Распоряжение ОАО РЖД от 29.12.2008 N 2873р
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
(ОАО «РЖД»)
29 декабря 2008 г. N 2873р
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Об утверждении Регламента проекта
«Повышение рентабельности перевозок»
В целях разработки и реализации проекта «Повышение рентабельности перевозок:
1. Утвердить прилагаемый Регламент проекта «Повышение рентабельности перевозок».
2. Членам оперативного совета проекта «Повышение рентабельности перевозок» обеспечить исполнение Регламента.
Старший вице-президент
ОАО «РЖД»
Ф.Б.Андреев
УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО «РЖД»
от 29.12.2008 г. N 2873р
РЕГЛАМЕНТ ПРОЕКТА
«ПОВЫШЕНИЕ РЕНТАБЕЛЬНОСТИ ПЕРЕВОЗОК»
1. Общие положения
1.1 Назначение документа
Настоящий документ разработан в рамках проекта по реализации «Программы повышения рентабельности перевозок» (далее Программы) согласно распоряжению ОАО «РЖД» от 15 декабря 2008 г. N 2681р.
Регламент Программы «Повышение рентабельности перевозок» (далее — «Регламент Программы»):
— определяет содержание, границы, цели, задачи и результаты Программы;
— определяет систему управления Программой;
— устанавливает единые процедуры взаимодействия участников Программы.
1.2 Статус документа
Настоящий документ является организационно-регламентирующим документом Программы и обязателен для выполнения всеми участниками Программы.
Изменения в настоящий документ вносятся в соответствии с процедурой управления изменениями, изложенной в настоящем документе.
1.3 Определения
Программа «Повышение рентабельности перевозок» (далее — «Программа») — общий набор стратегических инициатив, организованный по направлениям работ и имеющий общую цель повышения прибыльности ОАО «РЖД» за счет увеличения выручки, а также сокращения операционных и капитальных затрат.
Направление работ — Подгруппа инициатив, все из которых направлены на оптимизацию показателей в зоне ответственности одной из бизнес-единиц (например, вагоны и локомотивы, организация движения, инфраструктура, строительство, пассажирские перевозки, продажи и маркетинг) или функций.
Стратегическая инициатива — Одно или несколько мероприятий, имеющих целью повышения эффективности по одному и группе однородных операционных показателей Мероприятие — Набор действий внутри инициативы для достижения финансовой/операционной цели в рамках стратегической инициативы.
2. Описание Программы
2.1 Цели и организационные рамки Программы
Целью Программы является повышение рентабельности грузовых и пассажирских перевозок ОАО «РЖД» по следующим направлениям работ:
1) Вагоны и локомотивы
2) Инфраструктура
3) Управление перевозками
4) Управление строительством и капитальными затратами
5) Пассажирские перевозки (затраты)
6) Закупки
7) Административный персонал
8) Доходы (грузов, перевозки)
9) Доходы (пасс. перевозки)
Цель Программы достигается, в первую очередь, за счет повышения эффективности производственных и управленческих процессов ОАО «РЖД» и дочерних предприятий.
Направления работ могут быть добавлены или исключены по решению Оперативного совета Программы. Финансовые цели Программы и детальный план по каждому направлению работ будут разработаны рабочими группами по отдельным стратегическим инициативам и утверждены Оперативным советом Программы.
2.2 Участники Программы
Участниками Программы являются:
— работники подразделений и предприятий, входящих ОАО «РЖД» (в том числе аппарата управления ОАО «РЖД», территориальных филиалов ОАО «РЖД», Горьковской железной дороги и других подразделений ОАО «РЖД»), включенные в состав управляющих и рабочих органов Программы;
— эксперты — работники любых подразделений ОАО «РЖД», профессорско-преподавательский состав отраслевых ВУЗов и работники отраслевых научно-исследовательских организаций, обладающие необходимыми для Программы компетенциями, участвующие в Программе без отрыва от исполнения основных должностных обязанностей на основании приказов или распоряжений ОАО «РЖД», а так же на добровольной основе или по согласованию с руководством их организаций.
2.3 Сроки реализации и планируемые результаты Программы
Общая плановая продолжительность Программы — 38 месяцев:
Начало Программы: Ноябрь 2008 г.
