов, содокладов и выступлений.
Презентационные материалы, предназначенные для показа во время проведения заседания Правления, представляются в Департамент управления делами не позднее, чем за сутки до даты заседания.
Перед заседанием Правления Центр научно-технической информации Общества совместно с причастными департаментами, управлениями, филиалами и другими структурными подразделениями Общества проводят апробацию представленных материалов на выделенном для показа оборудовании.
Надлежащее функционирование технического оборудования, предназначенного для показа презентационных материалов, обеспечивается Департаментом связи и вычислительной техники и Центральной станцией связи Общества.
Лица, обеспечивающие презентационное сопровождение материалов, должны находиться в студии связи до конца рассмотрения соответствующего вопроса на заседании Правления.
Центр научно-технической информации Общества организует и координирует работу по презентационному сопровождению докладов, содокладов и выступлений.
(В ред. Приказа ОАО «РЖД» от 06.09.2006 N 230)
11. (*) Материалы по вопросам, подлежащим рассмотрению на заседаниях Правления, рассматриваются и согласовываются первым вице-президентом, старшими вице-президентами, вице-президентами, руководителями департаментов, управлений, филиалов и других подразделений в первоочередном порядке в день их поступления.
При наличии замечаний по предлагаемым решениям материалы визируются с приложением письменных замечаний.
Замечания рассматриваются первым вице-президентом и (или) старшим вице-президентом (в соответствии с распределением обязанностей) с целью поиска взаимоприемлемого решения. Проект решения, содержащий не снятые замечания, вносится на рассмотрение Правления с приложением протокола согласительного совещания и подлинников замечаний.
12. (*) Работники, ответственные за подготовку вопроса, несут персональную ответственность за качество подготовки материалов и своевременность их представления. Материалы по вопросам, включенным в квартальный план заседаний Правления, согласованные (завизированные) ответственными исполнителями, соисполнителями, вице-президентами и предварительно рассмотренные и завизированные первым вице-президентом, старшим вице-президентом (в соответствии с распределением обязанностей), представляются в письменной и электронной формах в Департамент управления делами для доклада президенту Общества не позднее, чем за 14 дней до даты проведения заседания, определенной квартальным планом заседаний Правления.
(Абзац дан в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 05.06.2009 N 110)
Если материалы представлены позже указанного срока, а также при наличии мотивированных замечаний (возражений) членов Правления, ответственный секретарь Правления представляет председателю Правления соответствующий доклад для принятия решения о возможности рассмотрения данного вопроса в рамках планируемого заседания Правления.
13. (*) Контроль за подготовкой и представлением материалов для рассмотрения на заседаниях Правления осуществляется ответственным секретарем Правления. Решение об изменении утвержденного плана, в части содержания вопроса и срока его рассмотрения, может быть принято исключительно председателем Правления по мотивированному предложению ответственных за подготовку вопроса, представленному первым вице-президентом или старшим вице-президентом (в соответствии с распределением обязанностей).
14. (*) Материалы к заседанию Правления и проекты решений Правления могут быть отнесены к конфиденциальной информации (в соответствии с утвержденным перечнем такой информации), порядок работы с которой в Обществе устанавливается соответствующими правилами.
15. (*) Проект повестки дня заседания Правления формируется ответственным секретарем Правления в соответствии с квартальным планом заседаний Правления.
Вопросы, не предусмотренные квартальным планом заседаний Правления, включаются с согласия президента Общества в проект повестки очередного заседания Правления, проводимого, как правило, не менее чем через 10 дней после внесения соответствующих предложений и материалов.
Подписанный президентом Общества проект повестки дня заседания Правления, а также подготовленные к заседанию Правления и оформленные в установленном порядке материалы рассылаются Департаментом управления делами членам Правления не позднее чем за 3 дня до даты заседания.
Материалы в согласованном объеме могут выдаваться приглашенным на заседание Правления лицам до начала заседания при регистрации.
Материалы по отдельным вопросам могут рассылаться руководителям причастных департаментов, управлений, филиалов и других подразделений Общества, а также при необходимости заинтересованным органам государственной власти и организациям с письменного разрешения президента Общества.
IV. Организация проведения заседаний Правления
16. (*) Состав лиц, приглашаемых на заседание Правления, определяется начальником Департамента управления делами на основании предложений работников, ответственных за подготовку вопросов, включенных в повестку заседания Правления, и утверждается председателем Правления.
По каждому из рассматриваемых на заседании Правления вопросов могут приглашаться лица, имеющие к этому вопросу непосредственное отношение, в том числе работники департаментов и управлений, осуществлявшие подготовку материалов по рассматриваемым вопросам, заинтересованные лица и оппоненты.
17. (*) Лица, приглашенные на заседание Правления, проходят в зал заседания по выдаваемым Департаментом управления делами пропускам.
Регистрация членов Правления и приглашенных лиц прекращается за 15 минут до начала заседания.
18. (*) Департамент управления делами и Департамент корпоративных коммуникаций определяют порядок присутствия на заседаниях представителей средств массовой информации и проведения кино-, видео- и фотосъемок, а также по согласованию с президентом Общества представляют СМИ сведения о повестке заседания Правления, организуют после окончания заседаний пресс-конференции (брифинги) членов Правления по рассмотренным на заседаниях вопросам.
(Абзац дан в ред. Приказа ОАО «РЖД» от 05.06.2009 N 110)
19. (*) Департамент управления делами организует ведение видеоакустической и стенографической (при необходимости) записи заседания Правления и хранение материалов записи.
