Приказ ОАО РЖД от 31.12.2014 N 113
ОАО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
ПРИКАЗ
от 31 декабря 2014 г. N 113
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ В ОАО «РЖД»
В целях совершенствования и оптимизации договорной работы в ОАО «РЖД» приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2015 г. прилагаемое Положение о договорной работе в ОАО «РЖД».
2. Руководителям филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД»:
а) разработать в соответствии с утвержденным настоящим приказом Положением и утвердить до 1 марта 2015 г. по согласованию с Департаментом безопасности, Центром организации закупочной деятельности и Правовым департаментом положения о договорной работе;
б) копии приказов об утверждении положений о договорной работе представить в Правовой департамент в течение пяти дней с даты их утверждения;
в) до утверждения положений о договорной работе руководствоваться при ее ведении Положением, утвержденным настоящим приказом.
3. Начальникам подразделений аппарата управления ОАО «РЖД», руководителям филиалов и иных структурных подразделений ОАО «РЖД» обеспечить изучение причастными работниками Положения, утвержденного настоящим приказом, и соблюдение установленных им требований.
4. Признать утратившими силу с 1 января 2015 г. документы ОАО «РЖД» по перечню согласно приложению.
Президент ОАО «РЖД»
В.И. Якунин
УТВЕРЖДЕНО
приказом ОАО «РЖД»
от 31.12.2014 г. N 113
ПОЛОЖЕНИЕ
О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ В ОАО «РЖД»
1. Настоящее Положение устанавливает порядок ведения договорной работы в ОАО «РЖД».
2. В настоящем Положении используются следующие термины и понятия:
АС ЕРД — автоматизированная система формирования и хранения карточек договоров в едином реестре договоров холдинга «РЖД»;
визовый экземпляр договора — подлинный экземпляр договора ОАО «РЖД», на котором ставятся визы соответствующими подразделениями;
договорная работа — подготовка, рассмотрение и визирование, заключение, регистрация и хранение договоров, а также обеспечение контроля за их исполнением;
договоры — гражданско-правовые договоры (контракты), соглашения, меморандумы, протоколы (соглашения) о намерениях (сотрудничестве) и иные документы, в которых изложены достигнутые сторонами договоренности по любому аспекту деятельности ОАО «РЖД», а также дополнительные соглашения (дополнения), заключаемые сторонами с целью исполнения, изменения или прекращения действия основных документов;
консультант — независимая организация (специалист), оказывающая консультационные услуги по техническим, финансово-экономическим, правовым и иным направлениям деятельности ОАО «РЖД», обладающая необходимым опытом, знаниями и квалификацией в соответствующей области;
контрагент — юридическое или физическое лицо, с которым ОАО «РЖД» состоит в договорных отношениях или с которым у ОАО «РЖД» предполагаются договорные отношения;
комплект договорной документации — совокупность документов, необходимых для надлежащего, всестороннего и полного рассмотрения (визирования) проекта договора, включающий в себя в том числе организационно-распорядительные документы ОАО «РЖД», на основании которых осуществляется договорная работа по проекту договора, и переписку подразделений ОАО «РЖД» по проекту договора;
подразделение-исполнитель — подразделение, в интересах, компетенции и в рамках бюджета которого предполагается заключение и реализация договора, либо подразделение, определенное уполномоченным лицом ОАО «РЖД» в качестве подразделения-исполнителя;
Положение о закупке — Положение о закупке товаров, работ, услуг для нужд ОАО «РЖД», утвержденное советом директоров ОАО «РЖД» 30 июня 2014 г. и объявленное распоряжением ОАО «РЖД» от 17 июля 2014 г. N 1663р;
регистратор — подразделение (лицо), назначенное в соответствии с внутренними документами ОАО «РЖД» ответственным за регистрацию договоров в ОАО «РЖД»;
филиалы — филиалы и структурные подразделения ОАО «РЖД».
3. Настоящее Положение распространяется на все заключаемые ОАО «РЖД» договоры, кроме публичных договоров ОАО «РЖД» (в том числе договоров перевозки пассажиров, грузов, багажа и грузобагажа, об оказании услуг по использованию инфраструктуры железнодорожного транспорта общего пользования, энергоснабжения, услуги связи), порядок ведения работы по которым регулируется законодательством Российской Федерации и принятыми в соответствии с ним внутренними документами ОАО «РЖД», и договоров в сфере трудового права.
Внутренними документами ОАО «РЖД» могут быть установлены особенности договорной работы в отношении отдельных видов договоров.
4. Работа по договорам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с настоящим Положением с учетом особенностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации и внутренними документами ОАО «РЖД».
5. В целях своевременного формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности визирование и подписание договоров, подпадающих под действие настоящего Положения и обязательства по которым контрагенты должны полностью выполнить в текущем году, за исключением договоров банковского вклада (депозита), кредитных договоров, договоров на поставку топлива и договоров, предусматривающих предоставление со стороны ОАО «РЖД» товаров, работ, услуг (доходные договоры), прекращается с 1 декабря текущего года.
Проекты договоров, визирование и подписание которых прекращается, подлежат возврату в подразделения-исполнители.
Указанные договоры заключаются в исключительных случаях по согласованию с президентом ОАО «РЖД», первыми вице-президентами или старшим вице-президентом, в ведении которого находятся вопросы экономики и финансов.
