Стандарт по качеству ОАО РЖД N СТК 1.10.002 от 12.11.2008 N 2369р
ОАО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
Введен в действие
распоряжением ОАО «РЖД»
от 12.11.2008 N 2369р
СТК 1.10.002
СТАНДАРТ ПО КАЧЕСТВУ ОАО «РЖД»
НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ КОРПОРАТИВНОЙ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА ОАО «РЖД». ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ, СОГЛАСОВАНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ
(В ред. Распоряжения ОАО «РЖД» от 16.07.2009 N 1504р)
Дата введения — 01.11.2008
1.1 Настоящий стандарт по качеству устанавливает порядок разработки, согласования и утверждения нормативных документов корпоративной системы менеджмента качества ОАО «РЖД» (далее — нормативные документы) и направлен на:
— обеспечение единых требований к содержанию, оформлению, порядку разработки, согласования и утверждения нормативных документов корпоративной системы менеджмента качества (КСМК) ОАО «РЖД», филиалов и прочих структурных изменений ОАО «РЖД»;
— обеспечения единых требований к проверке, внесению изменений и отмене нормативных документов КСМК.
1.2 Настоящий стандарт по качеству предназначен для применения подразделениями аппарата управления, железными дорогами — филиалами ОАО «РЖД», иными филиалами, дирекциями, управлениями и структурными подразделениями ОАО «РЖД».
1.3 Стандарт соответствует требованиям ГОСТ Р ИСО 9001, а именно п. 4.2 «Требования к документации».
2.1 В настоящем стандарте по качеству применены следующие понятия с соответствующими определениями:
Директива по качеству — нормативный документ корпоративной системы менеджмента качества ОАО «РЖД», определяющий требования к отдельным элементам КСМК ОАО «РЖД». Документ — информация, записанная на бумажном или электронном носителе.
Запись о качестве — документ корпоративной системы менеджмента качества ОАО «РЖД», содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.
Методика — нормативный документ корпоративной системы менеджмента качества ОАО «РЖД», содержащий описание методов, применяемых в КСМК (методы планирования, прогнозирования, оценки, расчета, обработки, анализа и пр.).
Пример — Методика оценки состояния пути по показателям динамического взаимодействия пути и подвижного состава. Нормативный документ — документ, устанавливающий требования.
Рабочая инструкция — нормативно-технический документ корпоративной системы менеджмента качества ОАО «РЖД», содержащий подробное описание выполнения, процессов (процедур, операций процесса), осуществляемых в одном подразделении ОАО «РЖД».
Примечание — К рабочим инструкциям могут быть отнесены, например, пояснительные записки, карты технологического процесса, инструкции по эксплуатации оборудования, плакаты, видеоматериалы, перечни и любое их сочетание.
Руководство по качеству — нормативный документ корпоративной системы менеджмента качества ОАО «РЖД», описывающий корпоративную систему менеджмента качества ОАО «РЖД».
Стандарт по качеству — нормативный документ корпоративной системы менеджмента качества ОАО «РЖД», определяющий ответственность и порядок выполнения какой-либо деятельности, требующей участия более одного подразделения ОАО «РЖД».
Примечание — В зависимости от уровня применения стандартов по качеству, различают:
— стандарты по качеству ОАО «РЖД»:
— стандарты по качеству железных дорог — филиалов ОАО «РЖД», иных филиалов и дирекции:
— стандарты по качеству структурных подразделений ОАО «РЖД»,
Форма — документ корпоративной системы менеджмента качества ОАО «РЖД», в который вносятся данные, регистрируемые в соответствии с требованиями КСМК ОАО «РЖД».
Свод требований корпоративной интегрированной системы менеджмента качества — нормативный документ, устанавливающий требования корпоративной интегрированной системы менеджмента качества ОАО «РЖД», включая требования стандарта ГОСТ Р ИСО 9001, а также требования, дополняющие или уточняющие требования стандарта ГОСТР ИСО 9001.
(Абзац добавлен Распоряжением ОАО «РЖД» от 16.07.2009 N 1504р)
3 Схема осуществления деятельности по разработке и управлению нормативными документами
3.1 Схема осуществления деятельности по разработке и управлению нормативными документами КСМК ОАО «РЖД» приведена в таблице 1.
См. Таблицу 1
4 Порядок разработки, согласования и утверждения нормативных документов
4.1 Общие положения
Нормативные документы корпоративной системы менеджмента качества (КСМК) ОАО «РЖД» разрабатываются на создаваемые и неоднократно применяемые правила организации и выполнения видов деятельности, включенных в корпоративную систему менеджмента качества ОАО «РЖД», при отсутствии на объект стандартизации документов, регламентированных национальной системой стандартизации, а также в их ограничение или развитие.
(В ред. Распоряжения ОАО «РЖД» от 16.07.2009 N 1504р)
4.1.2 Нормативная документация КСМК разрабатывается на основании планов работ по внедрению КСМК, договорных отношений со сторонними организациями, а также в соответствии с указаниями руководства ОАО «РЖД» или руководства структурною подразделения ОАО «РЖД».
