Распоряжение ОАО РЖД от 31.12.2014 N 3216р
ОАО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 31 декабря 2014 г. N 3216р
О РЕГИСТРАЦИИ ДОГОВОРОВ В АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЕ ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ КАРТОЧЕК ДОГОВОРОВ В ЕДИНОМ РЕЕСТРЕ ДОГОВОРОВ ХОЛДИНГА «РЖД»
Во исполнение Федерального закона «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и постановления Правительства Российской Федерации от 31 октября 2014 г. N 1132 «О порядке ведения реестра договоров, заключенных заказчиками по результатам закупки»:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о регистрации договоров в автоматизированной системе формирования и хранения карточек договоров в едином реестре договоров холдинга «РЖД».
2. Установить, что с 1 января 2015 г. регистрацию договоров в автоматизированной системе формирования и хранения карточек договоров в едином реестре договоров холдинга «РЖД» (далее — АС ЕРД) осуществляют:
1) Департамент управления делами — расходных и доходных договоров, заключаемых в аппарате управления ОАО «РЖД»;
2) Центр организации закупочной деятельности (далее — Центр) и его региональные подразделения — расходных договоров, за исключением договоров, заключаемых в аппарате управления ОАО «РЖД»;
3) подразделения аппарата управления, филиалы и структурные подразделения ОАО «РЖД», назначенные ответственными за регистрацию договоров в установленном ОАО «РЖД» порядке, — доходных договоров, за исключением договоров, заключаемых в аппарате управления ОАО «РЖД».
3. Руководителям подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД»:
в недельный срок с даты настоящего распоряжения назначить лиц, ответственных за регистрацию договоров (далее — ответственные лица), и направить заявки с использованием автоматизированной системы создания и обработки заявок на предоставление доступа к информационным ресурсам ОАО «РЖД» (далее — АС ОЗ) на подключение ответственных лиц к АС ЕРД в роли «Регистратор» (для подразделений, регистрирующих договоры в соответствии с пунктом 2 настоящего распоряжения);
в недельный срок с даты подключения ответственных лиц к АС ЕРД в роли «Регистратор» уведомить об этом Центр;
обеспечить оборудование рабочих мест ответственных лиц необходимой техникой (компьютерами, сканерами).
4. Руководителям филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД» с целью организации взаимодействия по регистрации расходных договоров в недельный срок с даты настоящего распоряжения представить в Центр перечень подразделений, осуществляющих работу по заключению договоров, с указанием их принадлежности к железным дорогам.
5. Директору Главного вычислительного центра Лыкову Р.Ю. обеспечить оперативное подключение ответственных лиц к АС ЕРД согласно заявкам в АС ОЗ.
6. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на вице-президента Бобрешова А.С.
Президент ОАО «РЖД»
В.И.Якунин
УТВЕРЖДЕНА
распоряжением ОАО «РЖД»
от 31.12.2014 N 3216р
ИНСТРУКЦИЯ
О РЕГИСТРАЦИИ ДОГОВОРОВ В АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЕ ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ КАРТОЧЕК ДОГОВОРОВ В ЕДИНОМ РЕЕСТРЕ ДОГОВОРОВ ХОЛДИНГА «РЖД»
1. Настоящая Инструкция определяет порядок регистрации в автоматизированной системе формирования и хранения карточек договоров в едином реестре договоров холдинга «РЖД» гражданско-правовых договоров (контрактов), протоколов (соглашений) о намерениях (сотрудничестве) и иных документов, заключаемых от имени ОАО «РЖД» в соответствии с положением о договорной работе в ОАО «РЖД», а также положениями о договорной работе филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД».
Настоящая Инструкция распространяется на подразделения аппарата управления, филиалы и структурные подразделения ОАО «РЖД».
2. В настоящей Инструкции применяются следующие понятия и термины:
АС ЕРД — автоматизированная система формирования и хранения карточек договоров в едином реестре договоров холдинга «РЖД»;
исполнитель — лицо, осуществляющее ввод данных о заключенных договорах в АС ЕРД;
подразделение-исполнитель — подразделение, в интересах, компетенции и рамках бюджета которого предполагается заключение и реализация договора, либо подразделение, определенное уполномоченным лицом ОАО «РЖД» в качестве подразделения-исполнителя;
регистратор — работник ОАО «РЖД», регистрирующий договоры в АС ЕРД;
подразделение-регистратор — подразделение ОАО «РЖД», регистрирующее договоры в АС ЕРД;
Центр — Центр организации закупочной деятельности — структурное подразделение ОАО «РЖД»;
положения о договорной работе — положение о договорной работе в ОАО «РЖД» и утверждаемые в соответствии с ним положения о договорной работе в филиалах и структурных подразделениях ОАО «РЖД».
3. Подразделения-исполнители осуществляют взаимодействие с подразделениями-регистраторами, на территории деятельности которых они расположены.
4. Исполнитель в течение одного дня после подписания договора лицом, уполномоченным на его подписание от имени ОАО «РЖД», создает и направляет регистратору карточку договора в АС ЕРД.
Оформление карточки договора в АС ЕРД осуществляется исполнителем посредством заполнения обязательных полей. Поля карточки заполняются в точном соответствии с положениями договора. Использование сокращений, обобщений и синонимов не допускается.
5. При регистрации договора на бумажном носителе:
1) исполнитель после направления карточки договора в АС ЕРД на визовом листе договора указывает технический номер карточки и передает регистратору визовый экземпляр договора, подписанный сторонами и заверенный печатями;
2) регистрация договора осуществляется в суточный срок с момента поступления регистратору визового экземпляра договора на бумажном носителе;
3) после получения договора регистратор по техническому номеру осуществляет поиск карточки договора в АС ЕРД.
