Распоряжение ОАО РЖД от 02.09.2013 N 1885р
ОАО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 2 сентября 2013 г. N 1885р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИКИ ВЫДЕЛЕНИЯ И АНАЛИЗА ПРОЦЕССОВ, ВЛИЯЮЩИХ НА СРОКИ И ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ОБРАБОТКИ ДАННЫХ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА ДОХОДОВ И РАСХОДОВ
В целях реализации Плана мероприятий по сокращению сроков формирования и обработки данных первичного учета для последующей передачи в общие центры обслуживания, пересмотру нормативной базы в части сроков формирования и обработки первичных документов, а также определению ответственности за соблюдение сроков предоставления документации (далее — План мероприятий), утвержденного 25 июля 2013 г. N 263:
1. Утвердить прилагаемую Методику выделения и анализа процессов, влияющих на сроки и порядок формирования и обработки данных первичного учета доходов и расходов (далее — Методика).
2. Начальникам департаментов и управлений, руководителям филиалов ОАО «РЖД» руководствоваться Методикой при выполнении работ по пункту 2 Плана мероприятий.
Вице-президент ОАО «РЖД»
А.В.Илларионов
УТВЕРЖДЕНА
распоряжением ОАО «РЖД»
2 сентября 2013 г. N 1885р
МЕТОДИКА
ВЫДЕЛЕНИЯ И АНАЛИЗА ПРОЦЕССОВ, ВЛИЯЮЩИХ НА СРОКИ И ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ОБРАБОТКИ ДАННЫХ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА ДОХОДОВ И РАСХОДОВ
1.1. Настоящая Методика разработана во исполнение пункта 1 Плана мероприятий по сокращению сроков формирования и обработки данных первичного учета для последующей передачи в общие центры обслуживания, пересмотру нормативной базы в части сроков формирования и обработки первичных документов, а также определению ответственности за соблюдение сроков предоставления документации (далее — План мероприятий), утвержденного вице-президентом ОАО «РЖД» Илларионовым А.В. 25 июля 2013 г. N 263.
1.2. Настоящая Методика устанавливает порядок выполнения работ по пункту 2 Плана мероприятий.
1.3. Работы по пункту 2 Плана мероприятий включают следующие этапы:
отбор первичных учетных документов, формирование которых, исходя из сложившейся практики, сопряжено с проблемами, и описание процесса формирования и обработки данных документов;
формирование перечня процессов филиалов ОАО «РЖД», влияющих на сроки и порядок формирования и обработки данных первичного учета доходов и расходов.
1.4. Для проведения работ в соответствии с настоящей Методикой рекомендуется создание в филиалах ОАО «РЖД» и их структурных подразделениях рабочих групп, в которые должны быть включены специалисты экономических и технических блоков.
1.5. В настоящей Методике используются следующие сокращения:
Альбом форм — Альбом форм первичной учетной документации ОАО «РЖД», утвержденный распоряжением ОАО «РЖД» 15 декабря 2008 г. N 2688р;
АСДО ОЦО — автоматизированная система сбора первичных бухгалтерских документов;
АСПИЖТ — автоматизированная система правовой информации на железнодорожном транспорте;
АСУ ВГР — автоматизированная система внутригрупповых расчетов по согласованию задолженности с применением электронного документооборота первичных учетных документов;
Желдоручет — Центр корпоративного учета и отчетности «Желдоручет» — филиал ОАО «РЖД»;
ОЦОР — региональный общий центр обслуживания;
ПУД — первичный учетный документ;
СДО СФ — электронный документооборот счетов-фактур в рамках АСУ ВГР;
ЭДО РЖД — система электронного документооборота между подразделениями холдинга «РЖД» и сторонними контрагентами.
