Распоряжение ОАО РЖД от 08.12.2014 N 2858р

ОАО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ



от 8 декабря 2014 г. N 2858р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ СТАНДАРТА ОАО «РЖД» «ОБЪЕКТЫ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОЙ ИНФРАСТРУКТУРЫ И ПОДВИЖНОЙ СОСТАВ. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ НОРМАТИВНОЙ И ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В ОАО «РЖД»

С целью установления и применения единых правил распространения, использования, хранения, внесения изменений нормативной и технической документации в ОАО «РЖД»:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 июля 2015 года СТО РЖД 05.010-2014 «Объекты железнодорожной инфраструктуры и подвижной состав. Система управления нормативной и технической документацией в ОАО «РЖД».

2. Руководителям причастных подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД» организовать в установленном порядке изучение и выполнение требований стандарта, утвержденного настоящим распоряжением.

Старший вице-президент ОАО «РЖД»

В.А.Гапанович

СТО РЖД 05.010-2014

Стандарт ОАО «РЖД»

ОБЪЕКТЫ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОЙ ИНФРАСТРУКТУРЫ И ПОДВИЖНОЙ СОСТАВ

Система управления нормативной и технической документацией в ОАО «РЖД»

Дата введения — 2014-ХХ-ХХ

1 РАЗРАБОТАН Обществом с ограниченной ответственностью «ИНФО-ЭКСПО» (ООО «ИНФО-ЭКСПО»)

2 ВНЕСЕН Департаментом технической политики ОАО «РЖД»

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Распоряжением ОАО «РЖД» от 08.12.2014 г.  N 2858р

4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает основные элементы, цели и задачи системы управления нормативной и технической документацией открытого акционерного общества «Российские железные дороги». Стандарт распространяется на электронную систему управления нормативной и технической документацией в ОАО «РЖД». Структурный принцип распределения подразделений производственных бизнес-блоков в электронной системе управления нормативной и технической документацией в ОАО «РЖД» представлен в приложении А (таблица А. 1).

Стандарт регламентирует управление нормативными и техническими документами (за исключением нормативных документов в области управления и финансов <*>, а также документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну) на следующих стадиях жизненного цикла документов:

— распространение;

— использование;

— хранение;

— внесение изменений и дополнений в документ;

— перевод документа в архивную часть электронной системы управления нормативной и технической документацией в ОАО «РЖД».

———————————

<*> Нормативными документами в области управления являются документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности ОАО «РЖД» в целом, подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД», должностных лиц. Нормативными документами в области финансов являются документы, регламентирующие формирование и исполнение бюджетов, инвестиционной программы, платежного баланса, финансовых планов, ведение бухгалтерского, налогового, управленческого учета, иные документы, регламентирующие вопросы финансовой деятельности ОАО «РЖД».

Настоящий стандарт предназначен для применения подразделениями аппарата управления, филиалами и иными структурными подразделениями ОАО «РЖД». Применение настоящего стандарта другими организациями, в том числе дочерними и зависимыми обществами ОАО «РЖД», оговаривается в договорах (соглашениях) с ОАО «РЖД».

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 2.102-2013 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов

ГОСТ 2.501-2013 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения

ГОСТ 2.503-2013 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений

ГОСТ 2.601-2013 Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы

ГОСТ 2.602-2013 Единая система конструкторской документации. Ремонтные документы

ГОСТ 2.603-68 Единая система конструкторской документации. Внесение изменений в эксплуатационную и ремонтную документацию

ГОСТ 3.1102-2011 Единая система технологической документации. Стадии разработки и виды документов. Общие положения

ГОСТ 7.32-2001 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления

ГОСТ 19.101-77 Единая система программной документации. Виды программ и программных документов

ГОСТ 19.601-78 Единая система программной документации. Общие правила дублирования, учета и хранения

ГОСТ 19.603-78 Единая система программной документации. Общие правила внесения изменений

ГОСТ 34.201-89 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем

ГОСТ Р 21.1003-2009 Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации

ГОСТ Р 21.1101-2013 Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации

Р 50-92-88 Рекомендации. Единая система технологической документации. Общие положения по внесению изменений

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных документов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодно издаваемому информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по соответствующим ежемесячно издаваемым информационным указателям, опубликованным в текущем году, а также по единой информационной базе ОАО «РЖД». Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться заменяющим (измененным) документом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины, определения и сокращения

3.1 В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1.1 актуализация нормативного и технического документа: Процесс пересмотра или внесения изменений в нормативные и технические документы.

