Распоряжение ОАО РЖД от 01.07.2010 N 1421р
ОАО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 1 июля 2010 г. N 1421р
О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ СТАНДАРТА ПО КАЧЕСТВУ ОАО «РЖД» «АУДИТ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА (БИЗНЕСА), ТЕХНИЧЕСКИЙ АУДИТ ПРЕДПРИЯТИЙ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО МАШИНОСТРОЕНИЯ. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ»
В целях установления единого порядка проведения аудитов предприятий железнодорожного машиностроения, направленных на повышение качества выпускаемой продукции, снижения числа отказов железнодорожной техники:
1. Утвердить и ввести в действие с 12 июля 2010 г. стандарт по качеству СТК 1.07.001 «Аудит систем менеджмента качества (бизнеса), технический аудит предприятий железнодорожного машиностроения. Обилие положения».
2. Начальникам Департаментов, управлений, филиалов, дирекций и других структурных подразделений:
— организовать изучение причастными работниками положений указанного стандарта;
— принять к руководству и применению, при организации работ по проведению технических аудитов на предприятиях железнодорожного машиностроения, положения указанного стандарта.
Старший вице-президент ОАО «РЖД»
В.А Гапанович
Введен в действие
распоряжением ОАО «РЖД»
от 1 июля 2010 г. N 1421р
СТК 1.07.001
СТАНДАРТ ПО КАЧЕСТВУ ОАО «РЖД»
АУДИТ СИСТЕМ
МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА (БИЗНЕСА), ТЕХНИЧЕСКИЙ АУДИТ ПРЕДПРИЯТИЙ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО МАШИНОСТРОЕНИЯ. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
Дата введения — 12.07.2010
Настоящий стандарт устанавливает порядок и требования по планированию, подготовке, проведению и документированию результатов аудитов систем менеджмента качества (бизнеса), технических аудитов производственных систем и продукции предприятий железнодорожного машиностроения (далее предприятия-производители).
Настоящий стандарт предназначен для применения уполномоченным подразделением ОАО «РЖД» участвующим в процессах организации и проведения аудитов систем менеджмента качества (бизнеса), технических аудитов производственных систем и продукции предприятий железнодорожного машиностроения, с целью повышения результативности проводимых аудитов, направленных на повышение качества выпускаемой продукции, снижения числа (количества) отказов железнодорожной техники выпускаемой предприятиями-производителями.
Применение настоящего стандарта предприятиями-производителями оговаривается в договорах (соглашениях) с ОАО «РЖД».
2.1. В настоящем стандарте применены следующие понятия с соответствующими определениями:
анализ — деятельность, предпринимаемая для
установления пригодности, адекватности,
результативности и эффективности
исследуемого объекта для достижения
установленных целей. (ГОСТ Р ИСО 9000)
аудит СМК — систематический, независимый
и документированный процесс
получения свидетельств аудита
и объективного их оценивания с
целью установления
степени выполнения
согласованных критериев
аудита. (ГОСТ Р ИСО 9000)
аудит технический — системный анализ,
осуществляемый подготовленными
специалистами, позволяющий
определить степень
соответствия деятельности и
полученных результатов
политике по качеству,
оценить эффективность
реализуемых мероприятий и их
пригодность установленным целям
в области качества.
аудитор — специалист ЦТА,
обладающий компетенцией в
области проведения аудита.
выводы аудита — результат оценки собранных
свидетельств аудита на
соответствие критериям аудита.
(ГОСТ Р ИСО 19011)
аудиторская группа — один или несколько аудиторов
проводящих аудит, при
необходимости поддерживаемые
техническими экспертами.
(ГОСТ Р ИСО 19011)
заказчик аудита — подразделения (департамент и
управления) аппарата управления
ОАО «РЖД», его филиалы и другие
структурные подразделения, ДЗО и
их структурные подразделения.
замечание — единичное несистемное
несоответствие, которое
потенциально может привести к
невыполнению обязательных
требований.