4.1.3 Разработку нормативной документации КСМК могут осуществлять подразделения аппарата управления ОАО «РЖД», железные дороги — филиалы ОАО «РЖД», иные филиалы и структурные подразделения ОАО «РЖД», структурные подразделения филиалов ОАО «РЖД», ответственные за соответствующие виды деятельности и направления работ в области качества, согласно утвержденному Руководству по качеству ОАО «РЖД» и его дополнений со стороны филиалов и структурных подразделений.
При необходимости возможно создание рабочих групп по разработке нормативного документа с привлечением ведущих специалистов различных структурных подразделений ОАО «РЖД».
4.1.4 Как правило, разработку нормативного документа КСМК ОАО «РЖД» осуществляют в следующем порядке:
— первая стадия — организация разработки нормативного документа (подбор материалов, проведение анализа материалов, разработка концепции документа и т.д.);
— вторая стадия — разработка проекта нормативного документа (первая редакция);
— третья стадия — проработка проекта нормативного документа с причастными структурными подразделениями и филиалами ОАО «РЖД», получение отзывов на первую редакцию документа;
— четвертая стадия — разработка проекта нормативного документа (окончательная редакция), присвоение обозначения и составление проекта распоряжения о введении документа, согласование;
— пятая стадия — представление нормативного документа на утверждение;
— шестая стадия — размещение утвержденного нормативного документа в сети Интранет ОАО «РЖД».
4.1.5.1 При необходимости, допускается совмещение и/или исключение отдельных стадий разработки нормативных документов.
4.2 Порядок разработки, согласования и утверждения нормативных документов
4.2.1 Общий порядок разработки, согласования и утверждения нормативных документов
4.2.1.1 Разработчик готовит в соответствии с требованиями к оформлению, изложенными в настоящем стандарте по качеству:
— проект нормативного документа в первой редакции;
— пояснительную записку и план организационно-технических мероприятий по подготовке нормативного документа к введению в действие и применению (необходимость разработки данных документов определяется разработчиком или заказчиком разработки);
— проект приказа (распоряжения) о введении нормативного документа в действие и направляет данный пакет документов в причастные структурные подразделения ОАО «РЖД» и его филиалов для согласования.
4.2.1.2 Причастные структурные подразделения в течение 5 дней с момента получения проекта нормативного документа и сопроводительных документов, согласовывают их, либо направляют разработчику обоснованные предложения по введению новых требований, изменению или исключению требований, предусмотренных в проектах документов.
4.2.1.3 Разработчик, с учетом поступивших от причастных структурных подразделений предложений, оформляет проект нормативного документа и сопроводительные документы в окончательной редакции, присваивает учетное обозначение согласно требованиям п. 4.3 настоящего стандарта, и представляет на согласование в причастные структурные подразделения.
4.2.1.4 Разработчик составляет список рассылки приказа (распоряжения) о введении в действие нормативного документа в структурные подразделения ОАО «РЖД».
4.2.1.5 Проект нормативного документа в окончательной редакции, подписанный разработчиком и согласованный причастными структурными подразделениями ОАО «РЖД», представляется на утверждение руководителю, ответственному за его утверждение с комплектом сопроводительных документов:
— проект приказа (распоряжения) о введении в действие;
— пояснительную записку;
— план организационно-технических мероприятий по подготовке нормативного документа к введению в действие и применению;
— указатель рассылки приказа (распоряжения).
4.2.1.6 Приказ (распоряжение) о введении нормативного документа в действие рассылается в структурные подразделения ОАО «РЖД» в соответствии с указателем рассылки вместе с планом организационно-технических мероприятий.
4.2.1.7 Электронный файл утвержденного документа в формате, защищенном от несанкционированных изменений (например, pdf — формате), размещается в сети Интранет ОАО «РЖД».
4.2.2 Особенности согласования и утверждения нормативных документов
4.4.2.1 Все директивы по качеству и стандарты по качеству ОАО «РЖД» подлежат обязательному согласованию в Департаменте технической политики.
4.4.2.2 Стандарты по качеству железных дорог — филиалов ОАО «РЖД» и иных филиалов ОАО «РЖД» подлежат обязательному согласованию в структуре по качеству филиала, а при ее отсутствии — в службе технической политики железной дороги (техническом отделе дирекции или управления) или согласованию представителем руководства по вопросам качества.
4.4.2.3 Стандарты по качеству структурных подразделений, рабочие инструкции персонала структурных подразделений ОАО «РЖД» подлежат обязательному согласованию представителем руководства по вопросам качества.
4.4.2.4 Руководители, ответственные за утверждение нормативных документов КСМК, приведены в р.4 СТК 1.10.001.
4.3 Требования к оформлению и изложению нормативных документов
4.3.1 Общие требования к оформлению нормативных документов
4.3.1.1 Нормативные документы КСМК оформляются в электронном виде. Для оформления рекомендуется использовать текстовый редактор Microsoft Word for Windows с использованием гарнитуры шрифта Times New Roman.
4.3.1.2 Для создания нормативных документов используются шаблоны. Шаблоны основных нормативных документов ОАО «РЖД» размещаются в сети Интранет ОАО «РЖД». Шаблоны включают в себя элементы содержания документа, шрифты, стили элементов оформления, параметры страницы и т.п.
4.3.1.3 Подлинник документа распечатывается с применением лазерного принтера на одной стороне листа на бумаге повышенной плотности.
