Распоряжение ОАО РЖД от 09.03.2007 N 382р
ОАО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 9 марта 2007 г. N 382р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА И КОНТРОЛЯ ЦЕНТРОМ КОНТРОЛЯ И ВНУТРЕННЕГО АУДИТА «ЖЕЛДОРКОНТРОЛЬ»
В целях повышения эффективности внутреннего аудита и контроля в ОАО «РЖД» и в связи с реализацией Стратегической программы развития ОАО «РЖД» утвердить и ввести в действие с 15 марта 2007 г. прилагаемое Положение о порядке организации и проведения внутреннего аудита и контроля Центром контроля и внутреннего аудита «Желдорконтроль».
Президент ОАО «РЖД»
В.И. Якунин
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением ОАО «РЖД»
от 9 марта 2007 г. N 382р
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА И КОНТРОЛЯ ЦЕНТРОМ КОНТРОЛЯ И ВНУТРЕННЕГО АУДИТА «ЖЕЛДОРКОНТРОЛЬ»
1. Настоящее Положение определяет основные задачи и порядок организации и проведения внутреннего аудита и контроля финансово-хозяйственной деятельности в подразделениях аппарата управления ОАО «РЖД», его филиалах, других структурных подразделениях и учреждениях (далее — подразделения).
2. При организации и проведении проверки, оформлении и реализации ее результатов работники Центра контроля и внутреннего аудита «Желдорконтроль» (далее — Центр) и его региональных управлений обязаны руководствоваться Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации и внутренними документами ОАО «РЖД», а также Кодексом этики работников Центра контроля и внутреннего аудита «Желдорконтроль».
3. Работники Центра при выполнении своих функциональных обязанностей независимы от руководителей проверяемых подразделений.
4. Центр осуществляет свою деятельность во взаимодействии с подразделениями, а также в установленном порядке с федеральными органами исполнительной власти и органами местного самоуправления.
5. Центр назначает и проводит проверки подразделений и осуществляет методологическое обеспечение внутреннего аудита и контроля.
6. В настоящем Положении используются следующие основные понятия:
внутренний аудит и контроль — комплекс мероприятий, позволяющих совету директоров, президенту и правлению ОАО «РЖД» получить достоверную информацию об имеющихся недостатках и нарушениях в финансово-хозяйственной деятельности подразделений, о финансовых рисках и мерах по устранению выявленных нарушений, способствующих улучшению экономического положения и увеличению доходности ОАО «РЖД»;
проверка — система обязательных контрольных действий, осуществляемых выборочно, по документальной и фактической проверке законности и обоснованности хозяйственных и финансовых операций, совершенных подразделениями в проверяемом периоде, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера (бухгалтера) и иных лиц, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации и внутренними документами ОАО «РЖД» возложена ответственность за осуществление хозяйственных и финансовых операций;
тематическая проверка — проверка, проведенная по отдельно разработанной тематике. Цель тематической проверки — получение необходимых данных для проверки соответствия фактического состояния дел установленным ОАО «РЖД» требованиям;
ревизия — проверка, проводимая сплошным методом;
объект проверки — подлежащие проверке подразделения и виды деятельности ОАО «РЖД»;
руководитель объекта проверки — руководитель проверяемого подразделения;
руководитель проверки — работник Центра, назначаемый приказом начальника Центра, на которого возложено руководство проверкой;
руководитель ревизионной группы — работник Центра, который назначается руководителем проверки и возглавляет группу ревизоров, проверяющих подразделение или отдельный вопрос финансово-хозяйственной деятельности объекта проверки;
участники проверки — работники Центра, привлеченные работники подразделений, руководители и работники объекта проверки;
период проведения проверки — период времени, в течение которого выполняется то или иное действие при осуществлении внутреннего аудита и контроля;
программа проверки — документ, содержащий перечень вопросов и определяющий порядок проведения проверки;
общий отчет — документ, обобщающий информацию о наиболее существенных и (или) носящих системный характер фактах нарушений, отраженных в локальных отчетах;
локальный отчет — документ, содержащий системное изложение фактов нарушений и недостатков, выявленных в ходе проверки деятельности объекта проверки, со ссылкой на нормативные документы и указанием документально подтвержденных финансово-хозяйственных нарушений и их последствий;
приложения — рабочие материалы проверки (сводные справки, таблицы, ведомости), прилагаемые к общему (локальному) отчету и подписанные работниками Центра и объекта проверки;
уведомление — документ установленной формы, извещающий руководителей подразделений о проведении проверки;
предписание на проведение проверки — документ установленной формы, являющийся основанием руководителю объекта проверки для допуска участников проверки к объектам проверки, а также основанием для ее проведения.