качество — степень соответствия
совокупности присущих
характеристик требованиям.
(ГОСТ Р ИСО 9000)
качество процесса — степень соответствия
параметров процесса
требованиям, установленным в
нормативной, технической или
правовой документации.
(СТО РЖД 1.05.509.1)
корректирующее действие — действие, предпринятое для
устранения причины
обнаруженного несоответствия
или другой нежелательной
ситуации. (ГОСТ Р ИСО 9000)
коррекция — действие предпринятое для
устранения обнаруженного
несоответствия.
(ГОСТ Р ИСО 9000)
критерии аудита — совокупность политики, процедур
или требований.
(ГОСТ Р ИСО 19011)
Примечание — Критерии аудита
используют как базис, с которым
сопоставляют свидетельства
аудита.
наблюдения аудита — результат оценки собранных
свидетельства аудита в
зависимости от критериев
аудита. (ГОСТ Р ИСО 9000)
Примечание — Наблюдения аудита
могут указывать на соответствие
или несоответствие критериям
аудита, а так же на области
возможного улучшения.
несоответствие — невыполнение требования
(ГОСТ Р ИСО 9000)
область аудита — содержание (охватываемые
структурные подразделения, виды
деятельности, процессы, период
времени) и границы аудита.
(ГОСТ Р ИСО 19011)
объект аудита — СМК, процессы или продукция, в
отношении которой
осуществляется аудиторская
деятельность.
объективное свидетельство — данные, подтверждающие наличие
или истинность чего-либо.
(ГОСТ Р ИСО 9000)
Примечание — Объективное свидетельство может
быть получено путем
наблюдения, измерения или
другим способом.
план аудита — описание деятельности и
мероприятий по проведению
аудита.
(ГОСТ Р ИСО 19011)
потребитель — ОАО «РЖД», его филиалы, ДЗО,
использующие продукцию по
назначению.
политика в области качества — общие намерения и направление
деятельности организации в
области качества, официально
сформулированные высшим
руководством. (ГОСТ Р ИСО 9000)
предприятие-производитель — предприятие, осуществляющее
разработку, изготовление,
капитальный ремонт,
модернизацию продукции,
предназначенной для обращения
на инфраструктуре
железнодорожного транспорта.
предприятие-субпоставщик — предприятие, обязавшееся по
договору изготовить
предприятию-производителю
определенные изделия,
полуфабрикаты или запасные
части.
предупреждающее действие — действие, предпринятое для
устранения причины
потенциального несоответствия
или другой потенциально
нежелательной ситуации.
(ГОСТ Р ИСО 9000)
программа аудита — совокупность одного или
нескольких аудитов,
запланированных на конкретный
период времени и направленных
на достижение конкретной цели.
(ГОСТ Р ИСО 9000)
Примечание — Программа аудита
включает всю деятельность,
необходимую для планирования,
организации и проведения
аудитов.
прослеживающий аудит — аудит, осуществляемый с целью
оценки результативности
выполнения разработанных
предприятием-производителем по
итогам ранее проведенных
аудитов корректирующих и
предупреждающих действий.
результативность — степень реализации
запланированной деятельности и
достижения запланированных
результатов. (ГОСТ Р ИСО 9000)
свидетельства аудита — записи, изложение фактов или
другая информация, которые
имеют отношения к критериями
аудита и могут быть проверены
и (или) воспроизведены.
(ГОСТ Р ИСО 19011)
система — совокупность взаимосвязанных
и взаимодействующих элементов.
(ГОСТ Р ИСО 9000)
система менеджмента бизнеса — система менеджмента для
руководства и управления
организацией применительно к
бизнес — процессам.
система менеджмента качества — система менеджмента для
руководства и управления
организацией применительно к
качеству. (ГОСТ Р ИСО 9000)
специальный процесс — процесс производства продукции,
результаты которого нельзя
верифицировать посредством
последовательного мониторинга
или измерения и недостатки
которого становятся очевидными
только после начала
использования продукции.