Планируемое завершение Программы: Февраль 2012 г.
Программа осуществляется в 3 фазы:
Фаза 0: Диагностика.
Начало фазы: Ноябрь 2008 г.
Конец фазы Январь 2009 г.
В рамках данной фазы должна быть проведена работа по выявлению сфер, где возможно значимое улучшение операционных результатов, определению основных рычагов для повышения рентабельности в краткосрочной перспективе и разработке организационных мер для поддержки реализации Программы (процесс управления, проектный офис, рабочие группы, и т.п.)
Фаза 1: Разработка мероприятий
Начало фазы: Февраль 2009 г.
Конец фазы: Июль 2009 г.
(сроки фазы могут отличаться для отдельных инициатив)
В рамках данной фазы будут разработаны конкретные инициативы для внедрения на уровне дорог (напр., повышение операционной эффективности депо, улучшение эксплуатации активов, оптимизация использования людских ресурсов), разработаны конкретные инициативы для разработки на уровне компании в целом и подготовлена детальная программа внедрения.
Фаза 2: Внедрение мероприятий в пилотном регионе с последующим развертыванием по всей сети
Начало фазы: Март 2009 г.
Конец фазы: Февраль 2012 г.
(сроки фазы могут отличаться для отдельных инициатив)
В рамках данной фазы будет осуществляться внедрение в пилотных регионах с последующим развертыванием для региональных направлений работ и внедрение инициатив на уровне всей организации для центральных инициатив. По результатам Программы будет оценена эффективность, и разработаны долгосрочные механизмы управления рентабельностью и эффективностью.
2.4 Географические границы Программы
Географические границы Программы включают всю территорию деятельности ОАО «РЖД». Пилотным регионом для реализации стратегических инициатив будет являться Горьковская железная дорога, если иное решение не будет принято Оперативным советом Программы.
3. Система управления Программой
3.1 Организационная структура управления Программой
Управляющие органы Программы:
— Управляющий комитет,
— Оперативный совет,
— Куратор для каждого направления работ,
— Рабочие группы для каждой стратегической инициативы.
Персональный состав для Управляющего комитета и Оперативного совета определены распоряжением президента ОАО «РЖД» N 2681р от 15 декабря 2008 г.
3.1.1 Стратегический уровень управления
На стратегическом уровне управления Программой осуществляется постановка и контроль достижения ключевых целей Программы, утверждение укрупненных сводных планов Программы, утверждение стратегических решений, принятие решений по ключевым вопросам в случае наличия альтернатив, определение приоритетов и предоставление ресурсов и полномочий, необходимых для реализации Программы.
Управление Программой на этом уровне осуществляется Управляющим комитетом.
3.1.2 Оперативный уровень управления
На оперативном уровне управления Программой осуществляется планирование и организация достижения целей Программы, организация взаимодействия участников Программы и предоставление ресурсов и полномочий, необходимых для реализации плана Программы, рассмотрение и согласование проектных документов и решений, интеграция Программы с другими проектами ОАО «РЖД».
Управление Программой на этом уровне осуществляется Оперативным советом Программы под руководством председателя Оперативного совета. Председатель Оперативного совета имеет право решающего голоса при рассмотрении вопросов на заседаниях Оперативного совета.
3.1.3 Исполнительский уровень
На исполнительском уровне Программы осуществляется непосредственная реализация целей и задач Программы. Управление Программой на этом уровне осуществляется.
— Руководителем проектного офиса
— Кураторами направлений работ
— Руководителями рабочих групп
Руководитель проектного офиса имеет в своем распоряжении проектный офис — выделенную группу специалистов, выполняющих административные функции и навигаторов. Руководитель проектного офиса, персональный состав проектного офиса, и кураторы назначаются Оперативным советом.
Непосредственная работа по реализации Программы осуществляется «навигаторами» и рабочими группами по реализации стратегических инициатив. Руководители рабочих групп и их состав утверждаются куратором направления работ, в которое входят эти рабочие группы.