7. Требования настоящего Положения обязательны для выполнения всеми подразделениями.
Задачи внутреннего аудита и контроля
8. Основными задачами проведения внутреннего аудита и контроля являются:
1) осуществление внутреннего аудита и контроля финансово-хозяйственной деятельности подразделений, а также дочерних и зависимых обществ ОАО «РЖД»;
2) выявление нарушений и недостатков в финансово-хозяйственной деятельности подразделений и подготовка предложений по их устранению и предотвращению;
3) осуществление контроля за своевременным и полным устранением выявленных нарушений и недостатков в финансово-хозяйственной деятельности подразделений в порядке, установленном ОАО «РЖД»;
4) выявление финансовых и хозяйственных резервов, подготовка предложений по их реализации, укреплению финансового положения ОАО «РЖД», предупреждению финансовых и налоговых рисков и потерь;
5) своевременное обеспечение руководства ОАО «РЖД» достоверной информацией по вопросам финансово-хозяйственной деятельности для принятия соответствующих решений.
9. Выполнение поставленных задач достигается в процессе:
1) проведения ревизий и проверок полноты и своевременности поступления доходов от перевозок и других видов деятельности подразделений;
2) проверки соблюдения законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также внутренних документов ОАО «РЖД»;
3) проверки соблюдения подразделениями экономических интересов ОАО «РЖД»;
4) оценки эффективности механизмов внутреннего аудита и контроля в подразделениях;
5) проверки сохранности, целевого и эффективного использования собственных активов и заемных средств ОАО «РЖД».
Права, обязанности и ответственность участников проверки
10. Работники Центра при осуществлении задач внутреннего аудита и контроля имеют право:
1) проверять финансово-хозяйственную деятельность подразделений, требовать назначения выборочной инвентаризации имущества и обязательств в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
2) привлекать в установленном порядке для участия в проверках работников подразделений;
3) использовать отчеты обязательного аудита при проведении проверки;
4) запрашивать любую информацию о деятельности подразделений с указанием срока представления информации, получать комментарии (пояснения) к представленной информации в письменном или устном виде;
5) беспрепятственно входить на любые объекты ОАО «РЖД» при осуществлении проверок. Основанием для доступа работников Центра к объектам проверки является предписание на проведение проверки;
6) опечатывать в необходимых случаях кассы, материальные склады, архивы и другие помещения;
7) делать копии документов, при необходимости в ходе проведения проверки применять фото- и видеосъемку объектов и иные технические средства. Материалы, полученные в результате применения технических средств, прилагаются к общему (локальному) отчету проверки, в котором делается отметка о применении этих средств;
8) пользоваться в установленном ОАО «РЖД» порядке информационными ресурсами и базами программного обеспечения, в том числе бухгалтерскими, налоговыми и иными подобными программами;
9) запрашивать от должностных, материально ответственных и других лиц проверяемых объектов письменные объяснения по вопросам, возникающим в ходе проверки. Объяснения представляются на имя начальника Центра или его регионального управления (при тематических проверках).
11. Информация, указанная в подпункте 4 пункта 10, может запрашиваться как при проведении проверки, так и в процессе текущей деятельности для планирования работы Центра, а также для осуществления других функций, связанных с предварительным, текущим и последующим контролем.
Запрос о представлении информации подписывает руководитель проверки или руководитель ревизионной группы.
В случае непредставления, несвоевременного представления информации либо ее представления не в полном объеме и не по установленной форме работник Центра составляет акт о непредставлении информации (ограничении доступа), далее именуемый — акт, по форме согласно приложению N 1. Решение о необходимости составления акта принимает руководитель проверки.
Акт составляется при наличии соответствующего письменного запроса на представление информации и подписывается руководителем проверки или работником Центра, запросившим информацию, и руководителем объекта проверки. В случае отказа руководителя объекта проверки от подписания акта работник Центра делает соответствующее примечание в акте.
Акт прикладывается к докладу президенту ОАО «РЖД» либо доводится до президента ОАО «РЖД» в установленном порядке начальником Центра.
По всем фактам непредставления информации, подтвержденным актом, руководитель проверки докладывает начальнику Центра, который принимает решение о дальнейшем проведении проверки.
12. Работники Центра несут персональную ответственность:
1) за отражение в отчете непроверенной, необоснованной, неполной или не подтвержденной документально информации, а также за недостоверное указание размеров последствий нарушения;
2) за полноту и достоверность информации, представляемой в Центр.
13. Руководители и работники объекта проверки имеют право обращаться в причастные подразделения ОАО «РЖД» с запросами о получении информации, документов и разъяснений, а также рекомендаций по устранению выявленных нарушений.
