Распоряжение ОАО РЖД от 30.09.2008 N 2058р

ОАО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ



от 30 сентября 2008 г. N 2058р

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ «РЕАЛИЗАЦИЯ КОНЦЕПЦИИ ОПТИМИЗАЦИИ СИСТЕМЫ СОЦИАЛЬНОЙ ПОДДЕРЖКИ ПЕРСОНАЛА ОАО «РЖД» НА ПИЛОТНЫХ ПОЛИГОНАХ»

(В ред. Распоряжений ОАО «РЖД» от 31.08.2009 N 1805р,

от 24.02.2010  N 383р)

В целях обеспечения эффективного управления проектом по реализации концепции оптимизации системы социальной поддержки персонала ОАО «РЖД», утвержденной распоряжением ОАО «РЖД» от 31 мая 2008г N 1164р, на пилотных полигонах:

1. Утвердить прилагаемый Регламент проекта «Реализация концепции оптимизации системы социальной поддержки персонала ОАО «РЖД» на пилотных полигонах» (далее — проект).

2. Назначить вице-президента Шаханова Д.С. куратором проекта.

(В ред. Распоряжения ОАО «РЖД» от 31.08.2009 N 1805р)

(Смотри предыдущую редакцию.)

3. Назначить:

начальника Департамента социального развития Дудкина О.В. руководителем проекта;

заместителя начальника Октябрьской железной дороги Одинцова В.А. руководителем пилотного подпроекта на Октябрьской железной дороге;

заместителя начальника Горьковской железной дороги Тюрникова А.Ю. руководителем пилотного подпроекта на Горьковской железной дороге;

заместителя начальника Красноярской железной дороги Захарова Н.А. руководителем пилотного подпроекта на Красноярской железной дороге;

заместителя начальника Свердловской железной дороги Пикалина Ю.А. руководителем пилотного подпроекта на Свердловской железной дороге;

заместителя начальника Московской железной дороги Беспалова А.Н. руководителем пилотного подпроекта на Московской железной дороге.

(Пункт дан в ред. Распоряжения ОАО «РЖД» от 24.02.2010 N 383р)

4. Руководителю проекта Быкову А.В. в недельный срок назначить руководителей подпроектов «Автоматизация», «Вертикаль», «Бизнес-процессы», «Нормативная база», «Бюджет», «Информирование», «Пилоты» и сформировать офис проекта.

5. Руководителям подпроектов, в недельный срок после назначения руководителем проекта, сформировать офисы подпроектов, образовать рабочие группы подпроектов и согласовать с руководителем проекта их состав Согласованный состав рабочих групп подпроекта предоставить в офис проекта.

Старший вице-президент

ОАО «РЖД»

Б.М.Лапидус

УТВЕРЖДЕН

распоряжением ОАО «РЖД»

от 30.09.2008 г. N 2058р

РЕГЛАМЕНТ ПРОЕКТА



«РЕАЛИЗАЦИЯ КОНЦЕПЦИИ СИСТЕМЫ СОЦИАЛЬНОЙ ПОДДЕРЖКИ ПЕРСОНАЛА ОАО «РЖД» НА ПИЛОТНЫХ ПОЛИГОНАХ»

(В ред. Распоряжений ОАО «РЖД» от 31.08.2009 N 1805р,

от 24.02.2010  N 383р)

1. Общие положения

1.1. Назначение документа

Настоящий документ разработан в рамках проекта по реализации «Концепции оптимизации системы социальной поддержки персонала ОАО «РЖД» (далее — проект) согласно распоряжению ОАО «РЖД» от 31 мая 2008 г. N 1164р.

Регламент проекта «Концепции оптимизации системы социальной поддержки персонала ОАО «РЖД» (далее — Регламент проекта):

— фиксирует содержание, границы, цели, задачи и результаты проекта;

— определяет систему управления проектом;

— устанавливает единые процедуры взаимодействия участников проекта.

1.2. Статус документа

Настоящий документ является организационно-регламентирующим документом проекта и обязателен для выполнения всеми участниками проекта.

Изменения в настоящем документе вносятся в соответствии с процедурой управления изменениями, изложенной в настоящем Регламенте проекта.

2. Описание документа

2.1. Цели, задачи и организационные рамки проекта

Целью проекта является реализация «Концепции оптимизации системы социальной поддержки персонала ОАО «РЖД» (далее — Концепция) на пилотных полигонах ОАО «РЖД».

Реализация Концепции заключается в оптимизации системы социальной поддержки персонала ОАО «РЖД» в целях переориентации соцпакета на повышение мотивированности и лояльности работников; формирования новой корпоративной культуры, развивающей ответственность работников, привлечение и удержание ключевых групп персонала; укрепления позитивного имиджа компании на рынке труда; оптимизации затрат на социальные нужды, повышение адресности компенсаций. Ключевым изменением в системе социальной поддержки персонала должно стать изменение принципов предоставления работникам индивидуального социального пакета.

Реализация Концепции осуществляется в три этапа:

1) Подготовка к развертыванию новой системы социальной поддержки персонала на пилотных полигонах — до конца 2008г.

2) Одновременное функционирование действующей и новой системы социальной поддержки персонала на пилотных полигонах, отработка новых бизнес-процессов в системе социальной поддержки персонала — до конца 2009 г.

