Распоряжение ОАО РЖД от 19.03.2014 N 706р

ОАО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ



от 19 марта 2014 г. N 706р

О ВВОДЕ В ПРОМЫШЛЕННУЮ ЭКСПЛУАТАЦИЮ ФУНКЦИОНАЛЬНОСТИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЕК АСУТР МЕЖДУ ФИЛИАЛАМИ И СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ОАО «РЖД» И ЦЕНТРОМ КОРПОРАТИВНОГО УЧЕТА И ОТЧЕТНОСТИ «ЖЕЛДОРУЧЕТ» — ФИЛИАЛОМ ОАО «РЖД»

В целях оптимизации документооборота первичных учетных документов, необходимых для расчета заработной платы работников ОАО «РЖД», по итогам опытной эксплуатации функциональности электронного документооборота с использованием ЕК АСУТР между филиалами и структурными подразделениями ОАО «РЖД» и Центром корпоративного учета и отчетности «Желдоручет» (далее — ЭДО ЕК АСУТР):

1. Утвердить прилагаемый Порядок документооборота с использованием ЕК АСУТР между филиалами и структурными подразделениями ОАО «РЖД» и Центром корпоративного учета и отчетности «Желдоручет» — филиалом ОАО «РЖД» (далее — Порядок).

2. Признать утратившим силу распоряжение ОАО «РЖД» от 9 августа 2012 г. N 1625р «Об утверждении Временного порядка документооборота с использованием ЕК АСУТР между филиалами ОАО «РЖД» и Центром корпоративного учета и отчетности «Желдоручет» — филиалом ОАО «РЖД».

3. Руководителям филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД» перевести ЭДО ЕК АСУТР в промышленную эксплуатацию начиная с периода расчета заработной платы за март 2014 г. и обеспечить дальнейшее использование ЭДО ЕК АСУТР в соответствии с Порядком.

4. Директору Главного вычислительного центра Лыкову Р.Ю. обеспечить технологическую и консультационную поддержку пользователей при вводе в промышленную эксплуатацию и дальнейшем использовании ЭДО ЕК АСУТР.

5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на главного бухгалтера ОАО «РЖД» Крафт Г.В.

Старший вице-президент ОАО «РЖД»

В.В.Михайлов

УТВЕРЖДЕН

распоряжением ОАО «РЖД»

от 19 марта 2014 г. N 706р

ПОРЯДОК



ДОКУМЕНТООБОРОТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЕК АСУТР МЕЖДУ ФИЛИАЛАМИ И СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ОАО «РЖД» И ЦЕНТРОМ КОРПОРАТИВНОГО УЧЕТА И ОТЧЕТНОСТИ «ЖЕЛДОРУЧЕТ» — ФИЛИАЛОМ ОАО «РЖД»

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок определяет механизм взаимодействия по вопросам электронного документооборота при расчете заработной платы с использованием ЕК АСУТР между филиалами и структурными подразделениями ОАО «РЖД» и Центром корпоративного учета и отчетности «Желдоручет» — филиалом ОАО «РЖД», в отношении которых Центр корпоративного учета и отчетности «Желдоручет» — филиал ОАО «РЖД» осуществляет функции по ведению бухгалтерского и налогового учета, формированию бухгалтерской и налоговой отчетности.

2. Положения настоящего Порядка обязательны для исполнения работниками Центра корпоративного учета и отчетности «Желдоручет» — филиала ОАО «РЖД», осуществляющими расчет заработной платы с использованием ЕК АСУТР, филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД», в отношении которых Центр корпоративного учета и отчетности «Желдоручет» — филиал ОАО «РЖД» осуществляет функции по ведению бухгалтерского и налогового учета, формированию бухгалтерской и налоговой отчетности <1>.

———————————

<1> Действие настоящего Порядка временно не распространяется на аппарат управления ОАО «РЖД» до особого распоряжения.