3.1.2 вид документа: Атрибут регистрационно-контрольной карточки нормативного и технического документа, определяющий содержание документа в зависимости от его типа.

3.1.3 внешняя нормативная и техническая документация: Нормативная документация, не утверждаемая ОАО «РЖД», конструкторская, технологическая, программная документация на поставляемую для нужд ОАО «РЖД» продукцию, разработанная ее изготовителями.

3.1.4 держатель нормативного и технического документа: Подразделение ОАО «РЖД», осуществляющее хранение и содержание в актуальном состоянии подлинника (учтенной копии) нормативного и технического документа.

3.1.5 жизненный цикл нормативного и технического документа: Период времени с момента утверждения документа до перевода в архивную часть электронной системы управления нормативной и технической документацией в ОАО «РЖД».

3.1.6 категория документа: Атрибут регистрационно-контрольной карточки нормативного и технического документа, отражающий уровень утверждения нормативного и технического документа.

3.1.7 код нормативного и технического документа: Цифровые значения, присвоенные нормативному и техническому документу в электронной системе управления нормативной и технической документацией в ОАО «РЖД».

3.1.8 конструкторский документ: Документ, который в отдельности или в совокупности с другими документами определяет конструкцию изделия и имеет содержательную и реквизитную части, в том числе установленные подписи.

[ГОСТ 2.001-2013, статья 3.1.2]

3.1.9 копия нормативного и технического документа: Документ, на бумажном носителе, выполненный с применением технических средств, способом, обеспечивающим идентичность с подлинником нормативного и технического документа.

3.1.10 нормативный документ: Документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

[ГОСТ 1.1-2002, статья 4.1]

3.1.11 опытно-конструкторская работа: Комплекс работ по разработке конструкторской и технологической документации на опытный образец, изготовлению и испытанию опытного (головного) образца (опытной партии), выполняемых для создания (модернизации) продукции.

3.1.12 опытно-технологическая работа: Комплекс работ по созданию новых веществ, материалов и (или) технологических процессов и технической документации на них.

3.1.13 подлинник нормативного и технического документа: Документ на бумажном или электронном носителе, завизированный соответственно подлинными подписями или ЭЦП должностных лиц, которым предоставлено право согласования и утверждения нормативного и технического документа, который может использоваться для получения копий.

3.1.14 подразделение ОАО «РЖД»: Подразделение аппарата управления ОАО «РЖД», филиал, иное структурное подразделение ОАО «РЖД».

3.1.15 программный документ: Документ, содержащий сведения, необходимые для разработки, изготовления, сопровождения и эксплуатации программ.

[ГОСТ 19.101-77, статья 2.1]

3.1.16 проектный документ: Составная часть проектной и/или рабочей документации для строительства объектов железнодорожной инфраструктуры, имеющая самостоятельное обозначение.

3.1.17 разработчик: Подразделение ОАО «РЖД», сторонняя организация, выполняющие работы по разработке, актуализации нормативного и технического документа.

3.1.18 ретроконверсия нормативного и технического документа: Перевод подлинника нормативного и технического документа или копии нормативного и технического документа при отсутствии подлинника в электронную копию нормативного и технического документа.

3.1.19 система управления нормативной и технической документацией в ОАО «РЖД»: Совокупность организационных средств и электронной системы управления нормативной и технической документацией ОАО «РЖД», предназначенная для создания и поддержания в актуальном состоянии электронной базы нормативной и технической документации в ОАО «РЖД».

3.1.20 технический документ: Конструкторский или технологический документ, необходимый и достаточный для непосредственного использования на каждой стадии жизненного цикла продукции.

3.1.21 технологический документ: Графический или текстовый документ, который отдельно или в совокупности с другими документами определяет технологический процесс или операцию изготовления (ремонта) изделия.

3.1.22 тип документа: Атрибут регистрационно-контрольной карточки нормативного и технического документа, принимающий одно из следующих значений: нормативный документ, конструкторский документ, технологический документ, программный документ, проектный документ, справочный документ, прочий документ.