1.6. В настоящей методике используются следующие термины и определения:
внешний фактор проблемы — причина возникновения проблемы, находящаяся за границами процесса формирования и обработки ПУД;
внутренний фактор проблемы — причина возникновения проблемы, находящаяся внутри процесса формирования и обработки ПУД;
границы процесса — условия (события, факты хозяйственной жизни), при которых выполняются начальная и конечная операция процесса;
процесс формирования и обработки ПУД — совокупность взаимосвязанных операций (действий), начиная с момента формирования ПУД (получения ПУД от другого структурного подразделения филиала, другого подразделения ОАО «РЖД» или стороннего контрагента) и до передачи ПУД в ОЦОР;
процесс, влияющий на сроки и порядок формирования и обработки ПУД — совокупность взаимосвязанных операций (действий), начиная с момента совершения хозяйственной операции и до момента формирования ПУД;
факт хозяйственной жизни — сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение ОАО «РЖД», финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.
2. Отбор первичных учетных документов и описание деятельности по их формированию и обработке
2.1. Подразделение филиала, ответственное за формирование и обработку данных первичного учета, запрашивает в ОЦОР информацию о представленных в ОЦОР с нарушением установленных сроков ПУД за последний отчетный квартал, по которому данная информация представлена в Желдоручет.
2.2. ОЦОР в течение 2 дней после получения запроса предоставляет подразделению филиала, ответственному за формирование и обработку данных первичного учета, перечень ПУД по форме, представленной в Приложении N 1 к настоящей Методике.
2.3. Подразделение филиала, ответственное за формирование и обработку данных первичного учета, анализирует полученный от ОЦОР перечень ПУД и отбирает из него один ПУД по каждой типовой хозяйственной операции для последующего анализа процесса его формирования и обработки.
2.4. Для каждого отобранного ПУД подразделение филиала ОАО «РЖД», ответственное за формирование и обработку данных первичного учета, проводит анализ процесса формирования и обработки ПУД и заполняет в формате MS Excel форму «Маршрут обработки», приведенную в Приложении N 2 к настоящей Методике.
Форма «Маршрут обработки» заполняется в следующем порядке.
В поле «Код ПУД» указывается уникальный код ПУД, который формируется по формату: «<телеграфное сокращение подразделения филиала, заполняющего форму>/<порядковый номер ПУД>», например: «ТЧ-1/345».
Наименования файлов, содержащих заполненные по каждому ПУД формы «Маршрут обработки», должны совпадать с уникальными кодами ПУД.
В поле «Наименование подразделения» указывается сокращенное наименование филиала и полное наименование структурного подразделения филиала, заполняющего форму.
В поле «Балансовая единица» указывается номер балансовой единицы подразделения филиала, ответственного за формирование и обработку данных первичного учета.
В поле «Наименование ПУД» вносится полное наименование ПУД в соответствии с Альбомом форм, например, «акт ввода в эксплуатацию».
В поле «Форма ПУД» указывается код формы ПУД в соответствии с Альбомом форм, например, «ФОУ-26».
В поле «ФИО, должность, номер телефона» указываются ФИО, должность, номер телефона работника, заполняющего форму.
В поле «Группа» проставляется номер группы, отражающий характер взаимодействия подразделения филиала с подразделениями других филиалов ОАО «РЖД» и сторонними организациями в процессе формирования ПУД. В зависимости от характера информационного обмена данными в процессе формирования ПУД выделяют 3 группы первичных документов:
группа 1 — ПУД, формируемые внутри филиала;
группа 2 — ПУД, формируемые в межфилиальном взаимодействии;
группа 3 — ПУД, формируемые в процессе взаимодействия со сторонними юридическими и физическими лицами.
В поле «Дата ПУД» указывается дата ПУД в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
В поле «Факт хозяйственной жизни» отражается содержание факта хозяйственной жизни, при совершении которого был составлен описываемый ПУД, например, «начисление арендных платежей за ___ месяц».
В таблице Приложения N 2 «Маршрут обработки» приводится информация об операциях (действиях), которые необходимо выполнить для оформления ПУД.
На листе 2 Приложения N 2 «Маршрут обработки» приведен пример заполнения таблицы.
В таблице указывается полное описание работы с ПУД, начиная от момента его формирования (получения ПУД от другого структурного подразделения филиала, другого подразделения ОАО «РЖД» или стороннего контрагента) и до передачи ПУД в ОЦОР (т.е. описание процесса формирования и обработки ПУД).
Таблица заполняется в следующей последовательности.
На каждую операцию в таблице заполняется одна строка.
В графе 1 таблицы «N п/п» указывается порядковый номер операции (действия).