II. Термины и сокращения

3. В настоящем Порядке используются следующие сокращения:

ЕК АСУТР — единая корпоративная автоматизированная система управления трудовыми ресурсами;

Желдоручет — Центр корпоративного учета и отчетности «Желдоручет» — филиал ОАО «РЖД»;

Заказчик — филиалы и структурные подразделения ОАО «РЖД», в отношении которых Желдоручет осуществляет функции по ведению бухгалтерского и налогового учета;

Регламент — нормативный документ, в котором определен порядок взаимодействия между Желдоручетом и Заказчиком по вопросам ведения бухгалтерского и налогового учета, формирования бухгалтерской и налоговой отчетности в соответствии с Порядком передачи функций по ведению бухгалтерского и налогового учета и формированию отчетности филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД» в общие центры обслуживания, утвержденным распоряжением ОАО «РЖД» от 29 декабря 2007 г. N 2504р;

Альбом — альбом форм первичной учетной документации, утвержденный распоряжением ОАО «РЖД» от 15 декабря 2008 г. N 2688р;

ПУД — первичные учетные документы, на основании которых производится начисление заработной платы, оформленные в соответствии с Альбомом;

Пользователь — работник Заказчика или Желдоручета, ответственный за ввод и формирование данных в ЕК АСУТР;

Акцепт для расчета — подтверждение об официальном издании документа, сформированного в ЕК АСУТР, и о возможности принятия его для расчета заработной платы работников Заказчика;

Табель — табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (унифицированная форма N Т-13).

III. Основные принципы взаимодействия

4. Распределение функциональных обязанностей пользователей при работе в ЕК АСУТР осуществляется в соответствии с операционными инструкциями, размещенными на сайте ЕК АСУТР по адресу http://10.200.1.27:82. Соблюдение операционных инструкций обязательно для всех пользователей.

5. Расчет заработной платы работников Заказчика производится на основании данных, введенных в ЕК АСУТР. Ответственность за корректность и полноту ввода данных возлагается на пользователей, осуществивших ввод этих данных (экономист, специалист по управлению персоналом, инженер по организации и нормированию труда, работник, ответственный за учет рабочего времени, бухгалтер по расчету заработной платы).

6. ПУД, формируемые в ЕК АСУТР и в отношении которых в системе проставляется акцепт для расчета, в Желдоручет на бумажном носителе не представляются.

Перечень форм первичной учетной документации по учету труда и заработной платы, не предоставляемых в Центр корпоративного учета и отчетности «Желдоручет» на бумажном носителе, приведен в приложении к настоящему Порядку <2>.

———————————

<2> По мере доработки программного обеспечения ЕК АСУТР перечень ПУД подлежит дополнению.

7. ПУД, сформированные без использования ЕК АСУ TP, предоставляются в Желдоручет в соответствии с Регламентом.

IV. Распределение обязанностей

Заказчик

8. Специалист по управлению персоналом осуществляет в ЕК АСУТР оформление приказов по личному составу, ввод изменений учетных и персональных данных на основании ПУД (заявления, служебные записки, справки и т.п.). ПУД должны быть в обязательном порядке предварительно согласованы (подписаны) ответственными руководителями.

9. Представитель Заказчика обеспечивает в лице:

инженера по организации и нормированию труда — ввод нормативных графиков работников и их корректировку до нормы часов учетного периода;

специалиста, ответственного за ведение табеля, и (или) специалиста по управлению персоналом — ввод в ЕК АСУТР фактических часов работы, данных о присутствиях и отсутствиях на рабочем месте.

10. Введенная в ЕК АСУТР информация должна в обязательном порядке соответствовать оригиналам ПУД, хранящимся у Заказчика в бумажном виде. Ответственность за достоверность и своевременность информации, введенной Заказчиком в ЕК АСУТР по ПУД, несет Заказчик.

11. Ответственность за хранение ПУД возлагается на Заказчика. В случае необходимости (по запросу) Заказчик обеспечивает представление копий и (или) оригиналов ПУД в Желдоручет в установленные Регламентом сроки.

12. Акцепт для расчета ПУД Заказчиком в ЕК АСУТР должен быть произведен до наступления срока представления ПУД в Желдоручет, установленного в Регламенте. В случае отсутствия в Регламенте данных сроков акцепт для расчета ПУД должен быть произведен Заказчиком в системе не позднее 5 рабочих дней до срока выплаты заработной платы или ее части работникам Заказчика.

13. ПУД, сформированные для осуществления выплат, срок которых отличен от установленных сроков для выплаты работникам заработной платы (аванса) за месяц (отпускные, окончательный расчет при увольнении и пр.), подлежат акцепту для расчета пользователями Заказчика для расчета в межрасчетный период в ЕК АСУТР в соответствии с Регламентом.

14. По окончании отчетного периода (месяца), а также при закрытии табеля за первую половину месяца и его акцепта для расчета пользователи Заказчика сверяют в системе корректность введенных мероприятий и изменений в учетные и персональные данные работников, наличие бумажных оригиналов ПУД и соответствие их данным ЕК АСУТР.