3.1.23 функциональный заказчик: Подразделение ОАО «РЖД», инициирующее разработку нормативных и технических документов, отвечающее за его разработку, ввод его в действие, применение, контролирующее и отвечающего за его актуальное состояние.

3.1.24 электронная копия нормативного и технического документа: Документ в виде одного или нескольких файлов, созданный с применением программно-технических средств, способом, обеспечивающим идентичность с подлинником нормативного и технического документа.

3.1.25 электронная система управления нормативной и технической документации в ОАО «РЖД»; ЭС НТД: Программно-аппаратный комплекс, предназначенный для создания, хранения, поддержания в актуальном состоянии и использования электронных информационных ресурсов нормативной и технической документации ОАО «РЖД».

3.2 В настоящем стандарте применены следующие сокращения:

3.2.1 ГВЦ: Главный вычислительный центр — филиал ОАО «РЖД».

3.2.2 НИОКР: Комплекс работ, включающих проведение научно исследовательских и опытно-конструкторских работ, или научно-исследовательских и опытно-технологических работ, или научно-исследовательских, опытно-конструкторских и опытно-технологических работ.

3.2.3 НП ОПЖТ: Некоммерческое партнерство «Объединение производителей железнодорожной техники».

Примечание редакции.

Нумерация пунктов приведена в соответствии с оригиналом документа.

3.2.5 ПКБ: Проектно-конструкторское бюро.

3.2.6 ПТКБ: Проектно-технологическо-конструкторское бюро.

3.2.7 ПКТБ: Проектно-конструкторско-технологическое бюро.

3.2.8 ЦНТИБ: Центр научно-технической информации и библиотек — филиал ОАО «РЖД».

3.2.9 ЭЦП: Электронная цифровая подпись.

4 Цели, задачи системы управления нормативной и технической документацией открытого акционерного общества «Российские железные дороги»

4.1 Целью формирования и функционирования системы управления нормативной и технической документацией в ОАО «РЖД» является определение и установление рациональных процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для электронной обработки информации, что позволяет добиться единообразия в структуре и процедурах обработки информации, сокращения трудозатрат.

4.2 Указанная в 4.1 цель формирования и функционирования системы управления нормативной и технической документацией в ОАО «РЖД» достигается путем решения следующих задач:

— формирование и реализация единой технической политики ОАО «РЖД» в области актуализации, применения, прекращения использования нормативных и технических документов;

— систематизация существующих и создаваемых нормативных и технических документов;

— обеспечение разработки и актуализации нормативной и технической документации;

— проведение ретроконверсии нормативных и технических документов;

— создание банка данных электронных копий нормативных и технических документов;

— регистрация и учет нормативных и технических документов;

— обеспечение сохранности нормативных и технических документов;

— обеспечение структурированного хранения нормативных и технических документов и многокритериальный поиск документов для минимизации временных ресурсов на поиск нормативных и технических документов в рамках служебной необходимости.

5 Структура нормативной и технической документации

5.1 Нормативные документы, применяемые ОАО «РЖД» в производственной деятельности, подразделяют по следующим категориям в зависимости от уровня их утверждения:

— документы Российской Федерации (федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации);

— документы министерств и ведомств;

— документы Совета по железнодорожному транспорту государств-участников Содружества;

— документы Международного Союза железных дорог;

— документы Организации сотрудничества железных дорог;

— документы Министерства путей сообщения СССР и Министерства путей сообщения Российской Федерации;

— документы Таможенного союза;

— документы ОАО «РЖД»;

— документы НП ОПЖТ и других саморегулируемых организаций, осуществляющих деятельность в сфере железнодорожного транспорта;

— документы дочерних и зависимых обществ, используемые ОАО «РЖД» на основании соответствующих соглашений.

5.2 Нормативные документы ОАО «РЖД» включают в себя:

— нормативные документы, разрабатываемые ОАО «РЖД» самостоятельно, в том числе ПКБ, ПТКБ, ПКТБ — филиалами ОАО «РЖД», на основании заказов-нарядов;

— нормативные документы, разрабатываемые по заказу ОАО «РЖД» дочерними и зависимыми обществами ОАО «РЖД», иными юридическими лицами.

Виды нормативных документов ОАО «РЖД» подразделяют на:

— стандарты ОАО «РЖД»;

— правила;

— положения;

— требования;

— инструкции;

— методики;

— классификаторы;

— регламенты.