14. Руководители и работники объекта проверки обязаны:
создавать условия, необходимые для полного и качественного проведения проверки;
размещать работников Центра в жилых помещениях (гостиницах);
предоставлять помещения, транспорт, средства связи и оргтехники для выполнения работ, связанных с проведением проверки, а также создавать условия для обеспечения сохранности рабочих материалов;
обеспечивать доступ в установленном порядке к бухгалтерской информации в ЕК АСУФР и предоставлять возможность распечатывать все виды отчетных данных в меню «бухгалтерия» и «экономисты» по всем балансовым единицам;
письменно излагать мотивы отказа от подписания общего (локального) отчета;
представлять заключения, отчеты (акты) по результатам проверок, проведенных аудиторскими организациями, налоговыми и другими государственными контролирующими органами, а также ревизионными органами ОАО «РЖД»;
представлять необходимую информацию (первичные и другие документы на магнитном и бумажном носителях) по устным и письменным запросам работников Центра.
15. Требования руководителей и работников Центра, связанные с исполнением ими служебных обязанностей в период проведения проверки, являются обязательными для должностных лиц подразделений.
16. Центр в пределах своей компетенции оказывает проверяемым подразделениям консультационную помощь по отдельным вопросам.
Организация и подготовка проверки (ревизии) финансово-хозяйственной деятельности
17. В соответствии с основными направлениями и задачами, принятыми правлением ОАО «РЖД» на предстоящий год, составляются планы проведения проверок. Внеплановые проверки проводятся по поручению президента ОАО «РЖД» и начальника Центра.
18. Начальник Центра обеспечивает формирование годового плана работы Центра с учетом:
предложений руководителей региональных управлений Центра и начальников отделов Центра;
результатов прошедших внутренних и внешних проверок, проведенных аудиторскими организациями, налоговыми и другими государственными контролирующими органами, а также ревизионными органами ОАО «РЖД»;
предложений Бухгалтерской службы и других структурных подразделений аппарата управления ОАО «РЖД». Возможность участия в проверках работников других подразделений согласовывается начальником Центра с руководителями этих подразделений;
изменения структуры ОАО «РЖД» (создание или ликвидация подразделений, дочерних и зависимых обществ);
прочей информации.
19. Годовой план работы Центра (далее — годовой план), утверждаемый президентом ОАО «РЖД», включает следующие мероприятия:
проведение проверок, в том числе в дочерних и зависимых обществах, по основным направлениям деятельности;
разработка новых и совершенствование действующих технологий осуществления внутреннего аудита и контроля ОАО «РЖД»;
подготовка кадров и повышение профессионального уровня работников ОАО «РЖД», осуществляющих внутренний аудит и контроль;
проведение совещаний, семинаров по вопросам совершенствования нормативной базы, регламентирующей осуществление внутреннего аудита и контроля;
разработка информационного и методологического обеспечения внутреннего аудита и контроля;
участие в работе комиссий в соответствии с регламентами о взаимодействии с подразделениями аппарата управления ОАО «РЖД».
20. В соответствии с годовым планом составляются квартальные планы работы, конкретизирующие работу Центра в предстоящем квартале, которые утверждаются президентом ОАО «РЖД».
21. Выписки из годового и квартального планов работы направляются руководителям Департамента безопасности, Бухгалтерской службы, а по решению начальника Центра — руководителям других причастных структурных подразделений в установленном порядке.
22. На основании квартального плана работы составляются квартальные планы-графики, которые утверждаются начальником Центра и доводятся до руководителей региональных управлений.
23. В плане-графике должны быть указаны тема (объект) проверки, определены работники, ответственные за обобщение результатов проверки и подготовку докладов по ее результатам, а также сроки представления докладов.
24. При подготовке к проверке начальник Центра (его заместитель) запрашивает в причастных подразделениях аппарата управления ОАО «РЖД» необходимую информацию.
25. Информация, необходимая для проведения проверки, а также список работников подразделений, направляемых для участия в проверке, представляются в Центр в сроки, определенные запросами должностных лиц Центра.
26. На основании квартального плана работы и полученной информации руководитель проверки разрабатывает программу проверки, которая включает название темы, проверяемый период, перечень основных объектов и вопросов, подлежащих проверке, период проведения проверки, перечень нормативных и первичных отчетных документов, фамилии руководителя и членов ревизионной группы.
27. Программа проверки утверждается начальником Центра, после чего издается приказ, на основании которого выписывается предписание на проведение проверки по форме согласно приложению N 2.
При тематических проверках с участием региональных управлений Центра утвержденная программа проверки направляется начальникам региональных управлений не менее чем за 3 дня до проверки. В соответствии с полученной программой проверки начальник регионального управления Центра определяет порядок и период проведения проверки, руководителя проверки, руководителей ревизионных групп и их состав. При изменении состава ревизионной группы издается соответствующий приказ.