2. Основания ведения договорной работы
6. Договорная работа в ОАО «РЖД» осуществляется:
1) по договорам, предусматривающим закупку ОАО «РЖД» товаров, работ, услуг (расходные договоры), на основании:
а) итогов процедур закупок, подведенных конкурсной комиссией ОАО «РЖД», иными конкурсными комиссиями и уполномоченными органами, образованными в порядке, установленном внутренними документами ОАО «РЖД», а также решений указанных комиссий и органов, принятых в соответствии с подпунктами 2 и 3 пункта 85 Положения о закупке;
б) итогов процедур размещения заказа в электронной форме, зафиксированных в автоматизированной информационной системе «Электронная торгово-закупочная площадка ОАО «РЖД» или на иной торговой площадке, на которой осуществляется размещение заказов;
в) протоколов рассмотрения аукционных заявок, поступивших на участие в открытом аукционе в электронной форме, в случае, если он признан несостоявшимся;
г) подпунктов 4 — 24, 28, 29, 30, 32 и 33 пункта 85 Положения о закупке;
д) решений президента ОАО «РЖД», вице-президентов и руководителей филиалов, принятых в соответствии с подпунктами 1, 25 — 27, 31 и 34 пункта 85 Положения о закупке;
2) по договорам, предусматривающим предоставление со стороны ОАО «РЖД» товаров, работ, услуг (доходные договоры), на основании:
а) решений президента ОАО «РЖД», вице-президентов и руководителей филиалов о заключении договоров, принимаемых в пределах полномочий, определенных внутренними документами ОАО «РЖД» или соответствующей доверенностью;
б) решений президента ОАО «РЖД», вице-президентов и руководителей филиалов о заключении договоров, принимаемых в пределах полномочий, определенных внутренними документами ОАО «РЖД» или соответствующей доверенностью, об участии ОАО «РЖД» в процедурах размещения заказа, организуемых третьими лицами.
7. На указанных в пункте 6 настоящего Положения основаниях осуществляется также выбор контрагента.
Решения, предусмотренные подпунктом 1д пункта 6 настоящего Положения, оформляются приказом, распоряжением, поручением в порядке, предусмотренном внутренними документами ОАО «РЖД», регламентирующими взаимодействие подразделений ОАО «РЖД» при размещении заказа.
Проекты соответствующих приказа, распоряжения, поручения о заключении договоров на закупку товаров, работ, услуг согласовываются с Центром организации закупочной деятельности или его региональными подразделениями.
Решения, предусмотренные подпунктом 2 пункта 6 настоящего Положения, оформляются в порядке, предусмотренном внутренними документами ОАО «РЖД».
8. Материалы для оформления решения, являющегося основанием заключения договора, подготавливаются подразделением-исполнителем в порядке и на основаниях, предусмотренных внутренними документами ОАО «РЖД».
3. Подготовка проекта договора
9. Подготовка проекта договора предусматривает составление его подразделением-исполнителем, либо рассмотрение проекта договора, поступившего от контрагента.
10. Подготовка проекта договора включает в себя:
1) подготовку материалов для оформления основания заключения договора, включая обоснование необходимости его заключения;
2) составление в письменной форме текста проекта договора и приложений к нему;
3) оформление пояснительной записки к проекту договора.
11. Пояснительная записка к проекту договора подписывается руководителем подразделения-исполнителя или его заместителем, и должна содержать:
1) описание предполагаемого договора;
2) основание его заключения, предусмотренное настоящим Положением, с указанием реквизитов соответствующего документа (решения);
3) цели и мотивировку заключения договора;
4) информацию об источнике расходов (доходов) по договору;
5) информацию о наличии признаков сделки с заинтересованностью и/или крупной сделки, сделки, подпадающей под действие антимонопольного законодательства;
6) иную информацию в соответствии с требованиями внутренних документов ОАО «РЖД» и/или необходимую для наиболее полного и оперативного рассмотрения проекта договора;
7) информацию о работнике подразделения-исполнителя, сопровождающем договор, и оперативном способе связи с ним.
К пояснительной записке при направлении проекта договора на рассмотрение в соответствующие подразделения ОАО «РЖД» в порядке, установленном настоящим Положением, прилагаются документы, указанные в подпунктах 9 и 10 пункта 24 настоящего Положения.
12. При необходимости подразделение-исполнитель вправе запрашивать у соответствующих подразделений информацию, позволяющую определить наличие признаков сделки с заинтересованностью и/или крупной сделки, сделки, подпадающей под действие антимонопольного законодательства.
13. Проект договора разрабатывается с учетом требований законодательства Российской Федерации и внутренних документов ОАО «РЖД».
14. При наличии в ОАО «РЖД» утвержденных примерных (типовых) форм договоров проект договора составляется с использованием соответствующей формы.
При отсутствии такой формы подразделение-исполнитель использует согласованные с Правовым департаментом формы договоров, применяемые в ОАО «РЖД» для заключения однотипных договоров.
В случае отсутствия указанных форм подразделение-исполнитель вправе обратиться в Правовой департамент за содействием в подготовке необходимой формы договора либо использовать форму договора, представленную контрагентом.
15. При необходимости по обоснованному запросу подразделения-исполнителя к разработке проекта договора могут привлекаться соответствующие подразделения по вопросам, относящимся к их компетенции.
16. Подразделение-исполнитель отвечает за целесообразность заключения договора, определение условий договора, составление проекта договора и приложений к нему, подготовку необходимых материалов и информации относительно положений договора, выбор контрагента, формирование цены договора, в том числе начальной (максимальной) цены, подготовку материалов, необходимых для ее определения, сроки исполнения сторонами обязательств, номенклатуру товаров, работ, услуг, других существенных и необходимых условий договора, его изменение, расторжение (прекращение), соответствие требований документации о закупке условиям договора — в отношении договоров, заключаемых по итогам конкурентных процедур закупок.
17. Для подготовки проекта договора, связанного с реализацией сложной задачи, по инициативе президента ОАО «РЖД», вице-президентов и руководителей филиалов могут образовываться рабочие группы.
При необходимости к подготовке проекта договора могут быть привлечены консультанты.
Договоры с такими консультантами заключаются в порядке, установленном настоящим Положением и иными внутренними документами ОАО «РЖД».
18. Проект договора, как правило, должен содержать преамбулу, предмет договора, права и обязанности сторон, сроки действия договора и исполнения обязательств, порядок сдачи-приемки и расчетов (при наличии расчетов), ответственность сторон, порядок урегулирования споров, другие условия, которые являются необходимыми для данного договора, юридические адреса и реквизиты сторон.
Проект договора должен в обязательном порядке включать в себя условия, являющиеся существенными для такого вида договоров.