5.3 ОАО «РЖД» выполняет следующие функции управления в отношении нормативных документов ОАО «РЖД»:

— организует применение, актуализацию, прекращение применения документов;

— контролирует актуальность документов и их применение;

— ведет учет документов.

5.4 ОАО «РЖД» вправе:

— инициировать в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации изменение, отмену нормативных документов Российской Федерации в сфере железнодорожного транспорта путем соответствующего обращения в государственные органы;

— инициировать изменение, отмену нормативных документов Совета по железнодорожному транспорту государств-участников Содружества, Международного Союза железных дорог, Организации сотрудничества железных дорог и других, в том числе некоммерческих и саморегулируемых организаций, осуществляющих деятельность в сфере железнодорожного транспорта, в соответствии с установленными для этих организаций правилами;

— обращаться в федеральные органы исполнительной власти о прекращении использования утративших актуальность нормативных документов Министерства путей сообщения СССР и Министерства путей сообщения Российской Федерации.

5.5 Технические документы, входящие в электронную систему управления нормативной и технической документацией в ОАО «РЖД», подразделяют по следующим категориям:

— конструкторские документы;

— технологические документы;

— программные документы;

— проектные документы.

Виды конструкторских документов определяют по ГОСТ 2.102, виды эксплуатационных документов, входящих в комплект конструкторской документации, — по ГОСТ 2.601, виды ремонтных документов, входящих в комплект конструкторской документации, — по ГОСТ 2.602.

Виды технологических документов определяют по ГОСТ 3.1102.

Виды программных документов определяют по ГОСТ 19.101.

Виды проектных документов по автоматизированным системам определяют по ГОСТ 34.201 на предпроектных стадиях (стадии формирования требований).

Состав проектных документов определяют по ГОСТ Р 21.1101.

5.6 Внешняя нормативная и техническая документация устанавливает требования к поставляемой для нужд ОАО «РЖД» продукции и к деятельности, обеспечивающей выполнение этих требований (стандарты всех категорий, своды правил, СНиП, конструкторская, технологическая, программная документация).

5.7 Внешняя нормативная документация в виде электронных копий приобретается в установленном ОАО «РЖД» порядке в соответствующих центрах информационного обеспечения Российской Федерации, поиск необходимой нормативной документации осуществляют работники ОАО «РЖД» в используемых ОАО «РЖД» информационных справочных системах.

5.8 Внешнюю техническую документацию (проектную, конструкторскую, технологическую, программную) в виде подлинников и копий технических документов, включая их электронные копии, приобретают в установленном законодательством Российской Федерации порядке у правообладателей.

5.9 Вопросы использования сторонними организациями технической документации, содержащей объекты интеллектуальной собственности ОАО «РЖД», должны быть согласованы в установленном в ОАО «РЖД» порядке с Управлением по вопросам интеллектуальной собственности.

6 Порядок актуализации и внесения изменений в нормативную и техническую документацию

6.1 Функциональный заказчик или по его поручению разработчик не реже одного раза в пять лет проводит проверку нормативных и технических документов (кроме конструкторских документов) для обеспечения их актуальности (включая проверку соответствия их положений действующей организационной структуре, обязательным требованиям и целям) и, при необходимости, вносит изменения в документы или пересматривает их. Проверка нормативных и технических документов, для которых установлен срок действия, проводится также в сроки, определенные 6.9.

6.2 Актуализацию нормативного документа производят в форме его изменения или пересмотра с последующей заменой версии документа в ЭС НТД.

Изменение электронного нормативного документа должно производиться при:

— изменении заголовков разделов, подразделов, приложений и (или) их нумерации;

— изменении редакции пунктов, подпунктов, приложений и (или) их нумерации;

— включении в текст нормативного документа новых разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, приложений, таблиц, рисунков;

— исключении из текста нормативного документа разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, приложений, таблиц, рисунков.

6.3 Нормативный документ подлежит пересмотру или замене с разработкой нормативного документа с целями и задачами, аналогичными целям и задачам заменяемого документа, в следующих случаях:

— в нормативный документ необходимо одновременно внести значительное количество изменений, влекущих за собой трудности в восприятии текста нормативного документа в целом и/или его отдельных частей;

— в нормативный документ вносились изменения не менее трех раз.