28. Проведению проверки должен предшествовать подготовительный период, в котором изучаются необходимые нормативные правовые акты, отчетные и статистические данные, материалы предыдущей проверки, другие материалы, характеризующие финансово — хозяйственную деятельность подлежащего проверке объекта, аудиторские отчеты.
29. Период проведения проверки и состав ревизионной группы утверждаются начальником Центра (начальником регионального управления Центра) с учетом объема предстоящих работ и особенностей объекта проверки. Предельный период проведения проверки — 30 календарных дней без учета времени, необходимого для рассмотрения и подписания общего отчета по результатам проверки и времени нахождения в пути работников Центра.
30. Изменение первоначально установленного периода проведения проверки осуществляется по мотивированному представлению руководителя проверки.
31. До начала проверки руководитель проверки знакомит работников Центра, принимающих в ней участие, с программой проверки, распределяет между ними вопросы и участки работы. Каждому члену ревизионной группы дается индивидуальное задание с указанием срока его выполнения.
32. На основании утвержденной программы проверки оформляется уведомление о проведении проверки по форме согласно приложению N 3 и не менее чем за 5 календарных дней до начала проверки направляется руководителю объекта проверки. Уведомление подписывает начальник Центра или начальник регионального управления Центра.
33. В тех случаях, когда к проведению проверки необходимо приступить незамедлительно, а также если проверка имеет внеплановый характер (инвентаризация денежных средств, материально-производственных запасов на складе и др.), уведомление не оформляется.
34. Проверки филиалов и других структурных подразделений ОАО «РЖД» проводятся, как правило, не реже одного раза в год. Периодичность проведения проверок определяется производственной необходимостью с учетом предложений подразделений аппарата управления ОАО «РЖД» и других причастных подразделений.
35. При получении уведомления (предписания) о проведении проверки руководитель объекта проверки назначает ответственное лицо — координатора проверки.
36. Координатор проверки выполняет следующие функции:
1) обеспечивает подготовку и представление необходимых документов;
2) обеспечивает организацию встречи и размещение работников Центра (в случае необходимости);
3) выделяет транспорт, помещения, оборудование, средства связи, оргтехнику, канцелярские принадлежности;
4) осуществляет сопровождение и беспрепятственный доступ работников Центра к объектам проверки;
5) обеспечивает участников проверки рабочими местами с доступом к базам данных автоматизированных систем статистического и бухгалтерского учета в установленном порядке;
6) обеспечивает на время проверки присутствие на рабочих местах специалистов, отвечающих за участок работы, подлежащий проверке;
7) другие функции, необходимые для проведения проверки.
Порядок проведения проверки (ревизии)
37. Перед началом проверки руководитель проверки предъявляет руководителю объекта проверки предписание и знакомит его с основными задачами и вопросами программы проверки.
38. Руководитель объекта проверки издает приказ (распоряжение) о полном и своевременном представлении работникам Центра запрашиваемой информации.
39. Руководитель проверки:
проводит совещание, на котором знакомит работников Центра и других участников проверки с целью, основными задачами и ключевыми вопросами проверки, решаются организационные и другие вопросы;
утверждает график сдачи локальных отчетов и знакомит с ним руководителей ревизионных групп под роспись;
назначает работников, ответственных за формирование каждого раздела общего отчета;
определяет работников, ответственных за формирование общего отчета, а также за составление справки о выявленных нарушениях в финансово-хозяйственной деятельности;
устанавливает дату подготовки общего отчета.
40. Руководитель проверки и другие участники проверки на начальной стадии знакомятся на месте с организацией и особенностями производства, условиями работы и порядком хранения материальных ценностей, а также порядком движения первичных и других документов. При необходимости руководитель проверки корректирует программу проверки с указанием конкретных объектов и вопросов проверки, исполнителей и сроков выполнения проверки.
41. Проведение проверок финансово-хозяйственной деятельности подразделений производится путем:
проверки правильности оформления первичных и других документов в целях подтверждения обоснованности возникновения кредиторской (дебиторской) задолженности, а также своевременности погашения и правильности отражения на счетах бухгалтерского учета кредиторской (дебиторской) задолженности;
проверки учредительных, регистрационных, плановых, отчетных, бухгалтерских и других документов по форме и содержанию в целях установления обоснованности и правильности совершенных операций;
проверки соответствия совершенных операций данным первичных документов, в том числе по фактам получения и выдачи указанных в них денежных средств и материальных ценностей, выполненных работ (оказанных услуг) и др.;
организации процедур фактического контроля (проведение выборочных инвентаризаций, обследований, контрольных обмеров выполненных объемов работ, экспертиз, проведение опросов работников, ответственных за совершение хозяйственных операций и др.) за наличием и движением имущества, правильностью формирования затрат, полнотой и достоверностью взимания платежей, формированием доходов ОАО «РЖД» от всех видов деятельности, в том числе с привлечением в установленном порядке работников подразделений;
проверки достоверности отражения совершенных операций в бухгалтерском и налоговом учете и отчетности, соблюдения установленного порядка ведения учета;
проверки в необходимых случаях организации и состояния внутреннего контроля;
анализа денежных потоков, финансовых вложений, финансовой отчетности (устойчивости) подразделений.