3.2 Задачи, функции и полномочия управляющих и рабочих органов Программы
3.2.1 Управляющий комитет
Задачами Управляющего комитета является контроль за ходом реализации Программы для обеспечения достижения поставленных целей, согласование и представление на утверждение президенту ОАО «РЖД» ключевых решений, разработанных в ходе Программы, определение приоритетов и предоставление ресурсов и полномочий, необходимых для реализации Программы. Управляющий комитет заседает не реже, чем 1 раз в 2 месяца.
Управляющий комитет Программы осуществляет функции стратегического управления Программой, включая:
— определение приоритетов при реализации Программы;
— предоставление ресурсов и полномочий, необходимых для реализации Программы;
— согласование принимаемых в ходе выполнения Программы стратегических решений и представление их на утверждение президенту ОАО «РЖД»;
— разрешение проблем или конфликтных ситуаций, не разрешенных на оперативном уровне управления Программой;
— контроль достижения целей Программы.
3.2.2 Оперативный совет Программы
Задачами Оперативного совета являются организация достижения целей Программы, в том числе за счет согласованной реализации инициатив на пилотной железной дороге, и обеспечение интеграции Программы с другими Программами реформирования деятельности ОАО «РЖД». Заседания оперативного совета проводятся раз в две недели, на каждом заседании рассматривается часть инициатив таким образом, чтобы каждая инициатива обсуждалась не реже, чем 1 раз в месяц.
На Оперативный совет Программы возлагаются следующие функции:
— планирование и организация достижения целей Программы;
— организация взаимодействия участников Программы;
— своевременное обеспечение Программы ресурсами;
— рассмотрение и согласование описания, финансовых и операционных целей, а также планов работ для отдельных стратегических инициатив и Программы в целом;
— контроль хода выполнения отдельных стратегических инициатив и Программы в целом;
— подтверждение достижения поставленных финансовых и операционных целей в рамках отдельных стратегических инициатив;
— рассмотрение и согласование проектных документов и решений;
— корректировка организационных, временных и территориальных границ Программы и отдельных стратегических инициатив;
— управление рисками, изменениями и проблемами в Программе.
В деятельности Оперативного совета осуществляется следующее разделение функций и полномочий:
Председатель Оперативного совета:
— контроль достижения целей Программы;
— контроль хода реализации Программы;
— организация функционирования Оперативного совета;
— утверждение повестки и протоколов заседаний Оперативного совета;
— определение состава участников очередных заседаний Оперативного совета;
— выполнение плана ресурсного обеспечения Программы;
— описания, финансовых и операционных целей, а также планов работ для отдельных стратегических инициатив и Программы в целом;
— управление изменениями и проблемами Программы и отдельных стратегических инициатив;
— утверждение проектных решений и документов;
— подготовка предложений к заседаниям оперативного совета.
Заместитель председателя Оперативного совета:
— замещение председателя Оперативного совета в его отсутствие;
— курирование определенных областей управления Программой по поручению председателя Оперативного совета;
— подготовка предложений к заседаниям Оперативного совета.
Член Оперативного совета:
— предоставление собственного опыта, знаний и компетенций для решения задач Программы;
— участие в заседаниях Оперативного совета и в выработке решений в соответствии с областью компетенции;
— участие в рассмотрении и согласовании проектных решений и документов;
— подготовка предложений к заседаниям Оперативного совета;
— согласование и обеспечение реализации плана ресурсного обеспечения Программы в сфере своей компетенции;
— содействие оперативному взаимодействию участников Программы.
3.2.3 Куратор направления
Задачей куратора направления работ является обеспечение достижения целей и решения задач по этому направлению в пределах установленных сроков и выделенных ресурсов.
Куратор выполняет следующие функции:
— назначение персонального состава рабочих групп для реализации стратегических инициатив, входящих в направление работ, а также их руководителей;
— регламентация системы управления направлением работ;
— координация деятельности руководителей рабочих групп;
— управление бюджетом направления работ;
— планирование направления;
— согласование описания, финансовых и операционных целей, а также планов работ для отдельных стратегических инициатив, входящих в направление работ;
— оперативный контроль и анализ хода реализации работ, организация подготовки отчетов перед Оперативным советом о ходе реализации входящих в направление работ стратегических инициатив;
— принятие оперативных мер по устранению отклонений работ по целям, срокам и бюджету.
