Стандарт ОАО РЖД N СТО РЖД 1.05.514.2-2009 от 02.06.2009 N 1150р

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО



«РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»



(ОАО «РЖД»)

УТВЕРЖДЕН

распоряжением ОАО «РЖД»

от 02.06.2009 N 1150р

СТО РЖД 1.05.514.2-2009

СТАНДАРТ ОАО «РЖД»

Технические аудиты в системе управления



безопасностью ОАО «РЖД».



Требования, предъявляемые к аудиторам

Дата введения — 01.07.2009

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает требования к аудиторам при проведении технического аудита в системе управления безопасностью ОАО «РЖД», описывает порядок подготовки аудиторов по проведению технического аудита в структурных подразделениях ОАО «РЖД», а также дочерних и зависимых обществах.

Настоящий стандарт предназначен для применения департаментами, филиалами, дирекциями и структурными подразделениями ОАО «РЖД».

2 Цель

Проведение технического аудита с надлежащей тщательностью и результативностью при помощи соответствующей подготовки и определения требований к квалификации и оценке аудиторов.

3 Определение понятий

3.1 В настоящем стандарте используются следующие термины с соответствующими определениями:

Аудитор — лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита. (ГОСТ Р ИСО 19011)

Группа технического аудита (аудиторская группа) — один или несколько аудиторов, проводящих аудит, при необходимости поддерживаемые техническими экспертами.

Технический эксперт — лицо, предоставляющее аудиторской группе свои знания или опыт по специальному вопросу. (ГОСТ Р ИСО 19011)

Проверяемое подразделение — подразделение предприятия, в котором проводится аудит (проверка).

Представитель проверяемого подразделения (далее — представитель) — специалист проверяемого подразделения, который назначается руководителем подразделения для сопровождения аудитора и ответов на поставленные им вопросы.

Компетентность — проявленные личные качества и выраженная способность применять свои знания и умение. (ГОСТ Р ИСО 19011).

Метод подготовки — способ упорядоченной взаимосвязанной деятельности преподавателя и подготавливаемых работников. Данная деятельность направлена на решение задач подготовки, образования, воспитания и развития.

Преподаватель (тренер) — человек, использующий некоторый метод подготовки.

4 Ответственность

Таблица 1 — Ответственность за основные виды деятельности по установлению требований к аудиторам и подготовке аудиторов к техническому аудиту

Деятельность	Ответственный
Планирование деятельности	Руководитель отдела технического аудита
Реализация запланированной деятельности	См. таблицу 2
Анализ проведенной деятельности	Начальник Департамента безопасности движения
Улучшение процесса	Руководитель отдела технического аудита

5 Общие положения

5.1 Квалификационные требования к аудиторам содержат:

— требования к личным качествам;

— требования к знаниям и навыкам (образование, опыт работы, подготовка как аудиторов, опыт проведения аудитов);

— требования к способности применять знания и навыки.

5.2 Процесс подготовки осуществляется в соответствии с циклом, приведенным на рисунке 1: выявляется потребность в подготовке, проводится планирование подготовки, проведение подготовки и оценка результатов подготовки. Данный цикл соответствует циклу PDCA: планировать — выполнять — проверять / улучшать — действовать.

5.3 Целью разработки настоящего стандарта является регламентирование деятельности по подбору и подготовке аудиторов по проведению технического аудита.

5.4 Проверка соблюдения требований настоящего стандарта проводится при внутренних проверках аудиторами.

6 Квалификация и оценка аудиторов

6.1 Личные качества

Аудиторы должны обладать личными качествами, которые позволяют им действовать в соответствии с принципами аудита.

Аудитор должен быть:

а) этичным, т.е. справедливым, правдивым, искренним, честным и тактичным;

б) широких взглядов, т.е. готовым рассмотреть альтернативные идеи или точки зрения;

в) дипломатичным, т.е. тактичным в обращении с людьми;

г) наблюдательным;

д) проницательным, т.е. осознавать и быть способным понять ситуацию;

е) гибким, т.е. способным быстро приспосабливаться к различным ситуациям;

ж) настойчивым, т.е. постоянно нацеленным на достижение целей;

з) решительным, т.е. своевременно приходить к заключениям, основанным на логичном рассуждении и анализе;

и) самостоятельным, т.е. способным действовать и работать независимо, при этом эффективно сотрудничая с другими.