4.3.1.4 Директивы по качеству содержат следующие обязательные элементы:
— титульный лист (лист утверждения и согласования);
— содержание;
— область применения;
— цель;
— определение понятий;
— описание требований к осуществлению деятельности;
— принятые сокращения;
— нормативные ссылки;
— приложения;
— лист регистрации изменений.
4.3.1.5 Стандарты по качеству и рабочие инструкции содержат следующие обязательные элементы:
— титульный лист (лист утверждения и согласования);
— содержание;
— область применения;
— цель;
— определение понятий;
— ответственность;
— схема осуществления деятельности (процесса);
— описание деятельности (процесса);
— показатели;
— принятые сокращения;
— нормативные ссылки;
— приложения;
— лист регистрации изменений.
4.3.1.6 Методики содержат следующие обязательные элементы:
— титульный лист (лист утверждения и согласования);
— содержание;
— область применения;
— цель;
— определение понятий;
— описание применяемого метода, алгоритма;
— принятые сокращения;
— нормативные ссылки;
— приложения;
— лист регистрации изменений.
4.3.2 Структурные элементы нормативного документа
4.3.2.1 Титульный лист.
4.3.2.1.1 Титульный лист является первым листом нормативного документа. Форма титульного листа приведена в приложении А.
4.3.2.1.2 Титульный лист содержит:
— вид, полное наименование и обозначение нормативного документа;
— номер редакции нормативного документа;
— область действия документа (на какие структурные подразделения ОАО «РЖД» или на ОАО «РЖД» в целом распространяются требования нормативного документа);
— реквизиты приказа (распоряжения) о введении в действие нормативного документа;
— должности, инициалы и подписи должностных лиц, согласовавших и утвердивших нормативный документ.
4.3.2.1.3 Форма второго и последующих листов нормативного документа приведена в приложении Б.
4.3.2.2 Содержание.
4.3.2.2.1 В содержании перечисляются номера и заголовки разделов, пунктов, на которые разбит нормативный документ, список приложений, лист регистрации изменений и номера страниц, на которых располагаются соответствующие разделы и пункты документа.
4.3.2.3 Область применения.
4.3.2.3.1 В данном разделе описывается назначение нормативного документа, и указываются структурные подразделения ОАО «РЖД», на которые распространяются требования нормативного документа.
4.3.2.4 Цель.
4.3.2.4.1 Содержит краткое описание цели нормативного документа.
4.3.2.5 Определение понятий.
4.3.2.5.1 Данный раздел содержит термины и определения с соответствующими понятиями, которые используются в нормативном документе. Перечень определений понятий и терминов оформляется в алфавитном порядке.
4.3.2.6 Ответственность.
4.3.2.6.1 Раздел содержит определение и распределение ответственности за выполнение деятельности (процессов, операций) регламентируемой в нормативном документе.
Примечание — Данный структурный элемент применяется только в стандартах по качеству и рабочих инструкциях.
4.3.2.7 Схема осуществления деятельности (процесса).
4.3.2.7.1 Содержит схему осуществления деятельности или порядок выполнения процесса, которая оформляется в соответствии с требованиями приложения В.
Примечание — Данный структурный элемент применяется только в стандартах по качеству и рабочих инструкциях.
4.3.2.8 Описание требований к осуществлению деятельности.
4.3.2.8.1 Содержит описание требований к осуществлению деятельности, которую регламентирует директива по качеству.
Примечание — Данный структурный элемент применяется только в директивах по качеству.
4.3.2.9 Описание деятельности (процесса).
4.3.2.9.1 Содержит описание выполняемой деятельности или всех этапов процесса (операций), описываемого в нормативном документе.
Примечание — Данный структурный элемент применяется только в стандартах по качеству и рабочих инструкциях.
4.3.2.10 Описание применяемого метода, алгоритма.
4.3.2.10.1 Содержит описание применяемого в методике методов обработки, прогноза, расчетов, анализа и пр., или применяемого алгоритма действий.
Примечание — Данный структурный элемент применяется только в методиках.
4.3.2.11 Принятые сокращения.
4.3.2.11.1 Данный раздел содержит перечень всех сокращений, которые имеются в тексте нормативного документа. Перечень сокращений оформляется в алфавитном порядке.
4.3.2.12 Нормативные ссылки.
4.3.2.12.1 Раздел содержит перечень нормативных документов, на которые имеются ссылки и требования которых учтены в нормативном документе. Ссылочные документы располагаются в следующем порядке:
1) нормативные документы, имеющие статус международных документов;
2) законы, указы и иные распоряжения органов государственной власти;
3) национальные стандарты и иные документы национальной системы стандартизации РФ;
4) свод требований корпоративной интегрированной системы менеджмента качества ОАО «РЖД»;
5) директивы по качеству ОАО «РЖД»;
6) стандарты ОАО «РЖД»;
7) стандарты по качеству ОАО «РЖД»;
8) приказы, указания и распоряжения ОАО «РЖД»;
9) стандарты по качеству филиалов ОАО «РЖД»;
10) приказы, указания и распоряжения руководителей филиалов ОАО «РЖД»;
11) стандарты по качеству структурных подразделений филиалов ОАО «РЖД»;
12) рабочие инструкции;
13) методики;
14) положения;
15) должностные инструкции;
16)другие нормативные документы ОАО «РЖД» и структурных подразделений ОАО «РЖД».»
