МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО ПО ПРИМЕНЕНИЮ БЕРЕЖЛИВОГО ПРОИЗВОДСТВА ПРИ УПРАВЛЕНИИ ДВИЖЕНИЕМ ПОЕЗДОВ НА ПОЛИГОНЕ (часть 23) от 25 июня 2012 г. N 1254р

9.4 Стандартизация и обеспечение прозрачности процессов

Повседневный бизнес функционирует по определенным согласованным правилам. Зафиксированные в документах, данные правила становятся стандартами. Успешный менеджмент на оперативном уровне сводится к одному рецепту: поддерживать и совершенствовать стандарты.

Стандарты обладают следующими особенностями:

— представляют единый, качественный и безопасный способ выполнения работы;

— предлагают наилучший способ сохранения «ноу-хау» и накопленного опыта;

— обеспечивают способ измерения деятельности персонала. Менеджеры могут оценить результаты работы при помощи установленных стандартов, а при их отсутствии любой вывод будет спорным;

— указывают цели и задачи обучения сотрудников.

Для дирекции управления движением можно обозначить следующие направления стандартизации:

— взаимодействие дирекции управления движением с подразделениями других бизнес-вертикалей;

— процессы текущего диспетчерского планирования;

— стандарты действий в нештатных ситуациях.

9.4.1 Регламентация процессов взаимодействия дирекции управления движением с подразделениями других бизнес-вертикалей

9.4.1.1 Основным инструментом устранения потерь при взаимодействии подразделений является регламентация процессов. В ходе описания процесса устраняются «белые пятна» по ответственности, срокам, порядку выполнения операций, используемым формам данных и т.п. Все это стандартизируется и фиксируется в регламентах, технологических процессах, рабочих инструкциях, и доводится до всех участников процесса, чтобы они действовали по единому образу и подобию.

9.4.1.2 Работа по регламентации процессов должна производиться как на центральном, так и на региональном и линейных уровнях управления. Причем линейный уровень особенно важен, так как именно на нем выполняется деятельность, добавляющая ценность. Невозможно ограничиться разработкой регламентов взаимодействия только центрального уровня. Во-первых, такие регламенты все равно будут обобщенными (так как невозможно в одном документе детально прописать все операции процесса от самого верхнего уровня управления до отдельного рабочего) и будут нуждаться в детализации и уточнении. Также в одном типовом документе нельзя учесть различные местные условия.

9.4.1.3 Поэтому система регламентов взаимодействия должна строиться по принципу вертикальной иерархии сверху вниз:

— регламенты центрального уровня устанавливают порядок взаимодействия центрального аппарата дирекций (департаментов) и вопросы, общие для всех региональных дирекций;

— на основе регламентов центрального уровня региональные дирекции разрабатывают регламенты регионального уровня, которые устанавливают порядок взаимодействия регионального аппарата дирекций (служб) и вопросы, общие для всех линейных структурных подразделений;

— на линейном уровне на основе вышестоящих регламентов разрабатываются детальные регламенты взаимодействия, привязанные к организационной структуре, техническому оснащению, условиям работы именно данного подразделения.

9.4.1.4 Основной целью регламента является определение ответственных лиц, сроков и других требований по выполнению операций процесса, которые не зафиксированы в существующих нормативных документах. Работа по разработке регламента взаимодействия не должна сводиться к переписыванию существующих приказов и инструкций. Регламент может давать видение всего процесса, при этом детально описывать те части процесса, которые еще не регламентированы, и давать ссылки на другие нормативные документы для уже регламентированных операций процесса.

9.4.1.5 Также условно все процессы можно разделить на три группы:

— процессы планирования деятельности;

— процессы выполнения работы;

— процессы анализа результатов деятельности.

9.4.1.6 Как правило, порядок выполнения работ хорошо прописан в технологических процессах работы подразделений, в рабочих инструкциях. Мало прописаны процессы планирования и анализа результатов деятельности, поэтому именно на них нужно делать основной упор при регламентации процессов.

9.4.1.7 Схема осуществления деятельности по разработке регламента взаимодействия на примере приведена в таблице 6.

См. Таблицу 6 — Схема осуществления деятельности по разработке регламента взаимодействия (на примере КБШ ж.д.)

9.4.1.8 Разработанные регламенты взаимодействия регионального и линейного уровня должны постоянно анализироваться и поддерживаться в актуальном состоянии.