В графе 2 таблицы «Условие (событие, факт хозяйственной жизни)» указывается условие, событие или факт хозяйственной жизни, при котором выполняется операция, например, «принятие (передача) материалов на склад».
В графах 3 и 4 таблицы приводится информация об исполнителе — лице, ответственном за выполнение операции (действия):
в графе 3 — сокращенное наименование структурного подразделения филиала (или наименование контрагента);
в графе 4 — должность исполнителя.
В графе 5 таблицы «Действие» указывается действие (работа), которое выполняется ответственным лицом с момента наступления условия (события, факта хозяйственной жизни) для выполнения операции.
В графах 6 и 7 таблицы приводится информация о получателе — лице, которому передается ПУД:
в графе 6 — сокращенное наименование структурного подразделения филиала (или наименование контрагента);
в графе 7 — должность получателя.
В графе 8 таблицы «Технические средства (информационные системы)» указываются технические средства, с помощью которых выполняется операция и (или) информационные системы формирования (передачи) ПУД (АСДО ОЦО, АСУ ВГР, СДО СФ, ЭДО РЖД).
В графе 9 таблицы «Нормативный срок (время) выполнения» указывается срок выполнения операции, установленный нормативным документом ОАО «РЖД». В случае отсутствия такого нормативного документа, в графе ставится прочерк.
В графе 10 таблицы «Фактический срок (время) выполнения» указывается фактический срок (время), который занимает выполнение операции.
В графе 11 таблицы «Нормативная база» указывается утвержденный документ (стандарт, методика, регламент, инструкция, памятка и т.д.), устанавливающий требования к результату операции. По документам, относящимся к 3 группе (формируемым в процессе взаимодействия со сторонними юридическими и физическими лицами), в этой графе также проставляется номер и дата договора с контрагентом.
В графе 12 таблицы «Проблема» приводится описание проблемы (при ее наличии), возникающей в ходе выполнения операции по обработке ПУД, например: «Технический акт о повреждении и неисправности локомотива, мотор-вагонного подвижного состава, необходимый при оформлении акта о выполненных работах (оказанных услугах), не поступил в требуемый срок».
В графе 13 таблицы «Внешний фактор» указывается «+» в случае, если проблема носит внешний характер (например, «задержка в предоставлении оформленного технического акта»). Если проблема, возникающая в ходе выполнения операции по формированию/обработке ПУД, носит внутренний характер, графа не заполняется.
В графе 14 таблицы «Возможные пути решения проблемы» приводится предложение подразделения филиала ОАО «РЖД», ответственного за формирование и направление ПУД в ОЦОР, по решению проблемы, указанной в графе 10.
2.5. В случае, если при заполнении граф 12-13 таблицы Приложения N 2 «Маршрут обработки» выявится проблема, имеющая внешний характер (как в рассмотренном выше примере несвоевременного поступления технического акта), подразделение филиала ОАО «РЖД», ответственное за формирование и обработку данных первичного учета, дополняет таблицу описанием работ, начиная с момента совершения хозяйственной операции до момента формирования ПУД (т.е. описанием процесса, влияющего на сроки и порядок формирования и обработки ПУД).
Дополнение таблицы производится путем вставки строк с описанием процесса, влияющего на формирование и обработку ПУД, перед строками с описанием процесса формирования и обработки ПУД. При этом каждая добавляемая строка таблицы будет представлять собой описание операции с документом (документами), без формирования которых невозможно оформление ПУД и являющихся результатами процесса, влияющего на формирование и обработку ПУД.
2.6. Форма таблицы Приложения N 2 «Маршрут обработки» настоящей Методики может использоваться при выполнении работ по пункту 4 Плана мероприятий для анализа процессов, влияющих на сроки и порядок формирования и обработки ПУД.
3. Формирование перечня процессов, влияющих на сроки и порядок формирования и обработки данных первичного учета доходов и расходов
3.1. На основе сформированных в пункте 2 настоящей Методики маршрутов обработки ПУД филиал ОАО «РЖД» формирует в формате MS Excel перечень по форме, приведенной в Приложении N 3 «Перечень процессов, влияющих на сроки и порядок формирования и обработки первичных учетных документов».