(Подпункт 4.3.2.12.1 дан в ред. Распоряжения ОАО «РЖД» от 16.07.2009 N 1504р)
4.3.2.13 Приложения.
4.3.2.13.1 Приложения могут быть обязательными или информационными.
Информационные приложения могут быть рекомендуемого или справочного характера. В тексте нормативного документа на все приложения указываются ссылки. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте нормативного документа, за исключением информационного приложения «Библиография».
4.3.2.13.2 Каждое приложение начинается с нового листа, вверху по центру листа размещаются слова «Приложение» с указанием его обозначения, под ним в скобках печатается:
— для обязательного приложения — «обязательное»;
— для информационного — «рекомендуемое» или «справочное» в зависимости от характера приложения.
В приложении указывается заголовок, который печатается по центру листа с прописной буквы отдельной строкой.
4.3.2.13.3 Приложения обозначаются по тексту заглавными буквами русского алфавита, начиная с А. при этом нельзя использовать следующие буквы: Е, 3, Й, О, Ч, Ь. Ы, Ъ. После слова «Приложение» указывается буква, обозначающая его последовательность в тексте нормативного документа. Если в руководящем документе имеется лишь одно приложение, то оно обозначается «Приложение А».
4.3.2.13.4 Все приложения перечисляются в разделе «Содержание» с указанием их обозначения и заголовков.
4.3.2.13.5 Приложение «Библиография» или «Библиографические данные» выполняется как справочное и располагается последним. Данные библиографических источников размещают на отдельной странице со ссылкой в основном тексте цифрами в квадратных скобках. Данные библиографических источников должны содержать:
— наименование;
— издательство;
— год издания;
— страницу;
— авторов.
Пример — (1) Организация, планирование и управление в хозяйстве сигнализации и связи: Учебник для вузов ж.-д. трансп. — М.: Маршрут, 2004.-348с. Авторы: Лабецкая Г.П., Анисимов Н.К., Берндт А.Н.
4.3.2.14 Лист регистрации изменений.
4.3.2.14.1 Содержит историю изменений нормативного документа. Лист регистрации изменений оформляется по форме приложения Г.
4.3.3 Требования к изложению нормативных документов
4.3.3.1 Текст нормативного документа должен быть кратким, точным, не допускающим различных толкований, логически последовательным.
4.3.3.2 При изложении обязательных требований в тексте нормативного документа необходимо применять следующие словосочетания: «должен», «следует», «необходимо», «требуется», «чтобы», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует». При изложении других положений необходимо применять следующие словосочетания: «могут быть», «как правило», «при необходимости», «может быть», «в случае», «допускается», «рекомендуется» и т.д.
4.3.3.3 При оформлении текстового содержания нормативного документа используют шрифт размером 12 пунктов. Текст основной части документа оформляется с одинарным межстрочным интервалом.
4.3.3.4 Деление текста нормативного документа.
4.3.3.4.1 Текст нормативного документа, при необходимости, разделяют на разделы и подразделы. Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа, обозначенные арабскими цифрами без точки и напечатанные с абзацного отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится.
4.3.3.4.2 Если нормативный документ не имеет подразделов, то нумерация пунктов в нем должна быть в пределах каждого раздела. Номер пункта должен состоять из номеров раздела и пункта, разделенных точкой. В конце номера пункта точка не ставится.
Пример:
6 Описание деятельности 6.1, 6.2, 6.3 и т.д. — нумерация пунктов шестого раздела нормативного документа и т.д.
4.3.3.4.3 Если раздел или подраздел состоит из одного пункта, он также нумеруется. Если текст документа подразделяется только на пункты, они нумеруются порядковыми номерами в пределах документа.
4.3.3.4.4 Пункты, при необходимости, могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта.
Пример — 6.2.1.1, 6.2.1.2, 6.2.1.3 т.д.
4.3.3.4.5 Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления.
4.3.3.5 Оформление заголовков.
4.3.3.5.1 Разделы, подразделы нормативного документа должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.
4.3.3.5.2 Заголовки следует оформлять с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из 2-х предложений, их разделяют точкой. Текст отделяется от заголовка раздела, подраздела одним межстрочным интервалом.
4.3.3.6 Оформление перечислений.
4.3.3.6.1 Внутри пунктов или подпунктов нормативного документа могут быть приведены перечисления. Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или при необходимости ссылки в тексте нормативного документа на одно из перечислений, строчную букву, после которой ставится скобка. Далее можно использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа.
Пример:
а)____________________
б)____________________
1)____________________
2)____________________
в)____________________
4.3.3.7 Оформление примечаний и примеров.
4.3.3.7.1 Примечания приводятся в тексте нормативного документа, если требуются пояснения или справочные данные к содержанию текста, таблиц или графического материала. Примечания в тексте документа размещаются непосредственно после текстового, графического материала или в таблице, к которым относятся эти примечания. Примечания оформляются шрифтом размером 11 пунктов с прописной буквы после абзацного отступа и выделяются курсивом. Если примечание одно, то после слова «Примечание» ставится тире и текст примечания печатается с прописной буквы. Одно примечание не нумеруют. Несколько примечаний нумеруют по порядку арабскими цифрами. Примечание к таблице помешают в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы.