3) Планирование перехода к новой системе в ОАО «РЖД» в целом — до апреля 2010 г.

Пилотными полигонами проекта являются Октябрьская,

Горьковская, Красноярская, Свердловская и Московская железные дороги — филиалы ОАО «РЖД».

(В ред. Распоряжения ОАО «РЖД» от 24.02.2010 N 383р)

(Смотри предыдущую редакцию.)

Цель проекта достигается за счет решения следующих задач:

1. Развитие и детализация положений Концепции до уровня, достаточного для разработки нормативной базы, регламентирующей функционирование системы социальной поддержки персонала в условиях проведения проекта на пилотных полигонах в период параллельного функционирования существующей и новой системы (в 2009 году).

2. Разработка нормативной базы, регламентирующей функционирование системы социальной поддержки персонала в условиях проведения проекта на пилотных полигонах в период параллельного функционирования существующей и новой системы (в 2009 году).

3. Построение вертикали управления на пилотных полигонах для начала параллельного функционирования существующей и новой системы (в 2009 году).

4. Сбор и анализ данных об эффективности функционирования новой системы на пилотных полигонах, оперативная корректировка нормативной базы, действующей на пилотном полигоне, и формирование на ее основе нормативной базы, регламентирующей функционирование системы социальной поддержки персонала в целевом состоянии (с 2010 года).

5. Подготовка к созданию нормативной базы для тиражирования новой системы социальной поддержки персонала в ОАО «РЖД» в целом (в 2010 году) и разработка плана перехода к целевой системе социальной поддержки персонала на всей сети ОАО «РЖД» (в 2010 году).

2.2. Участники проекта.

Участниками проекта являются:

— члены рабочей группы по внедрению Концепции

— работники подразделений и предприятий, входящих в пилотные полигоны проекта, включенные в состав управляющих и рабочих органов проекта (рабочие группы на пилотных полигонах);

— эксперты — работники любых подразделений ОАО «РЖД», профессорско-преподавательский состав отраслевых ВУЗов и работники отраслевых научно-исследовательских организаций, участвующие в проекте без отрыва от исполнения основных должностных обязанностей на основании приказов или распоряжений ОАО «РЖД», а также на добровольной основе или по согласованию с руководством их организаций;

— сотрудники консультанта проекта ООО «Аксима: Консалт»;

— консультанты — работники прочих консультационных и научно-исследовательских организаций, независимые специалисты, привлеченные для выполнения отдельных работ по проекту на договорной основе.

2.3. Сроки реализации и планируемые результаты проекта.

Начало проекта: июль 2008 г.

Планируемое завершение проекта: март 2011 г.

Состав, планируемые сроки и результаты по отдельным работам проекта определяются:

— Общим планом выполнения работ по внедрению Концепции.

— Планом выполнения работ по каждому подпроекту.

— Планом выполнения работ на пилотных полигонах Октябрьской, Горьковской, Красноярской, Свердловской и Московской железных дорогах — филиалах ОАО «РЖД».

(Пункт дан в ред. Распоряжения ОАО «РЖД» от 24.02.2010 N 383р)

(Смотри предыдущую редакцию.)

2.4. Географические границы проекта

Географические границы проекта определяются территорией пилотных полигонов.

3. Система управления проектом

3.1. Организационная структура управления проектом.

Схема организационной структуры управления проектом представлена на Рис. 1.

СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ ПО РЕАЛИЗАЦИИ КОНЦЕПЦИИ ОПТИМИЗАЦИИ СИСТЕМЫ СОЦИАЛЬНОЙ ПОДДЕРЖКИ ПЕРСОНАЛА ОАО «РЖД»

Куратор проекта — Вице-президент ОАО «РЖД»