42. Достоверность хозяйственных операций, отраженных в первичных документах, при необходимости может быть установлена путем проведения встречных проверок в подразделениях, а также в дочерних и зависимых обществах ОАО «РЖД».
43. О фактах неполноты или недостоверности представленной информации, невозможности восстановления в период проведения проверки правильности учета руководитель ревизионной группы (в случае тематической проверки — начальник регионального управления) докладывает в письменном виде руководителю проверки. Руководитель проверки информирует о наличии таких фактов начальника Центра, который принимает решение о возможности или невозможности проведения дальнейшей проверки объекта. Руководитель проверки извещает о принятом решении руководителя объекта проверки и отражает указанное решение в отчете.
44. При выявлении фактов злоупотребления или порчи имущества руководитель объекта проверки по требованию руководителя проверки (ревизионной группы) обязан организовать проведение выборочной инвентаризации имущества и обязательств в соответствии с законодательством Российской Федерации. Дата проведения и участки (объем) инвентаризации устанавливаются руководителем проверки (ревизионной группы) по согласованию с руководителем объекта проверки.
45. При выявлении в период проведения проверки умышленно скрываемых нарушений, недостатков и злоупотреблений или фактов, по которым необходимо принять срочные меры, составляется промежуточный акт и запрашивается объяснение у должностных или материально ответственных лиц. Об указанных фактах руководитель проверки незамедлительно докладывает начальнику Центра. Промежуточный акт подписывают член ревизионной группы и не менее двух должностных лиц, ответственных за финансово-хозяйственную деятельность проверяемого подразделения, и передают руководителю проверки вместе с итоговым отчетом и другими материалами проверки.
Оформление результатов проверки (ревизии)
46. Для обобщения результатов проверки (ревизии) составляется общий (локальный) отчет, в котором отражаются выявленные нарушения и недостатки в работе объекта проверки. Материалы проверки включают следующие документы:
сопроводительное письмо на имя руководителя объекта проверки по форме согласно приложению N 4;
общий отчет по результатам проверки с приложениями;
локальный отчет по результатам проверки с приложениями;
отдельная справка (по решению руководителя проверки);
промежуточный акт (при необходимости);
акт о непредставлении информации (ограничении доступа);
возражения (если таковые имеются);
заключение на возражения;
справка о нарушениях, выявленных Центром в ходе проверки отдельных вопросов финансово-хозяйственной деятельности, по форме согласно приложению N 5;
доклад на имя президента ОАО «РЖД» или начальника Центра о результатах проверки.
47. Копии документов, письменные объяснения должностных и материально ответственных лиц, допустивших нарушения и недостатки в работе, и другие материалы, на которые в отчете имеются ссылки, прилагаются к экземпляру отчета, который остается у проверяющей стороны.
В необходимых случаях копии первичных документов, регистров бухгалтерского учета и других отчетных документов должны быть заверены ответственным должностным лицом объекта проверки.
48. Общий (локальный) отчет составляется в двух экземплярах: один — для представления начальнику Центра, другой — руководителю объекта проверки. Общий (локальный) отчет подписывается руководителем проверки, руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером или руководителем подразделения, отвечающим за ведение учета) объекта проверки.
Если в качестве объекта проверки выступают структурные подразделения нескольких служб, то локальный отчет подписывается заместителем начальника филиала и главным бухгалтером.
49. Общий (локальный) отчет должен содержать:
наименование темы проверки;
дату и место составления отчета;
информацию о проверяемом периоде и периоде проведения проверки;
полное наименование и реквизиты объекта проверки;
фамилию, имя, отчество должностного лица, имеющего в проверяемый период право первой подписи в проверяемом подразделении, и фамилию, имя, отчество главного бухгалтера (если в проверяемом периоде происходили изменения в составе указанных лиц, то приводится перечень этих лиц и срок, в течение которого они занимали соответствующие должности согласно приказам);
идентификационные номера налогоплательщиков (ИНН) — коммерческих структур, по операциям с которыми установлены нарушения и недостатки;
систематизированное изложение документально подтвержденных фактов нарушений и недостатков, выявленных в ходе проверки;
ссылки на законодательные и другие нормативные правовые акты или их отдельные положения, которые нарушены, кем, за какой период, когда и в чем выразились нарушения;
размер документально подтвержденного ущерба и другие последствия выявленных нарушений.