В случае замены нормативного документа, в новом нормативном документе приводят информацию о замененном документе.

6.4 Внесение изменений в:

— конструкторские документы производят по ГОСТ 2.503;

— эксплуатационные и ремонтные документы, входящие в комплект конструкторской документации, — по ГОСТ 2.603;

— программные документы и проектные документы по автоматизированным системам производят по ГОСТ 19.603;

— технологические документы производят по Р 50-92-88;

— проектные документы производят по ГОСТ Р 21.1101.

6.5 Нормативный документ подлежит отмене в следующих случаях:

— нормативный документ противоречит введенному в действие нормативному документу Российской Федерации, и такое противоречие не может быть устранено изменением нормативного документа;

— нормативный документ не соответствует изменившейся организационной структуре ОАО «РЖД», и такое несоответствие не может быть устранено изменением нормативного документа;

— нормативный документ вступил в противоречие с вновь разработанными и введенными в действие нормативными документами ОАО «РЖД», и такое противоречие не может быть устранено актуализацией нормативного документа;

— область действия документа распространялась на технические средства или технологические процессы, которые уже не применяются в подразделениях бизнес-блока ОАО «РЖД».

6.6 Отмену нормативного документа производят по заключению функционального заказчика о необходимости отмены нормативного документа, сделанному, в том числе, на основании:

— обращений пользователей нормативного документа к функциональному заказчику, Департаменту технической политики;

— обращений разработчика нормативного документа к функциональному заказчику, Департаменту технической политики;

— обращений Департамента технической политики к функциональному заказчику.

6.7 Отмену нормативного документа оформляют распоряжением ОАО «РЖД», признающим утратившим силу приказ/распоряжение ОАО «РЖД», утвердивший отменяемый документ.

6.8 Внесение изменений в электронные копии технических документов осуществляет функциональный заказчик.



6.9 Не позднее чем за 6 месяцев до истечения срока действия нормативного документа (если такой срок установлен) функциональный заказчик определяет необходимость актуализации нормативного документа с продлением срока его действия или замены нормативного документа.

Если функциональный заказчик примет решение о нецелесообразности актуализации или замене нормативного документа с истекающим сроком действия, то по истечении указанного срока статус нормативного документа в ЭС НТД указывается держателем подлинника как «не применяется в связи с истечением срока действия».

6.10 Контроль за истечением срока действия документа (если такой срок установлен) производится ЭС НТД автоматически (за 6 месяцев до окончания срока действия документа ЭС НТД начинает периодически генерировать напоминания о приближении такого срока).

6.11 Для обеспечения непротиворечивости документов любое изменение, вызывающее какие-либо изменения в других документах, должно сопровождаться внесением соответствующих изменений во все взаимосвязанные документы. Для этого, прежде чем внести изменения в документ, функциональным заказчиком или по его поручению разработчиком должна быть проведена оценка влияния изменения с оформлением результатов оценки влияния в пояснительной записке. Разработку проекта изменения нормативной, конструкторской и технологической документации организовывает функциональный заказчик.

6.12 Порядок пересмотра нормативной и технической документации в ОАО «РЖД» представлен в приложении Б (таблица Б.1).

7 Доступ к нормативной и технической документации, ее регистрация и учет

7.1 Доступ к нормативным и техническим документам в ЭС НТД имеют только зарегистрированные пользователи с применением логина и пароля, обеспечивающих аутентификацию пользователя при входе в ЭС НТД.

7.2 Функциональный заказчик определяет подразделения ОАО «РЖД», которым будет предоставлен доступ к нормативному и техническому документу, исходя из следующих уровней доступа в ЭС НТД:

— доступ предоставляется только работникам подразделения ОАО «РЖД» — держателя нормативного и технического документа;

— доступ предоставляется работникам отдельных подразделений ОАО «РЖД» в соответствии с выполняемыми функциями;

— доступ предоставляется работникам всех подразделений ОАО «РЖД».

7.3 Все имеющиеся в подразделениях ОАО «РЖД» подлинники нормативных и технических документов либо учтенные копии нормативных и технических документов при отсутствии подлинников подлежат ретроконверсии, учету и дальнейшему хранению в ЭС НТД.