Стратегический уровень управления

Офис проекта          Рабочая группа по проекту

Руководитель проекта

Оперативный уровень управления

——————————————————————

Исполнительный уровень управления

Офисы        Руководители       Рабочие группы

Подпроектов     подпроектов        Подпроектов

┌───────────────┐ ┌───────────────┐ ┌────────────────┐ ┌───────────────────┐

│Подпроект      │ │Офис подпроекта│ │Руководитель    │ │Рабочая группа и   │

│»Автоматизация»│ │»Автоматизация»├─┤подпроекта      ├─┤эксперты подпроекта│

└───────────────┘ └───────────────┘ │»Автоматизация» │ │»Автоматизация»    │

└────────────────┘ └───────────────────┘

┌───────────────┐ ┌───────────────┐ ┌────────────────┐ ┌───────────────────┐

│Подпроект      │ │Офис подпроекта│ │Руководитель    │ │Рабочая группа и   │

│»Вертикаль»    │ │»Вертикаль»    ├─┤подпроекта      ├─┤эксперты подпроекта│

└───────────────┘ └───────────────┘ │»Вертикаль»     │ │»Вертикаль»        │

└────────────────┘ └───────────────────┘

┌───────────────┐ ┌───────────────┐ ┌────────────────┐ ┌───────────────────┐

│Подпроект      │ │Офис подпроекта│ │Руководитель    │ │Рабочая группа и   │

│»Бизнес-       │ │»Бизнес-       ├─┤подпроекта      ├─┤эксперты подпроекта│

│процессы»      │ │процессы»      │ │»Бизнес-        │ │»Бизнес-процессы»  │

└───────────────┘ └───────────────┘ │процессы»       │ └───────────────────┘

└────────────────┘

┌───────────────┐ ┌───────────────┐ ┌────────────────┐ ┌───────────────────┐

│Подпроект      │ │Офис подпроекта│ │Руководитель    │ │Рабочая группа и   │

│»Нормативная   │ │»Нормативная   ├─┤подпроекта      ├─┤эксперты подпроекта│

│база»          │ │база»          │ │»Нормативная    │ │»Нормативная база» │

└───────────────┘ └───────────────┘ │база»           │ └───────────────────┘

└────────────────┘

┌───────────────┐ ┌───────────────┐ ┌────────────────┐ ┌───────────────────┐

│Подпроект      │ │Офис подпроекта│ │Руководитель    │ │Рабочая группа и   │

│»Бюджет»       │ │»Бюджет»       ├─┤подпроекта      ├─┤эксперты подпроекта│

└───────────────┘ └───────────────┘ │»Бюджет»        │ │»Бюджет»           │

└────────────────┘ └───────────────────┘

┌───────────────┐ ┌───────────────┐ ┌────────────────┐ ┌───────────────────┐

│Подпроект      │ │Офис подпроекта│ │Руководитель    │ │Рабочая группа и   │

│»Информирова-  │ │»Информирова-  ├─┤подпроекта      ├─┤эксперты подпроекта│

│ние»           │ │ние            │ │»Информирование»│ │»Информирование»   │

└───────────────┘ └───────────────┘ └────────────────┘ └───────────────────┘

┌───────────────┐ ┌───────────────┐ ┌────────────────┐ ┌────────────────────┐

│Подпроект      │ │Офис           │ │Куратор         │ │Рабочие группы и    │

│»Пилоты»       │ │подпроектов    ├─┤подпроекта:     │ │эксперты подпроекта:│

└───────────────┘ │»Пилоты»       │ │Руководители    ├─┤1. на Октябрьской   │

└───────────────┘ │подпроектов     │ │   ж.д.             │

└────────────────┘ │2. на Горьковской   │

│   ж.д.             │

│3. на Московской    │

│   ж.д.             │

│4. на Свердловской  │

│   ж.д.             │

Рис. 1. Структура управления проектом по         └────────────────────┘

реализации Концепции оптимизации системы

социальной поддержки персонала ОАО «РЖД»

(Рисунок 1 дан в ред. Распоряжения ОАО «РЖД» от 24.02.2010 N 383р)

(Смотри предыдущую редакцию.)

3.1.1. Стратегический уровень управления

На стратегическом уровне управления проектом осуществляется постановка и контроль достижения ключевых целей проекта, утверждение укрупненных сводных планов проекта, утверждение стратегических решений, принятие решений по ключевым вопросам в случае наличия альтернатив, определение приоритетов и предоставление ресурсов и полномочий, необходимых для реализации проекта.

Управление проектом на этом уровне осуществляется вице-президентом ОАО «РЖД» по управлению персоналом и социальным вопросам.

(Абзац дан в ред. Распоряжения ОАО «РЖД» от 31.08.2009 N 1805р)

3.1.2. Оперативный уровень управления

На оперативном уровне управления проектом осуществляется планирование и организация достижения целей проекта, организация взаимодействия участников проекта и предоставление ресурсов и полномочий, необходимых для реализации плана проекта, рассмотрение и согласование проектных документов и решений.

Управление проектом на этом уровне осуществляется Рабочей группой по проекту, которую возглавляет руководитель проекта. Руководитель проекта назначается вице-президентом ОАО «РЖД» по управлению персоналом и социальным вопросам.

(Абзац дан в ред. Распоряжения ОАО «РЖД» от 31.08.2009 N 1805р)

Руководитель Рабочей группы имеет право решающего голоса при рассмотрении вопросов на заседаниях Рабочей группы.

Состав Рабочей группы утверждается вице-президентом ОАО «РЖД» по управлению персоналом и социальным вопросам.

(Абзац дан в ред. Распоряжения ОАО «РЖД» от 31.08.2009 N 1805р)

Руководитель проекта имеет в своем распоряжении выделенные группы специалистов, выполняющие административные функции: офис проекта.

3.1.3. Исполнительный уровень

На исполнительном уровне проекта осуществляется непосредственная реализация целей и задач проекта. Управление проектом на этом уровне осуществляется руководителями подпроектов, которые назначаются руководителем проекта и подчинены ему. Руководители подпроектов имеют в своем распоряжении выделенные группы специалистов, выполняющих административные функции» офисы подпроектов.

Непосредственная работа по реализации целей проекта осуществляется рабочими группами подпроектов. В составе рабочих групп подпроектов могут выделяться экспертные группы. Роль экспертных групп заключается в выполнении работ проекта, требующих экспертных знаний предметной области, в том числе постановка задач рабочим группам и экспертиза результатов. Оперативное руководство экспертными группами осуществляют руководители подпроектов. Рабочие группы осуществляют техническую работу под руководством руководителей подпроектов.