19. Проект договора также должен содержать:
1) требование о предоставлении контрагентом информации об изменениях в составе владельцев контрагента, включая конечных бенефициаров, и (или) в исполнительных органах контрагента не позднее чем через 5 календарных дней после таких изменений;
2) требование о предоставлении контрагентом информационной справки о субъектах малого и среднего предпринимательства, привлекаемых контрагентом по субподрядному договору 1-го уровня в качестве третьих лиц к исполнению обязательств по заключенному с ОАО «РЖД» договору на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, не позднее чем через 1 календарный день после подписания такого субподрядного договора с указанием:
контрагента;
привлекаемого в качестве третьего лица субъекта малого и среднего предпринимательства, его ИНН;
ФИО контактного лица субъекта малого и среднего предпринимательства, его адреса, телефона, факса, адреса электронной почты;
предмета договора, заключаемого контрагентом с субъектом малого и среднего предпринимательства;
суммы договора, заключаемого контрагентом с субъектом малого и среднего предпринимательства, в рублях, с учетом и без учета НДС;
средней численности работников субъекта малого и среднего предпринимательства за предшествующий календарный год;
размера выручки от реализации товаров или балансовой стоимости активов субъекта малого и среднего предпринимательства (остаточной стоимости основных средств и нематериальных активов) за предшествующий календарный год (без НДС);
суммарной доли участия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, иностранных юридических лиц, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов в уставном (складочном) капитале (паевом фонде) субъекта малого и среднего предпринимательства;
суммарной доли участия одного или нескольких юридических лиц, не являющихся субъектами малого и среднего предпринимательства, в уставном капитале субъекта малого и среднего предпринимательства;
3) требование о невозможности изменения контрагентом условий заключения субподрядных договоров 1-го уровня, предусмотренных информационной справкой, содержащей сведения о субъектах малого и среднего предпринимательства, с которыми контрагент планировал заключить субподрядные договоры 1-го уровня, за исключением условия о замене субъекта малого и среднего предпринимательства, с которым заключается такой договор. О замене указанного субъекта обязательно уведомляется ОАО «РЖД» (филиал в случае заключения договора филиалом или если исполнение договора передано филиалу);
4) требование о предоставлении контрагентом ежегодно, не позднее 1 декабря, подтверждения на текущий год статуса субъектов малого и среднего предпринимательства, с которыми заключены субподрядные договоры 1-го уровня;
5) требование о предоставлении контрагентом, являющимся на момент заключения договора с ОАО «РЖД» субъектом малого и среднего предпринимательства, ежегодно, не позднее 1 декабря, подтверждения на текущий год этого статуса;
6) требование о предоставлении контрагентом, являющимся на момент заключения договора с ОАО «РЖД» субъектом малого и среднего предпринимательства, информационной справки с указанием:
контрагента;
средней численности работников за предшествующий календарный год;
размера выручки от реализации товаров или балансовой стоимости активов (остаточной стоимости основных средств и нематериальных активов) за предшествующий календарный год (без НДС);
суммарной доли участия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, иностранных юридических лиц, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов в уставном (складочном) капитале (паевом фонде);
суммарной доли участия в уставном капитале, принадлежащей одному или нескольким юридическим лицам, не являющимся субъектами малого и среднего предпринимательства,;
7) условие о возможности расторжения договора в случае непредоставления контрагентом информации, указанной в подпунктах 1-6 настоящего пункта.
Подпункты 2-4 настоящего пункта включаются в проект договора, если условиями договора не исключается возможность привлечения к его исполнению третьих лиц.
20. Проект договора, включаемый в документацию процедуры размещения заказа, должен соответствовать условиям проекта такой документации.
21. Проект договора составляется в количестве экземпляров, соответствующем, как правило, количеству сторон договора.
Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, то он составляется в количестве экземпляров, необходимом для совершения указанных действий. Экземпляры договора, представляемые в органы, осуществляющие нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию, не должны содержать каких-либо пометок или виз.
22. Если при заключении договора с иностранным лицом текст договора составляется не только на русском языке, подразделение-исполнитель до согласования проекта договора обращается в Правовой департамент для обеспечения перевода текста договора на русский или иностранный язык с соблюдением его аутентичности.
23. В случае если договор, заключаемый с иностранным лицом, регулируется и/или споры по договору рассматриваются в соответствии с законодательством иностранного государства, подразделение-исполнитель организует привлечение к работе над проектом договора консультанта, обладающего необходимым опытом и квалификацией в области законодательства, которым регулируется договор.