В заключительной части общего (локального) отчета отражаются в обобщенном виде системные и наиболее существенные нарушения и последствия, к которым они привели или могут привести (риски), а также предложения о мерах по устранению выявленных нарушений, недостатков и рисков.
Общий (локальный) отчет должен быть кратким, лаконичным, его не следует загромождать описанием структур объекта проверки, а также многочисленными цифрами и данными, по которым невозможно оценить работу объекта.
Не допускается включение в отчет выводов, предположений, не подтвержденных документами.
Общий (локальный) отчет проверки не должен содержать оценку действий и намерений должностных и материально ответственных лиц объекта проверки.
Выявленные факты нарушений сводятся в таблицы (ведомости), прилагаемые к отчету. В тексте отчета приводятся только итоговые данные и описание нарушений со ссылкой на соответствующие приложения.
50. Общий отчет составляется руководителем проверки и ответственными работниками в течение 5 календарных дней после завершения проверки. В общий отчет из локальных отчетов включаются наиболее существенные нарушения и недостатки, а также нарушения, носящие системный характер.
51. Локальные отчеты составляются руководителями ревизионных групп и работниками Центра, проводившими проверку структурных подразделений (служб, отделов и т.д.) объекта проверки, согласовываются и подписываются руководителями этих подразделений в установленные сроки.
52. Результаты проверки обеспечения сохранности денежных средств, ценных бумаг, производственных запасов, материалов и оборудования, а также их фактического наличия в местах хранения оформляются отдельным документом, предусмотренным законодательством Российской Федерации, или промежуточным актом с обязательным подписанием его материально ответственным лицом.
53. Факты, имеющие конфиденциальный характер, по решению руководителя проверки могут быть отражены в отдельных справках и в общий отчет не включены.
54. Справка о выявленных нарушениях составляется по форме, утвержденной начальником Центра.
Порядок рассмотрения и подписания материалов проверки (ревизии)
55. Общий (локальный) отчет направляется с сопроводительным письмом руководителю объекта проверки для рассмотрения и подписания. Сопроводительное письмо регистрируется на объекте проверки с указанием даты и времени вручения.
56. Срок рассмотрения и подписания общего отчета не должен превышать 5 дней (для локальных отчетов — 3 дней). В исключительных случаях по решению руководителя проверки указанный срок может быть продлен.
57. Обсуждение и рассмотрение материалов проверки проводится в период, определенный руководителем проверки (руководителем ревизионной группы). Состав работников, принимающих участие в обсуждении с обеих сторон, определяется руководителями проверки (ревизионной группы) и проверенного объекта на паритетных условиях.
58. Участники обсуждения обязаны:
прибыть на место в установленное время;
соблюдать регламент заседания, при этом руководствоваться Общими принципами служебного поведения работников аппарата управления ОАО «Российские железные дороги», утвержденными распоряжением ОАО «РЖД» от 23.05.2005 N 762р.
59. При рассмотрении материалов проверки возможные возражения со стороны руководства объекта проверки по отдельным позициям общего (локального) отчета оформляются в письменном виде и рассматриваются в ходе обсуждения. Возражения должны быть документально подтверждены заверенными копиями первичных документов, ссылками на нормативные правовые акты Российской Федерации и внутренние документы ОАО «РЖД». Возражения и прилагаемые материалы проверки являются неотъемлемой частью общего (локального) отчета. При необходимости факты, изложенные в возражениях, могут быть проверены дополнительно.
60. При наличии возражений член ревизионной группы, проводивший проверку, обязан представить руководителю проверки письменное заключение, которое является неотъемлемой частью материалов проверки, и направить его руководителю объекта проверки.
61. Возражения не подлежат рассмотрению:
если представлены после подписания общего (локального) отчета;
при отсутствии подтверждающих первичных документов и ссылок на законодательство Российской Федерации, внутренние документы ОАО «РЖД»;
если они представлены лицом, не имеющим полномочий выступать от имени объекта проверки;
если носят пояснительный характер и не противоречат материалам проверки.
62. В случаях, когда возражения не подлежат рассмотрению, руководитель проверки (ревизионной группы) в 2-дневный срок со дня получения возражений сообщает об этом руководителю объекта проверки.
63. С учетом результатов рассмотрения и обсуждения материалов проверки руководитель проверки формирует общий отчет в 2-х экземплярах. По поручению руководителя проверки работник Центра визирует каждый лист отчета с оборотной стороны. Два экземпляра общего отчета с приложениями, оформленными в установленном порядке, направляются с сопроводительным письмом руководителю объекта проверки для подписания.