цели в области — цели, которых добиваются или к
которым стремятся в качества
области качества.
(ГОСТ Р ИСО 9000)
технический эксперт — работник ЦТА, обладающий
специальными знаниями и опытом
применительно к объекту,
подвергаемому техническому аудиту.
3.1. Стандарт разработан в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001, ГОСТ Р ИСО 19011 и международного стандарта железнодорожной промышленности IRIS.
3.2. При реализации функциональной стратегии управления качеством в системе стратегического управления ОАО «РЖД» («Белая книга») аудит является одним из инструментов, позволяющим исключить поставку некачественной продукции предприятием-производителем потребителю.
3.3. Цели проведения аудита — получение объективной оценки способностей проверяемого предприятия-производителя удовлетворять ожиданиям потребителя, определение степени соответствия производства специально установленным требованиям к продукции, технологии изготовления, методам контроля качества, оборудованию, подготовке персонала и др., путем проведения системного анализа и оценки СМК (СМБ), производственных систем, формирующих качество продукции.
3.4. ЦТА реализует корпоративную политику ОАО «РЖД» в области обеспечения качества продукции, работ, услуг посредством организации и проведения технических аудитов на предприятиях-производителях в соответствии с Положением о ЦТА, Регламентом ЦТА по обеспечению качества продукции, приобретаемой ОАО «РЖД».
3.5. В зависимости от поставленных задач, объектами аудита в рамках настоящего стандарта являются: продукция, производственные системы и СМК (СМБ) предприятий-производителей, предприятий-субпоставщиков особо важных и сложных технических систем.
При аудите продукции проводится определение степени выполнения требований, установленных в договорах, контрактах, стандартах, технических условиях на продукцию, технического законодательства на железнодорожном транспорте, включая технические регламенты, своды правил, инструкции и другие документы, действие которых распространяется на данную продукцию. Аудит продукции проводится на различных этапах ее изготовления, включая аудит готовой продукции, принятой отделом технического контроля проверяемого предприятия-производителя. При планировании аудита продукции, относящейся к сложным техническим системам, особое внимание уделяется ее составным частям и компонентам, которые являются «критичными» в обеспечении заданных требований.
При аудите производственных систем проводится определение степени выполнения требований к технологии изготовления, методам контроля, оборудованию и др., установленных в технической документации (конструкторской и технологической) и стандартах организации.
При осуществлении планирования аудитов производственных систем особое внимание уделяется «специальным процессам». При аудите «специальных процессов» проводится оценка степени соответствия выполняемой работы требованиям, установленным в конструкторской и технологической документации, включающая проверку наличия документальных свидетельств аттестации процесса, оборудования, материалов и персонала.
При аудите СМК (СМБ) осуществляется анализ и оценка документированной системы проверяемого предприятия-производителя на соответствие требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001 или международного стандарта железнодорожной промышленности IRIS.
3.6. Технические аудиты и аудиты СМК (СМБ) проводятся на плановой и внеплановой основе.
Плановый аудит осуществляется в соответствии с годовым план — графиком (приложение А), который составляется на основе анализа по качеству и безопасности продукции, отчетов о реализации корректирующих и предупреждающих действий по результатам проведенных аудитов, с учетом заявок заинтересованных сторон. Ежегодный план-график в процессе выполнения дополняется соответствующими программами аудита, которые разрабатываются ЦТА, согласовываются с заинтересованными сторонами и утверждаются распоряжением старшего вице-президента ОАО «РЖД» в соответствии с распределением обязанностей. Блок-схема планирования аудитов приведена в Приложении Б.
Внеплановые аудиты проводятся в течение всего календарного года на основании оформленных обращений заинтересованных сторон. Основанием для проведения внеплановых аудитов предприятия-производителя может являться: увеличение числа отказов технических средств, рост числа рекламаций по качеству, существенные изменения СМК (СМБ), технологии изготовления или ремонта, освоение и постановка на производство новых видов продукции.