24. На этапе разработки проекта договора, за исключением проекта договора, включаемого в документацию процедуры размещения заказа, подразделение-исполнитель обязано обеспечить предоставление контрагентом оригиналов или надлежащим образом заверенных копий следующих документов:
1) учредительные документы с учетом внесенных в них изменений, свидетельства о государственной регистрации учредительных документов и внесенных в них изменений;
2) свидетельство о государственной регистрации контрагента, свидетельство о внесении в государственный реестр изменений в сведения о юридическом лице, не связанных с внесением изменений в учредительные документы, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
3) выписка из единого государственного реестра юридических лиц, выданная регистрирующим органом не ранее чем за один месяц до представления проекта договора на согласование;
4) документы, подтверждающие полномочия лица на подписание договора, оформленные надлежащим образом (протокол (решение) уполномоченного органа управления контрагента о назначении исполнительного органа; оригинал доверенности, если договор со стороны контрагента подписан не единоличным исполнительным органом; согласие соответствующего органа управления контрагента на совершение сделки, предусмотренной договором, в случаях, когда это определено законодательством Российской Федерации и учредительными документами контрагента);
5) паспорт (для физических лиц);
6) согласие контролирующих органов на совершение сделки или подтверждение уведомления соответствующих органов о совершении сделки в случаях, когда такое согласие или уведомление предусмотрено законодательством Российской Федерации;
7) лицензии, если деятельность, которую осуществляет контрагент, подлежит в соответствии с законодательством Российской Федерации лицензированию;
8) бухгалтерская (финансовая) отчетность контрагента на последнюю отчетную дату;
9) квитанции о приеме налоговой декларации (авансовых расчетов) по НДС, налогу на прибыль и/или по упрощенной системе налогообложения и/или единому налогу на вмененный доход за текущий и предшествующий годы (по итогам каждого отчетного периода в течение года и в целом за год) при заключении договора на сумму более 500 000 рублей без учета НДС;
10) платежные поручения об уплате налогов по декларациям (авансовым расчетам), указанным в подпункте 9 настоящего пункта;
11) банковская карточка с образцами подписей и оттиском печати контрагента;
12) информационная справка, содержащая сведения о владельцах контрагента, включая конечных бенефициаров, с приложением подтверждающих документов;
13) информационная справка, содержащая сведения о субъектах малого и среднего предпринимательства, с которыми контрагент планирует заключить субподрядные договоры 1-го уровня, с указанием:
контрагента;
привлекаемого в качестве третьего лица субъекта малого и среднего предпринимательства, его ИНН;
ФИО контактного лица субъекта малого и среднего предпринимательства, его адреса, телефона, факса, адреса электронной почты;
предмета договора, заключаемого контрагентом с субъектом малого и среднего предпринимательства;
суммы договора, заключаемого контрагентом с субъектом малого и среднего предпринимательства, в рублях, с учетом и без учета НДС;
средней численности работников субъекта малого и среднего предпринимательства за предшествующий календарный год;
размера выручки от реализации товаров или балансовой стоимости активов субъекта малого и среднего предпринимательства (остаточной стоимости основных средств и нематериальных активов) за предшествующий календарный год (без НДС);
суммарной доли участия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, иностранных юридических лиц, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов в уставном (складочном) капитале (паевом фонде) субъекта малого и среднего предпринимательства;
суммарной доли участия одного или нескольких юридических лиц, не являющихся субъектами малого и среднего предпринимательства, в уставном капитале субъекта малого и среднего предпринимательства;
14) информационная справка, содержащая сведения о контрагенте, являющемся на момент заключения договора с ОАО «РЖД» субъектом малого и среднего предпринимательства, с указанием:
контрагента;
средней численности работников за предшествующий календарный год;
размера выручки от реализации товаров или балансовой стоимости активов (остаточной стоимости основных средств и нематериальных активов) за предшествующий календарный год (без НДС);
суммарной доли участия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, иностранных юридических лиц, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов в уставном (складочном) капитале (паевом фонде);
суммарной доли участия в уставном капитале, принадлежащей одному или нескольким юридическим лицам, не являющимся субъектами малого и среднего предпринимательства.
4. Рассмотрение проекта договора
25. Проект договора до его визирования и подписания уполномоченным лицом (проект договора, включаемый в документацию процедуры размещения заказа, до утверждения этой документации) направляется на рассмотрение в Департамент экономики, Департамент корпоративных финансов, Департамент безопасности, Бухгалтерскую службу и Правовой департамент.
26. Проект договора также направляется на рассмотрение в следующие подразделения:
Департамент экономического прогнозирования и стратегического развития — в случае заключения договора, цена которого превышает 500 млн. рублей, а срок действия составляет не менее 3 лет;
Департамент управления дочерними и зависимыми обществами — в случае заключения договора, связанного с участием, прекращением участия, изменением доли участия в других юридических лицах;
Департамент инвестиционной деятельности — в случае финансирования договора за счет капитальных вложений;
Департамент информатизации — в случае заключения договора, связанного с программно-информационным обеспечением;
Управление по вопросам интеллектуальной собственности — в случае заключения договора, независимо от источника финансирования, в том числе с иностранными лицами, содержащих задания на разработку и доработку объектов техники и технологий, разработку программного обеспечения, создание учебной литературы, товарных знаков и других объектов интеллектуальных прав, а также их распределение, использование или отчуждение;
Департамент технической политики — в случае заключения договора, предусмотренного планом научно-технического развития ОАО «РЖД»;
Департамент управления имуществом — в случае заключения договора в отношении недвижимого имущества;
Департамент международного сотрудничества — в случае заключения договора с иностранными лицами;
Центр организации закупочной деятельности — в случае заключения договора на закупку товаров, работ, услуг с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком);
Центр по таможенной деятельности — в случае заключения договора, предусматривающего перемещение товаров и/или транспортных средств через границу Российской Федерации;
Департамент развития системы управления — в случае заключения договоров независимо от источников финансирования, в том числе с иностранными лицами, содержащих задания на разработку и доработку моделей бизнес-процессов, правил, регламентов и стандартов в области управления и повышения эффективности деятельности ОАО «РЖД», а также функциональных стратегий ОАО «РЖД» и его дочерних обществ.
27. Подразделение-исполнитель направляет проект договора с приложениями, и пояснительной запиской одновременно во все структурные подразделения, участвующие в рассмотрении проекта договора, а в Правовой департамент и Департамент безопасности также копии документов, указанных в пункте 24 настоящего Положения.
28. При направлении на рассмотрение проекта дополнительного соглашения комплект договорной документации также должен включать копии основного договора с приложениями и предыдущих дополнительных соглашений к нему.
29. При направлении на рассмотрение проекта договора, включаемого в документацию процедуры размещения заказа, комплект договорной документации также должен включать описание предмета процедуры размещения заказа, полностью соответствующее предмету, приведенному в документации процедуры размещения заказа, техническое задание (технические условия) процедуры размещения заказа, обоснование заключения договора.
30. Подразделение-исполнитель отвечает за качество подготовки проекта договора, приложений к нему, сопроводительных документов, за соответствие проекта договора, включаемого в документацию процедуры размещения заказа, проекту документации процедуры размещения заказа, за предоставление необходимой информации и пояснений, документов, предусмотренных настоящим Положением, дополнительных документов и информации, а также за нарушение сроков рассмотрения и визирования договоров, вызванных низким качеством подготовки материалов.
31. При необходимости подразделение, получившее проект договора на рассмотрение, вправе запросить у подразделения-исполнителя копии документов, предусмотренных настоящим Положением, а также другие документы, которые могут потребоваться для надлежащего рассмотрения проекта договора.
32. Замечания и предложения (при их наличии) к проекту договора и приложениям к нему излагаются в письменной форме за подписью руководителя согласующего подразделения или его заместителя и направляются в подразделение-исполнитель.