Куратор наделяется следующими полномочиями:
— организовывать разработку, согласовывать и утверждать регламентирующие и методические документы по направлению в целом и входящим в него стратегическим инициативам;
— представлять Оперативному совету Программы предложения по реализации направления, включая предложения по основным результатам направления и критериям оценки их достижения;
— организовывать разработку, согласовывать и представлять на утверждение Оперативному совету описания финансовых и операционных целей, планов работ для отдельных стратегических инициатив, а также инициировать внесение в них изменений;
— инициировать проведение заседаний Оперативного совета Программы и ставить вопросы для рассмотрения на заседаниях Оперативного совета по ходу реализации Программы;
— формировать предложения по ресурсному обеспечению выполнения работ по направлению;
— согласовывать бюджет направления;
— принимать отчетность от руководителей рабочих групп по ходу реализации инициатив и согласовывать результаты работ по стратегическим инициативам;
— утверждать сводную отчетность по ходу реализации направления и представлять ее Оперативному совету Программы;
— давать обязательные для исполнения указания руководителям рабочих групп по вопросам оперативного управления инициативами;
— представлять Оперативному совету Программы предложения по материальному стимулированию участников работ в соответствии с результатами направления и отдельных инициатив.
3.2.4 Проектный офис
Основанными задачами проектного офиса являются администрирование Программы в соответствии с утвержденными процедурами ведения Программы, а также методическая поддержка работы рабочих групп.
Проектный офис выполняет следующие функции:
— разработка стандартной документации и процедур для обеспечения реализации Программы, а также методическое обеспечение управления Программой:
— контроль и обеспечение исполнения регламентов и процедур Программы;
— сбор, регистрация и хранение проектной документации;
— учет проблем и спорных вопросов Программы, выносимых на заседания Оперативного совета;
— ведение консолидированного календарного графика Программы;
— сбор, консолидация и оценка отчетности о реализации стратегических инициатив;
— оценка достижения поставленных финансовых и операционных целей в рамках отдельных стратегических инициатив;
— подготовка консолидированной отчетности по ходу выполнения Программы;
— регистрация и распространение организационно-распорядительных документов, методических и информационных материалов Программы;
— контроль выполнения поручений управляющих органов Программы (Управляющего комитета и Оперативного совета Программы);
— по решению Оперативного совета — выделенная поддержка отдельным стратегическим инициативам (например, в случае неудовлетворительного качества работ по такой инициативе или в случае необходимости урегулирования конфликта).
Проектный офис наделяется следующими полномочиями:
— требовать исполнения регламентов и процедур Программы от всех участников Программы;
— требовать от рабочих групп предоставления отчетности о ходе инициатив и выполнении поручений управляющих органов Программы в установленные сроки и по утвержденным формам;
— не принимать к регистрации документы рабочих групп, сформированные с нарушением установленных настоящим регламентом требований и процедур до устранения выявленных нарушений.
3.2.5 Навигатор
Задачами навигатора являются кодификация знаний и региональное развертывание инициатив, а также обеспечение интерфейса между стратегической инициативой и проектным офисом в соответствии с утвержденными процедурами ведения Программы.
Навигатор выполняет следующие функции:
— кодификация знаний и поддержка регионального развертывания стратегических инициатив;
— ведение отчетности о ходе инициативы по утвержденной форме и предоставление ее в проектный офис;
— выполнение определенных видов анализа в ходе работы;
— координация действий рабочей группы и проектного офиса;
— регистрация и учет проблем и спорных вопросов инициативы, их передача в проектный офис;
— контроль выполнения поручений управляющих органов Программы и инициативы, предоставление отчетности по исполнению в проектный офис.
Навигаторы назначаются руководителем проектного офиса по согласованию с кураторами соответствующих направлений работ.
3.2.6 Эксперты
Задачей экспертов является методологическая поддержка деятельности рабочих групп и обеспечение технологичности и реализуемости предлагаемых ими мероприятий.
Эксперты выполняют следующие функции:
— обеспечение качества предлагаемых инициатив
— предоставление экспертной поддержки рабочим группам.