3.2. Заполнение филиалом формы Приложения N 3 осуществляется в следующей последовательности.
В поле «Наименование филиала» указывается полное наименование филиала, составляющего перечень ПУД.
В поле «ФИО, должность, номер телефона» указываются ФИО, должность и номер телефона работника, заполняющего форму.
Порядок заполнения таблицы Приложения N 3:
В графе 1 «Код ПУД» указывается уникальный код ПУД из поля «Код ПУД» заполненной формы Приложения N 2 «Маршрут обработки».
В графе 2 «Балансовая единица подразделения» указывается номер балансовой единицы из поля «Балансовая единица» заполненной формы Приложения N 2 «Маршрут обработки».
В графе 3 «Наименование ПУД» указывается наименование ПУД, приведенное в соответствующем поле заполненной формы Приложения N 2 «Маршрут обработки».
В графе 4 «Форма ПУД» указывается код формы ПУД из поля «Форма ПУД» заполненной формы Приложения N 2 «Маршрут обработки».
В графе 5 «Факт хозяйственной жизни» указывается значение одноименного поля заполненной формы Приложения N 2 «Маршрут обработки».
В графе 6 «Группа» указывается номер группы из поля «Группа» заполненной формы Приложения N 2 «Маршрут обработки».
В графе 7 «Описание проблемы» значение поля «Проблема» заполненной формы Приложения N 2 «Маршрут обработки» или/и мнение филиала о сути проблемы, возникающей в ходе формирования и первичной обработки ПУД, и о причинах ее возникновения (условия выполнения работы, которые приводят к снижению качества или повышению трудоемкости, отсутствие квалифицированного персонала, отсутствие нормативных документов, устанавливающих ответственность за соблюдение требований, проблемы взаимодействия подразделений и т.д.), например: «несоответствие сроков предоставления ПУД, указанных в договорах с контрагентами на выполнение работ по текущему отцепочному ремонту грузовых вагонов, срокам, установленным в распорядительных документах ОАО «РЖД».
В графе 8 «Внешний фактор» указывается «+» в случае, если в графе 13 заполненной формы Приложения N 2 «Маршрут обработки» соответствующего ПУД хотя бы для одной операции указан «+». В противном случае графа не заполняется.
В графе 9 «Возможные пути решения проблемы» приводятся предложения филиала по решению проблемы, указанной в графе 7.
3.3. Сформированный перечень процессов филиала (Приложение N 3) подписывается руководителем филиала и направляется в установленном порядке (с использованием Единой автоматизированной системы документооборота ОАО «РЖД») в Департамент развития системы управления.
Заполненные по каждому ПУД формы «Маршрут обработки», а также сформированный перечень процессов филиала в формате MS Excel направляются в Департамент развития системы управления по электронной почте (на адрес
Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
).
В случае, если при заполнении маршрутов обработки ПУД приводятся ссылки на нормативные документы, которые отсутствуют в АСПИЖТ, их копии также должны быть направлены в Департамент развития системы управления по электронной почте (на адрес
Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
).
Приложение N 1
к Методике выделения и анализа
процессов, влияющих на сроки и
порядок формирования и
обработки данных первичного
учета доходов и расходов
Реестр первичных учетных документов и счетов-фактур, представленных Заказчиком с нарушением установленных сроков в __________ региональный общий центр обслуживания ________ 201_ г.
См. Текст
Приложение N 2
к Методике выделения и анализа
процессов, влияющих на сроки и
порядок формирования и
обработки данных первичного
учета доходов и расходов
Маршрут обработки
См. Текст
Приложение N 3
к Методике выделения и анализа
процессов, влияющих на сроки и
порядок формирования и
обработки данных первичного
учета доходов и расходов
ПЕРЕЧЕНЬ
ПРОЦЕССОВ, ВЛИЯЮЩИХ НА СРОКИ И ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ОБРАБОТКИ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
Филиал │ │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
(наименование филиала)
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
Заполнил: │ │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
(ФИО, должность, номер телефона)
|
Код ПУД |
Балансовая |
Наименование |
Форма |
Факт |
Группа |
Описание |
Внешний |
Возможные |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |