Стандарт ОАО РЖД N СТО РЖД 1.05.515.7-2009 от 02.06.2009 г. N 1150р
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
(ОАО «РЖД»)
УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО «РЖД»
от 02.06.2009 г. N 1150р
СТО РЖД 1.05.515.7-2009
СТАНДАРТ ОАО «РЖД»
Методы и инструменты улучшений.
Формат корректирующих действий.
Метод «5W+1H+1S»
Дата введения — 01.07.2009
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает правила по применению инструмента <5W+1H+1S> в железнодорожной отрасли.
Требования данного документа распространяются на все подразделения аппарата управления ОАО «РЖД», филиалы ОАО «РЖД», структурные подразделения ОАО «РЖД», дочерние и зависимые общества (далее — предприятия).
2 Цель
Настоящий стандарт предназначен для планирования, представления и выполнения мероприятий в удобном для анализа, контроля и мониторинга виде с целью эффективного планирования и проведения изменений, осуществляемых в филиалах ОАО «РЖД», структурных подразделениях ОАО «РЖД» и ДЗО.
3 Определения понятий
3.1 В настоящем стандарте применяются следующие термины с соответствующими определениями, данные в ГОСТ Р ИСО 9000, а также в СТК РЖД Корпоративная интегрированная система менеджмента качества ОАО «РЖД». Термины и определения, СТО РЖД 1.05.509.1.
Процесс — совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы
Требование — потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным.
Корректирующее действие — действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации.
Предупреждающее действие — действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия.
4 Общие положения
4.1 На предприятии возникает потребность в стандартизированном подходе к планированию, выполнению, мониторингу КД и/или ПД (далее по тексту мероприятия) при проведении внутренних аудитов, при решении проблем методом «8 шагов», а также в других случаях. Для удовлетворения этой потребности используется метод «5W+1H+1S», в котором входными данными являются необходимые для выполнения, сформулированные мероприятия.
Примечание — Метод «5W+1H+1S» применяется для разработки корректирующих/ предупреждающих действий для устранения причин несоответствий/потенциальных несоответствий. Метод также может быть использован при написании рабочих инструкций в тех случаях, когда, выполняя определенные шаги, необходимо достичь заданную цель.
4.2 Название метода — это первые буквы вопросов, на которые следует ответить при формулировании мероприятий:
5W:
What? — ЧТО нужно сделать?
Why? — ЗАЧЕМ это нужно сделать?
Who? — КТО это должен сделать?
Where? — ГДЕ это следует делать?
When? — КОГДА это следует сделать?
1H:
How? — КАК это следует делать?
1S:
Status? — СТАТУС мероприятий.
4.3 Результатом использования метода «5W+1H+1S» является — повышение результативности и эффективности корректирующих/предупреждающих действий.
4.4 Наибольший эффект метод «5W+1H+1S» приносит с совместным использованием метода «8 шагов», а также при разработке мероприятий при проведении аудитов.
4.5 Применение метода «5W+1H+1S» не зависит от места его использования. Последовательность шагов по планированию и выполнению мероприятий:
— разработка плана реализации мероприятий, содержащего график реализации с указанием сроков и ответственных лиц;
— представление информации о мероприятиях в виде достаточном для анализа, контроля и мониторинга выполнения мероприятий;
— возможность оценки результативности и эффективности предлагаемых мероприятий.
4.6 Типовой алгоритм осуществления деятельности реализации метода «5W+1H+1S» приведен в таблице 1.
5 Порядок выполнения работы
5.1 Для представления мероприятий по методу «5W+1H+1S» с использованием всей доступной информации, руководитель структурного подразделения (владелец процесса) назначает исполнителя, обладающего достаточной компетентностью, знаниями и опытом.
Примечание При необходимости, исполнитель может привлекать в команду представителей технической, производственной служб, служб управления материалами, закупок, качества, сбыта, сервиса, а также поставщиков, потребителей и сторонних организаций.
5.2 План мероприятий разрабатывается исполнителем в соответствии с установленными правилами (внутри подразделения) после получения с присвоенным регистрационным номером.
5.3 Разработка мероприятий по методу «5W+1H+1S» выполняется в соответствии с формой приложения А либо с использованием специального программного обеспечения. Для любого мероприятия требуется заполнить все поля предлагаемой формы. Примеры реализации метода приведены в приложении Б.
После разработки заполненная форма «5W+1H+1S» (приложение А) утверждается.
5.4 Заполненная форма «5W+1H+1S» (после проведенных мероприятий) должна храниться у руководителя структурного подразделения, если другое не предусмотрено в СМК.
5.5 Для целей дальнейшего улучшения метода «5W+1H+1S» полезно обеспечить учет сложностей, возникающих при планировании и выполнении мероприятий.
5.6 Требования по заполнению формы «5W+1H+1S»
5.6.1 «Что?»- определение мероприятия
В поле «Что» должна быть записана формулировка мероприятия, которое требуется осуществить.
Мероприятие должно быть направлено на устранение причины возникновения несоответствия/потенциального несоответствия.
Мероприятие желательно сформулировать в виде конкретной задачи, удовлетворяющей следующим условиям:
— оценка результата в количественных показателях,
— ограничение во времени,
— определение необходимых ресурсов.
При необходимости, исполнитель проводит согласование с заинтересованными сторонами (например, поставщиками, потребителями, задействованными подразделениями и т.д.).
Возможна ситуация, когда выполнение мероприятия после согласования признано нецелесообразным, в этом случае исполнителем должна быть сделана соответствующая отметка в поле «Статус» с указанием причины и оформлена служебная записка руководителю структурного подразделения.
Пример — Отклонено по причине дублирования («журнал регистрации корректирующих действий» пункт 4.3, план мероприятий N 071-1).
5.6.2 «Зачем?»- зачем мероприятие нужно выполнить
Требуется описать в поле «Зачем» необходимость применения данного мероприятия.
Примечание Задайте вопрос «Зачем?» для обоснования / аргументации причины выполнения мероприятия.
Можно указать причину возникновения несоответствия/потенциального несоответствия, для исключения которой будут осуществляться мероприятия.
Формулировка может предполагать определенный метод решения. Она может содержать информацию об уже предпринятых мероприятиях (например, информацию о уже проведенных корректирующих действиях).
Формулировка может рассматривать взаимосвязь данного мероприятия с другими.
5.6.3 «Кто?»- назначение исполнителя
В поле «Кто» должна быть указана должность исполнителя, ответственного за выполнение данного мероприятия. Также может быть указано и ФИО.
Исполнителю должны быть делегированы ответственность, соответствующие полномочия и выделены ресурсы для выполнения данного мероприятия.
5.6.4 «Где?» — указание места реализации КД
Необходимо указать в поле «Где» место, либо объект, к которому будут применены мероприятия.
Место/объект должны быть конкретно идентифицированы (цех, депо, участок пути, подразделение, N рабочего места, название операции).
Примечание Под термином «объект» понимается как объекты производства, так и объекты предоставления услуг.
Пример — РЖД, ремонтное депо N3, участок «сварки», место контроля продукции ОТК; тех. отдел, форма MT 012; у поставщика (ОАО «Металл»); на входном контроле продукции.
5.6.5 «Когда?»- Определение срока выполнения;
Срок выполнения мероприятия указывается временным интервалом с даты начала, по дату окончания реализации мероприятия, а также отдельной строкой указывается срок (при необходимости, можно указать временной интервал), когда информация о статусе мероприятия должна поступить руководителю структурного подразделения. Если необходимо, дата выполнения мероприятия может уточняться временем.
Пример — Периодичность заточки инструмента, время обслуживания оборудования.
Периодичность мониторинга выполнения мероприятий должна устанавливаться руководителем структурного подразделения, исходя из значимости данного мероприятия. При необходимости, периодичность мониторинга выполнения мероприятий указывается дополнительно в поле «Когда».
Ответственность за соблюдение сроков выполнения мероприятия и информирование руководителя структурного подразделения об исполнении сроков возлагается на исполнителя мероприятия (поле «Кто»).
Перенос мероприятий возможен в отдельных случаях при согласовании с руководителем структурного подразделения. Срок инициации переноса определяется руководителем структурного подразделения. Перенос оформляется исполнителем мероприятия (поле «Кто») служебной запиской.
Руководитель структурного подразделения должен получить подтверждение, а исполнитель информировать о статусе мероприятия не позднее последнего дня указанного в поле «Когда».
В случае не соблюдения сроков исполнитель мероприятия (поле «Кто») должен:
— заранее проинформировать об этом руководителя структурного подразделения;
— занести в поле «Статус» формы «5W+1H+1S» статус мероприятия и причину(ы) не соблюдения сроков;
— согласовать с руководителем структурного подразделения новый срок выполнения мероприятий;
— передать старую и получить новую форму «5W+1H+1S» с измененными сроками или отказ в ее получении.