Подразделение-исполнитель при возникновении у него или у других подразделений разногласий по замечаниям и предложениям разрешает их в рабочем порядке.
В случае если электронная система предусматривает возможность получения подразделением-исполнителем подтверждения рассмотрения причастным подразделением проекта договора в электронной форме, такое подтверждение может быть осуществлено путем проставления соответствующей отметки в электронной системе.
33. Представление подразделениями замечаний и предложений по проекту договора, прямо не относящихся к их компетенции, не допускается.
34. Срок рассмотрения проекта договора каждым структурным подразделением не должен превышать 3 рабочих дней с даты поступления проекта договора в соответствующее подразделение. При необходимости увеличения указанного срока соответствующее подразделение направляет в подразделение-исполнитель уведомление с указанием срока, в течение которого будут представлены замечания к проекту договора, и обоснованием его увеличения.
35. В отдельных случаях перечень подразделений, рассматривающих проект договора, может быть изменен. Решение об изменении такого перечня в отношении отдельных договоров принимается президентом, первым вице-президентом или старшим вице-президентом, по обоснованному обращению подразделения-исполнителя, согласованному с Правовым департаментом.
36. Договоры, заключаемые на сумму не более 500 000 рублей без учета НДС направляются на рассмотрение в Бухгалтерскую службу, Департамент безопасности, Центр организации закупочной деятельности (в случаях, установленных настоящим Положением) и Правовой департамент в порядке, предусмотренном внутренними документами ОАО «РЖД», регламентирующими взаимодействие подразделений ОАО «РЖД» при размещении заказа.
Проекты договоров, указанных в настоящем пункте, подготовленные с использованием типовой формы, заполнение которой предполагает исключительно внесение реквизитов сторон (указание представителей сторон, документов, подтверждающих их полномочия, банковских и иных реквизитов), а также информации, относящейся только к компетенции подразделения-исполнителя, могут быть по решению руководителя подразделения-исполнителя направлены на визирование без прохождения процедуры рассмотрения, определенной настоящим разделом.
37. Проекты соглашений о намерениях (сотрудничестве), меморандумов и других подобных документов, не устанавливающих для сторон гражданско-правовых обязательств, подлежат рассмотрению подразделением, к компетенции которого относится вопрос, излагаемый в соответствующем документе, Департаментом безопасности и Правовым департаментом.
При наличии в проектах указанных документов информации финансово-экономического характера они рассматриваются Департаментом экономики и Департаментом корпоративных финансов.
38. Проект договора, заключаемого без прохождения процедур размещения заказа, рассмотренный подразделениями, до направления на визирование должен быть в рабочем порядке согласован с контрагентом.
39. Проект договора, включаемый в документацию процедуры размещения заказа, после рассмотрения в порядке, предусмотренном настоящим разделом, включается в проект указанной документации.
Не допускается включение в документацию процедуры размещения заказа проекта договора, по которому имеются неустраненные замечания каких-либо подразделений.
40. Доработанный с учетом поступивших замечаний проект договора с приложениями подразделение-исполнитель визирует и вместе с комплектом договорной документации направляет на визирование в подразделения ОАО «РЖД», принимавшие участие в его рассмотрении, сначала в подразделения, предусмотренные пунктом 25 настоящего Положения, и затем в подразделения, предусмотренные пунктом 26 настоящего Положения.
При необходимости визирования проекта договора Бухгалтерской службой, Департаментом безопасности и Центром организации закупочной деятельности проект договора направляется последовательно в указанные подразделения после получения виз всех причастных подразделений и до направления в Правовой департамент.
41. Проект договора, заключаемого по результатам процедуры размещения заказа, включающий в себя условия договора, определенные по итогам процедуры размещения заказа, после объявления результатов процедуры, может быть направлен на визирование в Департамент безопасности, Центр организации закупочной деятельности и Правовой департамент.
В случае если условия договора, определенные по итогам процедуры размещения заказа, затрагивают компетенцию других подразделений, проект договора также направляется на визирование в соответствующее подразделение.
Направленный на визирование проект договора, заключаемого по результатам процедуры размещения заказа, должен полностью соответствовать проекту договора, рассмотренному в порядке, установленном настоящим Положением, и включенному в соответствующую документацию процедуры размещения заказа. Внесение изменений в договор, за исключением устранения ошибок и опечаток и иных редакционных правок, не допускается.
42. Вместе с проектом договора, направленным на визирование, подразделение-исполнитель направляет информацию о рассмотрении проекта договора всеми причастными подразделениями с указанием реквизитов соответствующих документов, полученных в соответствии с пунктом 32 настоящего Положения (при их наличии).
При наличии неустраненных замечаний по проекту договора указывается информация о наличии таких замечаний, о структурном подразделении, представившим замечания, и причине их неустранения.
43. На стадии визирования проекта договора, заключаемого по результатам процедур размещения заказа, причастное подразделение вправе запросить также документы, указанные в подпункте 4 пункта 24 настоящего Положения.
44. Если договор подписывает президент ОАО «РЖД», проект договора направляется на визирование первому вице-президенту или старшему вице-президенту, или вице-президенту, курирующему вопросы, связанные с предметом договора.
45. Визирование проекта договора осуществляется путем проставления на оборотной стороне последнего листа визового экземпляра договора подписи визирующего лица с расшифровкой (указанием его фамилии и инициалов, должности, сокращенного наименования подразделения) и даты визирования. Визирует проект договора руководитель соответствующего подразделения или его заместитель.
Подразделения, визирующие проект договора, визируют также приложения к договору (при их наличии), если содержание приложения относится к их компетенции.
46. Если электронная система предусматривает возможность получения подразделением-исполнителем подтверждения визирования проекта договора в электронном виде, по решению руководителей подразделения-исполнителя и визирующего подразделения на оборотной стороне последнего листа визового экземпляра проекта договора подразделение-исполнитель может поставить отметку о подтверждении визирования проекта договора соответствующим подразделением в электронном виде. В этом случае за идентичность текста проекта договора, представленного к подписанию, и текста договора, завизированного в электронном виде визирующим подразделением (в пределах его компетенции), отвечают подразделение-исполнитель и соответствующее визирующее подразделение.