64. Руководитель объекта проверки не позднее следующего рабочего дня после получения общего (локального) отчета обязан представить руководителю проверки подписанный экземпляр как при отсутствии, так и при наличии возражений.
65. В случае нарушения руководителем объекта проверки сроков подписания общего (локального) отчета руководитель проверки докладывает об этом начальнику Центра (регионального управления).
Реализация материалов проверки (ревизии)
66. На основании общего отчета о результатах проверки руководитель проверки готовит доклад на имя президента ОАО «РЖД» и направляет его начальнику Центра.
По результатам тематической проверки начальник регионального управления Центра направляет доклад начальнику Центра.
67. Начальник Центра:
докладывает президенту ОАО «РЖД» о результатах проверки и состоянии дел по устранению недостатков и нарушений в финансово-хозяйственной деятельности;
направляет информацию начальникам причастных подразделений о фактах существенных финансовых нарушений для принятия незамедлительных мер по их пресечению, возмещению причиненного ущерба и привлечению к ответственности виновных лиц в установленном порядке;
организует работу по рассмотрению представленных руководителем объекта проверки возражений к общему отчету с привлечением причастных структурных подразделений и принимает решение по ее результатам в установленном порядке;
принимает участие в разборах результатов проверок либо назначает своих представителей;
обеспечивает контроль за устранением в установленные сроки выявленных нарушений. При необходимости назначает проведение специальных проверок выполнения мероприятий по устранению выявленных нарушений;
организует мониторинг результатов проверки и на его основе вносит предложения о пересмотре внутренних документов ОАО «РЖД» по вопросам бухгалтерского и налогового учета, не соответствующих законодательству Российской Федерации, о совершенствовании системы учета и упреждающего контроля финансовых потоков и материальных ресурсов, предупреждении финансовых рисков и потерь доходов;
докладывает президенту ОАО «РЖД» о выполнении мероприятий по результатам проверки.
68. Начальники региональных управлений Центра:
информируют начальников филиалов или других структурных подразделений ОАО «РЖД» и учреждений, в которых проведена проверка, о результатах проверок и мерах по устранению выявленных нарушений и недостатков;
организуют рассмотрение возражений к общему (локальному) отчету и о его результатах информируют руководителей объектов проверок;
принимают участие в разборах результатов проверок либо назначают своих представителей;
проводят мониторинг выполнения мероприятий путем сбора и анализа информации, представляемой руководителями объектов проверки, а также путем проведения проверок устранения нарушений;
осуществляют текущий контроль за работой по устранению выявленных нарушений в проверенных структурных подразделениях;
представляют начальнику Центра в установленные сроки доклады о результатах проведенных проверок и мерах, принятых руководителями объектов проверки по устранению выявленных нарушений и недостатков.
69. Начальники (руководители) причастных подразделений аппарата управления ОАО «РЖД»:
принимают в установленном порядке незамедлительные меры по устранению выявленных нарушений и недостатков, возмещению причиненного материального ущерба и привлечению к ответственности виновных лиц в установленном порядке;
осуществляют контроль за проводимой в проверенных структурных подразделениях работой по устранению выявленных нарушений с оказанием им консультационной помощи в пределах своей компетенции;
принимают меры по привлечению к ответственности руководителей объектов проверки, не принявших своевременных мер по устранению нарушений;
рассматривают совместно с Центром предложения о пересмотре внутренних документов ОАО «РЖД», не соответствующих законодательству и нормативным правовым актам Российской Федерации, а также о совершенствовании системы учета и контроля финансовых потоков и материальных ресурсов, предупреждении финансовых рисков и потерь доходов, мобилизации хозяйственных резервов.
70. Руководители объектов проверки:
проводят в 2-недельный срок после окончания проверки разбор результатов проверки с участием руководителей структурных подразделений, издают приказы по результатам разбора и утверждают план мероприятий по устранению выявленных нарушений и недостатков с указанием должностных лиц, ответственных за их своевременное и полное устранение. Утвержденный план представляется в Центр (региональное управление Центра) в 3-дневный срок со дня проведения разбора;
извещают начальника Центра (регионального управления Центра) о дате и времени проведения разбора;
обеспечивают в установленном порядке контроль за ходом выполнения плана мероприятий по устранению выявленных нарушений и недостатков, принимают меры по привлечению виновных лиц к ответственности;
представляют в установленные сроки в Центр (региональное управление Центра) документы, подтверждающие факты устранения нарушений и недостатков и принятия мер, исключающих возможность их повторения.