6.2 Знания и навыки

6.2.1 Требования к знаниям и навыки

Аудитор, участвующий в проведении технического аудита, обязан знать:

— корпоративную программу ОАО «РЖД» по обеспечению безопасности движения;

— нормативные документы системы управления безопасностью движения;

— нормативные документы по охране труда;

— нормативные документы по кадровой политике ОАО «РЖД»;

— нормативные документы систем менеджмента, требования которых проверяются при аудите;

— процедуры, инструменты и методы технического аудита;

— организацию производства, конструкторскую и технологическую документацию, технологические процессы, режимы работы и правила эксплуатации устройств и оборудования в области проверок.

Аудитор, участвующий в проведении технического аудита обязан иметь навыки работы в команде, навыки проведения проверок для того, чтобы

— проводить анализ браков в поездной и маневровой работе на станциях и участках железных дорог;

— проводить анализ конкретных нестандартных и аварийных ситуаций;

— определять несоответствия в деятельности при оказании услуг и проводить их анализ;

— предлагать корректирующие действия;

— определять риски и предлагать действия по их предупреждению.



6.2.2 Если все необходимые для проведения проверки знания и навыки не обеспечиваются полностью аудиторами, то недостающие знания могут быть восполнены привлечением технических экспертов — специалистов по различным направлениям деятельности, входящим в область проверки. Технические эксперты должны работать под руководством аудитора.

Для формализации требований к квалификации вводится балльная система оценки знаний и навыков аудиторов.

Требования к квалификации аудиторов и соответствующие балльные значения для оценки приведены в таблице 1.

Таблица 1 — Требования к квалификации аудиторов

N	Требование	Критерии оценки	Баллы
1.	Образование	высшее	3
		среднее специальное	1
		среднее и ниже	0
2.	Опыт работы в организации	более 5 лет	3
		1-5 лет	1
		до 1 года	0
3.	Специальное обучение, касающееся области проверки	есть	2
		нет	0
4.	Специальное обучение по проведению аудитов	есть	5
		нет	0
5.	Опыт проведения аудитов	более 5 аудитов	5
		1-5	1
		нет	0

6.2.3 Способность применять знания и навыки

Способность аудитора применять свои знания и навыки для квалифицированного проведения аудитов определяется следующими показателями:

— сумма баллов (таблица 1) для аудитора при проведении технического аудита составляет не менее 9;

— сумма баллов для руководителя группы аудита при проведении технического аудита составляет не менее 12;

— сумма баллов для аудитора и руководителя группы аудита при проведении технического аудита поставщика составляет не менее 12.

Аудитор должен участвовать не менее чем в одном полном аудите в год — руководитель группы аудита не менее чем в 3-х аудитах в год.

Примечание — Полным аудитом является аудит, охватывающий запланированные на год проверки по всем проверяемым системным требованиям.

6.3 Поддержание и повышение квалификации

Для поддержания квалификации аудиторы должны систематически участвовать в проведении технических аудитов. При формировании аудиторских групп необходимо равномерно распределить аудиторов по группам так, чтобы все аудиторы имели возможность поддерживать свою квалификацию на высоком уровне.

Повышение квалификации аудиторов осуществляется при обучении на предприятии или прохождении обучения во внешних организациях. Опытные аудиторы могут проводить обучение своими силами для менее опытных аудиторов и стажеров.

6.4 Оценка аудиторов

Оценка аудиторов выполняется при формировании аудиторских групп и выборе руководителей групп аудита, а также может выполняться при мониторинге программы аудита

Оценка аудиторов состоит из нескольких этапов:

1) Определяется соответствие личных качеств аудитора установленным требованиям. Этот этап целесообразно проводить в двух случаях:

— подготовка нового аудитора;

— наличие внутренних претензий к работе аудитора при осуществлении аудита.

2) Вычисляется балльная оценка знаний и умений аудитора; определяется его способность применять свои знания и умения и возможная роль при проведении аудита (аудитор, руководителя группы аудита) в соответствии с пунктом 6.2.2.

3) Рассматриваются другие аспекты, такие как: наличие внутренних претензий, качество подготовки документации по аудиту.

Примечание — Руководитель группы технического аудита может временно снижать балльную оценку знаний и умений по показателю «Опыт проведения аудитов», если к аудитору есть претензии, например за некорректное поведение при аудите или нарушение требований настоящего стандарта. Снятые баллы могут быть восстановлены при последующих оценках.

На основании оценки аудиторов руководитель группы технического аудита может определить необходимость дополнительного повышения квалификации аудиторов или изменения состава группы технического аудита.

6.5 Обязанности, ответственность и права аудиторов

Аудитор при проведении технического аудита обязан:

— выполнять установленные процедуры технического аудита;

— применять инструменты и методы технического аудита;

— собирать информацию, необходимую для объективного оценивания состояния и результатов деятельности проверяемых подразделений (процессов) для определения состояния безопасности движения;

— вести записи в рабочих документах в ходе аудиторской проверки;

— проводить анализ причин выявленных несоответствий;

— оценивать возможные последствия в случае неустранения выявленного несоответствия;

— предлагать корректирующие и предупреждающие действия;

— контролировать выполнение корректирующих и предупреждающих действий.

Аудитор при проведении технического аудита несет ответственность за:

— объективность собранных свидетельств;

— поддержание в порядке и сохранности документов аудиторской проверки;

— сообщение результатов наблюдений руководителю группы технического аудита.

Аудитор при проведении технического аудита имеет право:

— затребовать у руководителя проверяемого подразделения документацию, необходимую для проведения аудиторской проверки;

— общаться с персоналом проверяемого подразделения для получения необходимой информации;

— запрашивать дополнительную информацию для целей аудиторской проверки.

7 Схема осуществления деятельности

Таблица 2 — Выполнение работ по подготовке аудиторов

8 Описание деятельности к выполняемой работе по поддержанию

квалификации аудиторов

Последовательность и порядок выполнения работ по подготовке аудиторов приводится в таблице 2.

8.1 Формирование групп подготовки аудиторов

Ответственный за подготовку собирает заявки на обучение и подготовку от аудиторов, руководителей подразделений, заинтересованных в обучении, подготовке тех или иных работников. В заявках указывается информация, содержащая ФИО кандидата на подготовку и обучение, предполагаемые темы обучения либо направления развития, ориентировочные сроки участия.

Сбор заявок осуществляется регулярно, в течение каждого месяца.

В конце каждого месяца ответственное лицо собирает заявки на обучение и подготовку и составляет список групп.

При формировании групп используются результаты мониторинга компетентностей аудиторов, а также результаты анализа компетентностей аудиторов (пункт 7.7).

Группы подготовки формируются либо по состоянию на конец месяца, либо, если в течение месяца поступило недостаточное для формирования группы количество заявок, по мере накопления их необходимого количества.

Формирование групп подготовки происходит по принципам тематической схожести заявок, а также с учетом предпочтительных сроков проведения подготовки.

8.2 Выбор методов подготовки

8.2.1 Перечень методов подготовки

После формирования групп подготовки выбираются методы подготовки.

Методы подготовки направлены на передачу знаний, наработку навыков и накопление опыта и включают в себя следующие:

— лекция (курсы и семинары);

— групповая работа в рамках лекционной подготовки для наработки навыков проведения аудита;

— самостоятельная подготовка;

— практические занятия на рабочих местах для получения и накопления опыта проведения аудитов (включает наставничество и консультирование на рабочем месте со стороны опытных аудиторов).

8.2.2 Критерии выбора методов подготовки

При выборе используются такие методы, которые могут удовлетворить требования подготовки. Подходящая форма подготовки зависит от наличия ресурсов, ограничений и целей.

— критерии выбора подходящих методов или их комбинаций включают:

— время и место;

— организацию и оборудование;

— затраты;

— цели обучения;

— целевую группу подготавливаемых (то есть, текущую или планируемую профессиональную позицию, специальные знания и/или опыт, максимальное число участников);

— продолжительность подготовки.