В качестве экспертов могут привлекаться специалисты в предметных областях из работников аппарата управления ОАО «РЖД», подразделений и железных дорог, входящих в состав пилотного полигона, сторонние эксперты (ведущие ученые, преподаватели ВУЗов, специалисты отраслевых НИИ, КБ и консалтинговых компаний). Эксперты назначаются куратором направления по согласованию с Оперативным советом.
3.2.7. Руководитель рабочей группы
Задачей руководителя рабочей группы является обеспечение достижения целей и решения задач рабочей группы в пределах выделенных сроков и ресурсов, согласованно с целями и задачами инициативы, а также обеспечение баланса интересов участников рабочей группы и выработки единой позиции по спорным вопросам, возникающим на исполнительском уровне инициативы.
Руководитель рабочей группы выполняет следующие функции:
— согласование целей и приоритетов при реализации инициативы с целями, задачами и приоритетами направления работ;
— предоставление ресурсов и полномочий, необходимых для реализации инициативы;
— разработка системы управления работами по реализации инициативы;
— координация деятельности рабочей группы для достижения поставленных перед ней целей;
— управление разработкой описания, финансовых и операционных целей, а также планов работ для стратегической инициативы;
— оперативный контроль и анализ хода реализации инициативы;
— согласование принимаемых в ходе выполнения инициативы решений и представление их на согласование Куратору/Оперативному совету Программы;
— контроль качества результатов инициативы;
— контроль достижения целей инициативы;
— принятие оперативных мер по устранению отклонений инициативы по целям и срокам.
Руководитель рабочей группы наделяется следующими полномочиями:
— представлять Куратору направления работ предложения по реализации инициативы, включая предложения по основным результатам и критериям оценки их достижения:
— организовывать разработку и представлять на согласование Куратору направления работ описания, финансовых и операционных целей, а также планов работ для стратегической инициативы;
— обращаться к экспертам по вопросам, требующих экспертных знаний, необходимых для работы по внедрению инициативы;
— представлять Куратору направления работ предложения по вынесению на рассмотрение Оперативного совета Программы вопросов по реализации инициативы;
— представлять Куратору направления работ плановые документы по реализации инициативы и структуру управления инициативой;
— согласовывать результаты работ по инициативе;
— представлять Куратору направления работ предложения по материальному стимулированию участников инициативы в соответствии с результатами выполнения инициативы и его отдельных работ.
3.2.8 Рабочие группы
Задачей рабочих групп является непосредственное выполнение работ по инициативе в рамках своих компетенций.
Рабочие группы выполняют следующие функции:
— выдвижение идей по повышению прибыльности;
— анализ данных и оценка экономического эффекта предлагаемых мероприятий;
— формирование планов внедрения;
— участие в реализации мероприятий;
— разработка детальных решений по работам инициативы и подготовка проектных документов.
В зависимости от содержания работ может быть сформирована одна рабочая группа на несколько инициатив. В этом случае координация деятельности рабочей группы осуществляется куратором как напрямую, так и через руководителей инициатив.
4. Процедуры управления Программой
4.1 Планирование стратегической инициативы
Планирование инициативы включает выполнение следующих процедур:
— Разработка и согласование перечня и приоритезации мероприятий, финансовых и операционных целей, а также планов работ для стратегической инициативы;
— планирование необходимых финансовых средств, полномочий и ресурсов на выполнение работ.
Планирование осуществляется на основании шаблонов, утвержденных решением проектного офиса.
4.2 Контроль реализации и ведение отчетности по Программе
Контроль реализации Программы включает выполнение следующих процедур:
— осуществление оперативного контроля хода выполнения Программы и отдельных стратегических инициатив;
— ведение системы отчетности по Программе и инициативам в соответствии с установленным порядком;
— оценка своевременного достижения финансовых и операционных целей в рамках отдельных стратегических инициатив и Программы в целом;
— подготовка отчетности по Программе и инициативам, материалов для совещаний по Программе;
— анализ отклонений по Программе и инициативам, диагностирование и прогнозирование негативных тенденций, формирование предложений по их устранению;
— контроль исполнения организационно-распорядительных, регламентных и методических документов и поручений по Программе;
— контроль своевременности предоставления ресурсов.