3.2. Задачи, функции и полномочия управляющих и рабочих органов проекта

3.2.1. Куратор проекта

Задачами куратора проекта является контроль за ходом реализации проекта для обеспечения достижения поставленных целей проекта, согласование и представление на утверждение президенту ОАО «РЖД» ключевых решений, разработанных в ходе проекта, определение приоритетов и предоставление ресурсов и полномочий, необходимых для реализации проекта.

Куратор проекта осуществляет функции стратегического управления проектом, включая:

— определение приоритетов при реализации проекта;

— предоставление ресурсов и полномочий, необходимых для реализации проекта;

— согласование принимаемых в ходе выполнения проекта стратегических решений и представление их на утверждение президенту ОАО «РЖД»;

— разрешение проблем или конфликтных ситуаций, не разрешенных на оперативном уровне управления проектом;

— контроль достижения целей проекта.

3.2.2. Рабочая группа проекта

Задачей Рабочей группы проекта является организация достижения целей проекта, в том числе за счет согласованного проведения подпроектов на пилотных полигонах.

На Рабочую группу проекта возлагаются следующие функции:

— планирование и организация достижения целей проекта;

— организация взаимодействия участников проекта;

— своевременное обеспечение проекта ресурсами;

— рассмотрение и согласование календарных графиков проекта и подпроектов;

— контроль хода выполнения проекта;

— контроль и обеспечение исполнения регламентов и процедур в рамках проекта;

— рассмотрение и согласование проектных документов и решений;

— рассмотрение запросов на изменение проекта;

— подготовка предложений по ресурсному обеспечению проекта;

— корректировка организационных, временных и территориальных границ проекта;

— корректировка плана проекта по составу, последовательности и срокам реализации отдельных мероприятий в рамках общего плана;

— управление рисками, изменениями и проблемами в проекте.

Руководитель проекта наделяется следующими полномочиями:

— организовывать разработку, согласовывать и утверждать регламентирующие и методические документы по проекту и подпроектам;

— утверждать планы реализации проекта и подпроектов;

— утверждать календарные графики проекта и подпроектов;

— утверждать структуру управления проектом и подпроектами;

— представлять куратору проекта предложения по изменении стратегии реализации проекта, включая предложения по основным результатам проекта и критериям оценки их достижения;

— формировать предложения по ресурсному обеспечению выполнения работ по проекту;

— согласовывать и представлять на утверждение куратору проекта бюджет проекта;

— утверждать технические задания консультантам, привлекаемым к выполнению работ по проекту и подпроектам;

— возглавлять комиссии по приемке результатов работ по договорам, связанным с выполнением проекта и подпроектов;

— принимать отчетность от руководителей подпроектов по ходу реализации подпроектов;

— утверждать сводную отчетность по ходу реализации проекта и представлять ее Рабочей группе проекта;

— давать обязательные для исполнения указания руководителям подпроектов по вопросам оперативного управления по подпроекту.

В деятельности Рабочей группы осуществляется следующее распределение функций:

Руководитель рабочей группы (руководитель проекта)

— планирование проекта;

— контроль достижения целей проекта;

— контроль и анализ хода реализации проекта, включая сводный план проекта и планы подпроектов;

— организация функционирования Рабочей группы;

— утверждение повестки и протоколов заседаний Рабочей группы;

— подготовка предложений к заседаниям Рабочей группы.

— определение состава участников очередных заседаний Рабочей группы;

— регламентация системы управления проектом;

— координация деятельности руководителей подпроектов;

— выполнение плана ресурсного обеспечения проекта;

— управление бюджетом проекта;

— утверждение календарных графиков проекта и подпроектов;

— принятие оперативных мер по устранению отклонений проекта по целям, срокам и бюджету.

— управление изменениями и проблемами проекта;

— утверждение проектных решений и документов;

Заместитель председателя Рабочей группы

— замещение председателя Рабочей группы в его отсутствие;

— курирование определенных областей управления проектом по поручению председателя Рабочей группы;

— подготовка предложений к заседаниям Рабочей группы.

Член Рабочей группы

— участие в заседаниях Рабочей группы и в выработке решений в соответствии с областью компетенции;

— участие в рассмотрении и согласовании проектных решений и документов;

— подготовка предложений к заседаниям Рабочей группы;

— согласование и обеспечение реализации плана ресурсного обеспечения проекта в сфере своей компетенции;

— содействие оперативному взаимодействию участников проекта.

Рабочая группа рассматривает ход работ по проекту и проектные документы не реже одного раза в месяц.

3.2.3. Офис проекта

Задачами офиса проекта являются администрирование проекта в соответствии с утвержденными процедурами ведения проекта, а также методическая поддержка работы офисов подпроектов.

Офис проекта формируется из числа работников Департамента социального развития. Персональный состав и руководитель офиса проекта утверждается руководителем проекта.