8.3 Выбор поставщиков образовательных услуг

Любой потенциальный внутренний или внешний поставщик услуг по подготовке аудиторов подвергается критической оценке, результаты которой влияют на выбор его как поставщика услуги по подготовке аудиторов.

При оценке учитывается информация о поставщике, а также его способность результативно провести подготовку аудиторов по заявленным тематикам.

Одобренный по результатам оценки поставщик заносится в список одобренных поставщиков, а взаимоотношения с ним оформляются в виде договора или соглашения, в которых описываются обязанности и ответственность обеих сторон.

Оценка потенциальных поставщиков образовательных услуг производится регулярно, по результатам реализованных работ.

8.4 Формирование программы подготовки

При формировании программы подготовки необходимо определить темы и сроки подготовки.

Темы подготовки уточняются по итогам обобщения и анализа заявок на подготовку результатов мониторинга компетентностей аудиторов, требованиям к компетенциям аудиторов, информации от поставщиков образовательных услуг.

Особое внимание при определении тем подготовки уделяется несоответствию реальных компетенций аудиторов требуемым, выявляемому при анализе мониторинга компетентностей аудиторов. Любой аудитор должен соответствовать предъявляемым к нему требованиям, в том числе и в сфере знаний, навыков и опыта.

Аудиторы вправе постоянно улучшать и расширять свою компетентность (сверх требуемой), если это не противоречит требованиям компании. Аудиторы могут подавать заявки на участие в подготовке по данному направлению. В этом случае, заявки на улучшение / расширение компетентностей также должны быть рассмотрены и, по возможности, учтены при составлении программы подготовки.

Темы подготовки могут быть скорректированы в соответствии с услугами, оказываемыми поставщиками услуг по подготовке аудиторов. При этом коррекция не должна носить радикальный характер.

Программа подготовки составляется сроком на 1 год, при этом в течение года происходит уточнение данной программы.

Форма программы подготовки приведена в приложении А.

8.5 Обучение, подготовка

Реализация программы подготовки проходит регулярно, в течение года (запланированного периода).

Ответственные за проведение подготовки аудиторов сотрудники обеспечивают необходимые условия для осуществления подготовки. Конкретный перечень необходимых условий составляется по итогам договоренности, зафиксированной в договоре на оказание услуг по подготовке аудиторов, в случае, если поставщик услуг по подготовке аудиторов — внешний, или в ином документе, в случае, если поставщик услуг по подготовке аудиторов — внутренний по отношению к ОАО «РЖД».

Среди необходимых условий для осуществления подготовки аудиторов могут быть:

— квалифицированные преподаватели (тренеры);

— оборудованная учебная аудитория;

— оргтехника (компьютеры, проекторы, доски, пишущие принадлежности и пр.);

— методические раздаточные материалы;

— справочная и учебная литература;

— учебные видеофильмы;

— возможность практических занятий «на местах»;

— другие.

Данный список может быть изменен по итогам составления программы подготовки, предъявляемым к подготовке требованиям.

8.6 Мониторинг процесса обучения, подготовки

Ответственные за проведение подготовки аудиторов сотрудники осуществляют мониторинг процесса подготовки аудиторов. Мониторинг должен охватывать следующие параметры:

— посещаемость занятий;

— соблюдение программы подготовки преподавателями (тренерами) по тематикам и временному регламенту;

— обеспечение необходимыми условиями для осуществления подготовки аудиторов;

— восприятие преподавателей (тренеров) участниками подготовки (манера преподавания, общения, логичность, доступность и пр.).

Записи по результатам мониторинга должны находиться в управляемом состоянии.

В случае, если в результате мониторинга обнаруживается несоответствие, которое может повлиять на результативность подготовки, необходимо провести анализ несоответствия, найти причины и разработать мероприятия (корректирующие действия) по их устранению и предупреждению в аналогичных ситуациях (предупреждающие действия).

8.7 Мониторинг и анализ компетентностей

В течение года регулярно проводятся мероприятия, направленные на мониторинг компетентностей аудиторов.