4. Организационная структура аудитов
Реализация процедур аудита продукции, производственных систем и СМК (СМБ) осуществляет постоянно действующая группы аудиторов, созданная на базе ЦТА. Ответственность за определение состава группы аудиторов, назначение ее руководителя, контроль за их работой возлагается на начальника ЦТА. Состав постоянно действующей группы аудиторов определяется приказом начальника ЦТА.
5. Требования к персоналу аудиторской группы
В целях обеспечения результативности проведения аудитов СМК (СМБ), продукции, производственных систем аудиторами и техническими экспертами должны соблюдаться следующие принципы:
— этичность поведения — основа профессионализма;
— беспристрастность — обязательство представлять правдивые и точные отчеты;
— профессиональная осмотрительность — прилежание и умение принимать правильные решения при проведении аудита;
— независимость — основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита;
— подход, основанный на свидетельстве разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений в процессе систематического аудита.
— применение современных методов анализа и документирования несоответствий, их причин, корректирующих и предупреждающих действий.
Руководитель аудиторской группы и аудиторы должны отвечать требованиям, изложенным в стандарте ИСО 19011.
6.1. Планирование аудитов осуществляется отделом аудита ЦТА на основании анализа данных об отказах технических средств, поступивших рекламациях, отчетов о выполнении корректирующих и предупреждающих действий по результатам предыдущих аудитов, обращений заинтересованных сторон, несоответствий установленных в ходе инспекционного и приемочного контроля, функционирования СМК (СМБ).
6.2. По итогам анализа определяются перечень аудируемых (проверяемых) организаций, виды аудитов, цели аудитов, места и сроки проведения аудитов и подготавливается проект годового План-графика проведения технических аудитов предприятий-производителей (далее План-график). Проект Плана-графика направляется на согласование начальнику ЦТА и далее на утверждение курирующему старшему вице-президенту ОАО «РЖД». Годовой план-график проведения плановых аудитов должен быть разработан и представлен на утверждение курирующему старшему Вице-президенту ОАО «РЖД» в срок не позднее 15 декабря года, предшествующего планируемому. В случае не согласования или не утверждения План-графика он направляется на доработку.
6.3. Предприятия, включенные в План-график, уведомляются информационными письмами о предстоящих аудитах в течение 10 рабочих дней с момента его утверждения.
Ответственность за общую организацию и проведение аудитов возлагается на начальника ЦТА. Начальник ЦТА назначает ответственного (как правило — заместителя начальника ЦТА курирующего отдел аудита) за управление программой проведения аудита (далее Программа), который осуществляет контроль над ее разработкой, внедрением, анализом и улучшением, а так же определяет необходимые ресурсы для ее результативного использования. Ответственный за управление программой должен иметь общее представление о принципах аудита, компетентности аудиторов и применении методов аудита, а так же обладает навыками менеджмента, техническими и экономическими знаниями в той области, которая будет подвергаться аудиту. Ответственный за управление программой аудита должен:
а) определять цели и объем программы аудита;
б) определять необходимые ресурсы;
в) назначать руководителя аудиторской группы;
г) согласовывать программу аудита;
д) вести записи по программе аудита;
е) осуществлять мониторинг, анализ и улучшение программы аудита.
7.1 Подготовка к проведению аудита
Не позднее, чем за две рабочие недели до наступления срока проведения аудита, который определяется в соответствии с План-графиком, для подготовки программы запрашивается необходимая документация с аудируемого предприятия. Объем и вид документации необходимой для подготовки программы, определяется из целей предстоящего аудита и может включать: руководство по качеству (при сертифицированной СМК), организационную структуру предприятия, ландшафт процессов, матрицу ответственности, стандарты организации, технологические процессы и инструкции, а так же другие документы по качеству.