Офис проекта выполняет следующие функции:

— контроль и обеспечение исполнения регламентов и процедур проекта;

— сбор, регистрация и хранение проектной документации;

— регистрация событий проекта;

— составление, регистрация и распространение протоколов заседаний Рабочей группы по проекту;

— учет проблем и спорных вопросов проекта, выносимых на заседания Рабочей группы проекта;

— ведение консолидированного календарного графика проекта;

— сбор отчетности о ходе проекта и подпроектов;

— подготовка консолидированной отчетности по ходу выполнения проекта;

— контроль соответствия отчетности о ходе проекта и подпроектов на соответствие утвержденным регламентам и процедурам проекта;

— регистрация и распространение организационно-распорядительных документов, методических и информационных материалов проекта;

— методическое обеспечение управления проектом;

— контроль выполнения поручений управляющих органов проекта (куратора проекта, руководителя проекта и Рабочей группы проекта).

Офис проекта наделяется следующими полномочиями:

— требовать исполнения регламентов и процедур проекта от всех участников проекта и подпроектов;

— требовать от офисов подпроектов предоставления отчетности о ходе подпроектов и выполнении поручений управляющих органов проекта в установленные сроки и по утвержденным формам;

— не принимать к регистрации документы проекта или подпроектов, сформированные с нарушением установленных настоящим регламентом требований и процедур до устранения выявленных нарушений.

3.2.4. Руководитель подпроекта

Задачей руководителя подпроекта является обеспечение достижения целей и решения задач подпроекта в пределах выделенных сроков и ресурсов, на основе целей и задач проекта, а также выработки единой позиции по спорным вопросам, возникающим на исполнительском уровне подпроекта.

Руководитель подпроекта выполняет следующие функции:

— согласование целей и приоритетов при реализации подпроекта с целями, задачами и приоритетами проекта;

— предоставление ресурсов и полномочий, необходимых для реализации подпроекта;

— разработка системы управления подпроектом;

— координация деятельности руководителей рабочих групп подпроекта;

— согласование календарных графиков работ по подпроекту в рамках общего плана проекта;

— оперативный контроль и анализ хода реализации подпроекта;

— управление проблемами в подпроекте;

— согласование принимаемых в ходе выполнения подпроекта решений и представление их на согласование руководителю проекта;

— контроль качества результатов подпроекта;

— контроль достижения целей подпроекта;

— принятие оперативных мер по устранению отклонений подпроекта по целям и срокам.

Руководитель подпроекта наделяется следующими полномочиями:

— представлять руководителю проекта предложения по реализации подпроекта, включая предложения по основным результатам и критериям оценки их достижения;

— организовывать разработку и представлять на согласование руководителю проекта календарные графики подпроекта и документы по реализации подпроекта;

— представлять руководителю проекта предложения по вынесению на рассмотрение Рабочей группы проекта вопросов по реализации подпроекта;

— представлять руководителю проекта плановые документы по реализации подпроекта и структуру управления подпроектом;

— согласовывать результаты работ по подпроекту;

— принимать отчетность и проектные документы участников рабочих групп по ходу реализации подпроекта;

— утверждать отчетность по ходу реализации подпроекта и представлять ее в офис проекта и руководителю проекта;

— давать обязательные для исполнения указания членам рабочей группы по подпроекту по вопросам оперативного управления работами по подпроекту;

— представлять руководителю проекта предложения по материальному стимулированию участников подпроекта в соответствии с результатами выполнения подпроекта и его отдельных работ.

3.2.6. Офис подпроекта

Задачами офиса подпроекта являются администрирование подпроекта в соответствии с утвержденными процедурами ведения проекта под методическим и функциональным руководством офиса проекта.

Офис подпроекта выполняет следующие функции:

— контроль и обеспечение исполнения регламентов и процедур проекта;

— регистрация и хранение проектной документации;

— регистрация событий подпроекта;

— составление, регистрация и распространение протоколов совещаний рабочей группы по подпроекту;

— регистрация и учет проблем и спорных вопросов подпроекта, их передача в офис проекта;

— ведение отчетности о ходе подпроекта по утвержденной форме и предоставление ее в офис проекта;

— регистрация и распространение организационно-распорядительных документов, методических и информационных материалов по проекту и подпроекту;

— контроль выполнения поручений управляющих органов проекта и подпроекта, предоставление отчетности по исполнению в офис проекта.

Офис подпроекта наделяется следующими полномочиями:

— требовать исполнения регламентов и процедур проекта от всех участников подпроекта;

— требовать предоставление информации по установленным формам и устранения выявленных нарушений.

Офис подпроекта формируется руководителем подпроекта из числа работников Департамента социального развития. Информация о составе офиса подпроекта направляется в офис проекта по электронной почте (ФИО, должность, подразделение, телефон, факс, e-mail).

3.2.8. Рабочие группы подпроектов

Задачей рабочих групп подпроектов является непосредственное выполнение работ по подпроекту в рамках своих компетенций. Рабочие группы выполняют следующие функции:

— разработка детальных решений по работам подпроекта и подготовка проектных документов;

— анализ и формализация в виде материалов проекта концептуальных предложений привлеченных экспертов.

Рабочие группы формируются из числа работников аппарата управления ОАО «РЖД», подразделений и филиалов ОАО «РЖД», входящих в состав пилотных полигонов, консультантов.

Персональный состав рабочих групп определяются руководителями подпроектов по согласованию с руководителем проекта и компаниями, работники которых включаются в рабочую группу.

В зависимости от содержания работ к деятельности рабочей группы подпроекта могут быть привлечены эксперты.