Учет и регистрацию в ЭС НТД организуют на основании регистрационно-контрольных карточек нормативных и технических документов. Регистрация нормативного и технического документа в ЭС НТД осуществляется автоматически после заполнения регистрационно-контрольной карточки документа держателем подлинника или учтенной копии внешнего нормативного и технического документа.

7.4 Регистрационно-контрольные карточки нормативных и технических документов заполняют в электронном виде, на бумажном носителе не формируют и не хранят.

7.5 Регистрационно-контрольная карточка нормативного и технического документа должна содержать следующие обязательные атрибуты:

— наименование документа;

— код документа;

— обозначение/номер документа;

— категория документа;

— хозяйство;

— тип документа;

— вид документа;

— дата утверждения документа;

— обозначение/номер организационно-распорядительного документа;

— кем утвержден документ (указывается только должность лица, утвердившего документ);

— дата введения документа в действие;

— срок действия документа;

— дата предстоящего пересмотра документа;

— статус документа (при простановке статуса «отменен» указывается номер и дата распоряжения, отменяющего документ, при простановке статуса «заменен» указывается обозначение заменяющего документа, при простановке статуса «не применяется» указывается номер и дата распоряжения, прекращающего применение документа);

— сведения об изменениях к документу;

— сведения о замене документа;

— разработчик документа;

— держатель подлинника/учетной копии;

— область применения документа;

— стадия/стадии жизненного цикла объекта;

— приложения к документу (при наличии);

— объем документа в приведенном формате листов А4 (при возможности);

— примечание;

— ключевые слова.

Пример заполнения регистрационно-контрольной карточки нормативного и технического документа представлен на рисунке 1.

См. Рисунок 1 — Пример заполнения регистрационно-контрольной карточки нормативного и технического документа

7.6 Для целей учета и систематизации нормативных и технических документов каждому нормативному и техническому документу должно быть присвоено индивидуальное обозначение в ЭС НТД.

Обозначение нормативного и технического документа в ЭС НТД не отменяет обозначения, присвоенного документу разработчиком.

Обозначение нормативного и технического документа в ЭС НТД формируется из цифровых кодов хозяйства, порядкового номера документа и года его утверждения. Обозначение нормативного и технического документа имеет структуру, которая приведена на рисунке 2.

хххххх.хххххх.хххх

│      │      │

│      │      │

│      │      └────── год утверждения документа

│      │

│      └───────────── порядковый номер документа

│

└──────────────────── обозначение хозяйств(а) ОАО «РЖД»,

использующих документ в своей работе

Рисунок 2 — Обозначение нормативного и технического документа

В обозначение нормативного и технического документа входят:

— шестизначный цифровой код хозяйства, установленный в соответствии с приложением В (таблица В.1);

— отделенный от него точкой без пробелов шестизначный порядковый номер документа;

— отделенные от него точкой без пробелов четыре цифры года утверждения нормативного и технического документа.

Обозначение нормативного и технического документа в ЭС НТД в случае его принадлежности к двум и более хозяйствам формируется из сумм цифровых кодов обозначений этих двух или более хозяйств, порядкового номера документа и года его утверждения.

7.7 Регистрационно-контрольную карточку нормативного и технического документа формирует и актуализирует функциональный заказчик.

Регистрационно-контрольные карточки нормативных и технических документов, электронные копии которых получены в результате ретроконверсии, формируют в течение десяти рабочих дней с даты создания электронной копии.

Регистрационно-контрольные карточки нормативных и технических документов, электронные копии которых получены при их разработке, формируют в течение десяти рабочих дней с даты утверждения документов.

Не реже одного раза в пять лет функциональный заказчик анализирует нормативные и технические документы с точки зрения их статусов, и при обнаружении статусов, не соответствующих статусам, указанным в регистрационно-контрольных карточках нормативных и технических документов, вносит в регистрационно-контрольные карточки нормативных и технических документов соответствующие исправления.

7.8 Учет подлинников конструкторских и технологических документов производят по ГОСТ 2.501.

Учет подлинников программных документов производят по ГОСТ 19.601.

Учет подлинников проектных документов по строительству производят по ГОСТ Р 21.1003.

Учет подлинников нормативных и технических документов производят функциональные заказчики.

7.9 Регистрация, учет электронных копий нормативных и технических документов осуществляются в ЭС НТД ответственными лицами, указанными в приложении Г.

7.10 Электронные копии нормативных и технических документов в ЭС НТД могут быть представлены:

— в любых графических форматах без оптического распознавания текста (формат PDF является предпочтительным);

— в текстовом формате, в том числе с графическими элементами, но без сохранения внешнего вида документа на бумажном носителе;

— в комбинированном виде (с распознаванием текста).

Качество файлов в графических форматах должно отвечать следующим условиям:

— нормативный и технический документ должен быть разборчивым с возможностью идентификации всех элементов страниц документа с экрана компьютера (возможность чтения);

— текст и графические элементы на бумажном носителе должны быть разборчивыми с возможностью идентификации всех элементов страниц (возможность печати).

Ретроконверсию нормативных и технических документов производят с помощью сканирующего оборудования. Перед сканированием проверяют наличие всех листов документа. Максимальное разрешение не должно превышать 300 dpi (точек на дюйм).

Размещение электронных копий нормативных и технических документов в ЭС НТД и их актуализацию осуществляет функциональный заказчик.

8 Хранение нормативной и технической документации

8.1 Хранение подлинников конструкторских и технологических документов производят по ГОСТ 2.501.

Хранение подлинников программных документов производят по ГОСТ 19.601.

Хранение подлинников проектных документов по строительству производят по ГОСТ Р 21.1003.

Хранение копий нормативных и технических документов осуществляется в департаментах, функциональных филиалах и иных структурных подразделениях ОАО «РЖД».

Хранение подлинников нормативных документов, утвержденных на уровне центрального аппарата ОАО «РЖД», производит Департамент управления делами.

Хранение и обращение нормативных и технических документов производится с соблюдением установленного в ОАО «РЖД» порядка обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну.

8.2 Хранение электронных копий нормативных и технических документов осуществляется на сервере ГВЦ ЭС НТД. К хранимым файлам программными средствами ЭС НТД применяют процедуры резервного копирования, архивации, антивирусной обработки.

В ЭС НТД хранят все версии измененных документов.

8.3 В соответствии с решением функционального заказчика в подразделении ОАО «РЖД» при необходимости могут быть оставлены на хранение подлинники отмененных нормативных и технических документов, на титульном листе которых проставляется штамп «Отменен». Хранение таких документов осуществляется отдельно (в папке с названием «Отмененные документы»).

8.4 Хранение электронных копий нормативных и технических документов в ЭС НТД является бессрочным.

9 Ответственность за управление нормативной и технической документацией

9.1 Ответственность за управление нормативной и технической документацией (электронными копиями нормативных и технических документов) в подразделениях ОАО «РЖД» возлагается на их руководителей.

9.2 Старшие вице-президенты, вице-президенты ОАО «РЖД» ведут вопросы поддержания в актуальном состоянии нормативных и технических документов, регламентирующих эксплуатацию, содержание и ремонт технических средств производственных подразделений, находящихся в их непосредственном ведении.

Распределение ответственности в области управления нормативной и технической документацией в подразделениях производственного блока ОАО «РЖД» представлено в приложении Г (таблица Г. 1).

9.3 Ответственным за ведение информационной базы данных внешних документов в электронном виде является ЦНТИБ.

Ответственным за хранение, актуализацию (внесение изменений) внешней технической документации, является держатель нормативного документа.

Руководитель подразделения ОАО «РЖД» несет ответственность за своевременное внесение изменений в копии документов.

Приложение А



(обязательное)

Структурный принцип распределения подразделений производственных бизнес-блоков в электронной системе управления нормативной и технической документацией в ОАО «РЖД»

Таблица А.1 — Распределение подразделений производственного блока ОАО «РЖД» по бизнес-блокам