Пользователи Заказчика производят закрытие табеля (акцепт для расчета) на соответствующем уровне, подтверждая тем самым окончание ввода и контроля данных за отчетный период для расчета заработной платы (аванса).

Доступ работников Желдоручета к функциям расчета заработной платы филиала или структурного подразделения ОАО «РЖД» возможен только после закрытия (акцепта) табеля по всему филиалу или структурному подразделению ОАО «РЖД».

Закрытие (акцепт для расчета) Заказчиком табеля по филиалу или структурному подразделению ОАО «РЖД» должно быть произведено в последний рабочий день отчетного месяца, но не позднее 5 рабочих дней до срока выплаты заработной платы или ее части работникам Заказчика.

15. В случае необходимости внесения изменений в табель или ПУД отчетного месяца по табельным номерам, для которых установлен статус «акцепт к расчету», но продуктивного расчета заработной платы не производилось, Заказчик согласовывает с работником Желдоручета, ответственным за расчет заработной платы работников Заказчика, отмену акцепта для расчета. По завершении внесения корректировок Заказчик производит формирование откорректированных документов ПУД и переводит табельные номера в статус «акцепт для расчета».

В случае необходимости внесения изменений для расчета менее чем за 5 рабочих дней до срока выплаты заработной платы работникам Заказчика изменения ПУД за расчетный месяц вносятся после завершения расчета заработной платы и принимаются к учету в следующем отчетном месяце.

В случае внесения в вышеуказанном порядке изменений в табель и другие ПУД в периоды, за которые уже произведен расчет заработной платы, Заказчик обеспечивает хранение и представление (в случае необходимости) по запросу Желдоручета всех первоначальных ПУД (в том числе табеля), по которым выполнен расчет и всех корректировочных документов.

Желдоручет

16. Осуществляет ввод в ЕК АСУТР ПУД, поступивших от Заказчика на бумажном носителе. Ответственность за несоответствие информации, введенной Желдоручетом в ЕК АСУТР по ПУД, поступивших от Заказчика на бумажном носителе, несет Желдоручет.

17. Производит расчет заработной платы и иных выплат, предусмотренных действующим законодательством, коллективным и трудовым договорами, работникам в установленный Заказчиком срок на основании ПУД на бумажных носителях, заведенных в ЕК АСУТР, и данных, сформированных на основании оригиналов ПУД, акцептованных для расчета в соответствии с настоящим Порядком.

Приложение

к п. 6 Порядка документооборота

с использованием ЕК АСУТР

между филиалами и структурными

подразделениями ОАО «РЖД» и

Центром корпоративного учета

и отчетности «Желдоручет» —

филиалом ОАО «РЖД»

ПЕРЕЧЕНЬ



ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ, НЕ ПРЕДОСТАВЛЯЕМЫХ В ЦЕНТР КОРПОРАТИВНОГО УЧЕТА И ОТЧЕТНОСТИ «ЖЕЛДОРУЧЕТ» НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