В случае если карточка договора отсутствует либо исполнителем не указан технический номер на визовом листе договора, регистратор возвращает договор исполнителю;
4) регистратор проверяет поступивший на регистрацию визовый экземпляр договора на предмет:
а) полноты и корректности заполнения карточки договора в АС ЕРД;
б) наличия виз соответствующих подразделений на визовом листе, предусмотренных положениями о договорной работе, а также на предмет соответствия визового листа договора, представленного на регистрацию;
в) наличия подписи уполномоченного лица;
г) наличия печати ОАО «РЖД» (филиала, структурного подразделения ОАО «РЖД»).
В случае выявления нарушений договор возвращается исполнителю без регистрации, а карточка договора в АС ЕРД отклоняется;
5) при отсутствии замечаний регистратор вводит в соответствующие поля карточки договора в АС ЕРД номер и дату договора.
Номер договора вводится в поле «номер договора» и должен соответствовать номеру, сформированному АС ЕРД.
Дата регистрации вводится в поле «дата регистрации договора» и не должна отличаться от фактической даты регистрации договора.
В случае если номер и дата на договоре проставлены контрагентом, в поле «номер договора» вносится номер, указанный контрагентом. Дата договора, указанная контрагентом, вносится в поле «дата, указанная контрагентом», дата регистрации вводится в поле «дата регистрации договора»;
6) после ввода в карточку договора номера и даты договора регистратор проставляет номер и дату на визовом экземпляре договора, сканирует отдельными файлами договор и лист визирования, прикрепляет файлы в карточку договора в АС ЕРД.
В случае если дата на договоре проставлена контрагентом, дата регистрации на оригинале договора проставляется рядом с подписью лица, подписывающего договор от имени ОАО «РЖД»;
7) после окончания регистрации договор на бумажном носителе с номером и датой возвращается исполнителю для брошюровки и хранения (за исключением договоров, заключаемых подразделениями аппарата управления ОАО «РЖД», хранение которых осуществляется Департаментом управления делами).
6. При направлении договора для регистрации в электронной форме (по согласованию с регистратором):
1) исполнитель перед отправкой на регистрацию карточки договора в АС ЕРД проставляет номер и дату договора, сформированные АС ЕРД (в случае проставления номера и даты контрагентом необходимо руководствоваться абзацем четвертым подпункта 5 и абзацем вторым подпункта 6 пункта 5 настоящей Инструкции), сканирует отдельными файлами договор (подписанный, заверенный печатью и с проставленными номером и датой) и лист визирования, прикрепляет отсканированные файлы к карточке договора, после чего направляет карточку договора на регистрацию;
2) регистратор проверяет поступивший на регистрацию договор в электронной форме на предмет:
а) полноты и корректности заполнения карточки договора в АС ЕРД;
б) наличия прикрепленной сканированной копии договора;
в) наличия прикрепленной сканированной копии визового листа с визами соответствующих подразделений, а также соответствия визового листа направленному на регистрацию договору;
г) наличия подписи уполномоченного лица на сканированной копии договора;
д) наличия печати подразделения-исполнителя, заключающего договор.
В случае выявления нарушений договор не регистрируется, а карточка договора в АС ЕРД отклоняется;
3) при отсутствии замечаний регистратор утверждает карточку договора.
7. Номер и дата договора на бумажном носителе должны строго совпадать с номером и датой договора в АС ЕРД.
8. Сканирование договора и визового листа осуществляется в формате PDF, размер файлов, приложенных в АС ЕРД, не должен превышать 3 Мб. Если суммарный размер отсканированных визового листа и договора превышает 3 Мб, то договор сканируется без приложений.
9. После регистрации договора не допускается внесение каких-либо изменений и дополнений в номер договора на бумажном носителе и в АС ЕРД, в том числе внесение исправлений, проставление дополнительных знаков, символов, иных номеров.
10. Подразделение-исполнитель несет ответственность за соответствие карточки договора в АС ЕРД фактически заключаемому договору, корректность и полноту информации, вносимой в карточку договора, соблюдение сроков направления карточки регистратору, а также за предоставление дополнительных документов, необходимых для регистрации договора.
11. До перехода на автоматическое формирование отчетов о заключенных договорах в АС ЕРД исполнитель при формировании карточки расходного договора в АС ЕРД создает файл с информацией о договоре в формате Excel и прикрепляет его к карточке договора в АС ЕРД (разработанная форма файла будет разослана Центром после официальной публикации приказа Министерства финансов Российской Федерации о формировании информации и документов, а также обмена информацией и документами между заказчиком и Федеральным казначейством с целью ведения реестра договоров, заключенных заказчиками по результатам закупки).
12. Регистраторы осуществляют ежедневное обобщение информации о зарегистрированных расходных договорах в формате Excel и ежедневно направляют обобщенный отчет в Центр.
13. Центр формирует консолидированный отчет и представляет информацию в Федеральное казначейство в сроки, установленные постановлением Правительства Российской Федерации от 31 октября 2014 г. N 1132 «О порядке ведения реестра договоров, заключенных заказчиками по результатам закупки».
14. В случае поступления от Федерального казначейства протокола об отказе включения информации и документов в реестр договоров Центр не позднее дня, следующего за днем получения протокола об отказе, запрашивает уточненную информацию у исполнителей, ответственных за внесение данных в соответствующие строки реестра, по заключенным ими договорам.
15. Исполнители не позднее следующего дня после получения запроса от Центра представляют в Центр (его региональные подразделения) уточненную информацию.