Пример:
Примечание — Текст примечания
Примечания
1 Текст примечания 1
2 Текст примечания 2
4.3.3.7.2 Примеры могут быть приведены в тех случаях, если они поясняют положения, требования нормативного документа или способствуют более краткому их изложению. Примеры размещают, оформляют и нумеруют так же, как и примечания, но выделяют полужирным курсивом.
4.3.3.8 Оформление таблиц.
4.3.8.1 Название таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название помещается над таблицей и оформляется шрифтом размером 12 пунктов с прописной буквы после абзацного отступа. При переносе части таблицы на ту же или другие страницы, название помещают только над первой частью таблицы. Таблицы, за исключением таблиц, размещенных в приложениях, нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией. Таблицу каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если в основном тексте нормативного документа одна таблица, то она должна быть обозначена «Таблица 1» или «Таблица А.1 » (если таблица приведена в приложении А).
Пример:
Таблица 1 — Матрица ответственности за процесс
Таблица Б.2 — Весовые коэффициенты показателя
4.3.3.8.2 Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф — со строчной буквы. При переносе части таблицы на другую страницу заголовок так же переносится на другую страницу. Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под текстом, в котором впервые дана на нее ссылка, или на следующей странице, а при необходимости — в приложении.
4.3.3.9 Оформление графического материала.
4.3.3.9.1 Графический материал — рисунки, фотографии, схемы, диаграммы. На графический материал должна быть дана ссылка в тексте. Графический материал должен располагаться непосредственно после текста, в котором о нем упоминается впервые, или на следующей странице, а при необходимости — в приложении. Графический материал может иметь наименование, которое помещают под ним и оформляют полужирным шрифтом размера 12 пунктов с выравниванием по центру страницы.
4.3.3.9.2 Графический материал, за исключением графического материала приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Если рисунок один, то он обозначается «Рисунок 1». Графический материал каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.
Пример:
Рисунок 1 — Блок-схема процесса Рисунок
Б.2 — Схема движения основных и вспомогательных материалов в депо
4.3.3.10 Оформление формул.
4.3.3.10.1 Формулы, за исключением формул, помещаемых в основном тексте, нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записываются на уровне формулы справа в круглых скобках. Если формула в тексте одна, то она обозначается — (1). Формулы, помещаемые в приложениях, нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед цифрой обозначение приложения. Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в скобках.
Пример:
…в формуле (1)
…в формуле (Б.1)
4.3.3.10.2 Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу (если соответствующие пояснения не приведены ранее в тексте), приводятся непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа приводят с новой строки в той же последовательности, в которой эти символы приведены в формуле. Первую строку пояснения начинают со слова «где». Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, отделяют запятой.
Пример:
К
пп
ВГП = ────── х 100 %
К
п (1)
где
ВГП — выполнение графика внутренних аудитов;
КПП — количество проведенных аудитов с начала года и до отчетного периода;
КП — суммарное количество запланированных в графике и проведенных вне плана аудитов с начала года и до отчетного периода
4.3.3.11 Оформление ссылок.
4.3.3.11.1 В нормативном документе, при необходимости, приводятся ссылки на данный или другие нормативные документы, используемые в данном документе. При ссылках на данный документ указываются номера разделов, подразделов, пунктов. При этом следует их оформлять:
— «…в соответствии с разделом 4»;
— «…согласно 4.1»;
— «…по 4.3.2»:
— «…в соответствии с 5.1.3, перечисление а»;
— «…в соответствии с рисунком 1»;
— «…по формуле (2)»;
— «…в соответствии с приложением Б»;
— «(приложение Д)» и т.п.
4.3.3.11.2 При ссылках на:
— международные стандарты;
— национальные стандарты;
— нормативные документы КСМК ОАО «РЖД», филиалов и структурных подразделений и т.п.
Указываются только обозначение документов, при этом год утверждения нормативного документа не указывается, а приводится в разделе «Нормативные ссылки»
(Подпункт 4.3.3.11.2 дан в ред. Распоряжения ОАО «РЖД» от 16.07.2009 N 1504р)
4.3.3.11.3 Ссылки в электронных нормативных документах создаются средствами текстового редактора Microsoft Word for Windows.
4.3.3.12 Оформление сносок.
4.3.3.12.1 Если необходимо пояснить отдельные положения, приведенные в нормативном документе, то такие положения в тексте обозначаются надстрочными знаками сноски. Сноски в тексте располагаются в конце страницы, на которой приведено поясняемое положение, а сноску, относящуюся к данным таблицы,- в конце таблицы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной линией с левой стороны страницы, а от данных таблицы такой же линией, но проведенных до вертикальных линий, ограничивающих таблицу. Сноску оформляют шрифтом с размером в 10 пунктов. В конце сноски ставится точка.
4.3.3.12.2 Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа, символа, предложения, к которому дается пояснение. Знак сноски выполняют арабскими цифрами и помещают на уровне верхнего обреза шрифта. Нумерация сносок выполняется отдельно для каждой страницы документа.