В зависимости от целей, вида деятельности, размера и сложности проверяемого предприятия программа может включать один и более этапов аудита. Программа охватывает всю деятельность, которая необходима для организации и проведения аудита и включает:
а) цели аудита;
б) область аудита;
в) критерии аудита;
г) ответственного за управление программой аудита;
д) ресурсы для проведения аудита;
е) план проведения аудита.
7.1.1. Цели программы аудита
Цели аудита определяет заказчик аудита. Любые изменения целей аудита согласовываются с участвующими сторонами.
Для определения целей необходимо рассмотреть:
а) требования системы менеджмента;
б) законодательные требования, требования регламентов и требования, предусмотренные контрактом;
в) необходимость оценки поставщика;
г) требования потребителя;
д) потребности заинтересованных сторон.
7.1.2. Ресурсы для программы аудита
При определении ресурсов для программы аудита учитываются:
а) финансовые ресурсы для развития, внедрения, управления и улучшения деятельности по аудиту;
б) методы проведения аудитов;
в) процессы по достижению и поддержанию компетентности и улучшению деятельности аудиторов;
г) наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, требуемой для достижения конкретных целей программы аудита;
д) объем программы аудита;
е) время в пути аудиторов, обустройство и другие потребности для проведения аудита.
7.1.3. Назначение руководителя группы по аудиту.
Ответственный за управление программой аудита назначает руководителя аудиторской группы. Руководитель аудиторской группы должен понимать принципы аудита, обладать компетентностью аудитора и уметь пользоваться инструментами и методами аудита, обладать управленческими навыками и понимать технические вопросы в той области, которая будет подвергнута аудиту. Руководителями аудиторских групп назначаются работники ЦТА в должности не ниже главного специалиста.
7.1.4. Подготовка плана аудита
Руководитель аудиторской группы должен подготовить план аудита, являющийся частью программы аудита. На основании программы уточняются сроки выполнения отдельных работ, предусмотренных планом. План аудита должен быть достаточно гибким, чтобы по мере осуществления аудита на месте при необходимости можно было внести изменения, например в область аудита.
План аудита должен включать:
б) критерии аудита и ссылочные документы;
в) область аудита, включая идентификацию организационных и функциональных подразделений и процессов, которые будут проверяться;
г) даты и места проведения аудита;
д) ожидаемое время и продолжительность проведения аудита на месте, включая совещания с руководством проверяемой организации и совещания групп по аудиту;
е) роли и обязанности членов аудиторской группы и сопровождающих лиц;
ж) распределение соответствующих ресурсов по «критичным местам» проведения аудита.
При необходимости в план аудита включают:
и) определение представителей проверяемой организации для участия в аудите;
к) рабочий язык и язык отчета (акта) по аудиту там, где он отличается от родного языка аудитора и (или) проверяемой организации;
л) содержание отчета (акта) по аудиту;
м) материально-техническое обеспечение (средства передвижения, оборудование на месте и др.);
н) все, что касается обеспечения конфиденциальности;
о) любые действия по результатам аудита.
Любые возражения со стороны проверяемой организации должны быть разрешены с руководителем аудиторской группы и заказчиком аудита. По окончанию разрешения всех спорных вопросов программа аудита согласовывается с аудируемым предприятием и утверждается начальником ЦТА.
7.1.5. Подготовка распоряжения.
Не позднее, чем за две рабочие недели до согласованной даты проведения аудита, начальник ЦТА подготавливает распоряжение курирующего старшего вице-президента ОАО «РЖД» о проведении соответствующего аудита. В распоряжении указывается:
предприятие-производитель, подвергаемое аудиту; сроки его проведения;
ответственный за управление программой аудита;
руководитель аудиторской группы;
ответственный за проведение заключительного совещания по итогам аудита;
мероприятия по обеспечению проводимого аудита со стороны аудируемого предприятия-производителя;
ответственный за исполнение распоряжения.