В случае отсутствия информации о выполнении мероприятия или не соблюдением сроков выполнения мероприятия, руководитель структурного подразделения должен запросить у исполнителя информацию о статусе мероприятия и причинах нарушения сроков выполнения.
Если мероприятие:
— выполнено, то руководитель структурного подразделения указывает в поле «Статус» соответствующую запись с указанием причины, почему информация о статусе не была доведена;
— не выполнено, то руководитель структурного подразделения указывает причины невыполнения и почему информация о статусе не была доведена, указывает новый срок выполнения.
5.6.6 «Как?»- определение способов
Должны быть определены возможные способы выполнения мероприятия. Необходимо проанализировать каждый предложенный способ на предмет:
— достижения целей (поле «Зачем»),
— удовлетворения бюджета/ресурсов,
— выявления рисков того, что мероприятие может быть не выполнено.
По результатам анализа выберите наилучший способ выполнения мероприятия и занесите в поле «Как».
Примечание Для выполнения одного мероприятия может быть определено несколько разных способов. Способы могут быть взаимосвязаны и/или дополнять друг друга.
Способ(ы) выполнения мероприятия должны быть сформулированы:
— в описательной форме в поле «Как», если подразумевается какое-либо конкретное действие, не требующее разбиения на более мелкие задачи;
— сделана ссылка на документ, в котором указано, каким образом и на основании чего выполняется действие (если применимо).
Пример — Ссылка на регламент, инструкцию по ремонту, технологию, паспорт оборудования.
Для каждого способа должны быть определены требуемые ресурсы.
5.6.7 Утверждение формы «5W+1H+1S»
Заполненная форма «5W+1H+1S» утверждается руководителем структурного подразделения.
Если до утверждения заполненной формы «5W+1H+1S» произошло нарушение временных ограничений (поле «Когда»), то их требуется пересмотреть для конкретного мероприятия.
5.6.8 Выполнение мероприятий
Мероприятия выполняются исполнителем (поле «Кто») согласно утвержденной форме «5W+1H+1S».
5.6.9 «Статус?»
В поле «Статус» должен быть указан уровень выполнения мероприятия.
Поле «Статус» служит для мониторинга и заполняется исполнителем конкретного мероприятия (поле «Кто») с установленной периодичностью (поле «Когда»). До утверждения заполненной формы «5W+1H+1S» поле «Статус» должно оставаться пустым.
Поле «Статус» должно заполняться только на основании документированных данных или данных не вызывающих сомнения (объективные свидетельства) с указанием даты проверки. Термины, в которых заполняется поле «Статус», должны трактоваться однозначно и не противоречиво.
После выполнения/невыполнения мероприятия поле «Статус» должно быть заполнено в терминах конечного результата.
Примеры
1 В ноябре принято к реализации в отделе закупок, выполнено на 50%, отставание на 6 дней (15.4.2008, отсутствие необходимого количества комплектующих).
2 Выполнено, не введено, отменено в связи с прекращением выпуска изделий данной модификации.
Если в процессе представления мероприятий по методу «5W+1H+1S» мероприятие было изменено на другое, в поле «Статус» делается соответствующая запись со ссылкой на номер документа и пункт нового мероприятия.
6 Принятые сокращения
6.1 В настоящем стандарте применяются следующие обозначения и сокращения:
ОАО «РЖД» — Открытое акционерное общество «Российские железные дороги»;
ДЗО — дочерние и зависимые общества;
СТО — стандарт организации;
СТК — стандарт по качеству;
СМК — система менеджмента качества;
КД — корректирующие действия;
ПД — предупреждающие действия.
7 Нормативные ссылки
ГОСТ Р ИСО 9000-2001 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь
ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования
СТК РЖД Корпоративная интегрированная система менеджмента качества ОАО «РЖД». Термины и определения
СТО РЖД 1.05.509.1-2008 Система управления эффективностью поставок. Термины и определения
СТО РЖД 1.05.515.1 Методы и инструменты улучшений. Методы решения проблем. 8 шагов
Форма «5W+1H+1S»
Примеры применения метода «5W + 1H + 1S»
Общая характеристика функционального проекта в терминах
5W+1H+1S представлена на рисунке Б.1 [1].
Пример представленного мероприятия по методу «5W+1H+1S» представлена на рисунке Б.2.
Приложение В
(справочное)
Библиография
[1] «Совершенствование организационной структуры финансового блока Красноярской железной дороги». Выполнил: Начальник финансовой службы Красноярской железной дороги филиала ОАО «РЖД» Е.В.Михайлова.