N п.п.	Номер формы	Наименование формы	Мероприятие/функциональность в ЕК АСУТР	Период ввода в промышленную эксплуатацию
1	Т-5	Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу	ZA «Назначение, перевод сотрудника» YC «Внутритранспортный перевод (прием)» YE «Внутритранспортный перевод из филиала» YV «Временный перевод»	03.2014
2	ФТУ-80	Приказ (распоряжение) о направлении работника на обучение	ZN «Служебная командировка» (с причинами 05- «Обучение без направления в другую местность» и 06 — «Обучение в другой местности»)	03.2014
3	ФТУ-81	Приказ (распоряжение) о продлении срока командировки	ZN «Служебная командировка»	03.2014
4		Приказ (распоряжение) о сокращении срока командировки	ZN «Служебная командировка»	03.2014
5		Приказ на предоставление дней (часов) без оплаты	Z5 «Отпуск без сохранения заработной платы»	03.2014
6		Приказ на предоставление неоплачиваемых дней на время отсутствия на рабочем месте под следствием до решения суда	Y5 «Ведение отсутствий» (с причиной 06 — «Дни неявок до решения суда»)	03.2014
7		Приказ о досрочном окончании срока временного перевода	YY «Досрочное окончание временного перевода»	03.2014
8		Приказ на доплату за совмещение должности	YW «Исполнение обязанностей, совмещение»	03.2014
9		Приказ об окончании срока совмещения профессий	YX «Снятие доплаты за исполнение обязанностей/ совмещение профессий»	03.2014
10		Приказ об освобождении от работы на время военных сборов	Y5 «Ведение отсутствий» (с причиной 11 — «Военные сборы»)	03.2014
11		Приказ о назначении наставника	ZD «Закрепление за наставником»	03.2014
12		Приказ о привлечении к работе в выходной (нерабочий праздничный) день	Y6 «Приказ о вызове на работу в выходной день»	03.2014
13		Приказ об освобождении от работы на время участия в тренировках по гражданской обороне	Y5 «Ведение отсутствий» (с причиной 13 — «Учения и тренировки по гражданской обороне»)	03.2014
14		Приказ на предоставление дополнительных выходных дней по уходу за ребенком- инвалидом до достижения им возраста 18 лет	Y5 «Ведение отсутствий» (с причиной 01 — «Льготные дни по уходу за ребенком — инвалидом»)	03.2014
15		Приказ о выплате денежной компенсации за отпуск	Y4 «Денежная компенсация»	03.2014
16		Приказ об оплате пособия по беременности и родам	YG «Отпуск по беременности и родам»	03.2014
17		Приказ о предоставлении времени для обучения без отрыва от производства 50%	Y5 «Ведение отсутствий» (с причиной 04 — «Льготные дни студента»)	03.2014
18		Приказ о предоставлении времени для самостоятельного поиска работы	Y5 «Ведение отсутствий» (с причиной 12 — «Самостоятельный поиск работы при сокращении»)	03.2014
19		Приказ на предоставление неоплачиваемых дней в связи с уходом за больным	Y5 «Ведение отсутствий» (с причиной 08 — «Дни неявок медицинская справка»)	03.2014
20		Приказ об установлении сокращенной рабочей недели инвалидам	Y$ «Установление сокращенной продолжительности рабочей недели»	03.2014
21		Приказ об установлении режима неполной рабочей недели и неполного рабочего дня	Y9 «Неполное рабочее время» YN «Неполное рабочее время (массовый ввод)»	03.2014
22	Т-60	Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику		03.2014
23	Т-61	Записка — расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)		03.2014
24		Приказ о расчете заработной платы и передаче документов при переводе в другое подразделение ОАО «РЖД»	YD «Внутритранспортный перевод (выбытие)»	03.2014
25		Приказ о выходе из отпуска по уходу за ребенком	Y# «Выход на работу в отпуске по уходу за ребенком» Y8 «Выход из отпуска по уходу за ребенком»	03.2014
26		Приказ об изменении фамилии	ZW «Смена фамилии/имени/ отчества»	03.2014
27	Т-13	Табель учета использования рабочего времени	Y_DHR_72000022 «Табель учета рабочего времени (Т- 13)»	03.2014
28		Приказ (распоряжение) о поощрении работника	ZC «Приказ о поощрении, награждении»	03.2014
29		Приказ об установлении надбавки в связи с присвоением классного звания	ZPA_MASS_KZ «Массовый ввод данных по классным званиям»	03.2014
30		Приказ об отмене надбавки за классное звание	Z& «Ввод данных по классным званиям» (с причиной 02 «Прекращение действия классного звания»	03.2014
31		Приказ о выплате среднего заработка за прохождение медицинского осмотра (обследования)в нерабочее время	Z~ «Прохождение МО в нерабоч. день»	03.2014
32		Приказ об отстранении от работы	ZP Отстранение/Освобожд.от работы»	03.2014
33		Приказ о допуске к работе	ZZ «Допуск к работе»	03.2014
34		Приказ об установлении надбавки за профессиональное мастерство	Z! «Установление/отмена надбавок» (с причиной 04 «Устан.надб.за проф.мастерство»)	03.2014
35		Приказ об установлении надбавки работнику локомотивной бригады	Z! «Установление/отмена надбавок» (с причиной 01 «Устан.надб.за класс квалиф.», 02 «Устан.надб.за получ. прав управ»)	03.2014
36		Приказ об отмене надбавки работнику локомотивной бригады	Z! «Установление/отмена надбавок» (с причиной 03 «Отмена надб. за класс квалиф.»	03.2014
37		Приказ об отмене надбавки за профессиональное мастерство	Z! «Установление/отмена надбавок» (с причиной 05 «Отмена надб.за проф.мастерство»	03.2014
38		Приказ о восстановлении работника на работе	Z@ «Восстановление на работе»	03.2014
39		Приказ на выплату к юбилейной дате	ZC «Приказ о поощрении, награждении»	03.2014
40		Приказ на выплату к памятной дате	ZC «Приказ о поощрении, награждении»	03.2014
41		Остальные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты		По мере доработки программного обеспечения ЕК АСУТР