Отчеты о ходе выполнения инициатив формируются по утвержденной форме рабочими группами и навигаторами ежемесячно, не позднее 16:00 (здесь и далее — по московскому времени) последнего рабочего дня недели и передаются в проектный офис в формате и порядке, установленным проектным офисом.
Проектный офис обрабатывает полученные отчеты, оценивает достижение поставленных целей в рамках стратегических инициатив, проверяет выполнение поручений Оперативного совета и передает собранные материалы на рассмотрение Оперативного совета не позднее 18:00 вторника следующей недели.
В среду Оперативный совет рассматривает отчеты о ходе выполнения инициатив, принимает решения о статусе инициативы («светофоры») и другие необходимые решения для продолжения реализации Программы.
При необходимости, Оперативный совет может передать отчет о выполнении Программы на рассмотрение в Управляющий комитет для принятия решения по дальнейшим действиям в реализации данной инициативы.
Не позднее 18:00 четверга, проектный офис доносит до кураторов направлений и руководителей рабочих групп решения Оперативного совета, объявляет текущий статус, определяет необходимые дальнейшие шаги по инициативе.
4.3 Документооборот Программы и инициатив
Все формы документооборота будут утверждены руководителем проектного офиса в процессе работы Программы.
Регламент Программы (настоящий документ) — разрабатывается проектным офисом, и утверждается Оперативным советом. Изменения в регламент Программы могут быть внесены после их рассмотрения и согласования Оперативным советом Программы. Предложения по внесению изменений в регламент Программы могут быть инициированы любым участником Программы и подаются в проектный офис в электронном виде и на бумажном носителе.
Документация по стратегическим инициативам (описание мероприятий, цели, планы работ) — разрабатывается соответственно навигаторами и руководителями рабочей группы с использованием информации, предоставляемой рабочими группами, согласуются Кураторами направлений работ и утверждаются Оперативным советом.
Отчетность о ходе выполнения Программы и инициатив — регулярно готовится навигаторами соответствующих рабочих групп. Утвержденные руководителями рабочих групп отчеты передаются в проектный офис. Сводный отчет по Программе утверждается куратором и выносится на обсуждение Оперативного совета Программы.
Рабочая документация по Программе/инициативам — формируется рабочими группами в ходе выполнения работ по Программе и инициативам. При необходимости может проходить согласование с экспертами и отдельными членами Оперативного совета (в зависимости от требуемого уровня ответственности и области компетенции).
4.4 Управление изменениями
В ходе реализации Программы допускается изменение требований к результатам, ресурсному обеспечению и срокам исполнения отдельных этапов.
Запрос на изменение оформляется инициатором изменений в письменном виде и передается в проектный офис. Проектный офис регистрирует полученный запрос на изменение и передает его куратору. По решению куратора, запрос на изменение может быть передан для рассмотрения на заседании Оперативного совета Программы (в зависимости от требуемого уровня принятия решения).
Если изменения влияют на договорные отношения с привлекаемыми к Программе организациями, то они закрепляются дополнительными соглашениями к соответствующим договорам. В других случаях, изменения вносятся только в соответствующие документы Программы после согласования Оперативным советом Программы. Изменения согласовываются и утверждаются лицами, ответственными за документ согласно настоящему регламенту.
4.5 Управление проблемами
Проблемами Программы/инициативы являются отклонения от первоначальных планов Программы/инициативы (календарного, ресурсного, бюджета и т.п.) или события, которые могут повлечь за собой такие отклонения.
При возникновении проблем на уровне инициативы, они учитываются навигатором и, в первую очередь, рассматриваются руководителем рабочей группы совместно с экспертами и рабочей группой инициативы. При невозможности их решения на данном уровне информация о проблеме передается в офис Программы для учета и организации рассмотрения проблемы руководителем Программы и, при невозможности решения, Оперативным советом Программы.
В случае решения проблемы на уровне руководителя рабочей группы, информация о решенной проблеме, включая описание самой проблемы и ее решения, передается в проектный офис.
При возникновении проблем на уровне направления работ, они учитываются в проектном офисе и передаются на рассмотрение куратору.
При невозможности их решения на данном уровне информация о проблеме передается на рассмотрение Оперативного совета Программы.