47. Подразделение-исполнитель визирует на оборотной стороне все листы визового экземпляра проекта договора и приложений к нему.
На оборотной стороне последнего листа визового экземпляра договора указывается фамилия, инициалы и номер телефона работника подразделения-исполнителя, ответственного за подготовку договора.
48. В том случае, если договор, проект которого представлен для визирования, содержит признаки сделки с заинтересованностью, и/или крупной сделки, и/или сделки, которая требует согласования либо уведомления контролирующих органов, проект договора визируется подразделением-исполнителем с оговоркой о том, что подписание договора возможно после одобрения сделки в установленном порядке.
За определение необходимости получения соответствующего одобрения (согласования), уведомление структурных подразделений и лица, подписывающего договор, о необходимости одобрения (согласования) сделки, а также за подготовку соответствующих документов и их своевременное представление отвечает подразделение-исполнитель.
49. Визирование проекта договора осуществляется в срок, не превышающий 2 (двух) рабочих дней с даты поступления проекта договора в соответствующее подразделение.
50. Отказ от визирования не допускается.
При наличии замечаний по проекту договора, представленному на визирование, руководитель подразделения визирует проект договора с отметкой «с замечаниями» и прилагает к договору текст замечаний с детальным обоснованием необходимости их учета и своими предложениями.
Если, по мнению подразделения-исполнителя, замечания не могут быть учтены, то по окончании процедуры визирования подразделение-исполнитель представляет лицу, подписывающему договор, докладную записку с указанием замечаний к проекту договора и изложением своей позиции в отношении таких замечаний.
Решение о подписании договора с учетом или без учета замечаний принимает лицо, подписывающее договор.
51. Если на стадии рассмотрения в проект договора, текст которого составляется не только на русском языке, вносились изменения, подразделение-исполнитель повторно обеспечивает перевод текста на иностранный язык в соответствии с пунктом 22 настоящего Положения.
52. Проект договора представляется на визирование в Правовой департамент после получения всех необходимых виз и одобрения сделки органами управления контрагента.
Правовой департамент визирует все листы визового экземпляра проекта договора, за исключением приложений к нему. Если предмет приложения затрагивает компетенцию Правового департамента, Правовой департамент визирует все листы этого приложения.
Проекты договоров, не завизированные постранично подразделением-исполнителем, а также проекты договоров с подчистками, исправлениями, незаполненными местами, Правовым департаментом не принимаются.
В случае внесения в проект договора изменений после получения визы Правового департамента (в том числе в случае повторного перевода текста проекта договора вследствие внесенных изменений в соответствии с пунктом 51 настоящего Положения), он требует повторно визируется Правовым департаментом.
В случае поступления в подразделение ОАО «РЖД» на визирование проекта договора, не прошедшего процедуру рассмотрения, проект договора рассматривается этим подразделением в порядке и сроки, предусмотренные разделом 4 настоящего Положения. При отсутствии замечаний подразделение вправе завизировать указанный проект договора.
53. После визирования подразделениями и должностными лицами ОАО «РЖД» проекта договора, содержащего признаки сделки с заинтересованностью, и/или крупной сделки, и/или сделки, которая требует согласования или уведомления контролирующих органов, подразделение-исполнитель осуществляет в установленном порядке подготовку материалов и инициирует проведение необходимых процедур.
54. Контроль за сроками рассмотрения и визирования проекта договора осуществляется подразделением-исполнителем и вице-президентом, курирующим вопросы, связанные с предметом договора.
55. В процессе подготовки проекта договора, определения контрагента, цены, рассмотрения и подписания договора с целью снятия разногласий и уточнения позиций могут проводиться переговоры с контрагентами, за исключением случаев проведения конкурентных процедур размещения заказа (кроме двухэтапного конкурса и запроса предложений).
Переговоры организует подразделение-исполнитель, а в отношении договоров с иностранными лицами — Департамент международных связей.
56. При необходимости подразделение-исполнитель привлекает к участию в переговорах профильные подразделения ОАО «РЖД» по вопросам, относящимся к их компетенции. В любом случае за организацию переговоров и формирование договорной позиции отвечает подразделение-исполнитель.
57. Подразделение-исполнитель после получения необходимых виз, согласований и разрешений направляет проект договора контрагенту для подписания договора и проставления печати.
Подписание договора от имени ОАО «РЖД» до подписания его контрагентом допускается в исключительных случаях по решению лица, подписывающего договор.
58. После подписания договора контрагентом подразделение-исполнитель представляет договор на подпись лицу, уполномоченному подписать договор от имени ОАО «РЖД».
59. Не допускается подписание договора, по которому имеются неурегулированные с контрагентом вопросы, в том числе договора с протоколом разногласий.
60. Не допускается внесение каких-либо изменений в договор, в том числе редакторских, после визирования договора Правовым департаментом. Договор должен представляться на подпись только с оригинальной визой Правового департамента.
Если контрагент не предоставил сведения и документы, указанные в подпунктах 12, 13 и 14 пункта 24 настоящего Положения, ОАО «РЖД» вправе отказаться от заключения договора.
В отдельных случаях договор может быть подписан при наличии специального обоснования.
61. Подписание договора, требующего одобрения органов управления ОАО «РЖД» и/или согласования контролирующих органов, осуществляется после получения соответствующего одобрения, и/или согласования, если иное не предусмотрено законодательством.
Подразделение-исполнитель прилагает к договору, представленному на подписание, копию соответствующего решения.
62. От имени ОАО «РЖД» договоры подписываются президентом ОАО «РЖД» или лицом, исполняющим его обязанности, либо по доверенности в рамках предоставленных полномочий первыми вице-президентами, старшими вице-президентами и вице-президентами, руководителями подразделений аппарата управления, руководителями филиалов и другими уполномоченными лицами.
Доверенности на право заключения договоров, а также представительства перед третьими лицами от имени ОАО «РЖД» при ведении договорной работы оформляются в порядке, определенном внутренними документами ОАО «РЖД».