Задачей экспертов является выполнение работ проекта, требующих экспертных знаний по отдельным видам и функциональным направлениям деятельности компании.

Эксперты выполняют следующие функции:

— предоставление необходимой информации;

— выработка концептуальных решений по работам подпроекта;

— методическое сопровождение деятельности рабочих групп;

— экспертиза документов, разрабатываемых рабочими группами на основе выработанных экспертами концептуальных предложений.

В качестве экспертов привлекаются специалисты в предметных областях из числа работников аппарата управления ОАО «РЖД» и иных структурных подразделений ОАО «РЖД» и специалисты сторонних организаций.

Эксперты привлекаются к работе руководителем подпроекта по согласованию с руководителем проекта.

Эксперты могут быть приглашены на совещания рабочих групп подпроектов по мере необходимости.

4. Процедуры управления проектом

4.1. Планирование проекта

Планирование проекта включает выполнение следующих процедур:

— разработка, согласование и ведение календарных графиков работ по проекту и подпроектам;

— разработка и ведение состава работ по проекту и подпроектам;

— планирование потребных финансовых средств, полномочий и ресурсов на выполнение работ.

Календарное планирование проекта и подпроектов (ведение календарных графиков) выполняется в электронном виде в формате MS Project.

Для более сжатого и наглядного представления календарные графики проекта и подпроектов в дополнение к формату MS Project могут также представляться в виде планов в форматах MS Word, MS Excel и MS Powerpoint.

4.2. Контроль реализации и ведение отчетности по проекту

Контроль реализации проекта включает выполнение следующих процедур:

— осуществление оперативного контроля хода выполнения проекта и подпроектов;

— ведение системы отчетности по проекту и подпроектам в соответствии с установленным настоящим регламентом порядком и распоряжениями руководителя проекта;

— подготовка отчетности по проекту и подпроектам, материалов для совещаний по проекту;

— анализ отклонений по проекту и подпроектам, диагностирование и прогнозирование негативных тенденций, формирование предложений по их устранению;

— контроль исполнения организационно-распорядительных, регламентных и методических документов и поручений по проекту;

— контроль своевременности предоставления ресурсов. Отчеты о ходе выполнения подпроектов формируются по утвержденной форме (приложение «Форма отчета о ходе выполнения подпроекта») офисами подпроектов 1 раз в две недели (вторая и четвертая неделя месяца), и не позднее 16:00 (здесь и далее — по московскому времени) первого рабочего дня отчетной недели передаются в офис проекта в электронном виде в формате Microsoft Word, а так же в виде сканированной копии отчета, утвержденной руководителем подпроекта. Адрес электронной почты офиса проекта утверждается руководителем проекта и доводится офисом проекта до руководителей подпроектов.

Оригиналы утвержденных руководителем подпроекта отчетов хранятся в офисе подпроекта и передаются в офис проекта после окончания подпроекта.

Отчет о ходе выполнения проекта формируется офисом проекта еженедельно на основании представленных отчетов по подпроектам и не позднее 16:00 второго рабочего дня следующей за отчетным периодом недели представляется на утверждение руководителю проекта.

4.3. Документооборот проекта и подпроектов

Распределение ответственности по документообороту проекта представлено в Табл. 1.

Все документы распространяются и доводятся до сведения участников проекта офисом проекта и офисами подпроектов, при этом все документы передаются как в электронном виде, так и на бумажном носителе в случае его наличия одновременно. Предоставление документов на бумажном носителе не является обязательным и целесообразно только для документов, содержащих визы ответственных лиц.

Офисы подпроектов направляют копии всех документов, получаемых от участников проекта, в офис проекта в электронном виде (в том числе сканированные копии завизированных документов).

Документы для рассмотрения, согласования или утверждения на заседании Рабочей группы представляются в офис проекта не позднее, чем за 3 рабочих дня до даты проведения заседания, в электронной форме и/или на бумажном носителе с сопроводительным письмом в свободной форме, с указанием темы сообщения, цели предоставления информации и ожидаемых от получателя действий по результатам рассмотрения информации.

Регламент проекта (настоящий документ) — разрабатывается руководителем проекта, согласовывается Рабочей группой и утверждается куратором проекта — вице-президентом ОАО «РЖД». Изменения в регламент проекта могут быть внесены после их рассмотрения и согласования Рабочей группой по проекту и руководителем проекта. Предложения по внесению изменений в регламент проекта могут быть инициированы любым участником проекта и подаются в офис проекта в электронном виде и на бумажном носителе.

Бюджет проекта — готовится руководителями подпроектов при участии офиса проекта. После рассмотрения и согласования руководителем проекта утверждаются куратором проекта.

Организационно-распорядительные документы по проекту — готовятся офисом проекта, а также руководителями подпроектов. После рассмотрения и согласования членами Рабочей группы утверждаются руководителем проекта.

Организационно-распорядительные документы по подпроектам — готовятся офисами подпроектов, а также членами рабочей группы подпроекта и экспертами, согласовываются руководителем проекта и утверждаются руководителями подпроектов.