Пример:
В КСМК ОАО «РЖД» разработка нормативных документов осуществляется на плановой основе (1).
———————
(1) — Планы разрабатывает ЦТех.
4.3.3.12.3 Сноски рекомендуется создавать средствами текстового редактора Microsoft Word for Windows
4.3.3.13 Оформление сокращений.
4.3.13.1 Допускаются следующие сокращения: — Ст. — страница; г. — год; гг. — годы; мин. — минимальный; макс. — максимальный; абс. — абсолютный; отн. — относительный, которые применяют с цифровыми значениями, а также общепринятые сокращения: т.е. — то есть; т.д. — так далее; т.п. — тому подобное; и др. — и другие; пр. — прочее; см. — смотри; номин. — номинальный; наим. — наименьший; наиб. — наибольший, св. — свыше и другие аббревиатуры, установленные правилами русской орфографии, а также соответствующими государственными стандартами.
4.3.3.13.2 Если в тексте нормативного документа принята особая система сокращений слов и наименований, то в нем должен быть приведен перечень принятых сокращений, который помещают в разделе «Принятые сокращения». Если в тексте нормативного документа имеется одно сокращение, то используется полная расшифровка аббревиатуры при ее первом применении.
4.4 Обозначение нормативных документов
4.4.1 Структура обозначения нормативных документов КСМК ОАО «РЖД» приведена на рисунке 1.
См. Рисунок 1
Таблица 2 — Индексы нормативных документов КСМК ОАО «РЖД»
|
Индекс нормативного документа КСМК ОАО «РЖД» |
Наименование нормативного документа |
|
ДК |
Директива по качеству |
|
СТК |
Стандарт по качеству |
|
РИ |
Рабочая инструкция |
|
М |
Методика |
— СТК 1.06.012 (стандарт по качеству ОАО «РЖД»);
— СТК ОКТ 2.01.003 (стандарт по качеству Октябрьской железной дороги);
— СТК КБШ/ВЧДЭ-17 3.04.009 (стандарт по качеству эксплуатационного вагонного депо ВЧДЭ-17 Куйбышевской железной дороги);
— РИ ОКТ/ТЧ-1 3.07.124 (рабочая инструкция локомотивного депо ТЧ-1 Октябрьской железной дороги);
— М 1.01.02 (методика ОАО «РЖД»);
— М КБШ/ШЧ-6 3.07.014 (методика дистанции сигнализации, централизации и блокировки ШЧ-б Куйбышевской железной дороги).
Таблица 3 — Уровня нормативных документов КСМК ОАО «РЖД»
|
Код уровня нормативного документа КСМК ОАО «РЖД» |
Наименование нормативного документа |
|
1 |
Корпоративный уровень — область действия |
|
2 |
Уровень филиала ОАО «РЖД» — область действия |
|
3 |
Уровень структурного подразделения филиала |
4.5 Хранение, проверка, изменение и отмена нормативных документов
4.5.1 Хранение подлинника утвержденного нормативного документа
4.5.1.1 Подлинник согласованного и утвержденного нормативного документа КСМК ОАО «РЖД» в бумажном и электронном виде храниться в структурном подразделении, которое является разработчиком данного документа.
4.5.1.2 В подлинник согласованного и утвержденного нормативного документа КСМК ОАО «РЖД» внесение исправлений и изменений не допускается.
4.5.2 Периодическая проверка нормативных документов
4.5.2.1 Проверку нормативных документов КСМК проводят для определения соответствия требований, изложенных в документе, требованиям национальных, межгосударственных, международных стандартов, стандартов отраслей, организационной структуре ОАО «РЖД» и филиалов, отраслевых программ реформирования, при освоении новых видов деятельности.
(Подпункт 4.5.2.1. дан в ред. Распоряжения ОАО «РЖД» от 16.07.2009 N 1504р)
4.5.2.2 Проверку нормативных документов КСМК проводит разработчик документа.
4.5.2.3 Проверка нормативных документов КСМК должна осуществляется не реже одного раза в три года.
4.5.2.4 Если документ по результатам проверки признан актуальным, делается отметка на листе регистрации изменений, например: «Проверен в июле 2008 г. Документ актуальный, в изменениях не нуждается», номер редакции документа при этом не изменяется.
4.5.2.5 При несоответствии нормативного документа разработчиком принимается решение об изменении, пересмотре или отмене документа.
4.5.3 Изменение нормативного документа
4.5.3.1 Изменение нормативного документа проводят при замене, добавлении или исключении отдельных требований документа. Изменение нормативного документа проводится по результатам проверки документа, в связи с изменением структуры управления, с изменениями международных и национальных стандартов, изменениями других нормативных документов.
(Подпункт 4.5.3.1. дан в ред. Распоряжения ОАО «РЖД» от 16.07.2009 N 1504р)
4.5.3.2 Оформление «Извещения об изменении».
4.5.3.2.1 «Извещение об изменении» (приложение Д) оформляет разработчик нормативного документа.
4.5.3.2.2 Не допускается объединять в одном «Извещении об изменении» изменения нескольких нормативных документов.
4.5.3.2.3 При оформлении «Извещения об изменении» необходимо привести номера разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, таблиц, графического материала и применять следующие слова и словосочетания: «заменить», «исключить», «дополнить», «изложить в новой редакции».
