Письмо ОАО РЖД ОТ 22.09.2006 N ЦН-10 427

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО



«РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»



(ОАО «РЖД»)

Об организации исполнения документов с



резолюциями руководителей ОАО «РЖД»

В связи с поступающими вопросами об определении ответственного исполнителя при организации исполнения документов с резолюциями руководителей ОАО «РЖД» разъясняется порядок применения соответствующих положений Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги» (далее — Инструкция).

1. При исполнении документа с резолюцией президента общества, адресованной вице-президентам (первому вице-президенту, старшему вице-президенту, вице-президенту) и руководителям подразделений аппарата управления (структурных подразделений) ОАО «РЖД», на вице-президента, указанного в резолюции первым, возлагается согласно пункту 4.3 Инструкции организация исполнения документа. Начальник департамента (управления), указанный в резолюции первым из руководителей подразделений аппарата управления или против фамилии которого проставлена отметка «отв.», «созыв», «обобщение», отвечает за своевременное и качественное исполнение документа и он является в этом случае ответственным исполнителем, а другие указанные в резолюции руководители подразделений аппарата управления являются соисполнителями документа (функции ответственного исполнителя и соисполнителей определены пунктом 4.7 Инструкции).

2. Если резолюция президента общества адресована только вице-президентам, то на вице-президента, указанного в резолюции первым, возлагается организация исполнения документа. Он определяет своей резолюцией руководителя департамента (управления) — ответственного исполнителя и соисполнителей, участие которых требуется для исполнения резолюции президента общества. Другие вице-президенты, которым адресована резолюция президента общества, также могут давать указания руководителям департаментов (управлений) в пределах своей компетенции.

3. Если резолюция президента общества адресована только руководителям подразделений аппарата управления ОАО «РЖД», то начальник подразделения аппарата управления, указанный в резолюции первым или против фамилии которого проставлена отметка «отв.», «созыв», «обобщение», является ответственным исполнителем. Он организует исполнение документа, как это предусмотрено пунктом 4.7 Инструкции. Другие руководители подразделений аппарата управления, указанные в резолюции, являются соисполнителями.

4. В отдельных резолюциях президента общества, прежде всего по документам многопрофильного, комплексного характера, исполнение которых требует участия ряда департаментов (управлений) и структурных подразделений ОАО «РЖД», могут быть указаны не все должностные лица, причастные к исполнению. В этих случаях вице-президент, на которого возложена организация исполнения документа, может определять своей резолюцией дополнительно должностных лиц, участие которых требуется для исполнения резолюции президента общества.

5. В ходе проработки документа с резолюцией президента общества может возникнуть необходимость замены ответственного исполнителя. Для такой замены должны быть представлены необходимые обоснования вице-президенту, на которого в соответствии с резолюцией президента возлагается организация исполнения документа, или непосредственно президенту общества, если его резолюция адресована только руководителям подразделений аппарата управления ОАО «РЖД».

В случае принятия решения о замене ответственного исполнителя передача документа из одного подразделения аппарата управления ОАО «РЖД» в другое осуществляется через отдел документационного обеспечения Департамента управления делами с соответствующей отметкой в автоматизированной системе учета, сопровождения и контроля исполнения документов «Документооборот».

6. Ответственный исполнитель документа с резолюцией первого вице-президента, старшего вице-президента и вице-президента общества определяется так же, как и документа с резолюцией президента общества.

7. В соответствующих секретариатах при подготовке проектов резолюций учитываются распределение обязанностей между президентом и вице-президентами общества, компетенция и функции подразделений аппарата управления и структурных подразделений ОАО «РЖД», определенные положениями об этих подразделениях, а также иные документы общества.

Проекты резолюций руководителей общества по документам, включая определение ответственного исполнителя и соисполнителей, должны подготавливаться в секретариатах в соответствии с требованиями Инструкции (пункт 17 приложения N 1 к Инструкции).

Начальник департамента,

член правления ОАО «РЖД»

А.Г.Ивашкин