Оперативный совет рассматривает основные проблемы и выносит решения для исполнения рабочей группой. В случае, если проблема не решается в течение двух совещаний Оперативного совета, информация о проблеме передается в Управляющий комитет, который может принять решение о целенаправленной поддержке направления работ из проектного офиса, изменении ресурсов, команды Программы или перезапуска инициативы.
4.6 Урегулирование спорных вопросов
В случае возникновения спорных вопросов участники рабочих групп стараются решить их на уровне рабочих групп, экспертов и руководителей рабочих групп. При невозможности разрешения спорного вопроса на данном уровне руководитель рабочей группы передает материалы по вопросу в проектный офис для вынесения их на обсуждение на регулярном или внеочередном заседании Оперативного совета Программы.
Учет спорных вопросов на уровне инициатив ведут навигаторы, на уровне Программы в целом — проектный офис. Навигаторы передают свод учтенных спорных вопросов в проектный офис не реже 1 раза в месяц.
Решения по спорным вопросам, принятые на заседании Оперативного совета Программы, являются окончательными.
Утвержденные решения доводятся до сведения инициаторов вопроса и участников Программы информационными сообщениями офиса Программы.
4.7 Заседания Оперативного совета
Заседания Оперативного совета Программы проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в две месяц. В повестку дня заседания в общем случае включаются следующие вопросы:
— контроль выполнения поручений управляющих органов Программы и задач, поставленных на предыдущих заседаниях;
— контроль выполнения плана Программы и инициатив, рассмотрение отчетов о ходе выполнения;
— рассмотрение, согласование и утверждение проектных документов и решений;
— рассмотрение проблем Программы/инициатив, которые невозможно решить на уровне куратора или на уровне инициатив;
— обеспечение финансирования, полномочий и ресурсов для выполнения Программы, своевременность их предоставления.
Решения, принимаемые на заседании Оперативного совета Программы, оформляются протоколом не позднее, чем на следующий рабочий день после заседания. Проект протокола согласовывается с членами Оперативного совета, участвовавшими в заседании, и утверждается председателем Оперативного совета. Члены Оперативного совета согласовывают протокол заседания не позднее, чем на следующий рабочий день после его поступления на согласование. При необходимости возможно провести согласование по факсу. Утвержденный протокол передается в офис Программы для доведения до сведения участников Программы и контроля исполнения принятых решений.
5. Требования к проектным документам и процедурам
документооборота
5.1 Требования к проектным документам
Все создаваемые проектные документы формируются в следующих основных форматах: Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Project, Visio. Сканированные копии документов представляются в формате Adobe PDF. Графические файлы предпочтительно создавать в форматах TIFF, GIF или PNG, возможно использование формата JPEG.
При необходимости использования других форматов для проектных документов необходимо провести предварительное согласование с проектным офисом.
При создании документа необходимо учитывать следующие требования к именованию файлов документов:
— название файла документа должно содержать собственно наименование документа, номер версии документа и дату подготовки версии документа (например, «Календарный план инициативы ОктЖД vl.0 от 10.05.08.doc»);
— номер версии должен следовать за наименованием документа, дата подготовки — за номером версии;
— наименование документа не должно меняться от версии к версии;
— возможно употребление сокращений в наименовании документа.
При создании версии документа необходимо на листе изменений указывать версию документа, дату изменений, ФИО автора изменений, краткое описание изменений.
5.2 Принципы проектного документооборота
С целью обеспечения сохранности и полноты проектной документации все участники Программы направляют документы в офис Программы в обязательном порядке в электронном виде и, для утвержденных документов, на бумажных носителях.
Передача документов Программы и распространение информационных материалов участникам Программы осуществляется проектным офисом.
Документы Программы, переданные участником Программы, минуя проектный офис (не прошедшие регистрацию в проектном офисе), не считаются официально изданными (переданными) и не могут быть согласованы или утверждены.
Для ускорения коммуникаций Программы одновременно с передачей документа в проектный офис допускается передача электронных копий документов напрямую между участниками Программы.
Полученные документы размещаются проектным офисом в библиотеке Программы. Все участники Программы имеют доступ к библиотеке Программы в соответствии с утвержденными правами доступа.