Участникам заседания и приглашенным лицам не разрешается приносить на заседания кино-, видео- и фотоаппаратуру, звукозаписывающие устройства, а также средства мобильной связи.
20. (*) Рассмотрение вопросов на заседаниях проводится с обязательным участием вице-президента и руководителя департамента (управления), руководителя иного подразделения, в ведении которых находится данный вопрос, а при невозможности их участия — лиц, их замещающих.
21. (*) На заседаниях Правления время для докладов устанавливается в пределах 20 минут, для содокладов — до 10 минут, для справок и выступлений в прениях — до 5 минут. По решению председательствующего продолжительность времени для докладов, содокладов, выступлений в прениях и предоставления справок может быть изменена.
Лица, приглашенные на заседание, могут выступать в прениях, делать замечания, давать справки по существу обсуждаемых вопросов только с разрешения председательствующего.
Прения прекращаются по предложению председательствующего при общем согласии.
22. (*) При проведении закрытых заседаний Правления (закрытого обсуждения отдельных вопросов) подготовка материалов, допуск на заседания, стенографирование, оформление протоколов и принимаемых решений осуществляются с соблюдением установленных правил работы с секретными и конфиденциальными документами и режима секретности. Видеоакустическая запись закрытых заседаний (закрытого обсуждения вопроса), а также кино- и фотосъемки не проводятся.
23. (*) При проведении заседания Правления с заочным (опросным) голосованием ответственный секретарь Правления направляет каждому члену Правления уведомление, необходимые материалы и опросный лист не позднее чем за три рабочих дня до проведения заочного заседания.
Уведомление о проведении заочного голосования должно содержать:
повестку заседания Правления;
решение президента Общества о проведении заочного заседания;
дату и время окончания приема опросных листов для заочного голосования;
перечень материалов по вопросам повестки.
Опросный лист должен содержать:
полное наименование Общества и место его нахождения;
формулировку вопросов повестки;
проекты решения с вариантами голосования;
дату и время окончания приема опросных листов.
При заполнении опросного листа для заочного голосования членом Правления должен быть оставлен незачеркнутым только один из возможных вариантов голосования («за», «против», «воздержался»). Заполненный опросный лист должен быть подписан лично членом Правления.
Опросный лист, заполненный с нарушением указанных требований, признается недействительным, не участвует в определении кворума, необходимого для принятия решения, и не учитывается при подсчете голосов.
Заполненный и подписанный опросный лист направляется членом Правления ответственному секретарю Правления в срок, указанный в опросном листе.
V. Порядок оформления решений, принятых на заседании Правления
24. (*) Решения Правления оформляются протоколом.
Протокол заседания Правления оформляется ответственным секретарем Правления с участием ответственных исполнителей по рассматриваемым вопросам как правило в срок до трех дней (если иное не предусмотрено решением правления), согласовывается с первым вице-президентом, старшими вице-президентами и представляется на подпись председателю Правления.
При проведении на заседании Правления голосования в протоколе заседания отражаются также результаты голосования каждого члена Правления.
25. (*) При необходимости доработки рассмотренных на заседаниях Правления проектов документов (проектов планов, программ, концепций и др.), по которым высказаны замечания и предложения, Правление дает поручения первому вице-президенту, соответствующим старшим вице-президентам, вице-президентам и руководителям подразделений Общества и при необходимости образует рабочие группы.
Первый вице-президент, старшие вице-президенты, вице-президенты или лица, возглавляющие указанные рабочие группы, обеспечивают доработку проектов документов и их вынесение на повторное рассмотрение Правления (при наличии существенных изменений, требующих повторного обсуждения), либо направляют для утверждения президенту Общества. Если сроки доработки не установлены, то она осуществляется в срок до 10 дней.
26. (*) При подготовке проекта протокола заочного заседания Правления наличие кворума и итоги голосования определяются на основе опросных листов, которые хранятся вместе с протоколом.
27. (*) Протокол (выписки из протокола) заседания Правления рассылается не позднее 2 дней после подписания членам Правления, а также департаментам, управлениям, филиалам, структурным и иным подразделениям Общества по списку, утвержденному начальником Департамента управления делами.
Протоколы заседаний Правления могут быть представлены членам совета директоров, ревизионной комиссии, аудитору Общества и другим лицам в соответствии с законодательством Российской Федерации по их письменному запросу в адрес председателя Правления.
28. (*) Если решение Правления подлежит передаче совету директоров для принятия соответствующего решения, Департамент управления делами направляет заверенную копию этого решения ответственному секретарю совета директоров Общества в срок не позднее следующего рабочего дня после подписания протокола председателем Правления.
VI. Порядок исполнения решений Правления
(В ред. Приказа ОАО «РЖД» от 06.09.2006 N 230)
29. (*) Исполнение решений, принимаемых на заседаниях правления, организуется президентом, первым вице-президентом, старшими вице-президентами, вице-президентами и руководителями департаментов, управлений, филиалов и иных структурных подразделений Общества в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в аппарате управления ОАО «РЖД», утвержденной приказом ОАО «РЖД» от 17 августа 2004 г. N 130.
30. (*) Контроль за выполнением решений Правления осуществляет Департамент управления делами с предоставлением президенту Общества ежеквартального доклада о результатах выполнения решений Правления.
______________________________
(*) — Нумерация пунктов 11-30 изменена Приказом ОАО «РЖД» от 06.09.2006 N 230)