Срок устранения нарушений в финансово — хозяйственной деятельности — 45 календарных дней со дня подписания общего (локального) отчета. По наиболее существенным нарушениям, рассматриваемым причастными подразделениями аппарата управления ОАО «РЖД», в соответствии с регламентами по взаимодействию Центра с Бухгалтерской службой и другими подразделениями аппарата управления ОАО «РЖД» сроки их устранения могут быть изменены.
Проведенная проверка считается законченной после проведения контрольных мероприятий в полном объеме, включая устранение нарушений и недостатков.
Акт
о непредставлении информации
(ограничении доступа)
В соответствии с запросом _______________ на имя
должность, ФИО
______________ от _____ исх. N __________ требовалось представить
должность, ФИО
перечень документов (обеспечить доступ к объектам) в установленные
сроки. Запрошенные документы в установленные сроки представлены не
были (работники Центра к объектам допущены не были).
Причины непредставления / несвоевременного представления
(ограничения доступа)_________________________________________.
Последствия непредставления / несвоевременного представления
(ограничения доступа) __________________________________________.
Приложение: запрос о представлении информации (доступе к
объектам).
Акт составлен:
___________ ______________________________ ________________
(дата) (должность, ФИО) (подпись)
___________ ______________________________ ________________
(дата) (должность, ФИО) (подпись)
___________ ______________________________ ________________
(дата) (должность, ФИО) (подпись)
Приложение N 2
на бланке Центра Предписание
на проведение
проверки
На основании плана проведения внутреннего аудита и контроля в
ОАО «РЖД» на ____ квартал 200___г., утвержденного президентом ОАО
«РЖД» Якуниным В.И., направляю ревизионную группу Центра
«Желдорконтроль» в следующем составе:
Руководитель проверки
(ревизионной группы): ______________________________
(должность, ФИО)
Члены ревизионной группы: ______________________________
(должность, ФИО)
Объект проверки:
Тема:
Вид проверки:
Время проведения проверки:
Проверяемый период:
Начальник
Центра «Желдорконтроль»
(начальник регионального управления) ФИО
М.П.
Проверка продлена до (указать дату)
________________________________________________
Начальник
Центра «Желдорконтроль»
(начальник регионального управления) ФИО
М.П.
С предписанием на проведение документальной проверки
ознакомлен:
__________________________________________________________________
(ФИО руководителя проверяемого подразделения или
уполномоченного им лица)
_____________________ _______________________________
(дата) (подпись)
Исх. N ___от ____
Кому _______________
(должность, ФИО)
Уведомление
о проведении проверки
В соответствии с годовым планом работы Центра «Желдорконтроль»
(поручением президента ОАО «РЖД» о проведении внеплановой проверки
от__________ N _______) в период с _________ по __________ будет
проводиться проверка ____________________________________________.
(наименование объекта проверки)
Целью проверки является ______________________________________
Состав ревизионной группы:
Руководитель проверки: должность, ФИО
Члены ревизионной группы: должность, ФИО
Прошу Вас:
1. В срок до _____________ подготовить (представить в Центр
«Желдорконтроль») следующую информацию:
__________________________________________________________________
(перечень необходимых документов и информации)
2. Обеспечить:
__________________________________________________________________
(перечень необходимых ресурсов и организационных мероприятий)
Обращаю Ваше внимание на то, что в процессе проверки перечень
ключевых вопросов проверки и запрашиваемой информации может быть
расширен.
___________________________ _____________________________
(должность, подпись) (ФИО)
__________________________________________________
(должность, ФИО руководителя проверенного объекта)
Уважаемый (ая) _____________________________!
Направляю Вам для ознакомления и подписания общий (локальный)
отчет о ___________________, проведенной в соответствии с планом
(название проверки)
проведения внутреннего аудита и контроля в ОАО «РЖД» на ___квартал
200 ___ года, утвержденным президентом ОАО «РЖД» Якуниным В.И.
Согласно п. 8.2 Положения о порядке проведения внутреннего
аудита и контроля Центром «Желдорконтроль» срок ознакомления
руководителя и должностных лиц структурного подразделения с
отчетом проверки не должен превышать трех (двух) дней.
Приложение: на ____ л.
Руководитель проверки (ревизионной группы)
ФИО
Документы получены
______________________________________________
(дата, время, входящий регистрационный номер)
Справка о нарушениях, выявленных Центром «Желдорконтроль» в ходе проверки отдельных вопросов финансово-хозяйственной деятельности
_______________________________ в_______________ 200_г.
(наименование объекта проверки)
|
N |
Наименование |
N |
Наименование структурных подразделений |
Итого |
Итого |
Итого не |
Примеч. |
||||
|
сумма |
сумма |
сумма |
сумма |
сумма |
сумма |
сумма |
сумма |
||||