7.1.6. При плановом техническом аудите по документально оформленным обращениям заинтересованных сторон начальником отдела аудита поставщиков готовится телеграмма о проведении соответствующего аудита за подписью курирующего вице-президента ОАО «РЖД». В телеграмме указывается:
— цель проводимого аудита;
— сроки его проведения;
— состав аудиторской группы;
— ответственный за проведение заключительного совещания по итогам аудита;
— мероприятия по обеспечению проводимого аудита со стороны аудируемого предприятия-производителя.
7.1.7. Подготовка к внеплановым аудитам на основании распоряжений руководства ОАО «РЖД» или документально оформленных обращений за интересованных сторон проводиться в том же порядке, что и аудиты в соответствии с План-графиком. Срок исполнения организационно — распорядительного документа о проведении аудита должен быть не более 4 календарных недель.
7.2 Проведение аудита на предприятии-производителе
7.2.1. Проведение предварительного совещания
Предварительное совещание проводят с руководством проверяемого предприятия-производителя и, где это возможно, с теми, кто отвечает за проверяемые подразделения или процессы. Цель предварительного совещания:
а) подтверждение программы аудита;
б) предоставление краткого обзора плана выполнения аудита;
в) подтверждение каналов обмена информацией;
г) предоставление возможностей проверяемого предприятия- производителя задать вопросы.
Практическая помощь — Предварительное совещание
Предварительное совещание считают официальным и ведут регистрацию присутствующих на нем. В роли председателя должен быть руководитель аудиторской группы. На совещании необходимо выполнить следующее:
а) представить участников, включая их роль в аудите;
б) подтвердить цели, области, критерий аудита;
в) подтвердить план проведения аудита и другие соглашения с проверяемой организацией, связанные с аудитом (даты и время заключительного совещания, любые промежуточные совещания аудиторской группы и руководства проверяемой организации и дальнейшие изменения);
г) ознакомить с методами и процедурами аудита;
д) подтвердить официальные каналы связи между аудиторской группой и проверяемой организацией;
ж) подтвердить, что проверяемая организация будет информирована о ходе аудита во время его проведения;
и) подтвердить, что любые ресурсы и средства, необходимые аудиторской группе, будут доступны;
к) подтвердить обеспечение конфиденциальности;
л) подтвердить обеспечение безопасности работы, ознакомление с процедурами на случай чрезвычайной ситуации и обеспечение безопасности для аудиторской группы;
м) подтвердить наличие, роль и фамилии всех сопровождающих лиц;
н) ознакомить с порядком классификации несоответствий.
7.3 Проведение аудита в подразделениях предприятия-производителя
7.3.1. Сбор и верификация информации
Сбор информации о деятельности подразделения проводят члены аудиторской группы и привлеченные технические эксперты по специальным методикам, разработанным и утвержденным в установленном порядке. Во время аудита информация, относящаяся к целям аудита, области и критериям аудита, включая информацию, касающуюся взаимодействия между подразделениями, деятельности и процессов, должна быть собрана путем необходимых выборок и верифицирована. Свидетельством аудита может быть только информация, которая может быть верифицирована. Методы сбора информации включают:
— опросы;
— наблюдения за деятельностью;
анализ документов.
Практическая помощь — Источники информации
Выбранные источники информации зависят от области и комплексности аудита и включают в себя:
а) интервьюирование работников;
б) наблюдения за деятельностью, окружающей производственной средой и условиями работы;
в) документы (политика, цели, планы, процедуры, стандарты, инструкции, лицензии и разрешительные документы, спецификации, чертежи, контракты и заказы);
г) записи (протоколы) проверок, протоколы совещаний, отчеты (акты) по аудитам, записи по мониторингу программ и результаты измерений);
д) итоговые данные, показатели анализа и результативности;
е) информацию по программам выборочного исследования проверяемой организации и управлению выборками и процессами измерений;
ж) отчеты, источниками которых могут быть, например, обратная связь от потребителей, другая соответствующая информация, получаемая извне, оценки поставщиков;
и) компьютеризованные базы данных и веб-сайты.