Наименование бизнес-блоков	Наименование бизнес-единиц	Обозначения		Хозяйства и виды деятельности
Бизнес-блок «Инфраструктура»	Центральная дирекция инфраструктуры	ЦДИ	ЦШ	Хозяйство автоматики и телемеханики
			ЦЭ	Хозяйство электрификации и электроснабжения
			ЦВ	Вагонное Хозяйство
			ЦДИ М	Хозяйство по эксплуатации и ремонту путевых машин
			ЦДИ ДМ	Хозяйство диагностики и мониторинга устройств инфраструктуры
			ЦП	Путевое хозяйство
	Центральная дирекция по ремонту пути	ЦДРП
	Центр обследования и диагностики инженерных сооружений	Центр ИССО
	Центральная станция связи	ЦСС		Хозяйство связи
	Дирекция тяги	ЦТ		Локомотивное хозяйство
	Дирекция по ремонту тягового подвижного состава	ЦТР
	Центральная дирекция управления движением	ЦД		Хозяйство перевозок
Бизнес-блок «Пассажирские перевозки»	Центральная дирекция моторвагонного подвижного состава	ЦДМВ		Хозяйство моторвагонного подвижного состава
	Дирекция скоростного сообщения	ДОСС		Хозяйство скоростного и высокоскоростного пассажирского сообщения
	Центральная дирекция пассажирских обустройств	ЦДПО		Хозяйство пассажирских обустройств
	Дирекция железнодорожных вокзалов	ДЖВ		Вокзальное хозяйство
	ОАО «Федеральная пассажирская компания»	ФПК		Хозяйство пассажирских перевозок дальнего следования
Бизнес-блок «Транспортно логистический»	Дирекция по управлению терминально-складским комплексом	ЦМ		Хозяйство по управлению терминально-складским комплексом
Подразделения, оказывающие общекорпоративные услуги	Росжелдорснаб	РЖДС		Хозяйство материально технического обеспечения
	Центральная дирекция по тепловодоснабжению	ЦДТВ		Хозяйство тепловодоснабжения
	Управление объектов технологического и коммунального назначения	ЦУО		Хозяйство гражданских сооружений
Инженерная деятельность	Корпоративный центр	ЦТЕХ		Метрология
				Стандарты
				Ресурсосбережение
				Система менеджмента качества
		ЦБТ		Охрана труда
		ЦУИС		Интеллектуальная собственность
		ЦУНР		Материально- технические ресурсы

Приложение Г



(обязательное)

Распределение ответственности в области управления нормативной и технической документацией в подразделениях производственных бизнес-блоков ОАО «РЖД»

Таблица Г.1 — Матрица распределения ответственности в области управления нормативной и технической документацией в подразделениях производственного блока ОАО «РЖД»

Лица, участвующие в управлении нормативной и технической документацией	Регистрация и учет документов	Ретроконверсия нормативного и технического документа, размещение в ЭС НТД	Хранение копий документов	Актуализация документов	Хранение отмененного документа
Президент, первый вице-президент, старшие вице-президенты, вице-президенты ОАО «РЖД» Департаменты (управления) Функциональные филиалы ПКБ, ПТКБ, ПКТБ Департамент технической политики	Заполняют регистрационную контрольную карточку) Заполняют регистрационную контрольную карточку Оказывает методическую поддержку в работе департаментов (управлений), функциональных филиалов, планирования разработки новых нормативных и технических документов по направлениям деятельности хозяйств (отчет)	Контролируют ввод документов в ЭС НТД Вводят документацию в ЭС НТД Вводят документацию в ЭС НТД Контролирует в электронной системе ввод новых документов (статистический отчет)	Оказывают методическое обеспечение в вопросах хранения нормативных и технических документов Хранят оригиналы и учтенные копии документов на бумажном носителе, электронные копии нормативных и технических документов в ЭС НТД Хранят оригиналы и учтенные копии документов на бумажном носителе, электронные копии нормативных и технических документов в ЭС НТД Методическое обеспечение в вопросах хранения нормативных и технических документов по направлениям производственной хозяйственной деятельности (статистический отчет)	Утверждают по кругу ведения: нормативные документы, планы, мероприятия по внедрению. Согласовывают нормативные и технические документы и утверждают технические по кругу ведения Инициируют актуализацию, разрабатывают, согласовывают Актуализируют, разрабатывают, согласовывают Координирует работу департаментов (управлений), функциональных филиалов в области актуализации и внесения изменений в нормативные документы по направлениям производственной хозяйственной деятельности. Формирует и представляет сводный отчет с предложениями о проведении актуализации нормативных документов в разрезе хозяйств.	Оказывают методическое обеспечение в вопросах хранения нормативных и технических документов Хранят оригиналы и учтенные копии документов на бумажном носителе, электронные копии нормативных и технических документов в ЭС НТД Хранят оригиналы и учтенные копии документов на бумажном носителе, электронные копии нормативных и технических документов в ЭС НТД Методическое обеспечение