4.5.3.2.4 Для утверждения изменения разработчик готовит проект приказа (распоряжения, указания) о внесении изменений в нормативный документ. «Извещение об изменении» прикладывается к нему в качестве приложения.
4.5.3.2.5 При изменении или отмене нормативного документа распоряжение об изменении документа согласовывается со всеми причастными в том же порядке, что и сам документ. При необходимости, допускается изменения не согласовывать со всеми причастными, с которыми согласован нормативный документ, если вносимые изменения не нарушают его взаимосвязи с другими нормативными документами.
4.5.3.2.6 Распоряжение о внесении изменений утверждает должностное лицо, утвердившее сам документ.
4.5.3.2.7 Утвержденное распоряжение о внесении изменений в нормативный документ рассылается в соответствии с указателем рассылки нормативного документа.
4.5.3.2.8 После утверждения распоряжения о внесении изменений неактуальный нормативный документ подлежит замене (в т.ч. и его электронная версия размещенная в сети Интранет ОАО «РЖД»).
4.5.3.3 Внесение изменений в текст нормативного документа.
4.5.3.3.1 Внесение изменений в нормативный документ проводится разработчиком только на основании «Извещения об изменении». Изменения к нормативному документу в электронном виде разрабатываются средствами текстового редактора Microsoft Word.
4.5.3.3.2 Внесение изменений в нормативные документы КСМК ОАО «РЖД» осуществляется путем выпуска его новой редакции. Номер очередной редакции отмечается на титульном листе и в листе регистрации изменений нормативного документа.
4.5.3.3.3 При дополнении текста документа новыми разделами, подразделами, пунктами, подпунктами, таблицами, графическими материалами, приложениями или при исключении их из текста, нумерацию разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, таблиц, графических материалов, приложений изменять не допускается. Новые разделы помещаются перед приложениями, а новые подразделы, пункты, подпункты — в конце соответствующих разделов, подразделов, пунктов в порядке возрастания их нумерации.
4.5.3.3.4 Допускается новым пунктам (при отсутствии подпунктов), подпунктам, таблицам, графическим материалам, приложениям присваивать номера действующих предыдущих пунктов, подпунктов, таблиц, графических материалов с добавлением строчной буквы русского алфавита и помещать их после действующих или перед ними.
4.5.3.3.5 На вновь вводимых страницах и страницах, вводимых взамен исключаемых, в конце каждого изменяемого или вновь вводимого пункта, подпункта вводится запись в скобках: «(Ред…)», с указанием порядкового номера редакции документа. При изменении в целом раздела, подраздела, таблицы, графического материала и т.д. запись об изменении вводится соответственно после наименования, номера обозначения.
Пример — Приложение Д (Ред. 2)
4.5.3.3.6 Исключаемые разделы, подразделы, пункты и т.д. в тексте документа не приводятся, а указывают только их номера и проставляют пометки об их исключении.
Пример — 2.2.1 исключен (Ред.2)
4.5.3.3.7 При внесении очередных изменений ранее сделанные записи «(Ред…)» в тексте сохраняются.
4.5.3.3.8 При повторном изменении раздела, подраздела, таблицы, графического материала и т.д. следует указывать номер последней редакции.
4.5.3.3.9 Каждое изменение указывается в листе регистрации изменений.
4.5.4 Отмена нормативного документа
4.5.4.1 Отмену нормативного документа осуществляют:
— с заменой;
— без замены.
4.5.4.2 Отмену нормативного документа с заменой осуществляют при разработке взамен данного нормативного документа другого нормативного документа.
4.5.4.3 Отмену нормативного документа без замены проводят в связи с прекращением осуществления деятельности или работы по данному документу или в других обоснованных случаях.
4.5.4.4 Отмену нормативного документа осуществляют оформлением распоряжение об отмене документа. Распоряжение об отмене утверждает лицо, утвердившее сам документ.
4.5.4.5 После утверждения распоряжения об отмене электронная версия размещенная в сети Интранет ОАО «РЖД» удаляется. Подлинник отмененного документа и его электронная версия хранится в архиве разработчика в течение 10 лет с момента его отмены.
4.6 Обеспечение пользователей нормативными документами
4.6.1 Обеспечение пользователей нормативными документами КСМК ОАО «РЖД» осуществляется через сайты нормативной документации КСМК, расположенные в сети Интранет ОАО «РЖД».
4.6.2 Нормативные документы КСМК ОАО «РЖД» корпоративного уровня размещаются и управляются на сайте по системе менеджмента качества ОАО «РЖД» в сети Интранет отделом управления качеством департамента технической политики. Нормативные документы уровня филиалов ОАО «РЖД» и структурных подразделений филиалов ОАО «РЖД» размещаются и управляются на сайте по системе менеджмента качества:
— филиала — железной дороги — службой технической политики;
— на сайте дирекции, управления — техническим отделом.
4.6.3 После получения распоряжения об утверждении или изменении нормативного документа в структурном подразделении организуется ознакомление персонала согласно области применения нормативного документа. Для ознакомления персонала с нормативными документами руководство структурного подразделения должно обеспечить свободный доступ персонала к сети Интранет или если это невозможно, организовать распечатку контрольного экземпляра нормативного документа с электронной версии документа, размещенной в сети Интранет. На ознакомление с нормативным документом дается срок не более двух недель. Контроль знания основных положений и требований нормативного документа осуществляется при аттестации персонала и выборочно при внутренних аудитах.