9. Регистрация и хранение договоров
63. Регистрация подписанного договора осуществляется в ОАО «РЖД» регистратором в порядке, определенном внутренними документами ОАО «РЖД».
64. В течение одного рабочего дня со дня подписания договора всеми сторонами подразделение-исполнитель:
1) формирует карточку, необходимую для регистрации договора в системе АС ЕРД;
2) вводит необходимую информацию и материалы в систему АС ЕРД;
3) формирует комплект документов по договору (договор и все приложения к нему) на бумажном носителе;
4) указывает на визовом листе договора технический номер карточки договора в системе АС ЕРД;
5) уведомляет регистратора о создании соответствующей карточки в системе АС ЕРД и передает ему комплект документов по договору;
6) организует проставление соответствующей печати на договоре.
65. Регистратор:
проставляет на договоре (бумажном носителе) дату регистрации и номер договора, указанные в системе АС ЕРД;
сканирует договор и приложения к нему;
организует доступ к сканированной копии договора в системе АС ЕРД и направляет копию договора в Правовой департамент.
Не допускается внесение каких-либо изменений и дополнений в номер и дату договора на бумажном носителе после регистрации договора в системе АС ЕРД.
Для принятия к учету (оплате) первичных учетных документов (актов, счетов, накладных, чеков и др.) номер и дата договора в них должны совпадать с номером и датой договора на бумажном носителе и в системе АС ЕРД.
66. Датой заключения договора (вступления договора в силу) является дата его регистрации, указанная в системе АС ЕРД и проставленная на бумажном носителе.
67. Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, подразделение-исполнитель обеспечивает удостоверение (регистрацию) такого договора. В случае если это предусмотрено в договоре, нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию осуществляет контрагент по договору.
68. После проставления печати на договоре и его регистрации подразделение-исполнитель передает один экземпляр договора контрагенту.
69. Подлинные визовые экземпляры договоров, заключаемых в аппарате управления ОАО «РЖД» вместе с прилагаемыми к нему документами хранится в Департаменте управления делами в течение сроков, установленных внутренними документами ОАО «РЖД», регламентирующими порядок хранения документов.
70. Копии и подлинники договоров выдаются в установленном порядке под расписку на основании письменного запроса руководителя подразделения.
9. Прием исполненных обязательств по договору
71. Исполнение договора или отдельных его обязательств фиксируется, как правило, подписанием сторонами документа (акта, накладной и т.п.) о выполненных работах, поставленных товарах, оказанных услугах, проведенных расчетах и т.д. (далее — акт сдачи-приемки).
Формы документов, фиксирующих исполнение обязательств по договору, определяются внутренними документами ОАО «РЖД» или условиями договора.
72. В случаях, когда исполнение договора или отдельного обязательства по договору фиксируется актом сдачи-приемки, подразделение-исполнитель проверяет соответствие выполненных обязательств условиям договора и составляет соответствующий акт сдачи-приемки либо рассматривает акт сдачи-приемки, представленный контрагентом.
Согласование акта сдачи-приемки с контрагентом осуществляется подразделением-исполнителем в порядке, установленном договором. При необходимости подразделение-исполнитель может привлекать к согласованию акта сдачи-приемки заинтересованные подразделения ОАО «РЖД».
Согласованный сторонами и подписанный контрагентом акт сдачи-приемки подразделение-исполнитель передает на подпись руководителю подразделения ОАО «РЖД» или лицу, уполномоченному подписать соответствующий акт сдачи-приемки на основании доверенности.
73. После подписания акта сдачи-приемки подразделение-исполнитель оставляет у себя его копию, а подлинные экземпляры акта сдачи-приемки передает в подразделение, осуществляющее ведение бухгалтерского и налогового учета, и контрагенту.
74. Непосредственное исполнение договора, заключенного в аппарате управления ОАО «РЖД», а также подписание документов о его исполнении может быть передано филиалу, в интересах которого заключен договор.
Передача договора на исполнение филиалу оформляется поручением президента ОАО «РЖД» или вице-президента.
10. Контроль за договорной работой
75. Подразделение-исполнитель ведет оперативный и сводный учет исполнения договорных обязательств, а также контроль за их исполнением, предусматривающий проведение следующих мероприятий:
1) проверка качества и своевременности исполнения сторонами обязательств по договору, в том числе контроль за своевременным проведением расчетов и представлением соответствующих документов в подразделение, осуществляющее ведение бухгалтерского и налогового учета, для отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете;
2) проверка сроков действия договора, при необходимости их изменение;
3) составление проектов писем, уведомлений, дополнительных соглашений и других документов к договору;
4) осуществление необходимых для оформления отношений по договору действий, таких как приемка исполненного по договору, составление и подписание актов, выставление и получение счетов, счетов-фактур и т.д.;
5) своевременная организация претензионной работы и информирование Правового департамента, Департамента безопасности, Центра организации закупочной деятельности и других заинтересованных подразделений с целью принятия необходимых мер;
6) своевременное внесение сведений по заключенным договорам в учетные системы;
7) представление сведений по заключенным договорам на основании нормативных документов, определяющих формирование отчетности в ОАО «РЖД».
76. Организацию претензионной работы и инициирование при необходимости обращения в судебные органы подразделение-исполнитель осуществляет в порядке, установленном внутренними документами ОАО «РЖД».
77. За своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств по договору, неприменение соответствующих санкций к контрагенту (в том числе по причине непредставления указанных документов в Правовой департамент) отвечает руководитель подразделения-исполнителя.
78. Бухгалтерская служба, подразделения, осуществляющие ведение бухгалтерского и налогового учета, Правовой департамент, Центр организации закупочной деятельности и Департамент безопасности вправе самостоятельно осуществлять выборочную проверку результатов исполнения договоров. При проведении таких проверок подразделение-исполнитель обязано представлять все необходимые документы, подтверждающие выполнение работ, иные дополнительные материалы и пояснения.