Календарные графики работ по проекту и подпроектам — разрабатываются соответственно офисом проекта и руководителями подпроектов с использованием информации, предоставляемой рабочими группами. Календарные графики работ по подпроектам перед вынесением на рассмотрение Рабочей группы по проекту согласовываются руководителями подпроектов. Согласованные Рабочей группой по проекту календарные графики работ по проекту и подпроектам утверждаются руководителем проекта.

Отчетность о ходе выполнения проекта и подпроектов — регулярно готовится офисами проекта и подпроектов соответственно. Утвержденные руководителями подпроектов отчеты передаются в офис проекта. Сводный полугодовой отчет по проекту согласовывается руководителем проекта и выносится на обсуждение Рабочей группы по проекту, после чего передается на утверждение куратору проекта.

Задания на выполнение работ сторонними исполнителями — разрабатываются офисами проекта и подпроектов на основе информации, предоставляемой рабочими группами и экспертами. Задания по подпроектам согласовываются руководителями подпроектов и передаются на утверждение руководителю проекта. Задания по проекту утверждаются руководителем проекта.

Проектные документы и решения по проекту — формируются в ходе выполнения работ по проекту рабочими группами и экспертами. После согласования руководителем проекта выносятся на обсуждение и согласование Рабочей группы по проекту. После согласовании Рабочей группой утверждаются руководителем проекта. Оригиналы утвержденных проектных документов и решений подлежат хранению в офисе проекта.

Проектные документы и решения по подпроектам — формируются в ходе выполнения работ по проекту рабочими группами и экспертами. После согласования руководителем подпроекта передаются на обсуждение Рабочей группы по проекту и утверждаются руководителем проекта. Оригиналы утвержденных проектных документов и решений подлежат хранению в офисе проекта, копии — в офисах соответствующих подпроектов.

Рабочая документация по проекту/подпроектам — формируется рабочими группами в ходе выполнения работ по проекту и подпроектам. При необходимости может проходить согласование с отдельными членами Рабочей группы по проекту (в зависимости от требуемого уровня ответственности и области компетенции). Рабочая документация подлежит хранению в рабочих группах до окончания этапа проекта/подпроектов. По окончании этапа проекта/подпроектов рабочая документация подлежит передаче в офис проекта для включения в архив проекта.

4.4. Управление изменениями

В ходе реализации проекта допускается изменение требований к результатам, ресурсному обеспечению и срокам исполнения отдельных этапов. Запрос на изменение оформляется инициатором изменений в письменном виде и передается в офис проекта на бумажном носителе и в электронной форме. Офис проекта регистрирует полученный запрос на изменение и передает его руководителю проекта. По решению руководителя проекта запрос на изменение может быть передан для рассмотрения на заседании Рабочей группы по проекту (в зависимости от требуемого уровня принятия решения).

Если изменения влияют на договорные отношения с привлекаемыми к проекту организациями, то они закрепляются дополнительными соглашениями к соответствующим договорам. В других случаях, изменения вносятся только в соответствующие документы проекта после согласования Рабочей группой по проекту. Изменения согласовываются и утверждаются лицами, ответственными за документ согласно настоящему регламенту.

4.5. Управление проблемами

Проблемами проекта/подпроекта являются отклонения от первоначальных планов проекта/подпроекта (календарного, ресурсного, бюджета и т.п.) или события, могущие повлечь за собой такие отклонения.

При возникновении проблем на уровне подпроекта, они учитываются в офисе подпроекта и в первую очередь рассматриваются руководителем подпроекта совместно с рабочей группой подпроекта, при необходимости с привлечением экспертов. При невозможности их решения на данном уровне информация о проблеме передается в офис проекта для учета и организации рассмотрения проблемы руководителем проекта и, при невозможности решения, Рабочей группой по проекту.

В случае решения проблемы на уровне руководителя подпроекта, информация о решенной проблеме, включая описание самой проблемы и ее решения, передается в офис проекта.

При возникновении проблем на уровне проекта, они учитываются в офисе проекта и передаются на рассмотрение руководителю проекта. При невозможности их решения на данном уровне, информация о проблеме передается на рассмотрение куратору проекта.

4.6. Урегулирование спорных вопросов

В случае возникновения спорных вопросов участники проектных групп стараются решить их на уровне рабочих групп и руководителей проекта/подпроектов. При невозможности разрешения спорного вопроса на данном уровне руководитель проекта/подпроекта передает материалы по вопросу в офис проекта для вынесения их на обсуждение на регулярном или внеочередном заседании Рабочей группы по проекту.

Учет спорных вопросов на уровне подпроектов ведут офисы подпроектов, на уровне проекта в целом — офис проекта. Офисы подпроектов передают свод учтенных спорных вопросов в офис проекта не реже 1 раза в месяц.

Решения по спорным вопросам, принятые на заседании Рабочей группы по проекту, являются окончательными. Утвержденные решения доводятся до сведения инициаторов вопроса и участников проекта информационными сообщениями офиса проекта.