4.6.4 В случае необходимости наличия на рабочих местах бумажной копии нормативного документа осуществляется распечатка с контрольного экземпляра, размещенного в сети Интранет.
4.6.5 Каждая твердая копия нормативного документа подлежит обязательному учету и регистрации в структурном подразделении. Твердые копии нормативных документов регистрируются в журналах или регистрационных карточках, форма которых разрабатывается в структурном подразделении самостоятельно. В журналах (карточках) должны регистрироваться, как минимум, следующие данные:
— обозначение и полное наименование нормативного документа;
— номер редакции документа с учетом внесенных изменений;
— перечень пользователей документа с указанием номеров выданных экземпляров и даты выдачи, подписью пользователя о получении документа.
4.6.6 Твердые копии нормативных документов, передаваемых на рабочие места, идентифицируется штампом «Учтенный экземпляр N_____». Тиражирование, учет, рассылка, изъятие и замена нормативных документов или изменений к ним осуществляется ответственным за нормативную документацию КСМК в структурном подразделении, который назначается приказом.
4.6.7 Права и обязанности ответственных за нормативную документацию КСМК в структурных подразделениях определены в приложении Е.
4.6.8 Хранение контрольного экземпляра нормативного документа в электронном виде осуществляется на Интранет-серверах ОАО «РЖД». Ответственность за обеспечение сохранности нормативных документов несут структурные подразделения, ответственные за информационные технологии в ОАО «РЖД» (ЦКИ, ГВЦ, ИВЦ железных дорог).
4.6.9 Хранить твердые копии нормативных документов КСМК необходимо по видам документов в специально отведенных для этих целей местах, обеспечивающих их сохранность. Отмененные нормативные документы КСМК. оставленные для справочных и юридических целей, должны быть однозначно идентифицированы как документы, утратившие силу. Отмененные нормативные документы КСМК должны храниться отдельно от действующих.
5.1 В настоящем стандарте применяются следующие обозначения и сокращения:
ГВЦ — главный вычислительный центр:
ГОСТ Р — государственный стандарт Российской федерации;
ИВЦ — информационно-вычислительный центр;
КСМК — корпоративная система менеджмента качества;
НД КСМК — нормативный документ КСМК ОАО «РЖД»;
ОАО «РЖД» — Открытое акционерное общество «Российские железные дороги».
ЦКИ — департамент информатизации и корпоративных процессов управления.
ГОСТ Р ИСО 9000-2001 Системы менеджмента качества.
Термины и определения ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования
СГК 1.10.001 Нормативные документы корпоративной системы менеджмента качества ОАО «РЖД». Основные положения
Приложение А
(обязательное)
Форма титульного листа нормативного документа
См. Приложение А
Приложение Б
(обязательное)
Форма второго и последующих листов нормативного документа КСМК ОАО «РЖД»
См. Приложение Б
Приложение В
(обязательное)
Правила оформления схемы осуществления деятельности
Схема осуществления деятельности оформляется в соответствии с примером, приведенным в таблице В.1
См. Таблицу В.1
Приложение Г
(обязательное)
Форма листа регистрации изменений
См. Приложение Г
Приложение Д
(обязательное)
Форма извещения об изменении
См. Приложение Д
Приложение Е
(обязательное)
Права и обязанности ответственных за нормативную документацию КСМК структурных подразделений
Е.1 Ответственные за нормативную документацию КСМК структурного подразделения имеют право:
Е.1.1 Привлекать специалистов структурного подразделения к разработке планов работ по созданию документации КСМК структурного подразделения, разработке проектов нормативных документов КСМК.
Е.1.2 Контролировать работу структурного подразделения в части выполнения работ и заданий по разработке нормативной документации КСМК, применению и соблюдению нормативных документов КСМК.
Е.2 Ответственные за нормативную документацию КСМК в структурных подразделениях обязаны:
Е.2.1 Предоставлять полученную информацию о нормативной документации КСМК для просмотра руководителям данного структурного подразделения.
Е.2.2 Осуществлять контроль за обеспечением структурного подразделения необходимым комплектом твердых копий нормативных документов КСМК, а также за изъятием из обращения твердых копий аннулированных и отмененных нормативных документов КСМК.
Е.2.3 Организовывать надлежащее хранение и учет твердых копий нормативных документов КСМК в структурном подразделении.
Е.2.4 Выдавать твердые копии нормативных документов КСМК во временное пользование работникам данного структурного подразделения под расписку в журнале учета и следить за своевременным ее возвращением.
Е.2.5 Оказывать методическую помощь по вопросам создания нормативных документов КСМК персоналу данного структурного подразделения.
Е.2.6 Проводить не реже одного раза в год инвентаризацию имеющихся в структурном подразделении твердых копий нормативных документов КСМК и заменять пришедшие в негодность твердые копии нормативных документов КСМК на новые.
Е.2.7 Систематизировать замечания и предложения, выявленные в структурном подразделении по примененным нормативным документам КСМК и направлять их разработчикам.