Практическая помощь — Проведение опросов
Опросы проводят с учетом ситуации и опрашиваемого лица. При этом аудитор должен принимать во внимание следующее:
а) опросы проводят в подразделениях с лицами, выполняющими работы или решающими задачи в пределах области аудита;
б) опрос работников проводят в обычное рабочее время и, где это возможно, на рабочем месте;
в) опрашиваемое лицо должно быть психологически подготовлено к опросу, опрос следует вести доброжелательно;
г) необходимо объяснить причину опроса и осуществляемые записи;
д) опрос можно начинать с просьбы рассказать о своей работе;
е) необходимо избегать наводящих вопросов;
ж) результаты опроса должны быть обобщены и проанализированы вместе с опрашиваемым лицом;
и) необходимо поблагодарить опрашиваемое лицо за сотрудничество.
7.3.2. Формирование выводов аудита
Для получения выводов аудита свидетельства аудита должны быть сопоставлены с критериями аудита. Выводы аудита указывают на соответствие или несоответствие критериям аудита. Если это определено целями аудита, выводы аудита могут определять возможности для улучшения.
Соответствия критериям аудита должны быть обобщены с указанием мест расположения, подразделений или процессов, которые подвергались аудиту. Если это предусмотрено планом аудита, отдельные выводы аудита о соответствии и подтверждающие их свидетельства также должны быть записаны.
Несоответствия и подтверждающие их свидетельства аудита должны быть записаны и классифицированы (ранжированы). Они должны быть проанализированы с проверяемой организацией для подтверждения объективности свидетельств аудита. Необходимо устранить разногласия во мнениях по свидетельствам аудита и/или выводам аудита, а неразрешенные проблемы документально оформить.
7.3.3. Подготовка к заключительному совещанию
Аудиторская группа до заключительного совещания должна выполнить следующее:
а) рассмотреть выводы аудита и другую соответствующую информацию, собранную во время аудита, на соответствие целям аудита;
б) согласовать выводы аудита с учетом неопределенности, присущей процессу аудита с целью устранения разногласий во мнениях с проверяемой организацией;
в) оформить выявленные несоответствия (приложения Г);
г) подготовить рекомендации, если это предусмотрено целями аудита;
д) обсудить действия по результатам аудита.
7.3.4. Проведение заключительного совещания
Цель заключительного совещания, председателем которого является руководитель аудиторской группы: представить выводы аудита признанные проверяемой организацией, и, при необходимости, согласованы сроки предоставления плана корректирующих и предупреждающих действий. Участники заключительного совещания должны представлять аудируемое предприятие-производитель, а так же заказчика аудита и другие стороны по согласованию.
Во время заключительного совещания руководителю аудиторской группы необходимо:
— напомнить собравшимся цель аудита;
— поблагодарить представителей аудируемого предприятия-производителя;
— отметить необходимость и целесообразность улучшений с ориентацией на постоянное улучшение;
— отметить сильные стороны аудируемой организации.
Если это необходимо, руководитель аудиторской группы должен изложить свое мнение руководству проверяемого предприятия-производителя относительно сложившихся во время аудита ситуаций, которые могут уменьшить доверие к заключениям по результатам аудита.
Если это предусмотрено целями аудита, то должны быть представлены рекомендации по улучшению с указанием, что они не носят обязательного характера.
Любые разногласия по выводам и результатам аудита между аудиторской группой и проверяемым предприятием-производителем должны быть обсуждены и, по возможности, разрешены. Если нет единого мнения, то данный факт должен быть запротоколирован.
Совещание должно быть официальным, с ведением протокола и списка присутствующих.