79. Центр организации закупочной деятельности вправе осуществлять выборочный контроль за соблюдением сроков заключения договоров, а также за полнотой и своевременностью исполнения и оплаты договоров в порядке, установленном внутренними документами ОАО «РЖД».
11. Внесение изменений в договоры
80. Вопрос о внесении изменений в договор может быть инициирован любым заинтересованным подразделением в пределах его компетенции.
81. Изменения в договор могут быть внесены по обоснованному предложению заинтересованного подразделения в порядке, предусмотренном внутренними документами ОАО «РЖД», а также документацией процедуры размещения заказа, по результатам которой заключался договор.
82. Текст и формат изменений должны соответствовать основному договору, установленному в договоре порядку внесения изменений, а также соотноситься с предыдущими изменениями договора (дополнительными соглашениями).
83. Подготовка основания для внесения изменений в договор (заключения дополнительного соглашения), проекта изменений (дополнительного соглашения), его рассмотрение, визирование, подписание, регистрация и исполнение (в том числе контроль за его исполнением) осуществляется подразделением-исполнителем в порядке, установленном настоящим Положением.
84. Проекты дополнительных соглашений (изменений) согласовываются с Бухгалтерской службой, подразделением, осуществляющим ведение бухгалтерского и налогового учета, Департаментом корпоративных финансов и Департаментом экономики.
12. Организация договорной работы в филиале
85. Филиалы осуществляют договорную работу в соответствии с положениями о договорной работе в филиале, составленными на основе настоящего Положения и утвержденными руководителями филиалов.
Проект положения о договорной работе филиала до его утверждения направляется на согласование в Департамент безопасности, Центр организации закупочной деятельности и Правовой департамент.
В случае внесения изменений в настоящее Положение, соответствующие изменения вносятся в положения о договорной работе в филиале. Изменения, вносимые в положения о договорной работе в филиале, согласовываются с Департаментом безопасности, Центром организации закупочной деятельности и Правовым департаментом.
86. Право заключать договоры от имени ОАО «РЖД» имеют руководители и иные работники филиалов на основании доверенности, выданной в порядке, установленном внутренними документами ОАО «РЖД».
87. Цена договора или сумма плановых платежей по нему за год не может превышать утвержденные лимиты финансирования на осуществляемую в рамках договора деятельность, а соответствующие расходы должны быть предусмотрены в бюджете филиала.
При заключении филиалами договоров в них указываются реквизиты соответствующего филиала.
88. В случае если филиал заинтересован в заключении договора, выходящего за рамки компетенции филиала и полномочий его руководителя, то он выступает в качестве подразделения-исполнителя, руководствуясь настоящим Положением.
89. Заключение филиалами договоров с нерезидентами, обязательства по которым выражены в иностранной валюте, с использованием счетов, открытых в банках по месту нахождения аппарата управления ОАО «РЖД», осуществляется в соответствии с положениями о договорной работе в филиале при условии согласования таких договоров с Департаментом корпоративных финансов.
90. Подлинные визовые экземпляры договоров, подписанные руководителями филиалов ОАО «РЖД», хранятся в соответствии с положениями о договорной работе в филиале и внутренними документами ОАО «РЖД» и филиалов, регламентирующими хранение документов.
Приложение
к приказу ОАО «РЖД»
от 31 декабря 2014 г. N 113
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ ОАО «РЖД», И НОРМ, СВЯЗАННЫХ С ДОГОВОРНОЙ РАБОТОЙ В ОАО «РЖД», УТРАТИВШИХ СИЛУ С 1 ЯНВАРЯ 2015 Г.
1. Приказ ОАО «РЖД» от 14 апреля 2006 г. N 110 «Об утверждении Положения о договорной работе в ОАО «РЖД».
2. Приказ ОАО «РЖД» от 13 октября 2006 г. N 246 «О признании утратившими силу нормативного документа и нормы, связанных с договорной работой в ОАО «РЖД».
3. Приказ ОАО «РЖД» от 8 октября 2007 г. N 129 «О внесении изменений в Положение о договорной работе в ОАО «РЖД».
4. Пункт 2 приказа ОАО «РЖД» от 11 февраля 2008 г. N 17 «О некоторых вопросах, связанных с порядком выдачи доверенностей в ОАО «РЖД».
5. Приказ ОАО «РЖД» от 6 октября 2009 г. N 197 «О внесении дополнений в Положение о договорной работе в ОАО «РЖД».
6. Пункт 2 изменений, утвержденных распоряжением ОАО «РЖД» от 17 февраля 2010 г. N 329р «О внесении изменений в некоторые нормативные документы по вопросам управления интеллектуальной собственностью в ОАО «РЖД».
7. Приказ ОАО «РЖД» от 29 марта 2010 г. N 37 «О внесении изменений в Положение о договорной работе в ОАО «РЖД».
8. Приказ ОАО «РЖД» от 13 января 2012 г. N 4 «О внесении изменений в Положение о договорной работе в ОАО «РЖД».
9. Приказ ОАО «РЖД» от 2 мая 2012 г. N 39 «О внесении изменений в Положение о договорной работе в ОАО «РЖД».
10. Пункт 4 распоряжения ОАО «РЖД» от 26 марта 2013 г. N 736р «Об утверждении Регламента взаимодействия Центра организации конкурсных закупок и его региональных подразделений с подразделениями аппарата управления, филиалами и другими структурными подразделениями ОАО «РЖД», дочерними обществами ОАО «РЖД» и их структурными подразделениями при размещении заказов на закупку товаров, выполнение работ, оказание услуг».
11. Пункт 1 приказа ОАО «РЖД» от 30 августа 2013 г. N 79 «О некоторых вопросах, связанных с договорной работой».
12. Приказ ОАО «РЖД» от 10 февраля 2014 г. N 7 «О внесении изменений в Положение о договорной работе в ОАО «РЖД».
13. Приказ ОАО «РЖД» от 20 февраля 2014 г. N 10 «О внесении изменений в приказ от 14 апреля 2006 г. N 110».
14. Приказ ОАО «РЖД» от 30 июня 2014 г. N 40 «О внесении изменений в Положение о договорной работе в ОАО «РЖД».