4.7. Заседания Рабочей группы по проекту

Заседания Рабочей группы по проекту проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц. В повестку дня заседания в общем случае включаются следующие вопросы:

— контроль выполнения поручений управляющих органов проекта и задач, поставленных на предыдущих заседаниях;

— контроль выполнения плана проекта и подпроектов, рассмотрение отчетов о ходе выполнения;

— рассмотрение, согласование и утверждение проектных документов и решений;

— рассмотрение проблем проекта/подпроектов, которые невозможно решить на уровне руководителя проекта или на уровне подпроектов;

— обеспечение финансирования, полномочий и ресурсов для выполнения проекта, своевременность их предоставления и прочие вопросы.

Решения, принимаемые на заседании Рабочей группы по проекту, оформляются протоколом не позднее, чем на следующий рабочий день после заседания. Проект протокола согласовывается с членами Рабочей группы по проекту, участвовавшими в заседании, и утверждается Председателем Рабочей группы — руководителем проекта. Члены Рабочей группы согласовывают протокол заседания не позднее, чем на следующий рабочий день после его поступления на согласование. При необходимости возможно провести согласование по электронной почте. В случае несогласия кого-либо из членов Рабочей группы по проекту с каким-либо пунктом протокола заседания, он направляет свое особое мнение руководителю проекта. Окончательное решение по пунктам, включенным в протокол принимает председатель Рабочей группы по проекту — руководитель проекта. Утвержденный протокол передается в офис проекта для доведения до сведения участников проекта и контроля исполнения принятых решений.

5. Требования к проектным документам и процедурам документооборота

5.1. Требования к проектным документам

Все создаваемые проектные документы формируются в следующих основных форматах: Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Project, Visio.

Сканированные копии документов представляются в формате Adobe PDF.

Графические файлы предпочтительно создавать в форматах TIFF, GIF или PNG, возможно использование формата JPEG.

При необходимости использования других форматов для проектных документов необходимо провести предварительное согласование с офисом проекта.

Обязательными реквизитами проектного документа являются:

— наименование документа;

— дата подготовки документа;

— версия документа;

— автор документа (изменений);

— лист изменений документа.

При создании документа необходимо учитывать следующие требования к наименованию файлов документов:

— название файла документа должно содержать собственно наименование документа, номер версии документа и дату подготовки версии документа (например, «Функциональные требования по подпроекту «Автоматизация» v1.0 от 02.07.08.doc»);

— номер версии должен следовать за наименованием документа, дата подготовки — за номером версии;

— наименование документа не должно меняться от версии к версии;

— возможно употребление сокращений в наименовании документа.

При создании версии документа необходимо на листе изменений указывать версию документа, дату изменений, ФИО автора изменений, краткое описание изменений.

В каждой новой версии документа все новые изменения выделяются голубой заливкой, либо в режиме исправления и делаются необходимые примечания на полях.

5.2. Принципы проектного документооборота

С целью обеспечения сохранности и полноты проектной документации все участники проекта направляют документы в офис проекта в обязательном порядке в электронном виде и, для утвержденных документов, на бумажных носителях.

Передача документов проекта и распространение информационных материалов участникам проекта осуществляется офисом проекта. Документы проекта, переданные участником проекта, минуя офис проекта (не прошедшие регистрацию в офисе проекта), не считаются официально изданными (переданными) и не могут быть согласованы или утверждены.

Для ускорения коммуникаций проекта одновременно с передачей документа в офис проекта допускается передача электронных копий документов напрямую между участниками проекта.

Полученные документы размещаются офисом проекта в библиотеке проекта. Все участники проекта имеют доступ к библиотеке проекта в соответствии с утвержденными правами доступа.

5.3. Создание, передача и регистрация проектных документов

Проектные документы создаются в форматах, указанных в п.4.1 настоящего Регламента.

Оригиналы утвержденных проектных документов, а также их электронные версии, передаются для учета и хранения в офис проекта.

Электронные версии проектных документов передаются в офис проекта посредством электронной почты.

При получении документов в электронном виде посредством электронной почты отправителю отсылается уведомление о доставке.

При получении документов на бумажном носителе офис проекта присваивает документу входящий номер и, по желанию отправителя, может сделать отметку на копии отправителя о приеме документа. Документ регистрируется только после проверки на соответствие требованиям.

Приложение

«Форма отчета о ходе выполнения подпроекта»

ОТЧЕТ О ХОДЕ ПОДПРОЕКТА_______N_______

Подпроект	Название подпроекта	Дата	дд мм гггг
Руководитель	ФИО, должность	Отчетный период	дд мм гггг-дд мм гггг

1	Ход работ (список задач с % завершения)
	Название задачи	Плановый срок	% выполнения	Требуемый перенос срока	Причина
1	Название задачи в соответствии с планом и календарным графиком подпроекта
2

Задачи, запланирвоанные на следующий отчетный период выделяются в таблице цветом

2. Проблемы и спорные вопросы Перечисление всех проблем и их краткое описание

Резюме по проблемам/спорным вопросам 1. Новые в этом периоде: 1. Перенесенные проблемы: 1. Закрытые в этом периоде: 1.

N	Проблема	Дата возникновения	Что предпринималось для решения	Установленный срок	Ответственный решения
1
2

3. Риски, возможные проблемы

Перечисление всех рисков и возможных проблем

4. Запросы на изменения, составленные в этом периоде — Текущие

1

2

4. Главные задачи и приоритеты следующего периода

Руководитель подпроекта __________________(ФИО)

«___»___________200__ г.