7.4 Подготовка, утверждение и рассылка отчета по аудиту
Руководитель аудиторской группы отвечает за подготовку и содержание отчета по аудиту. Отчет по аудиту должен быть подготовлен в течении 10 рабочих дней после окончания аудита и содержать полную, точную, четкую и ясную информацию (записи) об аудите и должен включать следующие:
а) цели аудита;
б) область аудита, в частности, идентификация проверенных организационных и функциональных подразделений, или процессов предприятия- производителя и охватываемый период времени;
г) идентификация руководителя и членов аудиторской группы;
д) даты и места проведения аудита на месте;
е) критерии аудита;
ж) выявленные несоответствия;
з) выводы аудита;
и) заключения по результатам аудита.
При необходимости в отчет по аудиту должны быть включены:
к) список представителей проверяемого предприятия-производителя;
л) идентификация заказчика аудита;
м) неопределенности, встретившиеся при проведении аудита, которые могут уменьшить достоверность заключения по результатам аудита;
н) неразрешенные противоречия между аудиторской группой и аудируемым предприятием-производителем;
о) рекомендации по улучшению, если это предусмотрено целями аудита;
п) заявление о конфиденциальном характере содержимого отчета; перечень рассылки отчета по аудиту.
Оформленный отчет по результатам аудита подписывается руководителем аудиторской группы и передается на утверждение начальнику ЦТА. Утвержденный отчет направляется: начальнику ЦТА; заказчику аудита;
руководителю предприятия-производителя, на котором проводился аудит.
Если это не предусмотрено законом, аудиторская группа и ответственные за управление программой аудита не должны раскрывать содержимого документов и другой информации, полученной во время аудита, или отчетов по аудиту любой другой стороне без ясного разрешения заказчика аудита и, где это требуется, разрешения проверяемого предприятия-производителя.
7.5. Завершение аудита
Аудит считается завершенным, если вся деятельность, предусмотренная программой аудита, выполнена, и утвержденный отчет по аудиту разослан.
Все записи имеющие отношение к аудиту (план-график аудитов, программы аудитов, отчеты, планы корректирующих и предупреждающих действий по результатам аудита и т.п.) хранятся в ЦТА в течении 5 лет.
8.1. В рамках настоящего стандарта применены следующие сокращения:
ОАО «РЖД» — открытое акционерное общество «Российские железные дороги»;
ГОСТ Р — национальный стандарт Российской Федерации;
ИСО — международная организация по стандартизации;
СМК — система менеджмента качества;
СМБ — система менеджмента бизнеса;
СТО — стандарт организации;
РФ — Российская Федерация.
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:
— IRIS «Международный стандарт железнодорожной промышленности»;
— ГОСТ Р ИСО 9000-2008 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»;
-ГОСТ Р ИСО 9001-2008 «Системы менеджмента качества. Требования»;
— ГОСТ Р ИСО 9004-2001 «Рекомендации по улучшению деятельности»;
— ГОСТ Р ИСО 19011-2003 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента».
УТВЕРЖДАЮ
Старший вице-президент
ОАО «Российские железные дороги»
________________И.О.Фамилия
«____»________ 201__ г.
Годовой план-график проведения технических аудитов предприятий железнодорожного машиностроения на 201___ год
|
N |
Наименование |
Вид выпускаемой |
Сроки |
Продолжительность |
Начальник
Центра технического аудита
Приложение Б — Блок схема планируемых аудитов
См. данный графический объект
Приложение В — Блок схема подготовки и проведения аудита
См. данный графический объект
См. продолжение графического объекта
Отчет о несоответствии
|
Дата |
Вид аудита: |
|
Проверяемая организация: |
|
|
Проверяемое подразделение: |
|
|
Представитель проверяемого подразделення: подпись: |
|
|
Регламентирующий документ (ГОСТ, |
Внутренняя процедура (СТО, СТП): |
|
Отчет аудитора (несоответствие): Подпись аудитора: |
|
|
Вид несоответствия: Существенное: Несущественное: |
|
|
Корректирующие мероприятия:
Подпись представителя подразделения: |
|
|
Анализ корректирующего действия: Подпись аудитора: |
|