Цель мониторинга — постоянный сбор и анализ информации о существующих компетентностях аудиторов, сравнение их с требуемым уровнем, разработка мероприятий по устранению несоответствий между ними.

Ответственные за проведение данных мероприятий собирают информацию о компетентностях аудиторов и проводят анализ результативности прошедшей подготовки. В случае обнаружения несоответствий должны быть разработаны корректирующие и предупреждающие действия.

Примечание: Процесс мониторинга компетентностей условно можно разложить на три вида деятельности:

1-й вид. Мониторинг компетентностей непосредственно после подготовки.

2-й вид. Мониторинг компетентностей через определенный период времени, достаточный для оценки системных (не разовых) изменений.

3-й вид. Постоянный мониторинг компетентностей аудиторов.

Мониторинг компетентностей непосредственно после подготовки, по решению лица, ответственного за проведение мониторинга компетенций, проводится либо при участии преподавателей (тренеров), либо силами сотрудников, отвечающих за организацию подготовки аудиторов.

Формы мониторинга компетентностей разрабатываются преподавателями (тренерами) и проходят экспертизу у соответствующих специалистов ОАО «РЖД».

Примечание: Формы проведения мониторинга компетентностей могут быть следующими:

— тестирование;

— собеседование;

— письменная контрольная работа;

— а также сочетание данных форм.

Мониторинг компетентностей через определенный период времени, достаточный для оценки системных (не разовых) изменений, проводится в интервале 1-3 месяца после прохождения аудитором подготовки. В этом интервале вновь приобретенные знания и навыки с большой вероятностью могут быть использованы в деятельности аудитора (и, скорее всего, будут использованы в дальнейшем), или, по каким-либо причинам, не применяться.

Деятельность по мониторингу компетентностей аудиторов (3-й вид) с использованием балльной системы оценки носит системный регулярный характер.

Не реже одного раза в год проводится анализ документов, содержащих требования к компетентностям аудиторов.

Результатами анализа компетентностей являются:

— обоснование решения об обучении, подготовке аудиторов, направленного на исключение несоответствий в компетенциях аудиторов;

— цели и ожидаемые результаты обучения, подготовки;

— актуализированный список требований к компетентностям;

— результаты предыдущих обучений и требования корректирующих действий;

— задание на разработку плана обучения.

8.8 Методы мониторинга

Лица, ответственные за проведение мониторинга компетентностей аудиторов, определяют необходимые для данной деятельности методы.

Примечание: Методы мониторинга компетентностей аудиторов могут включать следующее:

— интервью/анкетный опрос аудиторов;

— наблюдения;

— групповые дискуссии;

— мнения понимающих вопрос экспертов.

Методы мониторинга должны позволять собрать достоверную информацию о компетентностях аудиторов, необходимую для анализа компетентностей.

8.9 Запись в карточке учета кадров

После прохождения подготовки в карточке учета кадров (личном деле аудитора) делается отметка. При этом указывается тематика, сроки подготовки, результаты мониторинга.

9 Принятые сокращения

В настоящей процедуре применяются следующие сокращения:

ОАО «РЖД» — открытое акционерное общество «Российские железные дороги».

СУБД — система управления безопасностью движения.

СУБДП — система управления безопасностью движения поездов.

КД — корректирующие действия.

ПД — предупреждающие действия.

10 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:

ГОСТ Р ИСО 9000-2008 Система менеджмента качества. Основные положения и словарь

ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Система менеджмента качества. Требования

ГОСТ Р ИСО 10015-2007 Менеджмент организации. Руководящие указания по обучению

ГОСТ Р ИСО 19011-2003 Руководящие указания по проверке систем менеджмента качества и/или охраны окружающей среды

СТО РЖД 1.05.501-2007 Внутренние системные аудиты корпоративной интегрированной системы менеджмента качества ОАО «РЖД». Основные положения

СТК РЖД 1.10.002-2008 Нормативные документы корпоративной системы менеджмента качества ОАО «РЖД». Порядок разработки, согласования и утверждения.

Приложение А

(обязательное)

Форма программы подготовки аудиторов

Наименование темы подготовки	N подготавливаемой группы аудиторов	Сроки подготовки	Поставщик услуг	Ожидаемый результат